【テンプレート付き】社内文書の書き方と失敗しない10のポイント

社内文書はあくまでも社内向けの文書であるため、季節の挨拶や敬語表現など、社外向けに送る書類と同様の対応をする必要はありません。

そのかわりに、社内に情報を適切に周知し、迅速で円滑な情報共有を行うことが求められるものであるため、この目的に即して適切な内容や文体を心がけることが大切です。

そこで今回は

• 社内文書とは
• すべての社内文書に共通する基本的レイアウトと必須項目
• 5種の社内文書とそれぞれのテンプレート
• 失敗のない社内文書を書くための10のポイント

について詳しく解説していきます。

この記事を読めばあなたも、あらゆる社内文書を適切に作成し、発信することができるようになります。

社内文書とは、社内での情報を共有することを目的として、社内向けに発信するビジネス文書のことを言います。

基本的に社内文書は

• 社内に共有・周知する情報が発生した場合
• 特定の社員に対して指示や通達が生じた場合

などの場合に、速やかに周知すべき情報を、周知すべき社員に向けて発信するために作成します。

社内文書は、あくまでも社員間での状況共有のためのツールであり、取引先や顧客などに発信するいわゆる「社外文書」とは異なるため、敬語表現などは最小限でよいとされます。

ただし迅速な情報共有を実現する上で、書式や文体にさまざまなルールが定められており、このルールに従って適切に作成・発信することが求められます。

社内文書で告知する内容はさまざまですが、一般的に以下の5種類に大別されます。

一つずつ確認しましょう

社内に告知される回覧文書や行事・イベントの日程告知文書などがこれにあたります。
具体的には以下のような告知を行う社内文書です。

いずれも社内全職員に情報を周知する際に発信することを目的に作成される社内文書です。

告知内容は多岐にわたりますが、多くの人が確認する情報であるため、特にこれらの社内文書を作成する際には

• 一見で情報が伝わるわかりやすい書類であること
• 日時や場所、時間などが明快であること

などが求められます。

稟議書や提案書など、一般的に部下から上司に対して発信される社内文書で、上司や会社上層部の検討や承認を依頼する際に発信されます。

具体的には以下のような社内文書がこれにあたります。

いずれの文書も、基本的に自分に決裁権の無い内容について、上司に伺いを立てるものであったり、上司に許可や報告が必要である内容が生じたりする場合に作成される書類です。

上司や上層部など、特定の少数の社員に宛てて発信し、さらに検討や承認などを要求する書類であるため、社内文書を作成する際には

• 承認・検討して欲しい内容が明確にわかりやすく書かれていること
• 承認や検討を希望する理由が納得のいく内容であること
• 承認や決済をいつまでに行って欲しいかが明確に記載されていること

などに注意して文章を作成する必要があります。

主に日々の業務において、部内の上司などに業務内容や勤務における届出などを行う際に発信する社内文書です。

具体的には以下のような社内文書がこれにあたります。

業務における日常的な報告や、勤務・勤怠における届出書類などが主な内容となりますが、業務上の失敗やトラブルを報告する始末書や顛末書などもこれに含まれます。

上司による決済や検討が必要となる書類ではありませんが、上司宛に発信し、上司に内容が受理される必要がある文書です。

このため、作成する社内文書には、

• 報告や届出の内容が正確であること
• 始末書や顛末書に関しては事実を正しく伝えていること

などが求められます。

通達や辞令など、主に上司や上層部から部下宛に発信する書類です。

具体的には以下のような社内文書がこれにあたります。

基本的には人事異動の支持や業務における命令など、上司から部下に指示を出す際に発信する文書です。

部下への命令を示す文書となるため、作成の際は特に、

• 指示内容が正しく記載されていること
• 威圧的な表現を避けて作成すること

などの点に注意する必要があります。

議事録や手順書、データ統計結果など、社内で記録情報を共有する際に発信する社内文書です。

これらの中でも記録に関わる社内文書として特に重要になるのが会議議事録です。

議事録は、基本的に会議出席者全員宛に発信し、会議での決定内容を会議参加者で確定し共有するという点で、社内の業務運営には欠かせない書類です。

議事録を作成する場合には、

• 会議での決定事項がわかりやすく記載さ入れていること
• 会議の決定事項を取りこぼしなく報告していること

が重要になります。

特に会議の決定事項については、担当者や期限など、決定した内容が細部まで取りこぼしなく記載されている必要があります。

冒頭でもお伝えした通り、社内文書は基本的に共通する書式があり、すべての社内文書は同一のレイアウトで発信されるのが一般的です。

もちろん会社によって書式が若干異なるケースはありますが、ほとんどの場合、以下の書式と必要項目を踏まえておけば、すべての社内文書に応用することができます。

それぞれの必須項目について、詳しく見ていきましょう。

3-1.①文書番号

一般的に社内文書の右最上部には、文書番号を表記します。社内文書では、発行した文書を管理・整理するために文書番号を採番するのが一般的です。

ただし文書番号のカウントや表記の方法については、一般的に決められた様式はないため、それぞれの社内規定に従って表記してください。

中には文書番号を記載しない企業もあります。

3-2.②発信日付

文書番号の下には、社内文書を発信する日付を右詰めで記載します。
記載する日付はあくまでも文書を発信する日であり、文書作成日ではありません。

一般的な社内文書では和暦を用いることが多く、

「令和◯年◯月◯日」

と表記しますが、会社によっては西暦で表記するケースもあります。

これも社内の規定に従って記載してください。

3-3.③宛名

社内文書を送る相手を左詰めで記載します。敬称については発信相手が複数の場合は

「○○各位」

とするのが一般的です。

「各位」とは2名以上の相手を敬う気持ちを表現する際に使う敬称です。

社員全員が対象の社内文書の場合は「社員各位」、また限定された複数の社員宛に送る場合は、「関係者各位」「担当者各位」など、適切な表現を使い分けてください。

会議議事録などの場合は「出席者各位」とするのが一般的です。

また社内文書を送り相手が個人の場合は

「○○様」「○○殿」

などの敬称を使いますが、役職名などを敬称とし「○○部長」「○○課長」と記載するケースもあります。これも社内ルールがある場合はそれに従ってください。

3-4.④発信者

文書を発信する人の所属部署と指名を記載します。

発信者については、あくまでも社内文書を発信する責任者であり、かならずしも文書の作成者ではないという点について注意が必要です。

例えば、上司の名前において社内文書を発信する場合、ここには自分の名前でなく上司の名前を記載することになります。

発信者を誰にするかは、その書類の権限や責任の所在によって異なってくるため、社内規定を確認し、不明な場合は上司に確認を取るようにしましょう。

3-5.⑤表題

社内文書の件名を表題として記載します。

一般的に表題は、中央寄せにして、フォントを大きくしたり太字にしたりするなど、目立つようにレイアウトします。

できるだけ簡潔に、文書の主旨が伝わりやすい表題とします。

3-6.⑥本文（主文）

本文には社内文書で伝えるべき内容を記載します。
社内文書は社内宛の書類であるため、冒頭の挨拶などを記載する必要はありません。

もちろん「拝啓」や「敬具」などの表現も不要です。

・「です・ます」調の文体で書く

・最も伝えたい内容を冒頭に記載すること

・一文一意を意識し、簡潔でわかりやすい文章で書くこと

をこころがけて文章を書きましょう。

要件や内容が複数にまたがる場合は、主文ではなく、主文の下に「記書き」として箇条書きで書くのがおすすめです（3-7.⑦記書きも参考にしてください）。

また、込み入った内容を記述する必要がある場合は別紙に記載し、本文には「別紙を参照」などと記入することで、本文を簡潔にまとめることができます。

本文の書き方や注意点については、5.失敗のない社内文書を書く10のポイントでも詳しく解説していますので、参考にしてください。

3-7.⑦記書き

複数の内容を伝えたい場合は、主文の下に「記」と記し、内容を箇条書きで表記します。

例えば会議やイベントなどの日程などを伝える場合は、日時、場所、内容などを、それぞれ箇条書きにして記載します。

また持参品や提出物などがある場合なども、記書き欄に分けて記載するとわかりやすくなります。

記書きにおいても本文と同様、詳細な内容を伝えなければいけない場合は、内容を別紙に記載し、記書き部分には「別紙を参照」などと記入することで、表記をできるだけ簡潔にまとめることが大切です。

具体的な書き方については、4.【種類別】すぐに活用できる社内文書テンプレートも参考にしてください。

3-8.⑧結び

本文と記書きが書き終わったら、その直下に右詰めで「以上」と記載し、文書を締めくくります。

3-9.⑨担当者名

発信者と担当者が異なる場合には、文書作成を行った担当者の部署と氏名を記載します。

必要な場合は、文書内容の問い合わせ窓口として、担当者のアドレスや内線番号などの連絡先を併記します。

2章で紹介した5種類の社内文書について、実際に使えるテンプレートを用意しました。

状況に合わせて、必要な箇所を修正しご利用ください

一つずつ確認しましょう。

通知・案内に関わる社内文書テンプレート（ダウンロードはこちら）

通知・案内に関わる社内文書では、または部や課に所属する職員全員や社内の社員全員宛に発信することが多い文書となります。

特に発信対象が多数に及ぶ社内文書は一見してわかりやすい書面を作ることが大切です。

• 主文には告知すべきイベントなどが開催されることだけを簡潔に伝える
• 日時や場所、内容など、告知内容の詳細は「記書き」に箇条書きで掲載する

などの方法によって視覚的にもわかりやすく書面を整理することができます。

稟議・提案に関わる社内文書テンプレート（ダウンロードはこちら）

提案書や稟議書を作成する場合、

• どのような提案・稟議であるのか
• なぜそのような提案・稟議を行う必要があるのか
• 提案を実現することによってどのような効果が見込まれるのか

などが明確に書かれていることが重要になります。

一般的には、本文（主文）において、提案や稟議の内容をできるだけ簡潔に示した後、問題点・提案の具体的な内容・実際に予測されうる効果を別々に掘り下げていきます。

状況に応じて箇条書きなどを利用することで、簡潔でわかりやすい書面を作成していきます。

届出・報告に関わる社内文書テンプレート（ダウンロードはこちら）

届出・報告に関わる社内文書については、本文においてはできるだけ端的に届出の内容を記載し、具体的内容については「記書き」において示すのが一般的です。

日報や休暇願いなど、日常的に発行する社内文書では、多くの場合、社内にテンプレートがあり、必要項目を記入して発信するフローを共有しています。

指示・指令に関わる社内文書テンプレート（ダウンロードはこちら）

指示・指令に関わる社内文書については、基本的に社人または社内への通達や指示が主な内容となるため、内容が簡潔でわかりやすいことが重要になります。

基本的には他の社内文書と同様、本文で指示内容の主題を示し、具体的な内容については「記書き」を利用して説明します。

人事異動や業務命令など、特に特定の社員個人に対する強い命令を発する文書の場合は、文書の内容が威圧的な印象を与えないよう注意しましょう。

記録に関わる社内文書テンプレート（ダウンロードはこちら）

会議の議事録などの記録に関わる社内文書では、基本的にはその文書を確認すれば、会議の内容などがすべて理解できる状況が理想的です。

決定した内容が取りこぼしなく書かれていることが重要になりますが、決定事項については、どのようなことを誰がいつまでに行うのかなどが、できるだけ具体的に記述されていることも大切です。

また会議の中で示されたアイデアや指摘された問題点など、次回以降の会議で検討の必要がある内容についても、詳しく記載しておくことも必要になります。

社内文書で失敗をしないために、またわかりやすく円滑な情報共有を実現する社内文書を作成するためには、特に以下の10のポイントを守ることが大切です。

これらをすべて抑えることができれば、どなたでも模範的な社内文書を作成することができます。

一つずつ確認しましょう。

社内文書では宛名と発信者は必ず明記しましょう。

社内文書は、誰に宛てた文章であるのか、また誰の責任のもとで発信された文章であるのかが正しく表示されることで初めて正しい効力を発揮します。

宛名は3-3.③宛名でも詳しく解説しましたが、宛名が複数名に及ぶ社内文書の場合は「社員各位」「出席者各位」など「○○各位」で表示するのが一般的です。

個人名の場合は「○○様」「○○殿」などの敬称が使われますが、「部長」や「課長」などの役職がある場合は「○○部長」や「○○課長」と表示するケースが一般的です。

敬称の表示については会社ごとにルールを定めている場合もあるので、確認の上、対応してください。

発信者については、これも3-4.④発信者で解説しましたが、社内文書の発信者は文書作成社ではなく、発信する社内文書の責任者であるという点は注意が必要です。

責任者の決定についての社内規定などで定められているケースもありますので、確認の上、発信者の記載を行なってください。

社内文書の「本文」については「です、ます」調で書くのが一般的です。

特に「本文」では「だ・である」調の文体は、社内文書ではほとんど使用しません。

ただし、「記書き」部分に箇条書きに内容を記述する際には、「〜であることを確認した。」「〜のとおり決定した。」など「だ・である」調の文体を使用する場合もあります。

社内文書の本文には、伝えるべき内容や結論を、冒頭（最初の一文）に簡潔に書くことが大切です。

社内で行う会議やプレゼンなどでは、問題点や経緯など、結論に至るまでにその過程を伝えた上で、伝えるべき主旨や内容を伝えるケースもあります。

状況によっては、このような解説が企画の趣旨や問題点を把握するのに有効な場合もありますが、社内文書では、適切ではありません。

社内文書の目的は、あくまでも共有すべき情報を迅速に、そして正確に伝えることにあります。

このため

• 何について書いてあるのか
• 内容が自分の業務に関係することであるのか

が一見してすぐに判別できることが特に大切になります。

このため、結論となる内容はできるだけ冒頭に書き、宛先、タイトル、本文第一文で、その社内文書の趣旨内容がほぼ理解できる状況を作ることが、より良い社内文書を作成する上で大切な要素になります。

社内文書は簡潔でわかりやすいことが重要となるため、できるだけ「一文一義」のシンプルな文章をこころがけることが重要です。

「一文一義」とは、「1文の中に1つの事柄を記述する」ことを指します。1文の中に、2つ以上の事柄が含まれると、文章は長くなり、文意が伝わりにくい状況生じます。

例えば、

「研修は午後1時から開催されるため、提出書類は前日までに準備の上、時間厳守で集合してください。」

という文章の場合、

「研修は午後1時から開催されます。提出書類は前日までに準備の上、時間厳守で集合してください。」

と2文に分割することで、一文一義のわかりやすい文章にすることができます。

また、1文あたりの文字数をあまり長くしないことも重要です。1文あたりの文字数は50〜60文字までを目安とするといいでしょう。

社内文書はあくまでも社内向け文書であるため、敬語表現は基本的に必要ありません。

例えば「報告致します」「決定とさせていただきました」などの敬語表現は、一般的に社内文書では必要なく、「報告します」「決定しました」と表記するだけで問題ありません。

本文においては基本的に「です・ます」調が守られていれば、それ以上の敬語表現は必要ありません。

敬語表現についてと同様ですが、社内文書には時候の挨拶などを掲載する必要はありません。

特に取引先や顧客など、社外に発信する文書では、文書の冒頭に季節の移り変わりなどを示す時候の挨拶を記載するケースもありますが、社内文書はあくまでも社内向け文書であるため、このような挨拶は記載しません。

企画書や報告書を作成する場合は、実際に生じた「事実」と個人の「意見」を併記する状況も生じますが、社内文書ではこの「事実」と「意見」が混同されないよう注意する必要があります。

特に

「〜であると思われます」

「〜が考えられます」

などの曖昧な表現は、使い方によっては、それが事実であるか、文書作成者個人の意見であるかがはっきりせず、誤った結論や認識が生じる危険性があります。

状況に応じて自分の意見や推測を記述する必要がある場合は、正しい事実を記載した上で、認識を誤らないよう十分な配慮をする必要があります。

社内文書では「本文」で何が書かれている文書であるかを明確に示した後、具体的な内容については「記書き」部分に箇条書きで書くのが一般的です。

例えば、会議や研修の告知で、日時や場所、持参品などについて詳細を知らせる場合、本文に

と示すよりも

と、箇条書きを利用して示す方が、視覚的にわかりやすい文書を作成することができます。

また議事録や企画書などの場合も、議題や議案、問題点、決定事項、今後の課題など、記述すべき項目をできるだけ分けて、箇条書きでわかりやすく記載することが大切です。

社内文書はできるだけA4書式1枚にまとめることをこころがけましょう。

社内文書にかかわらず、ビジネス文書では、必要な情報が端的にわかる書面であることが求められます。A4書類1枚に収まることで、視覚的に見やすく、内容も理解しやすい書面を作ることができます。

どうしても1枚に収まらない場合は、掘り下げたい内容を別紙に記載し、「記書き」部分などに概要を示したのち、「詳細は別紙」などと示す方法をおすすめします。

社内文書の作成が完了したら、発信前にもう一度、誤字脱字がないかを入念にチェックしましょう。

社内文書は社外向けの書類ではありませんが、誤記載が業務に支障をきたすトラブルを起こす可能性は十分に考えられます。

また発信者と文書作成者が違う社内文書で誤記載があった場合、発信者の評価を落とし、迷惑をかけることにもなります。

トラブルを避けるために、作成後は必ずもう一度、文書を読み、内容の誤記載、誤字や脱字、不用意な表現がないかなどを確認することが大切です。

特に重要事項が書かれている社内文書については、複数人でチェックすることをおすすめします。

社内文書を社内で集約して一括管理するには、クラウドストレージの利用が最適です。

クラウドストレージとは、ファイルの保管やデータ共有を、ウェブを介して行うインターネット上に設定された共有フォルダのことを言います。

ビジネス文書の電子化は急速に進められており、この流れを止めることはできません。そして電子化した社内文書の管理は、社内に設置されたオンプレミス型のサーバーを利用するより、ウェブ上に書類を保存するクラウドストレージのサーバーがおすすめです。

クラウドストレージの利用は以下の点で特に優れています。

一つずつ確認しましょう。

6-1.どこからでも文書にアクセスできる

クラウドストレージはインターネット上からアクセスできるため、パソコンと、インターネットに接続できる環境があれば、自宅や出張先からでも文書に簡単にアクセスすることができます。

社内サーバーの場合、社内システムに接続できる環境がないと文書の確認もできないため、この点でクラウドストレージには大きなアドバンテージがあります。

6-2.セキュリティ対策が簡単

クラウドストレージを利用する場合、セキュリティ対策は基本的にクラウドストレージを提供する業者が行ってくれるため、自社で行うセキュリティ対策は最小限にすることができます。

自社サーバーの場合は、社内でセキュリティ対策を行うのが一般的ですが、セキュリティ対策に十分な人員や工数をかけることはなかなか難しく、そのための予算も限られてきます。

これに対してクラウドストレージの場合、基本的なセキュリティ対策は業者が行ってくれるため、自社でセキュリティシステムを構築する必要がありません。

もちろん従業員へのセキュリティ教育やパスワード管理など、最低限のセキュリティ対策は行わなければいけませんが、人員や予算を考えた場合、セキュリティ対策においてはクラウドストレージの利用が圧倒的に優れています。

今回は社内文書について詳しく解説しました。

社内文書とは社内での情報を共有することを目的として、社内向けに発信するビジネス文書のことを言います。

社内文書はくまでも社員間での状況共有のためのツールであり、取引先や顧客などに発信するいわゆる「社外文書」とは異なるため、敬語表現などは最小限でよいとされます。

ただし迅速な情報共有を実現する上で、書式や文体にさまざまなルールが定められており、このルールに従って適切に作成・発信することが求められます。

ページでは、すべての社内文書に共通する基本的レイアウトと必須項目について詳しく解説しました。

社内文書は発信する内容や状況に応じて、以下の5種類に大別されます。

本文ではテンプレートと合わせて、それぞれの内容と書き方を詳しく解説しました。

さらに社内文書の発信で失敗しないためのコツとして、以下の10のポイントについて詳しく解説しました。

• 宛名と発信者は必ず明記する
• 本文は「です、ます」調で書く
• 結論から書く
• 「一文一義」を原則とし、わかりやすい文章をこころがける
• 敬語表現は最小限で良い
• 時候の挨拶などは必要ない
• 「事実」と「意見」は明確に区別し曖昧な表現を避ける
• 箇条書きを活用し、視覚的にわかりやすい書面をこころがける
• A4書類1枚で仕上げる
• 発進前に誤字脱字が残されていないかを入念にチェックする

文書の電子化が急激に進む現在において、社内文書の管理にはクラウドストレージの利用が最適です。

中でも、弊社（NTT東日本）が運営するコワークストレージは「誰でも使いやすく、安心して利用できる」ことを徹底的に追求して作られているため、利便性や安全性が高く、これからクラウドストレージの導入を検討している会社には特におすすめのクラウドサービスです。

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