【2022】オフィス移転のチェックリスト！最新のテンプレート付き

• 2023.3.14 (火)
  Posted by コワークストレージ窓口

「オフィス移転はいつ、何から始めればいいのだろう？」
「オフィス移転の時に使えるチェックリストが欲しい！」

オフィス移転では個々の部署でやることが違います。やっておくべきことのタイミングも異なるため、スケジュールの流れも把握できるチェックリストがあったら便利ですよね。

そんなお悩みを持つあなたに、本記事でオフィス移転の際に使えるチェックリストをご用意しました。

PDFになっているので、ダウンロードしてお使いいただけます。

オフィス移転はほとんどの人が初めての経験のため、何から行えばいいのか、どんなタイミングでどう動くべきか分からないことが多いものです。

例えば、オフィス移転では事前に以下のような準備が必要です。

【オフィス移転する際の事前準備】

しかし、上記の項目に取り掛かるには、そもそもオフィスを移転する目的やコンセプトを明確にしておかなければなりません。なぜなら、目的やコンセプトを明確にしていないとオフィス移転が失敗に終わってしまうからです。

目的やコンセプトは、移転先探しから内装、レイアウト、対外的な会社への印象にまで影響します。オフィスの移転には多くのコストと時間がかかるため、目的やコンセプトをしっかりと押さえた上で、冒頭のチェックリストに従って計画的に動く必要があります。

チェックリストを的確に使いこなしオフィス移転を成功できるように、この記事では6ヶ月前からのやるべきことをタイミングごとに解説をします。

この記事を読むだけで、オフィス移転を滞りなく行え、新オフィスでスムーズに業務を開始することができますよ。早速お読みください。

オフィス移転のチェック項目をまとめたテンプレートは上記です。

A4 ✕ 3枚になっているので、ダウンロードし印刷してお使いください。

オフィス移転のやるべき項目をタイミングごとに細かく見ると、以下のように整理することができます。

ひとつずつ詳しく解説します。

1章では全体的な流れをおおまかに説明しましたが、本章では6ヶ月前にやっておくべきことについて詳しく解説します。

1つずつ詳しく説明します。

まずは、移転について管理するプロジェクトを立ち上げます。担当者を選出し、移転をスムーズに行えるようにスケジュールを計画します。

50〜100名以上の大きな会社なら、移転プロジェクトの代表は総務から選出するのが一般的です。総務から代表者を選出し、さらに各部署からも1名ずつ担当者を出すと、各部署の意見や要望も取り入れることができるので、トラブルを避けることができます。

最終的な決定権は社長にあるため、立地やコストなどは社長が決め、物品管理や各部署への通達業務など具体的な内容については移転プロジェクトチームが行います。

50名以下のスモールオフィスの場合は、社長や経営層が統括するのが一般的です。会社のすべてを把握している社長が先頭に立って行えば、社員も迷いなく行動することができます。

2-1-1. 現在のオフィスの問題点・移転後の改善点を洗い出す

移転プロジェクトチームが最初に行うのは、現状オフィスの問題点の洗い出しと、移転後の改善点です。なぜなら、移転を機に改善すると、コスト削減や働くモチベーションの向上につなげることができるからです。

現在のオフィスの問題点を洗い出すには、冒頭でもお伝えしたように移転の目的やコンセプトをしっかりと決めることです。目的やコンセプトを決めることで、自然と問題点が浮き彫りになります。

例えば、リモートワークが増えてフレックスが多くなった場合を考えてみましょう。従来は、机は1人に1つずつが当たり前でした。しかし、個人の固定席を廃止してフリーで誰でも使える仕様に変えると、朝から昼間までの社員と昼間から夜までの社員が1つの机を交代で使うことができます。

こうすることでデスクの数が少なくて済み、現在より小さなオフィスにして家賃のコストダウンを図れます。

会議室にしても、従来のオフィスは社員デスクがあるフロアとは別に会議室を設けているところがほとんどです。そのため、会議室のスペースが必要となり、会議に参加する社員は会議室のある場所まで移動しなければなりません。

僅か数分でも別の階などに歩いて移動するので、仕事に集中していた脳が一旦ストップするため効率が落ち、ストレスや時間のロスになります。

しかし、移転を機に各フロアの一角にパーテーションなどで区切って会議スペースを設けると、会議室スペースが不要になり、スペースを節約することができます。

社員も集中力を持続したまま会議に移れるので効率的です。移動時間も大幅に短縮できるので、時間のロスが少なくなりストレスも減ります。

2-1-2. オフィス移転のスケジュールを決める

課題や問題点の洗い出しと同時に、移転スケジュールを作成します。なぜなら、スケジュールを立てるとプロジェクトチーム内もしくは経営者と担当者との共通認識が図れるからです。

スケジュールは移転後の営業稼働日から逆算して考えましょう。例えば、移転後10月1日に営業再開する場合は、4月1日にはプロジェクトチームを立ち上げて始動していく必要があります。

2-1-3. 移転業者を選定する

6ヶ月前には、スケジュール作成と共に移転業者の選定も進めましょう。なぜなら、オフィス移転はただ荷物を運ぶだけでなく、配線や内装などさまざまな作業に時間がかかるからです。

移転業者の選定はオフィス移転の専門業者に依頼するのがおすすめです。一般的な住居の引っ越しと違い、オフィス移転を専門にしている業者は作業のノウハウがあり、移転をスムーズに行なえるからです。

選定する際には、オフィス移転の目的と立地を明確にしておきましょう。目的と立地を明確にすることによって、業者に求める内容も明確になってくるからです。

オフィス移転業者と一口に言っても、作業できる範囲は業者によって以下のように異なります。

複数の業者を検討し、求める内容を行っているかどうか確認しましょう。見積もりを出してもらい、サービス内容と金額が見合っているか見定めて最終的な1社に絞ります。

現在のオフィスの解約予告も忘れずに行います。なぜなら、賃貸物件は契約期限までに解約予告をしないと解約できないからです。

突然解約すると、オーナーは賃料が途絶えて収入がなくなってしまいます。そのため、ほとんどのオーナーは契約書に解約期間を3〜6ヶ月前と記載しています。

もしも6ヶ月前と記載されていたら、6ヶ月前に解約予告をしなければならないため、早めに契約書を確認しておきましょう。ただし、オーナーの合意が取れれば6ヶ月を切っていても解約予告できます（民法618条）。

一方、契約時に解約期間が設けられていない場合は、法律では以下のように定められています。

引用：WIKIBOOKS

上記のように、もしも解約期間が設けられていない場合はいつでも解約の申入れをすることができ、申入れから3ヶ月で契約が終了するので、3ヶ月前までに解約予告をすれば問題ありません。

契約書に解約期間が記載されていない場合は、トラブルを避けるために3ヶ月前までに解約予告を申入れると良いでしょう。

解約予告は解約通知書の提出にて行います。「解約通知書 テンプレート」で検索すると、たくさんのテンプレートが出てくるので使いやすいものをダウンロードして使いましょう。

解約通知書を提出する際は、預託金（保証金や敷金）の返済時期や特約条項の有無も確認しておきます。

※記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

賃貸のオフィス物件は、退去時に入居した状態に戻さなければなりません（原状回復）。なぜなら、賃貸者は原状回復義務が法律で定められているからです（改正民法621条）。

原状回復の費用は、ほとんどの場合で預託金や賃料に含まれています。しかし、工事を行う際はオーナーが業者を指定している場合もあります。そのため、以下のことを事前に確認しておくべきです。

上記を管理会社やオーナーに確認し、早めに見積もりをとっておきましょう。

解約予告と同時に、移転先のオフィスの選定も進めます。なぜなら、現在のオフィスの解約だけしても、移転先のオフィスが決まっていなければ移転することができないからです。

「2-1-1. 現在のオフィスの問題点・移転後の改善点を洗い出す」で説明した移転の目的を元に、以下の項目を考えてオフィス選びをするのがおすすめです。

オフィスの移転先が決まり、4ヶ月前にやるべきことは下記のようにもう少し具体的になります。

1つずつ詳しく説明します。

移転先のオフィスのレイアウトを決めます。レイアウトはスモールオフィスなら経営者が各社員の希望などを反映して決めますが、大規模な企業では業者に託すのが一般的です。

レイアウトや内装は、機能面の他にもブランディングや社員の満足度などに影響するため、とても大切です。特に、レイアウトに失敗すると移転前より1人ひとりの作業スペースが狭くなって、作業効率が落ちることもあります。業者の選定は慎重に行いましょう。

「2-1-3. 移転業者を決める」でも解説したように、オフィス移転の専門業者の中にはレイアウト策定までしてくれる業者もあります。

例えば、社内外へのブランディングのアピールや社員の福利厚生を兼ねて、オフィス内に複数のソファやドリンクバーを設置したいなど、細かな要望にも応えられる業者がおすすめです。

移転の目的やコンセプトを移転業者に伝え、よく話し合ってレイアウトを決めましょう。

業者の選び方は、「オフィス移転 業者」で検索すると法人向けの移転業者の比較記事などが出てくるので参考にしてみてください。

家具・什器・OA・機器など「物」について検討することも重要です。なぜなら、不用品の処分方法や新しく購入する物のコストなどを早めに割り出しておかないと、後で慌てることになるからです。

■必要な家具や什器、OA機器の確認

家具や什器、OA機器は以下のようなものです。

どこにいくつ必要かを事前に検討し、購入数や処分するものを把握しておきましょう。

よくある失敗談として、会議用の大きなディスクを購入し搬入しようとしたら、新オフィスのエレベーターに入らず選び直すことになったという例などがあります。

大きな什器を購入する予定がある場合は、事前に新オフィスの管理会社に問い合わせてエレベーターの大きさも確認すべきです。

■不用品の処分

オフィスの不用品は、産業廃棄物になるため一般ごみとして捨てることができません。不用品の処分については、以下の方法があります。

自力で処分場に運搬する方法はコストはかかりませんが、1人オフィスでもない限り現実的ではありません。処分する物別に、上記のいずれかの方法を選んで、早めに連絡をしておきましょう。

ICT・セキュリティなど「システム」について検討しておくことも重要です。なぜなら、会社の業務のほとんどはシステムで管理しているからです。

オフィス移転のICTやセキュリティに関しては、以下の2つのパターンがあります。

ひとつずつ解説します。

■サーバーやシステムを変えずに移転する

現在使用しているサーバーに特に問題がなければ、サーバーを管理しているシステム会社に連絡して移転をしてもらいます。

配線などに関しては、オフィス移転専門の業者でもOA機器や配線工事などを行っているところが多いです。ICTやセキュリティもカバーしている業者に依頼すると何社にも依頼しなくて済むので楽です。

■移転を機にオンラインストレージを導入する

移転を機に、オンラインストレージを導入するというのも賢い選択です。なぜなら、リモートワークが多くなった近年、自宅のパソコンでは容量が足らない・セキュリティが心配といった問題を解決できるからです。

オンラインサービスは月額が高い、セキュリティに不安があるといった声もありますが、それらをカバーできる「NTT東日本のクラウド導入・運用サービス」はおすすめです。

詳しくは、以下の公式サイトでご確認ください。

▶NTT東日本のクラウド導入・運用サービス

4ヶ月前には各業者と契約し、細かな打ち合わせも必要です。

引越し業者には移動する物と不要な物を伝えて、当日の引っ越しがスムーズに行えるようにします。

移転先の内装業者には目的とイメージを明確に伝えて、希望通りの内装にしてもらえるようにします。

移転後に利用する業者にも連絡して、打ち合わせをしておくと移転後の業務開始がスムーズです。

移転先の清掃に関しては、ビルの管理会社で定期サービスを入れている場合もあるので確認しておきましょう。

各業者との打ち合わせができたら、工事の手配をして工事できる部分から開始してもらいます。

この段階の工事は、原状回復や移転先の内装工事などが主なものとなります。新オフィスは養生前に傷や故障などを写真撮影しておきましょう。「5-3. 搬入」でもお伝えしますが、搬入後の確認や退去時の原状回復交渉に役立ちます。

工事は数日〜数週間掛かる可能性があるので、移転先との契約は余裕を持って行うのがおすすめです。

2ヶ月前にやっておくべきことは、以下のような実務的なことが中心になります。

それぞれ詳しく解説します。

取引先などの関係各所に移転の周知を行います。関係各所とは、取引先や顧客などです。

移転の周知の具体的な内容は以下のとおりです。

取引先への連絡・挨拶 ホームページの住所変更・お知らせの準備 社内への移転説明資料作成・説明会実施

ひとつずつ説明します。

4-1-1. 取引先への連絡・挨拶をする

取引先へ移転する旨の連絡や挨拶を行います。連絡が必要な会社や官庁などをリストアップし、挨拶状の作成・印刷を行いましょう。

オフィスを移転すると、取引先は基幹システムにある請求書や契約書などの登録情報を変更しなければなりません。先方の都合も考えて、余裕を見て少なくとも移転の1ヶ月前には送付したいものです。

1ヶ月前に送付するには挨拶状の文面やデザインも考える時間が必要なため、2ヶ月ほど前から準備しておく必要があります。

リストアップすべき関係各所の例は、以下のとおりです。通知漏れがないように注意しましょう。

4-1-2. 社内への移転説明資料作成・説明会をする

外部へのご挨拶と共に、社内への移転説明のための資料作成や説明会の実施などもこの時期に行っておきます。

以下のものを記載したマニュアルを配り、共通認識を持って社内全体で行動できるようにしておくのがおすすめです。

4-1-3. ホームページの住所変更・お知らせの準備をする

住所変更や移転のお知らせをホームページやメールに記載する準備をしておきます。

特にメールのお知らせ文はテンプレートを作成し、社内全体に通達して指定日からもれなくメールに貼り付けるように指示することが大切です。

移転後はホームページやメールの記載を切り替えられるように、移転後の文面やテンプレートも用意しておきます。

オフィス移転の2ヶ月前には移転に向けての手続きも行いはじめます。

移転後もスムーズに稼働できるように、事前に以下のことを行っておきましょう。

1つずつ解説します。

4-2-1. 社内書類の住所変更や名刺作成

社内書類や名刺の住所変更を行います。社内には、住所や電話番号が記してあるものがたくさんあるため、漏れのないように余裕を持って行いましょう。

4-2-2. 関係省庁などへの届出の書類作成

関係省庁への届出の書類作成もしていかなければなりません。関係省庁への届け出は、以下のように移転前と移転後それぞれに必要なものがあります。

移転前と移転後に分けて解説します。

■移転前に必要な届出

移転前に必要な届出は以下のとおりです。

※警察署・運輸支局の手続きは、事前に警察署に書類をもらい、移転後に運輸支局に提出します。

手続きが必要になるのは移転の1ヶ月前からです。事前に書類を入手しておき、余裕を持って行いましょう。

■移転後に必要な届出

移転後に必要な届出は以下のとおりです。

移転後すぐに提出が必要になる書類もあります。移転後はバタバタすることが予想されるため、移転前から準備しておくと慌てずに済みます。余裕を持って書類を揃えておきましょう。

各手続きを代行してもらう場合は、以下に依頼します。

移転1ヶ月前から当日までにやるべきことは、以下の3つです。

1つずつ解説します。

移転1ヶ月前になったら、内装工事の最終調整を行います。打ち合わせ通りの内装になっているかどうかを確認し、微調整が必要なら業者に微調整を行ってもらいます。

特に配線関係は、コードが通行などの邪魔になるような設置になっていないか、予定通りの配線になっているか確認しましょう。

よくあるトラブルとして、内装業者と配線業者の作業現場がバッティングしてしまうという例があります。オフィス移転の最終段階では、内装業者と配線業者が同時に入る可能性が高いため、細かなスケジュールを再確認しておくのがおすすめです。

移転1ヶ月前になったら、「4-1-3. ホームページの住所変更・お知らせ」で作成した移転のお知らせ文書を、ホームページや社外へ出すメール、プレリリースへ掲載します。

メール文章に関しては社員に再度アナウンスをし、掲載を徹底します。

搬入は基本的に業者が行いますが、搬入後はレイアウトの確認や傷がついていないかどうかなどをチェックします。

もしも傷がついていた場合は、写真を撮っておきましょう。「3-5. 工事の手配をし、工事を開始してもらう」で説明した養生前の写真と合わせれば、賠償責任を負ってもらう際の証拠になります。

これまでオフィス移転でやるべきことについて説明してきましたが、オフィス移転ではやることが本当に多いです。それゆえ、少しでも削れるところを削ってコストダウンをしたいものです。

そこで、本章ではコストダウンが可能な以下のポイントについて解説します。

1つずつ説明します。

移転先のオフィスを選ぶ際は、リモートワークを考慮に入れるとスペースを縮小し家賃を削減することができます。

なぜなら、オフィスを移転する際にリモートワークを考慮に入れると以下のようなコストダウンを図ることができるからです。

つまり、上記のような不要なものを削ればスペースが縮小でき、以前よりも小さな面積のオフィスに移転できて家賃や設備費のコストダウンにつながります。

社員が通勤しやすい駅を選ぶと、通勤費を削減することができます。なぜなら、できるだけ利便性の高い駅やエリアを選ぶことで、社員の通勤費を削減することができ、コストダウンにつながるからです。

「2-4. 移転先のオフィスを選定する」でも触れたように、新オフィスになると多かれ少なかれ、社員の通勤において乗換えや使う交通手段が変わります。

一人ひとりの移転前と移転後の通勤費の差額はほんの僅かかもしれませんが、社員50人、100人となると多額になるので、社員の通勤費は決して無視できません。

社内データを自社サーバーなどで管理している場合は、オフィス移転を機にオンラインストレージを使ってデータ管理すると費用を削減できます。なぜなら、オンラインストレージは自社サーバーに比べて費用を安く抑えられるからです。

以下の2つを例に挙げて詳しく解説します。

6-3-1. データを自社サーバーなどで管理する場合の費用

自社サーバーや外部のシステム会社に依頼してサーバーを契約する場合、初期費用と毎月の維持費にかかる運営保守費用がかります。

■サーバー構築費用

自社サーバーを利用する場合は、サーバー本体の価格の他に、ルーターやサーバー専用パソコンなどの周辺機器にもお金がかかります。

■周辺機器費用

サーバー構築は比較的抑えられますが、セキュリティ対策用のサーバーを構築する場合は費用が高くなる傾向にあります。

■ネットワーク構築費用

有線のネットワーク構築はパソコン台数に対しての費用が発生し、無線LANを使用する場合はハブの設置などに追加料金が加わります。

■運用保守費用

運用保守費用は一般的にサーバー構築費の10〜15%とされています。

6-3-2. データをオンラインストレージサービスで管理する際の費用

6-3-1でお伝えしたように、サーバー構築とその後の管理には莫大な費用がかかります。しかし、オンラインストレージサービスを利用する場合の管理費用は、月々数万円以下から可能です。

なぜなら、オンラインストレージならインターネット上でデータを管理できるため、サーバー本体や周辺機器を管理する必要がなく、コストを削減できるからです。オンラインなので、初期費用もかかりません。

特にNTT東日本のクラウド導入・運用サービスは、「3-3. ICT・セキュリティなど「システム」について検討する」で解説したように月々2000円台からのプランもあります。

国内でしっかりと保守しているため、セキュリティ面も安心です。

▶NTT東日本のクラウド導入・運用サービス

オフィスを移転する際は、まず移転の目的やコンセプトを明確にすることが重要です。

目的やコンセプトによって、移転先に求める場所・広さ・内装などが変わってくるからです。

目的やコンセプトを踏まえた上でプロジェクトを立ち上げ、作成したスケジュールと共に以下のチェックリストをToDoリストとして効果的にお使いください。

▶チェックリストのダウンロードはこちら

また、移転6ヶ月前から搬入当日までにやるべきことは以下の項目です。

チェックリストを有効活用し、オフィス移転を成功に導けることを願っています。

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