監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

「どうすれば名刺をきれいに整理できる？」

「名刺はホルダーなどで保存すべき？それともデータ化すべき？」

名刺が日々増えていき、どの名刺が最新のものか、不要な名刺はどれかが判断できないという状況に陥っていませんか？

確認したい名刺が見つからず、探すのに時間を取られてしまうという人もいるでしょう。

名刺の整理方法は大きく分けてアナログとデジタルの2種類があります。

基本的には、量が少なければアナログ管理、量が多く名刺の情報を最大限活用したいならデジタル管理がおすすめです。

名刺の整理を始める前に、アナログとデジタルそれぞれのメリット・デメリットを理解し、どちらが自分に向いているかを判断することが大切です。また、どちらも整理方法にいくつかのパターンがあるので、どのように管理するかを決めてから整理を始めましょう。

本記事では、以下の内容を詳しく解説します。

• • 2種類の名刺整理方法のメリット・デメリット
  • アナログで名刺を管理する方法
  • デジタルで名刺を管理する方法

この記事を読むことで、どのように名刺を整理するかを決められます。名刺の正しい整理方法を理解することで、必要なときに名刺を見つけやすくなり、効果的に活用できるようになります。

また、名刺を整理する際のポイントも解説していますので、ぜひ最後までお読みください。

1.名刺の整理方法2種類

名刺の整理方法には、以下の2種類があります。

• •  ホルダーなどに収納するアナログ式
  • データ化して保存するデジタル式

どちらで名刺を管理すべきか迷っている人もいるでしょう。

そこで、まずアナログ式とデジタル式の特徴を知り、どちらで整理するかを決めましょう。

1-1.アナログ式

アナログ式は、名刺ホルダーや名刺ボックスなどを使って、名刺をそのまま保存する方法です。

アナログ式で名刺を管理するメリットとデメリットを解説します。

1-1-1.アナログ式で名刺を整理するメリット

アナログ式で名刺を管理するメリットは、以下の通りです。

アナログ式がおすすめな人は、名刺の枚数が少ない人です。枚数が多くない場合はホルダーなどで整理しておけば、名刺が見つからないといったことは起こりにくいでしょう。

1-1-2.アナログ式で名刺を整理するデメリット

アナログ式で名刺を管理するデメリットは、以下の通りです。

名刺をそのまま保存していると、紛失してしまうリスクがあります。枚数が多いと確認したい名刺が見つからず、困ってしまうこともあるでしょう。

また、名刺は営業やマーケティングなどさまざまな場面で活用できる大切なデータです。社員が個人的に管理していては社内で共有できず、情報を活かすことができません。

1-2.デジタル式

デジタル式は、名刺をデータ化して保存する方法です。

デジタル式で名刺を管理するメリットとデメリットを解説します。

1-2-1.デジタル式で名刺を整理するメリット

デジタル式で名刺を管理するメリットは、以下の通りです。

名刺の枚数が多い場合、デジタル式で管理するのがおすすめです。

デジタル化して保存することで、五十音順や時系列順といったように整理する必要がなく、名刺を簡単に見つけられるようになります。データで管理するため、PCだけでなくスマホやタブレットからも名刺を確認することが可能です。

また、社内で名刺データを共有できるため、情報を最大限活かして活用することができます。

1-2-2.デジタル式で名刺を整理するデメリット

デジタル式で名刺を管理するデメリットは、以下の通りです。

名刺管理専用のツールやアプリを活用して整理する場合、ツールによっては料金がかかります。

また、名刺をデータ化するために、スキャンするなどの手間が必要です。

• 名刺の枚数が多いなら断然デジタルでの管理がおすすめ

  デジタルで名刺を管理するためには、手持ちの名刺をスキャンするなどの手間がかかり、なかなか踏み切れないという人もいるでしょう。

  しかし、一度デジタル化してしまえば、名刺を探す手間がなくなり管理も非常に楽になります。

  取引先などの担当者が異動で頻繁に入れ替わる場合は、どの名刺が最新のものかわからなくなるケースもあるでしょう。そのような場合もデジタル化しておくことで、いつ受け取った名刺なのかも確認しやすくすることができます。

  デジタルでの管理を検討している場合は、「4.デジタルで名刺を整理する3つの方法」からお読みください。

2.アナログで名刺を整理する場合の並べ方

アナログで名刺を整理する場合、以下のような並べ方で管理するのがおすすめです。

• • 五十音順
  • 業種別
  • 時系列順

それぞれの並べ方を詳しく解説します。

2-1.五十音順

基本的な並べ方は、社名の五十音順です。五十音のインデックスをつけておくことで、社名さえわかれば名刺を見つけられます。 ただし、インデックスがないとどこから探せばいいかが分からなくなってしまうため、インデックスをつけて整理することをおすすめします。

2-2.業種別

企業の社名も担当者も思い出せないことが多い人は、業種別に分けて名刺を管理するといいでしょう。名刺を探す際に業種までわからないというケースはほぼないため、探している名刺の業種を順に見ていくことで見つけられるからです。

例えば、製造関連・金融関連、仕入れメーカーと販売先といったように、業種ごとに分けてみるといいでしょう。

その中で社名を五十音順に並べることで、社名や名前を覚えている際にも探しやすくなりますよ。

2-3.時系列順

名刺の並べ方には、もらった日付で並べる時系列順があります。

時系列順で管理する場合は、名刺をもらった日付を直接記入するか付箋に書いて貼ります。

さらに年ごとに管理することで、使わない名刺や情報が古い名刺を破棄しやすくなるでしょう。

時系列順は、一時的な保管方法として活用することができます。

例えば、展示会で獲得した名刺をアプローチ前に時系列順で保管しておき、アプローチ時にどの展示会で獲得した名刺かを判断するために使う、などです。

アプローチ後は、五十音順や業種別に入れ替えて保管することも可能です。

3.アナログで名刺を整理する2つの方法

名刺を整理する場合の並べ方について解説しましたが、並べ方によって適した保管方法が異なります。

アナログでの名刺保管方法は以下の2パターンです。

• • 名刺ホルダー
  • 名刺ボックス

では、保管方法ごとにどの並べ方が適しているかを紹介します。

3-1.名刺ホルダー

名刺を時系列で並べるなら、ホルダータイプがおすすめです。

名刺ホルダーは名刺を差し込んで管理するものです。名刺ホルダーを使って五十音順で管理する場合、名刺と名刺の間に追加する際、差し替えに手間がかかってしまいます。

そのため、新しい名刺を順に差し込める時系列順の方が、管理しやすいのです。

3-2.ボックスの名刺ケース

名刺を五十音順や業種別に並べるなら、ボックスタイプがおすすめです。

名刺ボックスや名刺整理箱とも呼ばれる専用ケースで、しっかり整理して並べれば取り出しやすく簡単に整理することができます。

ホルダーと異なり、ボックスに差し込んでいくだけなので、並べ替えがしやすく、五十音順に向いています。

4.デジタルで名刺を整理する3つの方法

デジタルで名刺を整理する方法には、以下の3パターンがあります。

• • エクセル
  • 名刺管理ソフト
  • スマホアプリ

それぞれの特徴について、詳しく解説します。

4-1.エクセル

エクセルでの名刺管理は、基本的に名刺の情報をエクセルに打ち込んで管理します。そのため、無料で名刺を管理することが可能です。

ただし、文字を打ち込む作業が必要なため、入力ミスが発生する可能性があり、手間もかかります。

また、名刺そのものは個人情報保護法の対象にはなりません 。しかし、名刺をデータ化したものは対象になるので、流出しないように十分な管理が必要です。

例えば、外出中にフリーWi-Fiを利用した際に名刺データをハッキングされるなどのリスクがあります。そのため、エクセルを使用する場合はクラウドストレージで管理するなどの工夫をすべきでしょう。

4-2.名刺管理ソフト

名刺管理ソフトは、スキャナーやスマホで名刺を読み込んで管理します。多くのソフトが自動で文字を認識しますが、正しく認識されているかを確認し、場合によっては修正も必要です。

有料ソフトの場合は名刺に関連する情報を閲覧したり、重複している名刺を整頓したり、より名刺を効果的に活用できる機能が搭載されています。

名刺管理ソフトを活用する場合は、どの程度名刺の情報を利用するか考え、機能や費用を比べながら選びましょう。

4-3.スマホアプリ

スマホアプリには、無料で活用できる名刺管理アプリが多くあります。複数枚を同時に撮影して読み込むことができるアプリもあり、簡単に名刺のデータを保存することができます。

スマホ内の連絡帳と連携させる機能や、Excelに書き出す機能など、アプリによって使用できる幅が異なるため、機能を確認して選びましょう。

5.デジタルで名刺を管理する場合のポイント

名刺をもらったら、情報を忘れないうちにデータ化することが、デジタルで管理するポイントです。

デジタルの場合は、名刺データに相手の特徴や会話の内容などを記録できる点が、メリットと言えます。

スキャン・撮影・手入力などの手間が発生しますが、後回しにして溜め込まないように注意してください。データ化すべき名刺を溜めてしまうことで、相手に関する情報を忘れてしまう可能性があります。

また、人によっては過去にもらった名刺の量が膨大で、デジタル化に時間がかかるというケースもあるでしょう。

そのような場合は、名刺をスキャンしてデータ化するサービスもあるので、外注も検討してみてくださいね。

6.セキュリティを重視するならアナログよりデジタルで名刺は管理すべき

前述した通り、名刺をデータ化したものを流出させてしまうと、個人情報保護法に反してしまいます。

顧客の情報が記載された名刺を紛失するリスクを含め、アナログよりデジタルで名刺の管理を行うことを推奨します。

デジタルで保管する場合にも、セキュリティ対策を講じることを忘れずに実施してください。

具体的には、エクセルやストレージのアクセス権限を特定の社員に設定することで、社内外でのデータ流出のリスクを事前に防ぎましょう。

また、名刺のデータが破損したり消えたりしてしまった場合は、大切な情報を失うことになります。データのバックアップを定期的に行い、復元できるように万全の対策をすることを、おすすめします。

7.名刺や他のデータも一元的に管理するにはコワークストレージがおすすめ

商談で用いる資料や統計データなども一緒に使うことが多い場合などは、顧客の名刺と共にタを一元管理できるクラウドストレージの活用がおすすめです。

データを探すためにあれこれ探す手間がなくなり、業務も効率化できるでしょう。

しかし、クラウドストレージの中にはセキュリティレベルが低いものもあります。そのようなものを選んでしまうと、名刺を含むさまざまなデータを安全に管理できず、サイバー攻撃や不正アクセスによる情報漏えいのリスクが高まります。

上記のリスクをなくすためにも、セキュリティレベルの高いクラウドストレージを選びましょう。

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  • 画像はイメージです。
  • ご利用にはインターネット接続環境が必要です。

  NTT東日本では、100GB／5ユーザーで2,750円（※税込／1ユーザーあたり550円）からご利用できるクラウドストレージ「コワークストレージ」を提供しています。

  ■POINT1.使いやすさ

  

  • 画像はイメージです。

  コワークストレージは社内のファイルサーバーと同じように操作でき、ITツールが苦手な人でもすぐに使いこなせます。

  社外からは、Webブラウザからログインするだけでアクセスできるため、営業先やリモートワークでも簡単に利用可能です。

  ■POINT2.十分な機能性

  

  • 画像はイメージです。

  ツールを活用する場合、多機能すぎると使いこなせなかったり操作が複雑になったりすることが多々あります。しかし、十分な機能がなければ導入しても効果的に使えません。

  コワークストレージは、中小企業が活用する場合に十分な機能を搭載しており、多機能すぎないシンプルさも使いやすさの秘訣です。

  柔軟なアクセス権限の設定ができ、管理統制がしっかり行えます。また、社内共有・個人利用・外部共有の3つの目的別でフォルダを使い分けることも可能です。

  外部共有の場合は、相手がコワークストレージを使用していなくても閲覧できます。

  ■POINT3.強固なセキュリティ

  コワークストレージは、セキュリティにおいても高水準であるため、安心してお使いいただけます。

  セキュリティやデータの保護は、以下のように行われます。

  世界最高水準の暗号化技術	クレジットカード業界のグローバルセキュリティ基準である「PCI DSS」の最新規定に準拠 世界最高水準の暗号化技術でデータの機密性を保護 暗号化は自動で実行
  セキュリティを強化する認証機能	SMS・Microsoft/Googleのアプリによる2段階認証が利用可能 契約回線からしかアクセスできない回線認証機能
  データの自動複製とバックアップ	すべての保存データを複数のデータセンターに複製 ファイルの更新時には自動でバックアップ

さまざまな角度から大切なデータを守るため、名刺などの個人データも安全にアップロードすることが可能です。

名刺の管理以外にも業務に必要なデータを一元管理し、業務を効率化させましょう。30日間の無料トライアルで、ぜひコワークストレージの使用感をお確かめください。

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8.まとめ

名刺の整理方法には、アナログ式とデジタル式の2種類があります。

それぞれのメリットとデメリットは、以下の通りです。

枚数が少ないならアナログ式、多いならデジタル式で整理するのがおすすめです。

アナログ式の場合は、以下の方法で並べると管理しやすくなります。

• •  五十音順
  • 業種別
  • 時系列順

時系列順ならホルダー管理がしやすく、五十音順や業種別なら名刺ボックスで管理するといいでしょう。

デジタルの場合は、次のようなツールを使って名刺を管理できます。

• • エクセル
  • 名刺管理ソフト
  • スマホアプリ

データ化した名刺情報は個人情報保護法の対象になるので、データはクラウドストレージを活用してセキュリティで守りましょう。

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