監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

「情報共有メールって、何のために書くの？」

「情報共有メールって、どんな風に書けばいいの？」

会社などの組織で仕事をしていると、情報共有メールを送るように指示されることが少なくありません。しかし、いざ情報共有メールを送るとなると「そもそも何のために書くの？」「どうやって書くの？」と疑問に思ってしまうこともありますよね。

そこで、ここでは、情報共有メールが必要な理由と情報共有メールの書き方について解説します。

例えば、情報共有メールが必要な理由には次のようなものがあります。

書き方については、具体的な例文も紹介します。

「業務報告を書く場合」の例文や「議事録を書く場合」の例文など、状況別の例文を紹介するので、これから情報共有メールを書こうという場合には、ぜひ参考にしてみてください。

この記事で分かること

• 情報共有メールが必要な理由
• 情報共有メールを書く際のポイント
• 【状況別テンプレ】情報共有メールの例文
• 情報共有メールの注意点
• 情報共有の便利ツール

最後まで読むことで、情報共有メールの注意点についても把握することができます。

また、メール以外の情報共有のための便利なツールについても紹介しますので、今後、情報共有を効率的に行っていくためにもぜひ参考にしてください。

1. 情報共有メールが必要な理由3つ

冒頭でも触れましたが、情報共有メールが必要な理由については、次のようなものがあります。

これら3つの情報共有メールが必要な理由を把握しておくと、情報共有メールを送る際に、どういった内容のメールを送ればいいか判断することができます。

3つの理由は独立した理由というよりも、情報共有メールの種類によっては2つの理由が重なったり、3つの理由が重なったりすることがあります。

例えば、日々の業務報告のメールなどは、3つの理由全てが該当します。情報共有メールを送る際には、複数の理由が重複するケースが多いため、この3点はいずれかだけを意識するというより、全てについて意識しておくようにしましょう。

以下では3つの理由についてそれぞれ詳しく解説します。

1-1. 業務の属人化を防ぐため

情報共有メールが必要な理由の一つは、業務の属人化を防ぐためです。

業務の属人化とは、ある業務の進捗状況や進め方などについて、その担当者しか分からないといった状況をいいます。

業務が属人化してしまうと、業務担当者にのみ業務の情報やノウハウが集中し、上司やほかの社員がその業務について対応できなくなるといった問題が起きます。このため業務の属人化は避ける必要があります。

業務の属人化を防ぐためにも、自分の担当している業務の情報については、メールで報告して情報共有するようにしましょう。

業務の属人化を防ぐという視点に立つと、情報共有メールを書く際に、下記のような判断ができます。

• 【業務の属人化を防ぐ視点から判断できること】

  • メールに盛り込む事項：属人化を防ぎたい業務内容について報告する必要がある
  • メールを送るべき相手：直属の上司や業務を代行する可能性のある部員に知らせる必要がある
  • 署名の必要性：誰（自分）が発信した情報であることを明確にする必要がある

1-2. 最新の情報を把握するため

社員が最新の情報を把握するためにも、情報共有メールを送ることが必要とされています。

会社には多くの社員がいて、それぞれに業務を担当しています。そこで知り得た重要な情報などをその都度メールで情報共有することで、他の社員も最新の情報を把握することができます。

メールでの情報共有は、定期的な会議や連絡会などでの情報共有よりも、早く把握することができます。共有した事柄を、すぐに業務に反映させることができるため、情報共有メールは大切といえます。

最新の情報を把握できるようにするという視点に立つと、下記のような判断ができます。

• 【最新情報を把握する視点から判断できること】

  • メールを送るタイミング：知らせるべき事情が発生したタイミングで送る必要がある
  • メールの件名の書き方：日時を示す文言や「緊急」という緊急性を示す文言を入れる

1-3. コミュニケーションを図りやすくするため

コミュニケーションを図りやすくするためにも、情報共有メールは必要とされています。

会社では社員それぞれが忙しいため、お互いにコミュニケーションを図る機会はそれほど多くありません。そのような中で情報共有メールをやり取りしていると、社員がお互いの仕事の進捗や状況を知ることができます。

お互いの状況を知ることで、仕事について相談しやすくなったりアドバイスをしやすくなったりします。このようにコミュニケーションが図りやすくなるため、情報共有メールは必要とされています。

コミュニケーションを図りやすくするという視点からは、下記のような判断ができます。

• 【コミュニケーションを図りやすくする視点から判断できること】

  • メールを送るべき相手：コミュニケーションを取りたい相手
  • 署名の必要性：自分が発信した情報であることを示す署名をしっかりと記載する必要がある
  • メールを送るタイミング：知らせたい事情が発生したタイミングで送る必要がある
  • メールの件名の書き方：返信が欲しい場合は「要返信」、緊急で連絡したい場合は「緊急」といったような相手がリアクションしやすい文言を入れる

2. 情報共有メールを書く際のポイント7つ

情報共有メールが必要な理由をお伝えしました。

情報共有メールを書くときには、情報共有メールが必要な3つの理由を意識しながら、メールに書く内容を判断する必要があります。

情報共有メールが必要な3つの理由を踏まえ、情報共有メールを書く際には、下記のようなポイントに気を付けるようにしましょう。

詳しくは次の通りです。

2-1. 必要事項をもれなく分かりやすく書く

業務報告や進捗報告といった情報共有メールを書くときには、自分の担当業務について、共有しておくべき事項をもれなく分かりやすく書くようにしましょう。

例えばプロジェクトの進捗報告のメールを書くときには

• プロジェクトのゴール・目標
• 現在の状況
• 現状の課題
• 現状の課題に対する対策（予定）

といった必要事項を端的に分かりやすく書くようにしましょう。

2-2. 送信先に抜けがないように送る

情報共有メールを送るときには、情報共有が必要なメンバーにもれなく送るようにしましょう。

例えば、プロジェクトチーム内で情報共有をする場合には、チームリーダーをメインの送信先「TO:」に入れ、他のチームメンバーを全て「CC:」に入れるなど、送り先に抜けがないようにしましょう。

2-3. 署名を忘れず記載する

情報共有メールを送る際には、誰からのメールであるか明確に分かるように、メールの最後に送り主の署名を忘れずに入れるようにしましょう。

署名には、例えば次のような項目を入れるようにしましょう。

【署名に含める項目】

• 社名／部署名／送信者の肩書き
  送信者名
  会社の郵便番号・住所／送信者のTEL＆FAX番号
  送信者のメールアドレス／会社のURL

署名の具体例は例えば下記のようなものになります。

【署名の具体例】

• ☓☓☓株式会社　法人営業部　主任

  山田一郎

  〒☓☓☓-☓☓☓☓

  東京都中央区☓☓町☓☓-☓　☓☓ビル

  TEL：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓　FAX：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓

  E-mail：yamada-ichiro＠☓☓☓☓.☓☓.jp

  WEB：https://ABC☓☓☓☓.com

2-4. 報告する事情が生じたら、なるべく早めに送る

情報共有メールでは、最新の情報を把握するために、報告すべき何らかの事情が生じたら、なるべく早めに情報共有メールを送るようにしましょう。

例えば営業をしていて、他社が新たな値下げキャンペーンを始めたという情報をキャッチした場合は、すぐに部内に情報共有メールを送るなどして、知らせるようにしましょう。

その情報が自分の業務に影響する社員は。メールを確認後、すぐに対策を取ることができます。

2-5. 「件名」は内容や重要度が分かりやすいものにする

忙しい中でも、情報共有メールの内容を確認してもらいやすいように「件名」は内容がはっきりと分かるものにしましょう。

例えば、「第3回：販売促進イベントの会場設営について」「社員集会（10月1日開催）の議事録」というように、何についての情報共有なのか明確に示しましょう。

件名を分かりやすくすると、時間がない中でも、何をやっているのか把握してもらいやすくなります。

2-6. 【緊急】【要返信】など相手のリアクションを求めたい場合は明確に記載する

緊急で情報共有したい場合や、返信が欲しい場合など、相手のリアクションを求めたい場合には、件名や、メール本文の最初の方に【緊急】【要返信】などの文言を目立つように記載しましょう。

例えば、件名を「【緊急】商品Aの不具合について」「【要返信】商品A販促キャンペーンのアイデア募集の件」などとするなど、注目してもらいやすいような工夫をするようにしましょう。

情報共有メールを受ける側は、忙しい中で情報共有メールを見落とすこともあります。受け取る相手にメールに注目してもらうためには、目を引く文言にするなどの配慮が必要です。

2-7. 返信する場合、件名は変えずに「Re:（件名）」とする

情報共有メールについては、発信する側になるばかりでなく、返信側になるケースもありますよね。

例えば、情報共有メールについて質問をしたいなどの事情で返信する場合には、件名を変えないように注意しましょう。

件名をそのままに「Re:（件名）」として返信すれば、相手は何のメールに対しての返信であるかすぐに把握できます。やり取りがスムーズにできるうえ、タイトルを変えないことで情報共有メールの保管もしやすくなります。

このため、情報共有メールに返信する場合は、件名は変えないようにしましょう

3. 【状況別テンプレ】情報共有メールの例文4つ

情報共有メールを書く際のポイントを押さえたところで、具体的な例文を見ていきましょう。

例文は、情報共有メールを送る状況別に4つ紹介します。

• 業務報告メールの例文
• プロジェクトの進捗報告メールの例文
• 議事録メールの例文
• 情報共有メールに返信したい場合の例文

それぞれ見ていきましょう。

3-1. 業務報告メールの例文

会社では、自分の担当している業務について、週に1回や1日1回など定期的に報告をしなければならないケースがあります。業務報告メールは上司に報告するだけでなく、部内のメンバーで共有することがよくあります。

そうした業務報告メールを送る際には、下記のような点に注意して送るようにしましょう。

• 送付内容：時系列での活動報告、顧客ごとの課題
• 送付先：営業部長をメインに、他の部員にも情報共有
• 件名は他の業務報告と見分けやすいように「名前」「日付」を入れる

【業務報告メールの例文】

• TO：上司のアドレス
  CC：他の部員のアドレス

  件名：「営業報告（2022年9月26日～9月30日）（山田）」

  鈴木　営業課長

  お疲れ様です。
  山田です。
  9月26日から9月30日までの営業活動につきまして下記の通り報告いたします。

  【今週の営業目標】

  • A社の案件が成約間近。契約初年度の料金がネックのため引き続き調整。
  • オフィス用品展示会があるため、積極的に売り込みを行なう

  【今週の営業活動】
  9月26日

  • A社を訪問し新たな料金プランを提案。A社にて検討後、連絡するとの返答。
  • B社から商品☓☓についてクレームがあり訪問。陳謝のうえ今後の対応について確認。

  9月27日

  • 終日、オフィス用品展示会の展示ブースで新商品☓☓のデモを行った。

  9月28日

  • オフィス用品展示会で名刺交換をした全社に資料を送付
  • C社を訪問。先週から引き合いを受けていた商品☓☓について交渉

  9月29日

  ……

  9月30日

  ……

  【達成したこと】

  • A社については再提案した料金プランで成約できた。
  • オフィス用品展示会で名刺交換をした顧客30社について資料を送付した。

  【反省点・来週以降の課題】

  B社からのクレームにより、商品☓☓の不具合が発覚。関係部署と今後の対応について話し合う予定。
  オフィス用品展示会でよい感触だった会社に対して今後積極的にアプローチを行う。

  以上です。
  ご確認をよろしくお願いいたします。

  ----------------------------------------------------------------------

  ☓☓☓☓株式会社　法人営業部　主任

  山田一郎

  〒☓☓☓-☓☓☓☓

  東京都中央区☓☓町☓☓-☓　☓☓ビル

  TEL：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓　FAX：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓

  yamada-ichiro＠☓☓☓☓.☓☓.jp

業務報告の場合、件名には「自分の名前」や「時期」を入れるようにしましょう。多くの部員が同じような業務報告メールを送る中で、名前や時期を入れることで「誰のいつの業務報告」であるか識別しやすくなります。

内容については、箇条書きを使うなどして要点を分かりやすく書くようにしましょう。業務報告メールを読む人は、ほかにも多くの業務報告メールに目を通しています。多忙な読み手でも、短時間に確認できるように、端的に分かりやすいメールを送るようにしましょう。

3-2. プロジェクトの進捗報告メールの例文

プロジェクトを任されているときなどは、そのプロジェクトの進捗状況についての情報共有メールを求められることもあります。

プロジェクトの進捗報告のメールでは、事前に下記点について確認して送るようにしましょう。

• 知らせるべき内容（現状と今後の課題）
• メールを送るべき相手（プロジェクトメンバー）

プロジェクトの進捗報告メールの例文は下記の通りです。

【プロジェクトの進捗報告メールの例文】

• TO：チームリーダーのアドレス
  CC：他のチームメンバーのアドレス（その他、関連部署の上長のアドレスなど）

  件名：2023年4月開催「幕張メッセ☓☓☓☓展示会」出展の件

  チームメンバー各位

  お疲れ様です。
  山田です。
  2023年4月開催予定の「幕張メッセ☓☓☓☓展示会」出展の件で、進捗状況を下記の通り報告いたします。

  【進捗状況】

  • ☓月☓日　出展場所が確定しました：展示ホール☓-☓のA-☓☓
  • ☓月☓日　第2回ミーティング開催。スケジュールが確定しました（スケジュールは添付ファイルをご確認ください）

  【今後の予定】

  • ☓月☓☓日　第3回ミーティング開催、議題「出展品の確認」
  • ☓月☓☓日　第4回ミーティング開催、議題「プレゼンテーションの進行について」

  【その他連絡事項】

  • ☓☓商事から、開催期間中、共催イベントを行わないかとの打診がありました。この件は別途詳細をご連絡いたします。

  以上です。

  報告内容に漏れや不明点などがございましたらお知らせください。

  お忙しいところ恐縮ですがご確認をよろしくお願いいたします。

  ----------------------------------------------------------------------

  ☓☓☓☓株式会社　法人営業部　主任

  山田一郎

  〒☓☓☓-☓☓☓☓

  東京都中央区☓☓町☓☓-☓　☓☓ビル

  TEL：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓　FAX：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓

  yamada-ichiro＠☓☓☓☓.☓☓.jp

プロジェクトの進捗報告メールでは、件名について、何のプロジェクトに関するものか分かるようにハッキリと書くようにしましょう。

内容については、進捗状況が端的に分かるよう、「現在の状況」と「今後の予定」について、箇条書きを使うなどして時系列に簡潔に書くようにしましょう。

3-3. 議事録のメールの例文

会議が行われた場合は、その議事録を情報共有メールとして送るケースもよくあります。

議事録の情報共有メールでは、会議参加者に対して会議で議論された内容について報告します。

議事録メールを送る際には、下記ポイントを押さえて送るようにしましょう。

• 開催時期や場所
• 出席者
• 議題
• 議論の内容
• 決定したこと

議事録のメールの例文は下記の通りです。

【議事録メールの例文】

• TO：主催者のアドレス
  CC：他の会議参加者

  件名：【議事録】☓月☓日開催「マーケティング部定例販促会議」

  関係者各位

  お疲れ様です。
  山田です。
  ☓月☓日に実施された「マーケティング部定例販促会議」について、議事録を下記の通り、共有させていただきます。

  【開催日・場所】
  2022年☓月☓日10:00～12:00第4会議室

  【出席者】
  ☓☓、☓☓、☓☓、☓☓、……

  【議題】

  • 新商品☓☓の販促について、販促キャンペーン案の確定
  • 販促キャンペーンA案についての評価
  • 販促キャンペーンB案についての評価
  • 販促キャンペーンC案についての評価

  【議事内容】

  １，新商品☓☓の販促について、販促キャンペーン案の確定

  • 販促キャンペーンA案～C案の評価をした結果、A案を改定して採用することになった。

  ２，販促キャンペーンA案についての評価

  • 新商品☓☓のターゲット層に最も効果が望まれるが、コストがかかりすぎる
  • コストについてはC案の一部を流用することでコスト削減が可能。
  • C案を一部組み込んで、改正A案とすることに決定。

  ３，販促キャンペーンB案についての評価

  • コストを再試算したところ予算を上回ることが発覚し却下に。

  ４，販促キャンペーンC案についての評価

  • コスト面で優れているものの、ターゲットに対する効果あまり期待できない。
  • コストの施策のみA案に含めて残すことに。

  【決定事項】

  　新商品☓☓の販促には、販促キャンペーンA案を改正の上、採用する。

  以上です。

  議事録に漏れや疑問点などがございましたらお知らせください。

  お忙しいところ恐縮ですがご確認をよろしくお願いいたします。

  ----------------------------------------------------------------------

  ☓☓☓☓株式会社　法人営業部　主任

  山田一郎

  〒☓☓☓-☓☓☓☓

  東京都中央区☓☓町☓☓-☓　☓☓ビル

  TEL：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓　FAX：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓

  yamada-ichiro＠☓☓☓☓.☓☓.jp

議事録メールを送る場合については、「議題」と「議論の内容」。「決定事項」を簡潔に書くようにしましょう。

簡潔に書くとはいえ、「議論の内容」については、議論の流れが分かるように、反対意見や質問などの記録も残すようにしましょう。

3-4. 情報共有メールへの返信の例文

情報共有メールについては、送信者側から返信を求められない限り、返信をする必要はないといえます。特にCCで送られてくる情報共有メールの場合は、基本的に返信不要です。

しかし、例えば、

• 他社から情報共有メールが送られてきたため、お礼を伝えたい
• 情報共有メールに質問をしたい

といった場合には、情報共有メールに返信することもあるでしょう。

その場合は、原則として

• 件名は変えない
• 丁寧に書きつつも要件を簡潔に伝える

ことが大切です。

情報共有メールの返信の例文は下記の通りとなります。

【情報共有メールへの返信の例文（質問あり）】

• TO：送信元のアドレス

  件名：Re:　2023年4月開催「幕張メッセ☓☓展示会共同イベント」の件

  ☓☓商事

  ☓☓営業部

  ☓☓　様

  平素より大変お世話になっております。
  ☓☓株式会社の山田です。

  「幕張メッセ展示会共同イベント」の件につきまして、情報を共有していただき誠にありがとうございました。

  恐れ入りますが、確認したい事項が一点ございます。

  弊社から当日会場設営に派遣する人数は☓☓人という理解でよろしいでしょうか。

  お忙しいところ誠に恐縮ですが、☓☓日までにご返信いただけますと幸いです。

  何卒よろしくお願いいたします。

  ----------------------------------------------------------------------

  ☓☓☓☓株式会社　法人営業部　主任

  山田一郎

  〒☓☓☓-☓☓☓☓

  東京都中央区☓☓町☓☓-☓　☓☓ビル

  TEL：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓　FAX：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓

  yamada-ichiro＠☓☓☓☓.☓☓.jp

返信の場合は、疑問点を確認するための返信であっても、まずは情報共有メールを送ってもらったことへのお礼を簡潔に示すようにしましょう。

質問がない場合は、下記のようにお礼だけ述べればよいでしょう。

【情報共有メールへの返信の例文（質問なし）】

• TO：送信元のアドレス

  件名：Re：2023年4月開催「幕張メッセ☓☓展示会共同イベント」の件

  ☓☓商事

  ☓☓営業部

  ☓☓　様

  平素より大変お世話になっております。
  ☓☓株式会社の山田です。

  「幕張メッセ展示会共同イベント」の件につきまして、情報を共有していただき誠にありがとうございました。

  いただいた情報を弊社内でも共有し当日の対応にあたりたいと思います。

  お忙しいところ、ご対応いただきまして誠にありがとうございました。

  今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

  ----------------------------------------------------------------------

  ☓☓☓☓株式会社　法人営業部　主任

  山田一郎

  〒☓☓☓-☓☓☓☓

  東京都中央区☓☓町☓☓-☓　☓☓ビル

  TEL：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓　FAX：03-☓☓☓☓-☓☓☓☓

  yamada-ichiro＠☓☓☓☓.☓☓.jp

お礼の場合も、相手に確認の負担をかけないように、簡潔に伝えるようにしましょう。

4. 情報共有メールのやり取りの注意点

情報共有メールを送る方法について具体的にイメージができたことと思います。

情報共有メールは便利ではあるものの、情報共有のための万能な手段というわけではありません。状況によっては、効率がよくない場合もあります。

例えば情報共有メールには次のような注意点があります。

情報共有メールを使う際には注意するようにしましょう。

4-1. 引き継ぎには使えない

情報共有メールは、業務の引き継ぎには使えないという欠点があります。

業務を引き継ぐときに、情報共有メールで取得していた情報も合わせて、引き継ぎ者に引き渡したいと思っても、簡単に引き渡すことができません。引き継ぐ相手が同じ情報共有メールを受信していない限り、引き継ぎたい情報共有メールを全て転送するか、あるいは、メールの内容を全て別ファイルにまとめる必要があります。

また引き継ぎ者が仮に同じ情報共有メールを受信していたとしても、過去の情報共有メールは日常で多くのメールをやり取りするうちに埋もれてしまい、取り出しにくくなっています。

情報共有メールは、引き継ぎの資料として簡単に受け渡しができない点に注意しましょう。

4-2. 後で見直しにくい

情報共有メールは、後で見直しにくいという注意点があります。

例えば、情報共有メールは、後で「あの時の共有メールを確認したい」と思っても、該当するメールを探すことは簡単ではありません。過去のメールであればあるほど、蓄積した多くのメールの中から探すことになり、探し出すのに手間がかかります。メールソフトの検索機能を使って探しても、多くのメールが検索結果に出てしまうため、必要なメールを探し出すのは簡単ではありません。

このため、情報共有メールは、後で見直す場合に使いにくいといえます。

4-3. 他の情報共有手段と比べて手間がかかる

最近は、情報共有手段としてさまざまなツールがあります。そうした他の情報共有手段と比べて、情報共有メールは手間がかかるといえます。

例えばビジネスチャットを使えば、メールのように余計なあいさつ文などを入れずに、シンプルに要件だけを送ることができます。また、送付先の指定にしても、一度グループ化しておけば、メッセージを送る際にいちいち送り先にグループメンバーを指定する必要もありません。

このように、他の情報共有ツールと比べるとメールの方が手間暇がかかるということがよくあります。

5. 情報共有のための便利ツール8つ

情報共有メールを送る場合、下記のような目的があることをお伝えしました。

• 業務の属人化を防ぐため
• 最新の情報を把握できるようにするため
• コミュニケーションを図りやすくするため

しかし、これらの目的によっては、他の情報共有ツールを使った方が効果的に目的を果たせるケースもあります。

そこでここでは、メール以外の情報共有ツールについて紹介します。

もし、情報共有にメールを使っていて不便に感じることがあれば、次のようなツールの利用を検討することをおすすめします。

詳しく見ていきましょう。

5-1. ノウハウ蓄積が簡単な「社内wikiツール」2つ

ノウハウを蓄積するために情報共有するには、社内wikiツールが便利です。

社内wikiツールとは、ウィキペディアの形で、社内の情報やノウハウを記録し蓄積していくツールのことです。

例えば次のようなサービスがあります。

【社内wikiツールのサービス例】

社内wikiツールでは、通常、データを登録するためのテンプレートが用意されています。

例えば「NotePM」では、高機能エディタとテンプレートが用意されており、情報の登録が簡単にできます。「Qast」は、Q＆Aといった質問形式やメモを残す形で情報を投稿します。日々の質問のやり取りやメモを残す感じで自然に情報を蓄積していくことが可能です。

また社内wikiツールでは、蓄積した情報の検索が簡単にできる点も特徴といえます。

社内wikiツールを選ぶ際には、無料トライアルや無料デモなどを利用して、使い勝手を確認して選ぶようにしましょう。

• 文中のサービス名・商品名などは各社の商標または登録商標です。

5-2. メールよりスピーディな情報共有が可能な「ビジネスチャット」2つ

情報共有ツールとしては、ビジネスチャットもおすすめです。

ビジネスチャットは、メールのように格式ばった文章を書く必要はなく、要点だけを伝えればいいため、スピーディなメッセージのやり取りが可能です。このためビジネスチャットでは迅速な情報共有が可能です。

ビジネスチャットには下記のようなサービス例があります。

【ビジネスチャットのサービス例】

ビジネスチャットでは、「Chatwork」と「Slack」が有名です。

「Chatwork」と「Slack」の共通点は、さまざまな形式のファイルの共有ができることや、複数メンバーで構成するグループチャットの作成が可能なことです。

異なる点は、「Chatwork」ではタスク管理ができますが、「Slack」にはタスク管理メニューはありません。一方、「Slack」の利点としては、2200を超える外部サービスとの連携が可能なことです。

例えば、TwitterやInstagramに投稿した情報をSlack上に反映させたり、SlackからSkypeやGoogle Meetといった会議アプリにアクセスしたりすることができます。

どちらも無料プランから利用が可能なため、必要な機能が備わっているかどうかや使い勝手がいいかどうかを、無料で試してみることができます。

• Chatworkは、ChatWork株式会社の登録商標あるいは商標です。
• slackは、Slack Technologies, Inc.の登録商標あるいは商標です。

5-3. チームでのタスク管理も可能な「クラウド型情報共有ツール」2つ

クラウド型情報共有ツールは、チームでの情報共有に便利です。

クラウド型情報共有ツールでは、チームごとに情報を共有・管理できるほか、チームのタスク管理も行うことができます。チームの業務効率化に役立つツールです。

クラウド型情報共有ツールには下記のようなサービス例があります。

【クラウド型情報共有ツール】

「Stock」は、サブジェクトごとにテキストやファイルをまとめて簡単に保存することができ、チームごとの情報共有がスムーズにできます。

「flouu」は、さまざまな形式の情報を一箇所に集約して簡単に整理できるツールです。情報を複数メンバーで共有するだけでなく、更新することも可能なため、チームでノウハウを蓄積する場合などに役立ちます。

「Stock」も「flouu」も無料トライアルが可能です。

• 文中のサービス名・商品名などは各社の商標または登録商標です。

5-4. ファイルを置くだけで情報共有できる「クラウドストレージ」2つ

クラウドストレージは、ファイルをクラウドに置くだけで情報共有が可能です。

クラウドストレージサービスでは、共有したいファイルを所定の場所に置くと、アクセス権限のあるメンバーは誰でも、情報の閲覧や編集が可能となります。

クラウドストレージのサービスの例は下記の通りです。

【クラウドストレージのサービス例】

「Dropbox Business」はファイルやクラウドに保存しているコンテンツを1カ所にまとめ、チームメンバーが同じ場所で操作を行い効率よく業務を進めることができます。

「コワークストレージ」は、一見クラウドでなく使い慣れたローカルフォルダを使っているような感覚で簡単に操作ができるため、ファイルの共有が簡単に行えます。また、1IDあたりにすると月額550円と他のサービスと比較して導入しやすい価格であることも特徴的です。

クラウドストレージサービスを選ぶときは、ストレージの容量や機能によって価格が大きく異なるため、内容をホームページや問い合わせでよく確認し、見比べたうえで選ぶようにしましょう。

• Dropboxは米国Dropbox, Inc.の商標または登録商標です。

6. クラウドストレージはコワークストレージがおすすめ

• 画像はイメージです。

情報共有でクラウドストレージサービスを検討している場合は、コワークストレージがおすすめです。

コワークストレージを情報共有のために使う場合には、下記のような利点があります。

• どんなファイルでも簡単・自由に共有できる
• パソコン・スマートフォン・タブレットでも見やすく簡単に操作できる
• リーズナブルで導入しやすい価格
• 高いセキュリティで重要書類の共有にも最適

具体的な内容について、以下で紹介します。

6-1. どんなファイルでも簡単に共有できる

コワークストレージでは、どんなファイルでも簡単に共有できます。

コワークストレージは、操作する画面が普段見慣れたデスクトップの構成と似ており、デスクトップ感覚で誰でも簡単に操作することができます。

【コワークストレージの操作画面】

特に新たな操作方法を覚えたりすることなく、どんなファイルでも通常のローカルストレージでデータを扱うようにフォルダに保存することで、必要なメンバー同士で情報を共有することができます。

保存できるデータは、Word、Excel、pdf、その他画像、音声ファイルなどさまざま形式のデータの保存が可能です。多くの形式のデータを共有することができます。

6-2. パソコン・スマートフォン・タブレットでも見やすく簡単に操作できる

コワークストレージでは、パソコン・スマートフォン・タブレットでもデータが見やすく、操作も簡単なことが特徴といえます。

コワークストレージは、インターネットに接続できる環境であれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなど多様な端末で利用可能です。

しかも前項で紹介した通り、デスクトップ感覚で使えるシンプルな操作性のため、多様な端末でも操作が簡単です。

コワークストレージは、さまざまな端末で、簡単に情報共有できて便利です。

6-3. リーズナブルで導入しやすい料金プラン

コワークストレージでは少人数の企業でも導入しやすい料金プランをご用意しています。

【料金プラン紹介】

• 別途インターネット接続サービス初期費用、インターネット接続サービス月額利用料、プロバイダサービス月額利用料が必要になります。

クラウドストレージサービスでは、ストレージの容量が多かったり、セキュリティ高かったりと機能性が増すと、1ユーザー当たりの料金が月額1000円～数千円といった比較的高い価格になる傾向です。

コワークストレージでは高いセキュリティと簡単な操作性を維持しつつ、リーズナブルな価格を維持しています。

5IDまでのプランなど、少人数の中小企業でも導入しやすいプランをご用意しているため、ぜひご検討ください。

6-4. 高いセキュリティで重要書類の共有にも安心

コワークストレージは、高いセキュリティを誇っているため、重要書類の情報共有にも安心してご活用いただけます。

コワークストレージのセキュリティ対策の主なポイントは次のような点です

• 最高水準の暗号技術を使用
• 端末のキャッシュも暗号化
• 認証連携によるセキュリティ強化
• 管理者も含めすべてのログを記録、分析

コワークストレージでは、通信について暗号化し、IDとパスワードによる認証だけでなく、SMSや認証アプリを利用したセキュリティ強化のための2段階認証により、なりすましを防いでいます。

また利用者および管理者が行った操作のすべてをログとして記録しているため、「誰がいつどんな操作をしたか」管理することができ、不正な利用を防ぐことができます。

コワークストレージでは高度なセキュリティ対策を取っているため、情報共有のためにも安心してご利用いただけます。

情報共有手段としてクラウドストレージサービスの活用を考えている場合には、ぜひコワークストレージをご検討ください。

コワークストレージのサービスの詳細につきましては、下記をご確認ください。

• ご利用にはインターネット接続環境が必要です｡

• コワークストレージの詳細はこちら

まとめ

情報共有メールについて、必要な理由と送り方について解説しました。

情報共有メールの必要性は下記の通りです。

情報共有メールを送る際には、上記必要性に基づいて、過不足のない内容で送るようにしましょう。

ただしメールは、情報共有手段として必ずしも効率的とは限らない点に注意しましょう。場合によっては他の情報共有を使用した方が効率的なケースもあるため、本文で紹介した他の手段を検討してみることもおすすめです。

クラウドストレージサービスの活用を検討している場合は、「コワークストレージ」にご相談ください。

これらの情報を、効率的な情報共有のために役立ててもらえると幸いです。

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