機密文書とは｜3つの種類と安全に利用するための5つのルール

• 2023.2.21 (火)
  Posted by コワークストレージ窓口

機密文書というと、なんとなく大事な書類だとは分かっていても、実際の意味などを理解している人は少ないでしょう。

機密文書とは、企業にとって最も重要な文書を指します。
たとえば、会社の財務情報や財務情報、製品の設計図など重要な書類から、個人情報までを含みます。

機密文書の例

これらが紛失したり、情報が漏洩したりすると企業にとって大きな損失を与えることになります。

そのため、機密文書について理解し、適切な保管・管理を行わなければなりません。

そこでこの記事では

• 機密文書とはなにか
• 機密文書の取り扱い方
• 機密文書を確実に管理する方法
• 機密文書を保管する場所
• 機密文書を安全に破棄する方法

を解説します。この記事を読めば、機密文書について正しく理解することができるでしょう。情報漏えいなどのリスクを防ぎ、機密文書の適切な取り扱いができるようになります。

ぜひ最後までお読みください。

「機密文書」と聞くと、トップシークレットの重要書類で、一般の社員には無関係の印象があります。

もちろん会社の財務関係など一部の役員しか閲覧できない「極秘文書」もありますが、「社外秘文書」など、社員が普通に取り扱っている文書も機密文書に含まれます。

そのため、そもそも機密文書とはなにか、どのように扱うべき文書なのかを把握しておく必要があります。

この章では、

• 機密文書とはなにか
• 機密文書にする目的とメリット
• 機密文書となる対象の文書
• 機密文書のリスク

を解説しています。機密文書についての理解を深めましょう。

機密文書とは、その企業や団体にとって最も重要な書類です。

一般的な書類と違い、外部に漏えいすることで企業や団体に取って不利益になる可能性が高いため、秘密保持を行わなければなりません。

一般的な文書と比較して、情報流出による影響が大きく秘密保持が必要となります。法的な保存期間が定められている文書もあるので、保管場所や取り扱いには十分な注意が必要です。

機密文書は「情報資産」とも呼ばれ、会社を維持するために必要不可欠な書類やデータ、取引先や顧客の情報、取引履歴など、企業活動に必要不可欠な情報を含みます。

【機密文書の例】

• 企業が開発中の研究内容や製品の情報
• 社内の財務書類や人事情報
• 取引先リストや顧客情報
• 製品やサービスの企画書
• 取引先への見積もり書など取引データ

いずれも非常に重要であり、組織の安定にも大きく関わります。

機密文書の保管場所や破棄する手順など、社内で徹底した「取り扱いルール」を制定し、共有する必要があります。

機密文書には大きく分けて3つに分かれます。

機密文書は経営や製品に関わる文書だけではありません。

個人情報が記載されたアンケート用紙なども機密文書になるので、取り扱いには十分な配慮が必要です。

これらの機密文書は、さらに文書の重要レベルに合わせて

• 極秘文書
• 部外秘文書
• 社外秘文書

に分けることができます。

重要レベルに合わせた区分については、3-2.重要レベルによる機密文書の3つの区分を参照してください。

機密文書の役割は、文書が「重要である」ことが共通認識となることです。

共通認識となることで、以下のようなメリットが得られます。

最大のメリットは、重要文書の取り扱いが慎重になることです。

一般的な文書は自由にコピーしたり、机の上に置きっぱなしにしたりするなど、気軽に扱いがちになります。

しかし、「機密文書」とすることで重要性が増し、慎重に扱われるようになります。特に社内で「取り扱いマニュアル」などを作成している場合は、紛失や破棄される危険性が少なくなり、情報漏えいリスクが低くなります。

そのためにも、機密文書についての取り扱いが徹底していない企業や組織は、機密文書の取り扱いマニュアルを作成し、社内で共有することが大切です。

機密文書が漏洩した場合、下のようなさまざまな被害を引き起こす可能性があります。

たとえば、漏えいした文書が取引先関係や顧客情報であった場合、関係者に不利益が生じ、関係性を失う場合があります。

また、書類の中に、社会や人の安全に関する情報や、多大な影響を与える書類が含まれていた場合、すぐさま拡散防止のための措置を取らなくてはなりません。

内容に応じて関連省庁に報告をし、マスコミなどに対して情報を開示する必要があります。

近年コンプライアンス（社会的規範、企業倫理）違反に対して世間の目は厳しく、情報を漏洩したという事実は会社としての信用度を落とし、事業継続に甚大な損害が発生しかねません。

情報漏えいは、取引先や顧客との取引が停止になるだけではなく、SNSやネットニュースによる拡散で企業イメージに傷が付き、株価への影響や倒産のリスクも生じます。

そのため、機密文書の管理や保管には十分な配慮が必要となります。

これまでの説明で、機密文書の重要性がお分かりになったと思います。

では、このような重要な書類をどのように取り扱えば良いのでしょうか。

機密文書の取り扱いは、社内で統一したルールを作り、徹底しなければなりません。
ルールがあることで、社内での機密文書の取り扱いが統一化し、紛失や情報もれを防ぎ、適切に管理できるようになるからです。

この章では、機密文書の取り扱いルールが必要な理由と、具体的にどのようなルールが必要なのかを解説していきます。

社内で機密文書の取り扱いルールが必要な理由として次の3つがあります。

【社内での取り扱いルールが必要な理由】

• 作業が効率化する
• 機密文書の紛失リスクの防止になる
• 機密文書の情報漏えいの防止になる

社内で共通した取り扱いルールがあると、機密文書の所在がはっきりするため、書類活用の利便性も高く、紛失や情報漏えいリスクの防止になります。

たとえば、会社の財務情報のような重要文書については、役員や担当者が責任をもって厳重に保管しているケースが多いでしょう。

しかし、一般社員が利用するような文書などは、責任の所在が曖昧になりがちです。

管理が行き届かないため所在が不明になり、いざ利用する際も、探し出すのに手間や時間がかります。書類が紛失しても気が付かないため、情報漏えいリスクも高まるのです。

安定した企業活動を行うためにも、社内で統一した機密文書の取り扱いルールは必要です。

一般的に、機密文書を取り扱うルールには次のようなものがあります。

会社によって取り扱い文書が異なるため多少違いはありますが、このようなルールを社内で共有するべきです。

実は多くの会社では、書類の取り扱いについて「文書管理規則（規程）」などが定められています。

しかし、内容を認知しているどころか、そのような規則が有ることも知らないケースが多いのではないでしょうか。また、規則が概要であり、実用的ではない場合もあるでしょう。

あらためてルールを共有することで、機密文書に対する認識が変わり、適切な管理ができるようになります。

では、ルールの内容を解説していきましょう。

2-2-1.ルール①：必要に応じて上司に報告する

取引先から受け取った機密文書や、仕事で利用したい機密文書によっては上司に報告するべき文書があります。

たとえば、企業として重要な共有文書や個人情報が記載された文書などです。

報告内容としては、

• どのような文書を受け取ったのか（作成したのか）
• 会社の「機密文書一覧表」などに記入するべきか
• 管理する責任者をどうするのか
• 保管する場所はどうするのか

などです。

このような報告は、機密文書の所在の有無と管理者を明確にするだけではなく、情報を共有することによって紛失などのトラブルを最小限に抑える効果もあります。

ただし、常に仕事で利用すると分かっている見積書や企画書などは、その都度報告する必要はないでしょう。

2-2-2.ルール②：机の上に置いたまま離席しない

機密文書を利用しているときは、いかなる場合であっても机の上に置いたままにしてはいけません。

ちょっとした風で他の書類に紛れたり個人情報が人の目に触れたりする可能性が高くなるからです。

一時的でも、鍵のかかる机の引き出しに保管ことを徹底します。

2-2-3.ルール③：利用後は速やかに保管場所に戻す

共用の保管場所から持ってきた場合は、利用後すぐに元の場所に戻します。

個人的に保管している場合は、鍵のかかる机の引き出しなどに入れて、鍵がかかっているかどうかの確認も行います。

2-2-4.ルール④：無断でコピーを取らない

機密文書は無断でコピーを取ってはいけません。
もちろん、仕事として認められている場合や、顧客や取引相手に渡す場合は別です。

しかし、コピーを取るということは、その分機密文書が増えることになります。

その分、情報漏えいリスクも高まることから、必ず上司に断りを入れるようにします。

また、コピーを取る際は、コピー機に原本を忘れないように気をつけます。

2-2-5.ルール⑤：「機密文書一覧表」に記入する

新しく機密文書を受け取ったり、作成したりした場合は会社で用意されている「機密文書一覧表」などに記入します。

会社や文書によっては、利用しただけでも記入が義務付けられていることもあるでしょう。

「機密文書一覧表」は、どのような文書が、どこに管理されてあるか、責任者は誰かなどがひと目で分かる一覧表のことで、機密文書の管理が容易になります。

会社にそのようなリストがない場合は、作成することをおすすめします。

に一例を載せておりますので参考にしてください。

機密文書を完全に守るためには、このような取り扱いルールのほかにも、機密文書の管理や保管、破棄に関する取り決めをまとめた「取り扱いマニュアル」を作成するべきです。

マニュアルの作成については4-1.事前準備：機密文書の管理マニュアルを共有（制定）するを御覧ください。

次に、機密文書の分類について説明していきましょう。

機密文書の分類は、実際に機密文書を扱う上でとても大切な知識ですので、しっかりと読んでください。

機密文書は大きく3つに分類することができます。

• 企業内の秘密に関する文書
• 取引先企業から受け取った文書
• 個人情報が記載された文書

さらにこれらの文書は、重要レベルに合わせて次のように区分されます。

• 極秘文書
• 秘密書
• 社外秘文書

それぞれどのような文書が当てはまるのか具体的に解説していきます。

機密文書を3つの分類にわけて説明しましょう。

3-1-1.企業内の秘密に関する機密文書

企業内の秘密に関する文書はすべて機密文書となります。

後述しますが、取引先企業から受け取った文書や個人情報が記載された文書も、社内で保管する際は機密文書となります。

ほかにも、ちょっとしたミーティングの記録などでも、外部に知られたくない（公開できない）情報であれば、機密文書です。

3-1-2.取引先企業から受け取った秘密文書

機密文書には、社内だけではなく社外の取引先や顧客から受け取った文書も含みます。

これらの機密文書は管理や保管方法を誤ると、自社だけではなく相手先に多大な損害をかけることにもなります。

万が一情報の漏洩が起きると、会社としての信用を失い、損害賠償等に発展する恐れもあります。

取引先企業からの秘密文書は、特に徹底した管理が必要となります。

3-4-3.使用している文字の問題

個人情報が記載された文書は機密文書となります。

これらの文書は具体的な破棄期間は決められていないものの、基本的に保管は認められていないので、不要になり次第破棄します（出典：デジタル庁 ・マイナンバー民間事業者における取扱いについて）。

コンプライアンスの観点から、個人情報が書かれた文書の取扱いは慎重に行う必要があります。
中でも個人情報（マイナンバー）が記載されている文書は、特に取り扱いに注意が必要です。

次に、機密文書の重要レベルによる区分について解説します。
機密文書は内容の重要度によって、次のように区分されます。

機密文書の重要レベルによる3つの区分

機密文書の重要レベルごとに詳しく解説していきましょう。

3-2-1.最も慎重に管理するべき「極秘文書」

機密文書の中でも、最も重要で慎重に管理するべき文書です。
企業の経営に関するもので、漏洩すると会社の利益に損害を与える情報を含みます。
そのため、閲覧できるのは経営や情報に関わる役員や一部の社員だけで、最高ランクの保管・管理が必要です。

3-2-2.社内でも共有禁止の「秘文書」

部外秘文書は極秘文書についで重要であり、漏洩に配慮するべき文書です。
部署ごとの重要な書類を含み、会社内でも共有禁止とされるレベルとなります。
漏洩すると企業に重大な損失、又は不利益を受ける情報で、保管管理は慎重に行わなければなりません。

3-2-3.閲覧範囲は社内限定の「社外秘文書」

社外秘文書は、閲覧範囲を社内のみと限定し外部に漏らしてはいけない文書やデータを指します。
社外に持ち出さないための保管体制や管理方法が必要です。

次に、機密文書を管理する方法を解説しましょう。

どんなに取り扱いに注意を払っても、管理体制に問題があれば、紛失や情報漏えいリスクは免れません。

そこで、機密文書を確実に管理する方法を知っておく必要があります。

ただし、重要な書類すべてを「機密文書」として一緒に管理するのは、手間や物理的なスペースの問題があり現実的ではありません。

そこで、機密文書を整理し、確実に管理するために次のことを行います。

▼確実に機密文書の管理をするためのステップ　※このステップは、書類や会社によって異なります。

機密文書を管理する方法を、ステップに沿って解説していきましょう。

機密文書の管理マニュアルを社内で共有し、浸透させます。
既に管理マニュアルがある場合は、今一度全社員で内容を確認しながら、機密文書の取り扱いや管理を統一化しましょう。

社内に管理マニュアルがない場合は、新たに制定します。

2-1.社内での取り扱いルールが必要なわけでも解説しましたが、会社に「文書管理規則（規程）」が定められているものの実用的ではなく、社内に浸透していないケースが多いようです。

そこで、「文書管理規程」とは別に、実際の業務に沿った管理マニュアルを作るとよいでしょう。

マニュアルがあることで、社員全体が適切に重要書類を取り扱える様になり、情報漏えいリスクを防ぐことになります。

機密文書管理マニュアルに記載するべき項目は次のようになります。

文書管理アニュアルは定期的に見直し、同時に保管されている文書の点検を行います。

それぞれの項目についてどのような取り決めが必要なのか、見ていきましょう。

4-1-1.機密文書の取り扱いルール

機密文書の業務での取り扱い方について、社内で統一したルールを共有します。
ルールがない場合は、新たに作成して共有するようにしましょう。
たとえば、取り扱いルールには次のようなルールがあります。

このように取り扱いが均一化すると、管理が行き届くようになり、利便性も高まります。

取り扱いのルールについて、詳しくは2.機密文書は「取り扱いルール」が必要を参照してください。

4-1-2.文書の分類

次に、文書の分類を会社として制定します。

機密文書の区分は明確な定義がないものの、重要度に合わせて「極秘文書」「部外秘文書」「社外秘文書」に分かれます。重要度による分類については3-2.重要レベルによる機密文書の3つの区分を参考にしてください。

ただし、会社によって取り扱う書類は違うので、会社で機密文書の分類を制定しておくと良いでしょう。

特に「社外秘文書」などは判断があやふやになりがちなので、「ちょっとしたミーティングの議事録や発売前の商品の情報が少しでも書かれている文書なども含まれる」などの定義が必要でしょう。

4-1-3.文書の区分ごとの管理者、閲覧可能者

機密文書の区分ごとに、責任者を定め、閲覧の権限を限定します。

たとえば、下のような表をつくり、分かりやすく提示するとよいでしょう。

◯​

特に、目が行き届きにくい支店や部署ごとで保管されている文書については、誰がどのように管理を行うのかを定めて漏れがないように注意する必要があります。

また、業務で社員が極秘文書などを利用する場合は、どのような手続きを誰に行うのかなども取り決めておきましょう。

4-1-4.文書の保管場所

文書の保管場所については、文書ごとに分ける必要があります。

たとえば、同じ秘文書でも頻繁に閲覧する必要があるものや、保存期間が長く分量も大きいものについては別に保管するべきでしょう。

細かく規定しすぎると利便性が悪くなる可能性もありますが、大まかに決めておくと書類を探す手間が少なくなります。

保管場所については5.機密文書を安全に保管する方法とポイントを参考にしてください。

4-1-5.文書の保存期間

機密文書の保存期間についても制定しておきます。

多くの機密文書には法的な保存期間が定められているので、それに従います。

詳しくは4-2-1.法的な保存期間が定められている書類を参考にしてください。

保存期間が定められていない文書について「見積書は2年保管」「企画書は3年保管」など社内でのルールを設けます。

破棄する際の目安となり、意味のない書類が溜まるのを防止できます。

4-1-6.文書の破棄方法

機密文書の保存期間が過ぎた場合の破棄方法を制定します。

機密文書は、外部に漏れることで大きな被害が生じます。

そのため、書類の破棄については特に慎重に行わなければなりません。

だれが、どのように破棄するのか、その記録はどうするのかなどを取り決めて置くと良いでしょう。

適切な破棄方法については6.機密文書を適切に廃棄する方法を参照してください。

機密文書を保管する前に、まずは保存期間の確認を行います。

機密文書は、「法的に保存期間が定められている書類」と、「定められていない書類」に分けられます。

機密文書の保存期間の確認を行うのは、管理をしやすくするためです。

たとえば、長期保存が必要な書類と、短期で破棄するべき書類が一緒に保管されていると、管理が複雑になってしまいます。

多少区分が異なっても、長期保存が必要な書類は同じ場所にまとめて保管するなどの工夫をすることで、文書の管理がしやすくなります。

4-2-1.法的な保存期間が定められている書類

では、法的な保存期間が定められている書類にはどのようなものがあるのでしょうか。

法的な保存期間は書類によって異なります。
機密文書を保存期間別に表にまとめたものが次の表です。

4-1-2.法的な保存期間はないが永年保存をするべき書類

次に、法的に保存期間が定められていないものの、永年保存をするべき書類は次の通りです。

これらの書類は、保存期間は特に定められていませんが、企業として重要で、永年保存が望ましい文書です。

誤って破棄することが無いよう、他の機密文書とは別に保管することをおすすめします。

4-2-3.保存期間が定められていない文書

保存期間が定められておらず、永年保存をする必要が無い文書については、必要がなくなり次第破棄するようにします。

たとえば、見積書や顧客名簿などはある程度の期間がすぎると、書類としての価値がなくなります。

すべてをいちいち保管すると膨大な量となり、管理が行き届かなくなります。

情報漏えいのリスクも高まるため、利用しなくなった文書は速やかに処分することをおすすめします。

新たな機密文書を作成したり、受け取ったりした場合、社内の「機密文書の一覧表」などに記入します。

会社として「機密文書の一覧表」などがない場合は、新たに作成してまとめます。

リスト化することで、どのような書類がどこにあるのかが分かるようになり、目が行き届きやすくなります。

リストの形状は特に定まっていませんが、下記のような表を作成し、書類ごとに記入していきます。

【機密文書リスト例】

項目が多いと記入が大変になるので重要な項目に絞り、わかりやすさを重視しましょう。

このような表は総務などが管理し、利用したり保管したりするたびに記入することを徹底するなど、ルールを決めておくと良いでしょう。

また、重要書類の数が少ない場合は、丈夫な封筒などにまとめて入れて、表紙などに内容を記入するとよいでしょう。保管の際は、必ず鍵のかかる机の引き出しやキャビネットなどを利用します。

また、市販の文書保管箱を利用すると、側面に内容を表示できるので便利です。

出典：コクヨ文書保存箱　コクヨホームページより

機密文書に、一目で「機密文書」と判断できるような「印（ラベリング）」をつけます。

スタンプを利用した印（ラベリング）の例

文書ごとに印をつけることで、ひと目で重要性が分かり、誰でも取り扱いの判断がしやすなります。

誤って破棄したり持ちだしたりするのを防ぐ効果が大きいので、積極的に利用しましょう。

印（ラベリング）には、大きく分けて2つの方法があります。

• スタンプやシールを利用
• 文書ソフトの透かし機能を利用

それぞれの利用方法などについて解説しましょう。

4−4−1.機密文書の表紙にスタンプやシールを利用する方法

機密文書の表紙に、印を付けられるスタンプやシールを利用すると、気軽に使用できて便利です。
たとえば、次のような文字のスタンプやシールが市販されています。

このようなスタンプやシールも、機密文書一覧表と一緒に保管するか、各部署の責任者が管理するようにします。

スタンプやシールは一度記してしまうと、消すことが出来ません。
書類によっては表紙を汚す事ができない性質のものもあるため、責任者が「必要」と認めたときに利用できるなどのルールを設定しておきましょう。

4-4-2.文書ソフトの透かしを利用する方法

機密文書を作成している時点で、文書ソフトに備わっている「透かし機能」を利用する方法があります。
たとえば、Microsoft Wordでは、「極秘」「機密」「部外秘」などの文字を、文書の中に「透かし」として挿入することが出来ます。

このような「透かし」を入れた文書は、コピーをすると黒く写るので、気軽なコピーの抑止にもなります。
反面、コピーして仕事に利用する場合、元の文書の判読の邪魔となるので、文書がどのように利用されるかなどを考えて使用しましょう。

これまでの解説で、機密文書の取り扱いや管理について、よくお分かりいただけたと思います。
しかし、機密文書はただ厳重に保管すればよいというわけではありません。
保管方法によっては、他の書類と紛れてしまうリスクや、紙ならではの劣化が生じる可能性もあります。

機密文書を適切に管理するためにも保管場所は重要です。
保管場所として想定されるのは次の2つです。

• 社内保管（キャビネットや保管室）
• 機密文書専門の倉庫会社

それぞれ注意するポイントや、どのような会社にお勧めなのかを解説していきましょう。

社内に機密文書を保管している会社は多いのではないでしょうか。社内保管は、書類が大量にある場合、大きくスペースを取られてしまいますが、利用したいときにすぐに取り出すことができるので利便性は高くなります。

社内で保管する場合、次の2つが考えられます。

• スペースがあるなら専用の保管室
• 少量なら鍵のかかるキャビネットや机の引き出し

それぞれのポイントを見ていきましょう。

5-1-1.スペースがあるなら専用の「文書保管室」がおすすめ

社内に空き部屋など、十分なスペースがある場合、文書専用の保管室を作ることをおすすめします。

鍵付きの保管室を作ることで、人の出入りを制限でき、紛失などのリスクが低くなります。
また、他の文書と明確に区別できるので、機密文書の整理や保管が容易になります。

保管室に向いている書類は、長期保存が必要な書類や利用頻度が少ない書類、大量の文書などがおすすめです。
ただし、特定の人以外の閲覧を避けるべき極秘文書の保管には向いていません。
保管室で極秘文書を保管する場合は、さらに専用の金庫などを用意するなどの対策を取ることが必要です。

文書保管室で機密文書を管理するポイントは次のようになります。

専用の保管室は人の出入りが少ないため、必ず鍵をかけて、安全性には特に注意を払う必要があります。可能であれば、監視カメラなどを設置すると、より安全でしょう。

また、紙媒体は劣化しやすいので、直射日光に当たらない場所など、急激な温度や湿度の変化が起こりにくい場所であることも大切です。

5-1-2.少量の文書ならキャビネットや引き出し管理がおすすめ

保管するべき機密文書が少量の場合などは、専用の保管室ではなく、キャビネットや机の引き出しでの管理が向いています。

会社にとって大切な極秘文書は、なるべく人の目を避けるため、役員室の鍵付きのキャビネットなどで個別に保存をするべきです。
特に重要な書類については、保管用の金庫を利用してもよいでしょう。

また、仕事上よく利用する部外秘文書や社外秘文書などは、必ず鍵のついたキャビネットや机の引き出しに保管します。
退社時には保管されていることや鍵がかかっていることを確認します。

キャビネットや机の引き出しで保管するポイントは次のようになります。

顧客リストや企画書などの社外秘文書では、一般の社員が取り扱うケースが多くなります。

人の出入りが多くなるため、保管場所や管理者を明確にして、退社時には施錠確認を必ず行います。

また、業務が立て込むと気が緩みがちになり、紛失などのリスクも高くなります。
そのため、機密文書のルールを徹底し、「絶対に机の上に放置しない」など、取り扱いを習慣化する必要があります。

次に機密文書専門の倉庫会社に依頼する場合を解説します。
保存期限のある機密文書は増え続けることが多く、社内のスペースを大きく占領することもあるでしょう。

そのような場合は会社内の保管場所ではなく、機密文書の保管専門の倉庫会社に依頼するとよいでしょう。

倉庫会社に依頼した場合の特徴は次のようになります。

倉庫会社にもよりますが、セキュリティ性の高い倉庫に、ダンボール1箱数百円から預けることが可能です。

都内など場所代が高い場合は、倉庫会社に依頼することで保管コストを削減し、社内を有効活用できるというメリットもあります。
反面、すぐに閲覧できないというデメリットもあり、預ける機密文書は限定されてしまいます。

閲覧する機会が少ない長期保存の書類などが大量にある場合は、倉庫会社に依頼することをおすすめします。

機密文書は、安全に確実に保管するべき書類ですが、不必要に何年も保管しておくべきではありません。

無意味に保存しておくことで、管理が疎かになり、情報漏えいリスクが高くなるからです。

重要であるからこそ、必要がなくなったら適切に処分することが大切です。

処分するポイントとしては

• 機密文書の保管期限を確認する
• 少量ならシュレッダーにかける
• 量が多い場合には業者に依頼する

それぞれ解説していきます。

まずは保管するべき年数を必ず確認しなければなりません。（参考4-2.ステップ1：保存期間が定められている機密文書の確認）

特に税務関係の書類は税務署が立ち入った場合などに必ず必要で、入出金の根拠となる書類がない場合、「使途不明金」となる可能性が高くなります。

それ以外にも、一つ一つ相手企業に再発行を依頼しなければならず、多大な迷惑をかけることになります。

破棄する前に、本当に破棄してもよいか、必ず保管期限を確認しておくことが重要です。

機密文書が少量であればシュレッダーにかけます。
破棄したい時に、さっと処分できるので便利です。
また、自分達で確認しながら破棄できるので、文書が外部に漏えいする心配がありません。

しかし、大量に処分が必要な場合は、手間や時間がかかる上シュレッダーに大きな負担がかかります。
紙質が硬いもの、分厚いものなどはシュレッダーが壊れる原因ともなるので、向いていません。

処分するべき機密文書が大量にある場合は、業者に依頼すると手間がかかりません。
処分業者は色々ありますが、大きく分けて次の方法があります。

業者に依頼する場合の多くが、ダンボールに詰めて引き渡す方法です。

ダンボールに詰めて業者に引き渡すだけなので、手間も時間もかかりません。

ただし書類を適切に処分しているのか確認することが難しいため、安全性について不安な業者もあります。

最近では、情報漏えいに関して世間の目が厳しくなっているのを受け、処分会社も情報セキュリティに厳しい配慮をしている業者がほとんどです。

しかし、安心感のある大手業者や、特別な対策を取っている会社ほどコスト的には高くなる傾向があります。

特に安全性が欲しい場合は、大型シュレッダーを出張してもらう方法を選択しましょう。

目の前で破棄できるので安心感があり、書類が多いほど割安になりますが、やはり手間や時間がかかることになります。

自社の破棄するべき機密文書の性質や量を考慮しながら、処分方法を選択するようにしましょう。

これまでに解説してきたことをふまえ、確実に機密文書を管理するためのチェックリストを作りました。
機密文書を手にしたら、このようなチェックを行うことで、安全に機密文書を管理・保管することができます。

文書利用の利便性が上がり、情報漏えいリスクが低くなるので、必ずチェックしたい事柄です。

また、普段の「取り扱いルール」や「適切に破棄する方法」も併せてチェックできるようになっていますので、ぜひ活用してください。

※このチェックの利用は、機密文書の取り扱いルールや機密文書一覧表を含めた「取り扱いマニュアルが制定されているもの」として作成しています。

このチェックリストは一般的な会社組織を想定して作成しています。
企業や組織によっては、更に細かいチェックが必要な場合や、省略しても良い項目もあるでしょう。
このチェックリストをベースに、会社にあったチェックリストを作成することをおすすめします。

これまでの解説で、紙媒体である機密文書について説明をしてきましたが、それらの文書をデータ化してクラウド保管すると便利に活用できます。

最近ではテレワークなどの働き方改革によって、会社へ出勤しないスタイルが増えています。

それに合わせて機密文書であってもデータ化し、クラウドを用いて社外でも閲覧可能にする必要性ができました。

実際、多くの機密文書は法律で電子化することが認められています。

基本的に機密文書は情報漏えいのリスクから社外への持ち出しは禁止です。

しかし、情報セキュリティを強固にすれば、機密文書のデータ化は物理的な紛失や盗難が無ない分、安心して利用できます。

特に、クラウドサービスを利用すると、テレワークや外出時でも手間なく機密文書の閲覧が可能になります。

また、火災などの災害でも機密文書を守ることができることや、保管庫や倉庫から文書を探し出す手間が省けることで、利用する会社が増加しています。

ただし、実際に電子化するにあたっては、データの漏えいや内容の改ざん、消失などの安全性に配慮し、不正アクセスを防ぐ厳重な対策が必要になります。

機密文書の定義や取り扱いルール、安全に管理、破棄する方法について解説してきました。
機密文書についてよくお分かりになったのではないでしょうか。
最後に、簡単にまとめてみましょう。

◆機密文書とは、企業にとって最も重要な書類
機密文書とは、その企業や団体にとって最も重要な書類です。
一般的な書類と違い、外部に漏えいすることで企業や団体に取って不利益になる可能性が高いため、秘密保持を行わなければなりません。

機密文書は、この表のように会社の財務情報や研究データから、社員が使用する企画書なども含みます。一般的な書類と違い、外部に漏えいすることで企業や団体に取って不利益になる可能性が高いため、秘密保持を行わなければなりません。

◆企業が守るべき5つの取り扱いルール
情報漏えいを防ぐためにも次のルールを社内で共有する必要があります。

◆重要レベルによる3つの区分
機密文書は重要度によって3つの区分に分かれます。

重要度に応じた取り扱いや管理が必要になります。

◆確実に機密文書の管理をするステップ

◆機密文書を保管する方法
機密文書を安全に保管する方法として次の2つが想定されます。

• 社内にスペースがあるなら社内保管がおすすめ
• スペースがない場合や大量の文書は機密文書専門の倉庫会社が便利

社内で保管する際は、必ず鍵付きの部屋やキャビネットに入れて、責任者を明確にすることに気をつけます。

機密文書について理解を深めれば、適切な取り扱いや管理ができるようになり、情報漏えいなどのリスクを防ぐことが可能です。
機密文書を取り扱う際は、ぜひこの記事を参考にしてください。

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