監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

「情報共有ツールを導入して本当に業務効率が改善できるのかな？」

「自社にはどんな情報共有ツールを導入すればいいのかな？」

情報共有ツールを導入すると「便利になりそう」と思う反面、「本当に業務を効率化できるの？」とお悩みの方も多いでしょう。

まずは、情報共有ツールを導入すると、どう業務効率が改善できるのか知るために、必要性や会社にもたらすメリットやデメリットについての基礎知識を知っておきましょう。

情報共有ツールの種類は、無料・有料を含めると100以上の種類があります。

業務効率を改善していくためには、改善したい目的に合うツールを選ばなければなりません。迅速にコミュニケーションを取って情報共有をしたいのに、チャット機能がついていないものを選んでしまうと、肝心のコミュニケーションが図れずにコストだけが無駄になってしまいます。

まずは、抱えている課題や悩みがあるのか確認して、自社にとってどの情報共有ツールの種類が必要なのか確認しておきましょう。

記事の最後には、情報共有ツールを選ぶ際に失敗しないためのポイントもまとめておきます。

読み終わるころには、どの情報共有ツールを導入すると自社にとって業務の効率化が図れるのかがわかり、失敗しないように導入できる段階になっているはずです。

最後までじっくりと読み進めてみてくださいね。

1. 情報共有ツールとは？導入時に知っておくべき基礎知識

冒頭でも少し触れましたが、情報共有ツールを導入すると、どう業務効率が改善されるのか知るために、基本的な知識を押さえておきましょう。

情報共有ツールとは簡単に言うと、ビジネスシーンでの連絡やドキュメントの共有などをスムーズに行うためのツールです。

日常生活では「LINE」や「Facebook」で情報共有やメッセージのやり取りを行いますよね。このようなツールにタスク管理機能などのビジネス要素を加えたものです。

情報共有ツールを検討するためにも、以下の知識について理解を深めていきましょう。

情報共有ツールを早く選びたい方は、以下のリンクをクリックして気になる項目から読み進めてみてくださいね。

【ビジネスチャット】おすすめの情報共有ツール3選

【社内wiki】おすすめの情報共有ツール3選

【オンラインストレージ】おすすめの情報共有ツール3選

【タスク・プロジェクト共有ツール】おすすめの情報共有ツール3選

1-1.情報共有ツールが社内にもたらすメリット【成果事例付き】

情報共有ツールが社内にもたらすメリットは大きいです。

情報共有ツールを導入することで、業務の効率化や生産性向上に繋がるメリットがあります。

主に以下の4つのメリットがあります。

順番に見ていきましょう。

①情報の管理がしやすくなる

情報共有ツールを使うと、情報の管理がしやすくなります。

情報共有ツールの多くは、オンライン上のサーバーでデータを管理・共有します。そのため、情報をフォルダなどに管理して1か所にまとめておくことが可能です。

例えば、業務に必要なマニュアルや資料、メモなどの保管場所がバラバラだと、必要になるたびに文書を探し出したりファイリングしたりする業務をしなければならないため、負担が大きいです。

情報共有ツールを導入すると、そのツールにアクセスするだけで業務に必要なマニュアルや資料、メモにたどりつけます。探す手間が少ないので、作業の手を止める必要がありません。

また、情報共有ツールによって、アクセス制限を設定してセキュリティを高めることができるため、情報漏えいの心配もなく、一元管理が可能です。

【成果事例】

また、メールや電話に比べて堅苦しい枕詞や挨拶を行うことなく、気軽にコミュニケーションが取れるため、社内での報告・連絡・相談のやりとりが気軽に行える点も魅力です。

【成果事例】

資料の冊子やメモに仕事のノウハウを記載すると、きちんと管理することが難しいです。社内全体に情報をいきわたらない可能性がありますが、情報共有ツール使うことで、社員全体の目に触れさせられます。

仕事を通じて得たノウハウやアイディアを落とし込み、共有できる点も業務効率化に繋がる大きなメリットといえます。

【成果事例】

1-2. 情報共有ツールのデメリットと確認すべきこと

情報共有ツールを導入するとメリットもありますが、デメリットもあります。

デメリットもちゃんと知っておくことで、総合的に判断することができ、会社にとって最適なツールを導入することができます。

デメリットを払しょくできるか「確認すべきこと」も合わせて解説します。

順番に見てみましょう。

①情報共有ツールを導入したのに使ってもらえない

情報共有ツールを導入したのに、使ってもらえないデメリットがあります。

社員全員に浸透せず、決まった一部のメンバーのみだけ使っていたり、導入前と同じ方法で情報共有を行ったりと、何も変わらない状況のままのケースがあります。

特に、ITに苦手な社員が多い会社や部署だと「操作が難しい」といって使ってくれないことがあります。

情報共有ツールを使ってもらえないと、業務効率化することができず、コストだけがかかってしまい無駄になってしまいます。

ちゃんと使ってもらうためには、皆が使いやすい情報共有ツールかどうか確かめる必要があります。

2. 情報共有ツールの種類と解決できる課題を解説

せっかく情報共有ツールの導入を決めたとしても、自社が抱えている課題を解決できるものでないと、業務の効率化が行われません。

当たり前のことかもしれませんが、進捗の確認があまり必要ないのに、タスク共有ツールを導入してもあまり使ってもらえず、業務効率化を実現できません。

必要のないツールを使うことでコストが無駄になってしまいます。

業務改善するためには、解決できる課題に合う種類を選ぶのがおすすめです。

どんな目的で使いたいのか当てはまる項目があれば、該当する情報共有ツールの種類をクリックして読み進めてみてくださいね。

2-1. 種類①ビジネスチャット

ビジネスチャットを導入すると、以下の悩みを解決することが可能です。

2-2. 種類②社内wiki

社内wikiを導入することで、以下の悩みを解決することができます。

• • 業務マニュアル
  • 業務の手順
  • クレーム対応の仕方
  • 顧客の対応方法

  など

情報が共有業務の手順やクレーム対応の仕方、顧客の対応方法など仕事に必要な知識やノウハウを蓄積できます。

社内wikiに共有された情報を見ることで、担当者がいない場合でも誰でもすぐに業務を行うことができます。

属人化を解消したいときは、社内wikiを導入してみましょう。

おすすめの社内wikiをいち早く知りたい方は「4. 【社内wiki】おすすめの情報共有ツール3選」から読んでみてください。

2-3. 種類③オンラインストレージ

オンラインストレージを導入することで、以下の悩みを解決することができます。

2-4. 種類④タスク・プロジェクト共有ツール

社内wikiを導入することで、以下の悩みを解決することができます。

• • メンバーの進捗が把握できる
  • 業務負荷がわかる
  • 稼働状況がわかる

プロジェクトチームや部署で仕事を行うときに、メンバー1人ひとりの進捗状況を管理しなければなりません。

タスクを共有できるツールがあれば、個別に連絡を取って時間や手間を割く必要はなく、一目見るだけで進捗がわかるため、業務負荷や能力、稼働時間に応じて柔軟に業務を割り振ることもできるようになります。

チーム全体のスケジュール管理や割り当てをして、業務を効率よく進めたいのであれば「タスク・プロジェクト共有ツール」がおすすめです。

おすすめのタスク・プロジェクト共有ツールをいち早く知りたい方は「6. 【タスク・プロジェクト共有ツール】おすすめの情報共有ツール3選」から読んでみてください。

3. 【ビジネスチャット】おすすめの情報共有ツール3選

おすすめのビジネスチャットは以下の3種類です。

3-1. とにかく使いやすいビジネスチャットがいいのなら『Chatwork』がおすすめ

• こんな人におすすめ

  • とにかく使いやすいビジネスチャットを利用したい
  • 在宅ワークや場所を捕らわれずにコミュニケーションを取りたい
  • 業務のタスク管理も同時に行いたい

  使用する際の注意点

  • フリープランの場合、広告が表示される
  • フリープランの場合、ユーザーの追加や削除はできない

Chatworkの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

3-2. 外部ツールとの連携で作業を効率化させたいのなら『Slack』がおすすめ

• こんな人におすすめ

  • 他の外部ツールと連携して業務を効率化させたい
  • 社内だけでなく社外の人ともコミュニケーションを図りたい

  使用する際の注意点

  • チャンネルの並び替えはできない
  • Slack内で利用される機能の名前が特殊なので慣れるまでに時間がかかる

Slackの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

3-3. チャットだけでなくビデオ会議を利用したいのなら『Microsoft Teams』がおすすめ

• こんな人におすすめ

  • チャットだけでなくビデオ会議を利用したい
  • 意図する内容や気持ちを上手く伝えてコミュニケーションを取りたい

  使用する際の注意点

  • ステッカーを選択する時間に多く時間がとられることがある

Microsoft Teamsの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

4. 【社内wiki】おすすめの情報共有ツール3選

おすすめの社内wikiは以下の3種類です。

4-1. 誰でも簡単に情報共有したいのなら『Qast』がおすすめ

シンプルさを追求した作りでわかりやすい

シンプルさを追求した作りになっているため、ITに詳しくない人でも直感的に操作ができます。

ボタン選択で文字装飾ができたり、テンプレート機能に従って情報を共有したりと、直感的に操作しやすい作りとなっています。

共有した情報は、フォルダごとの一括整理や、タグ付け機能で見るべき人や見たい情報ごとに整理できます。

とにかく手軽に社内の情報を共有したい方におすすめのサービスです。

〇匿名機能やスコア機能付きで使ってもらいやすい

情報共有ツールは、使ってもらわないと良さを発揮できません。

Qastには、匿名で気軽に質問できる機能や、投稿するたびにスコアがつけられる機能があるため、活発に使ってもらいやすいサービスです。

例えば、質問しにくい情報や今さら聞きにくい業務内容などだとしても、匿名であれば、周りの目を気にせずに気軽に質問できます。

さらに、ノウハウや情報を投稿するたびに社員ごとにスコアがつくため、評価にも活用でき、モチベーションに繋がることから、Qastのサービスを利用してもらいやすいです。

チームや企業のノウハウや情報をしっかりと引き出して、パフォーマンスを上げたい方におすすめします。

• こんな人におすすめ

  • 誰でも簡単にノウハウや情報共有してもらいたい
  • 匿名で手軽に質問してもらいたい
  • チームや企業のノウハウをしっかりと引き出してパフォーマンスをあげたい

  使用する際の注意点

  • スコア機能は評価やモチベーションアップに繋がる一方で、利用者にとってストレスになる可能性もある
  • セキュリティ機能はエンタープライズ版を利用する必要がある

Qastの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

4-2. 強力な検索機能が欲しいのなら『NotePM』がおすすめ

NotePMは、Web上で簡単にマニュアルなどが作成できる高機能エディタとテンプレートで、フォーマットを標準化してくれる社内wikiです。

ファイルの中身も全文検索！

NotePMは、知りたい情報のキーワードを入力すれば、タイトルやWeb上の文章だけでなく、ファイルの中身全文を対象にして検索がかけられます。

通常であれば、ファイル名のみ検索なので、欲しい情報のキーワードがどの中身に入っているのかまではわかりません。

しかしNotePMであれば、WordやExcel、PDFなどのデータの文書から検索が可能なため、すぐに欲しい情報が見つかります。

情報を引き出すための時間が短縮させて、1人ひとりの作業効率をアップさせたい場合におすすめです。

階層化されているため直感的に見やすい！

共有された情報は、フォルダに入れてツリー構造で保存されます。階層化されているため、すべて表示されなくても、どこに何の情報が入っているのか、直感的に分かりやすいところも魅力の1つです。

また、更新された情報は、未読ページの件数が表示されるため、チェックし忘れ防止にも繋がります。

さらに事前に設定すれば、プロジェクトチームや社内組織単位など特定のメンバー間で情報共有することもできます。アクセス権限を柔軟に設定できるため、組織改革や新プロジェクト発足など様々な業務にも対応可能です。

業務に応じて、共有範囲や操作範囲を設定できることから、情報漏洩のリスクを軽減させて安全に使用できるでしょう。

• こんな人におすすめ

  • 強力な検索機能があり1人ひとりの作業効率を上げたい
  • 直感的に見やすい社内wikiを使いたい

  使用する際の注意点

  • ユーザー上限数によって料金が変わる
  • 1,001人以上利用する場合は別途見積もりを取る必要がある

NotePMの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

4-3. 人材や組織の育成を効率的に行いたいなら『toaster team』がおすすめ

簡単に高品質なマニュアルを作成できる

toaster teamでは、独自のガイドライン機能で誰でも簡単に業務手順やマニュアルの作成が簡単にできます。

マニュアルの作成は簡単です。ステップ毎に画像やテキストを入力していくだけで、誰でも見やすい高品質なマニュアルを自由に作成できます。

スタンダードプラン以上になりますが、100言語からボタン1つで自動翻訳できるため、外国人の従業員にも簡単に情報共有が可能です。

見る側も作る側も両立できるものを選びたい方におすすめです。

〇社外への情報共有も簡単にできる

社外の協力企業や業務委託者へのマニュアル共有も簡単に行えます。

単純に社外に情報を共有するだけではありません。社内のデータを更新すると、社外に共有中のデータも自動的に更新されます。マニュアルの再配布の手間や、データ差分によるトラブルも回避することが可能です。

外部に公開したマニュアルは、パスワードでロックできる機能もついています。セキュリティ面に配慮しながら管理も行えます。

• こんな人におすすめ

  • 人材や組織の育成を効率的に行いたい
  • 見る側も作る側も使いやすいマニュアルを作成したい
  • 社外へのマニュアル共有もしたい

  使用する際の注意点

  • ユーザーの追加は20アカウントにつき1万円必要

toaster teamの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

5. 【オンラインストレージ】おすすめの情報共有ツール3選

5-1. 誰でも簡単に使えるファイル共有ツールがいいのなら『コワークストレージ』がおすすめ

社内ファイルサーバーと同じような操作感で利用できる！

コワークストレージは、社内ファイルサーバーと同様の操作感で使える点が魅力です。ローカルドライブや共有フォルダと同じようにファイルやフォルダを取り扱えます。

クラウドへのファイル移動はドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。

普段のパソコンと同じような操作で使えるため、ITが苦手な従業員でも使いやすいでしょう。

目的に合わせてフォルダを設定できる

コワークストレージのフォルダは、3タイプのフォルダが標準装備しています。

• こんな人におすすめ

  • 誰でも簡単に使えるファイル共有ツールがいい
  • 社内外問わず、安全に情報を共有したい

  使用する際の注意点

  • 基本プランに容量やIDを追加する場合、別途費用が必要(ID追加オプション：10IDごとに3,300円、容量追加オプション：1TBごとに5,500円)

コワークストレージの詳細が気になる方はこちらをご覧ください

5-2. 容量を気にせずに情報を共有したいなら『Box』がおすすめ

• こんな人におすすめ

  • 容量を気にせずに情報を共有したい
  • 情報漏えいや紛失などのトラブルを防いで情報を共有したい

  使用する際の注意点

  • ユーザー数が3人からなので、フリーランスや小規模での利用に向いていない

Boxの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

5-3. ユーザー数を気にせずに情報共有したいのなら『セキュアSAMBA』がおすすめ

• こんな人におすすめ

  • ユーザー数を気にせずに情報共有したい
  • 50人～100人と情報共有するユーザーが多い中小企業
  • 社外でデータ共有をしたい

  ▼使用する際の注意点

  • プランにもよりますが、月に利用できる容量が少ない

セキュアSAMBAの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

6. 【タスク・プロジェクト共有ツール】おすすめの情報共有ツール3選

タスク・プロジェクト共有ツールのおすすめは以下の3つです。

6-1. プロジェクトの作業量や進行状況を共有したいのなら『Backlog』がおすすめ

作業スケジュールは、棒グラフで表示され、プロジェクトの進捗状況は一目で共有できます。

プロジェクト全体の進行状況を把握して、トラブルや遅れなどがなくプロジェクトが計画通りに進んでいるのか把握したいときにおすすめです。

チームメンバーの作業や進捗がわかるタスク共有ツール

Backlogのタスク機能は、チームメンバーの担当作業と進捗を見える化してくれます。

お互いの業務を把握し協力しながら作業を進めることが可能なので、業務の遅れや作業の業務負荷の偏りを解決するきっかけになります。

コミュニケーションが円滑になる

Backlogは、チームのコミュニケーションを円滑にするための工夫もあります。タスク機能にコメントやいいね機能がついているため、連絡漏れの防止や進捗状況について報連相を行うことができます。

気軽にコミュニケーションを取れる環境を作ることができるため、社員自ら情報発信をする際の心理的なハードルを下げるのにも向いています。

チームメンバーと上手く協力関係を構築したい場合におすすめです。

• こんな人におすすめ

  • プロジェクトの作業量や進行状況を共有したい
  • チームメンバーと上手く協力関係を構築したい

Backlogの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

6-2. 作業の進捗をはっきりと見える化したいのなら『Trello』がおすすめ

• カンバン形式とは、たくさんのタスクのスケジュールを見える化してくれるための手法の1つです。

例えば、大きなホワイドボードに付箋を貼るような感覚でタスク管理ができます。ToDoリスト・進行中のタスク・完了などボードごとに区切ってタスクが貼られているため、業務の進捗がわかりやすいのが特徴です。

上記で紹介した、Backlogにもカンバン形式が使えますが、こちらはタスクカードに添付された画像が表示されるため、何がどのタスクなのか視覚的にはっきりと分かりやすい点が魅力です。

一目みて、

• どの作業をすべきか
• 進行中の作業はどれか
• 完了したタスクはどれか

が分かります。

タスクは、クリック&ドロップで移動させることができるため、直感的に操作できます。分かりやすさと使いやすさを重視しながら、作業の進捗を見える化して共有したい方におすすめです。

無料プランの機能が充実している

Trelloは、無料プランの機能が充実しています。少人数のチームや企業で使うのであれば、無料プランでも十分に利用できるでしょう。

• こんな人におすすめ

  • 作業の進捗をはっきりと見える化したい
  • 無料プランでもしっかりとしたタスク管理をしたい

  使用する際の注意点

  • アクセス権を管理者側から停止する場合は、有料プランに切り替える必要がある

Trelloの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

6-3. 操作しやすいタスク機能が使いたいのなら『Stock』がおすすめ

• こんな人におすすめ

  • 操作しやすいタスク機能が使いたい
  • タスク内容を見える化して業務の効率化や抜けがないようにしたい

  使用する際の注意点

  • カンバン形式やガントチャートなどの機能はなく視覚的な進捗状況の把握はしづらい

Stockの詳細が気になる方は公式サイトをご覧ください

7. 情報共有ツールを選ぶ際に失敗しないための4つのチェックポイント

これまで、種類別におすすめの情報共有ツールをご紹介しました。導入したい情報共有ツールは見つかりましたか？

ここでは、情報共有ツールを選ぶ際に失敗しないための4つのチェックポイントについてまとめておきます。

以下のポイントを押さえておかないと「せっかく導入したのに利用してもらえずにコストだけ掛かってしまった」などと後悔する結果になってしまうかもしれません。

これらのポイントは、どの種類の情報共有ツールにもあてはまります。情報共有ツールを導入する前に、必ずチェックしておきましょう。

7-1. 無料プランやトライアルで操作が簡単かどうか確認する

情報共有ツールを選ぶ際に、操作が簡単かどうかを確認する必要があります。

いくら良い情報共有ツールだとしても、使ってくれないと意味がありません。操作が難しすぎると、社内全体に浸透しない可能性があります。

パソコンなどのIT機器の操作が苦手な人もいることを踏まえて、無料のバージョンやトライアルで操作が簡単かどうか確認しておきましょう。

1人や2人などの少人数ではなく、トライアルや無料で利用できる人数上限分など、できるだけ多くの人・部署で操作を確認することをおすすめします。

ITに慣れているシステム部だけの少人数で使うと、自分たちは使いやすいと思っても、ITに慣れていない人にとって、使いにくい可能性があるからです。

無料版やトライアルでは、以下のことを確認してみてください。

7-2. 業務で利用するすべての端末・デバイスに対応しているのか確認する

業務で利用するすべての端末・デバイスに対応しているのかどうかも確認しておきましょう。

会社のパソコンだけなど、特定の端末・デバイスしか使えない情報共有ツールを選ぶと、情報にアクセスする方法が限られてしまいます。

例えば、社内のパソコンからしか情報共有や管理ができないツールだと、外回りが多い営業部署や現場作業が多い職種、リモートワークでは情報共有ツールにアクセスしづらいです。業務効率を良くするために、情報共有ツールを使ってもらうというのに、利用してもらえない可能性があります。

社外で仕事をする場合やリモートワークなどの働き方をしている会社であれば、

• 社内のパソコンだけでなく社外自宅などのパソコンからでもアクセスできる
• スマートフォン・タブレットからアクセスできる

など、業務で利用する端末やデバイスから利用できるかどうかも必ず確認しておきましょう。

7-3. 導入や運用にかかる費用が予算に見合っているのか確認する

情報共有ツールの運用にかかる費用が、会社の予算に見合っているのか確認することも大切です。情報共有ツールの運用にかかる費用が、会社の予算に見合っているのか確認することも大切です。

いくら高機能で作業効率がよくなるツールだとしても、費用がかかりすぎてしまうと継続的に運用することが難しいからです。

情報共有ツールは、種類にもよりますが、例を挙げるのならば以下のように設定されます。

7-4. 安全に使えるのかセキュリティ面を確認する

会社の大事な情報を漏えいさせないためにも、安全に使えるのかセキュリティ面についても確認しておきましょう。

特に顧客情報漏えいでは、多額の賠償責任が発生する恐れがあります。

例えば、平成26年に発生したB社の顧客情報漏えい事件では、委託先の企業の従業員が同社のコンピュータに不正アクセスして顧客データを取得し、3000万件以上の顧客情報を複数の業者に売却しました。

結論からいうと、こちらの企業では、賠償金として1人あたり1000円支払いを命じられました。流出件数が3000万件を超えるということから、単純計算で300億円の賠償義務が発生しています。

外部からの不正アクセスをブロックするために、以下の項目をチェックしておきましょう。

8. まとめ

いかがでしたでしょうか。

情報共有ツールの導入の必要性がわかり、どのツールを導入すべきか決まったかと思います。

最後にこの記事の内容についてまとめておきますので確認しておきましょう。

情報共有ツールとは、ビジネスシーンでの連絡やドキュメント共有などをスムーズに行うツールです。必要性や会社にもたらすメリットやデメリットは、以下の通りです。

情報共有ツールで業務効率化を行うためには、解決できる課題に沿ったものを導入する必要があります。情報共有ツールで業務効率化を行うためには、解決できる課題に沿ったものを導入する必要があります。

この記事を参考に、情報共有ツールを導入し、業務の効率化が図れるお力になれば幸いです。

• 記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

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