「仕事のミスが多い」と悩むのは今日で終わり！実践7つの対策を解説

• 2023.2.24 (金)
  Posted by コワークストレージ窓口

「どうして自分は仕事でいつもミスをしてしまうんだろう」

「ミスを減らして先輩や上司から指摘されないようにしたい」

上記のように自分のミスの多さについて悩んでいる人は多いのではないでしょうか？仕事でミスをしてしまう原因は、以下が考えられます。

仕事に集中できていない 分からないことをそのままにしている 優先順位を決めずに仕事をしている 最終確認をする習慣がない ADHDなどの可能性がある

しかし上記のほとんどのミスの背景には、組織やチームの体制、業務の進め方に原因があることが多いです。

それを知らずにミスが多い自分を責めたり、逆にミスを繰り返す同僚や部下を怒ったりすれば、精神的に余裕がなくなり、余計にミスの生まれやすい環境となる可能性があります。

そこでこの記事では、以下の内容を詳しく解説していきます。

仕事でミスが多い人の特徴5つ 仕事でミスを繰り返してしまう原因 個人の仕事のミスの背景にある組織（チーム）の原因 誰でもすぐに試せる仕事のミス対策7つ 組織やチームで導入を検討すべきミス防止の仕組み 仕事でミスをしたとしても信頼を失わないために注意すべきこと

についてイメージしやすいよう具体的な例を交えて、解説していきます。

この記事を読めば、自分がどうしてミスを繰り返してしまうのかの原因だけでなく、今後のミスの防止策が分かるため、個人や部署・チーム内で実践することで今までよりミスを減らせるでしょう。

ぜひ最後まで目を通してみてください。

「仕事でミスを何度もしてしまう」といった人には、以下のような特徴があります。

いつも心や時間に余裕がない 整理整頓が苦手 マルチタスクが苦手 「自分の頭だけで覚えられる」と考えている 主体性がない

以下で1つずつ説明していくので、自身があてはまっているか、普段の仕事姿をイメージしながら読み進めてください。

仕事でミスが多い人の中には、いつも心や時間に余裕がないといった特徴を持つ人が多いです。 というのも常に心や時間に余裕がない場合、視野が狭くなり判断ミスをする可能性が高いほか、仕事が雑になって抜けや漏れ、期限が間に合わないといったミスを起こしやすいからです。 たとえば業務上で何かトラブル起きた場合、心に余裕があれば、すぐに上司に報告できるでしょう。しかし心に余裕がない時は深く思考することができないため、上司に報告したり周りに相談したりといったことがなかなか思いつかない場合があります。 同様に時間に余裕があれば、自分の行った業務に不備や問題がないか確認できるため、抜けや漏れといったミスを防ぐことができるでしょう。しかし時間に余裕がない場合は1つ1つの業務に充分な時間をかけられず、最終チェックが疎かになって抜けや漏れといったミスが発生しやすいです。 このようにいつも心や時間に余裕がない人は、ミスを連発しやすいと言えます。 整理整頓が苦手といった点も、仕事でミスを起こしやすい人の特徴でしょう。 整理整頓が苦手な場合、どこに何があるか把握しきれず、書類を探すのに時間がかかってしまったり、せっかく作成した資料を紛失したりといった失敗が起こりやすいからです。 たとえば上司へ提出する書類が見つからず、期限を過ぎてしまったり、取引先に渡す予定の見積書を紛失してしまい、取引先を待たせてしまったりといったミスが起こり得るでしょう。 このように整理整頓が日頃からできていない場合も、ミスを起こしやすいと言えます。 仕事でミスが多い人の特徴として、マルチタスクが苦手といった点が挙げられます。 たとえば資料を作成しながら取引先からの電話に対応し、電話を切った後、今度は上司に新たな仕事を振られるといったようなシチュエーションを経験することがありますよね。 通常であれば、取引先からの電話内容や上司に振られた仕事は一旦メモなどに残し、その後、複数の仕事をどの順番で行うか優先度を決めるでしょう。 しかしマルチタスクタスクが苦手な場合、どの仕事から取り組むべきか順番を決めずに仕事に取り掛かってしまうことが多いです。 その結果、重要な仕事がおざなりになり、抜けや漏れが生じたり、期限までに終わらなかったりといったミスが起こりやすいのです。 自分がマルチタスクが苦手か分からない場合は、普段、複数の作業をどのような順番で行っているか思い返してみてると良いでしょう。 「自分の頭だけで覚えられる」と考えている人も、ミスを何度も起こしやすいと言えます。 というのも新しい業務や注意点などを学ぶ際に自分の記憶を過信しているため、結果、忘れてしまい、ミスを起こしやすいからです。 ではどうして自分の頭だけでは覚えられないのかというと、人の脳は元々、忘れやすい性質を持っているからです。 仕事中は情報を一時的に覚えておく「ワーキングメモリ（短期記憶）」といった記憶が働いており、すぐさま明確に情報を記憶してくれますが、ここは容量が小さいといったデメリットがあります。 そのため新しい情報が脳に入ってくる度に、古い情報が脳から追い出されてしまうのです。 たとえば先輩や上司からマニュアルに記載されていない細かい注意点などを教わり、その場では覚えたつもりでも、3日後や1週間後にはほとんど忘れていた、なんて経験をした人は多いのではないでしょうか？ このように「自分の頭だけで覚えられる」と考えている人は、ミスを起こしやすいでしょう。 仕事でミスが多い人の特徴として、「主体性がない」と指摘される点も挙げられます。仕事における主体性とは、自分で可能な限り判断して、仕事や結果に対して責任を持って行動する性質のことです。 主体性がない場合、指示がなければ仕事ができないほか、責任感が薄いため何でも人任せにしてしまう傾向があります。 たとえば先輩や上司に任された仕事でも、「間違っていても自分に関係ない」「どうせ最後に先輩や上司がチェックして仕上げてくれる」などの考えに至りやすいのです。 その結果、適当に仕上げたり、本当にこの内容で問題ないかの確認を怠ったりするケースが多く、作業内容が誤っているほか、抜けや漏れが発生するなどのミスが発生しやすいでしょう。 そのため主体性がない人は、普段から仕事でミスを起こしやすい可能性があります。

仕事でミスを何度もしてしまう場合、以下の原因が考えられます。

仕事に集中できていない 分からないことをそのままにしている 優先順位を決めずに仕事をしている 最終確認をする習慣がない ADHDなどの可能性がある

ただし仕事で起きるミスは個人だけの問題ではなく、組織(チーム)にも根本的な原因があることが多いので、あまり自分を責めないでください。

組織(チーム)の原因に関しては、3章で解説しています。

まずはこの章で、自分のミスが多い原因は何なのかを把握しておきましょう。以下でそれぞれの原因について、詳しく説明していきます。

仕事で何度もミスを重ねてしまう原因の1つとしては、仕事に集中できていないといった点が挙げられます。

ではなぜ仕事に集中できていないかというと、違うことに気が散ってしまったり、体調が万全でなかったりといったケースが考えられます。

たとえば「SNSやメールの通知が気になって気が散る」といったことや、「寝不足が続いていて頭がぼーっとしてしまう」といったことはありませんか？

上記のような仕事に集中できない環境や状況は、仕事でミスを起こしやすいのです。そのためミスを無くしたい場合は、デスク周りの環境を整えるほか、集中力を持続させる対策を取ることが有効です。

具体的な方法は、「4-2.机周りを整理整頓し、指定の場所を決めておく」「4-6.一定時間仕事をしたら休憩を取る」を参考にしてください。

分からないことをそのままにしている場合も、仕事でミスを誘発しやすいと言えます。

正しいやり方や手順などを知らずに業務を進めるため、誤った方法で業務を行ったり、手順が抜けてしまったりする可能性があるからです。

たとえば書類の作成方法が分からなかった場合、すぐに先輩や上司に質問して解決すれば、今後、同じ業務を行う際にスムーズに行えるでしょう。しかし先輩や上司に質問せず、自己流で書類を作成してしまえば、記載すべき情報や項目が抜けていた等のミスにつながります。

このように分からないことをそのままにする癖が付いてしまうと、自己判断で業務を行うことが多くなり、その分、ミスを起こしやすいです。

とはいえ社内のコミュニケーションに問題がある場合は、先輩や上司に気軽には質問できないですよね。

その場合は、「分からない」といった状況をなるべく減らすために、「4-1.メモを取ってノートにまとめる癖を付ける」や「4-3.やることを分解して具体化する」の対策を参考にしてください。

仕事でミスを何度もしてしまう原因の１つとして、優先順位を決めずに仕事をしているといった点も挙げられます。

というのも「どの仕事から手を付けるべきなのか」や「どの仕事は後回しにしても問題ないのか」を把握しないまま仕事を始めてしまうと、重要な仕事がおざなりになることでミスが発生しやすくなるからです。

たとえば明日までにプロジェクトの企画書を仕上げる必要があるにも関わらず、そこまで急ぐ必要のないメールの返信や、いつでも行える営業の電話などを優先したとします。その場合、企画書の作成にかける時間が少なくなり、仕上がりのクオリティが下がるだけでなく、抜けや漏れといったミスも起こりやすいです。

このようなミスを無くすためにも、優先順位を決めて仕事を始めるようにしましょう。具体的な対策としては「4-4.仕事の優先順位を考える癖を付ける」や「4-5.ルーティンを作る」を参考にしてみてください。

最終確認をする習慣がない場合も、ミスを何度もしてしまう原因の1つでしょう。

上司に書類を提出する前や取引先に商品を納品する前などに、不備や問題がないかを確認する習慣がない場合、抜けや漏れといったミスが起こりやすいからです。

上司にメールを返信する場面で考えてみましょう。たとえば文章を書き終わってすぐにメールを送信してしまうと、誤字脱字や資料の添付漏れといったミスが起こる可能性が高まります。

このようなミスを防ぐためにも、業務や成果物の最終確認を怠らないことが重要です。具体的な対策としては、業務を分解して最終確認を含めたやるべき作業をすべて可視化することが有効となります。

詳しくは「4-3.やることを分解して具体化する」を参考にしてください。

仕事で何度もミスをしてしまう原因の1つとして、ADHDである可能性も考えられます。ADHDとは、不注意や多動性・衝動性といった特徴を持つ発達障害の一種です。

ADHDの場合、気が散りやすかったり、従うことが難しかったりといった特性があるため、仕事でミスを起こしやすいと考えられています。

たとえば下記で当てはまる項目が多い人は、ADHDの可能性があるかもしれません。

周りが気になってしまい目の前にある仕事に集中できない 上司との約束や提出物の期限をよく忘れてしまう マルチタスクが苦手 大事な書類を無くすことや、忘れ物が多い

もし悩んでいる場合や、ミスが続く原因がADHDにあるのかはっきりさせたい場合は、一度、メンタルクリニックなどで診てもらうことをおすすめします。

前章で仕事でミスを何度もしてしまう原因を説明しましたが、個人のミスの背景には、組織やチームに原因がある場合も多いです。

そのためミスが起きた場合、原因は個人にあるのか、それとも組織やチームの体制や業務の進め方にも問題があるのかを考える必要があるでしょう。

組織やチームの原因としては、以下3つが考えられます。

社員間のコミュニケーションに問題がある 古いシステムを使って業務を行っている 社員の業務量の適正な管理ができていない

以下で1つずつ説明していきます。

社員間のコミュニケーションに問題がある場合、個人のミスを誘発する原因となります。コミュニケーション不足や、一方的にしか会話をしていないことが原因で起きるミスもあるからです。

たとえば普段から上司と部下の間でコミュニケーションが少なければ、部下は業務で分からない点があっても、上司に聞きにくいといった人は多いのではないでしょうか。

そもそも分からないことがあった場合、「上司に質問や相談してよいか分からない」と気を使ってしまう社員もいるでしょう。その結果、分からないことがあってもそのままにしてしまい、ミスが起きてしまうのです。

このように社員間のコミュニケーションに問題がある組織やチームでは、個人のミスが起こりやすいと言えます。

古いシステムを使って業務を行っている企業も、個人がミスをしてしまう原因の1つと言えます。古いシステムを使っている場合、ヒューマンエラーが起きやすいからです。

たとえば手計算や手入力がほとんど必要ない最新のシステムを使って業務を行っていれば、計算ミスや入力間違いといったミスはほとんどないでしょう。

しかしアナログなやり方や古いシステムの場合、手計算や手入力する項目が多く、その分、人為的ミスが発生する確率も高いです。

このように古いシステムを使って業務を行っている組織やチームは、個人のミスが起こりやすい環境と言えます。

社員の業務量の適正な管理ができていない場合も、個人がミスを起こしてしまう原因の1つでしょう。

業務量の適正な管理ができていなければ、オーバーワークになってしまう可能性が高く、ミスを発生させやすいからです。

以下のようにタイプや状況が全く異なる2人の社員に、同じ質と量の仕事を任せたとしましょう。

たとえば顧客と日々やり取りすることの多い仕事やチームのリーダーを任せた場合、Bさんは得意分野なのでスムーズに仕事を進められるかもしれません。

しかしAさんは苦手な分野であるうえに、そもそも抱えている仕事量が多く、経験年数も少ないのでスムーズに仕事を進められない可能性があります。

そのためAさんには精神的な負担がのしかかり、また残業が発生することで体力的な負担も大きくなってしまいます。

この状況が続けば、Aさんは疲れやストレスにより集中力が持続しないなどの弊害が出てしまい、その結果、他の人よりもミスを起こしやすくなると言えます。

このように社員それぞれの業務量の適正な管理ができていない組織やチームでは、個人のミスが起こりやすいでしょう。

ここまで仕事のミスが多い原因を紹介してきましたが、本章では個人が実践できる以下の対策を7つ紹介します。

メモを取ってノートにまとめる癖を付ける 机周りを整理整頓し、指定の場所を決めておく やることを分解して具体化する 仕事の優先順位を考える癖を付ける ルーティンを作る 一定時間仕事をしたら休憩を取る ミスをしたら対策を講じる

どれも難しいものはなく、すぐに取り掛かれる方法なので、明日からぜひ試してみましょう。以下で1つずつ説明していきます。

仕事のミスを減らしたければ、直接メモを取ってノートにまとめる癖をつけましょう。「1-4.「自分の頭だけで覚えられる」と考えている」で説明した通り、人の脳は忘れやすいからです。

たとえば先輩や上司から新しい業務のやり方を教わる際は、その場で簡単にメモを取り、空いた時間に後で自分が確認するときに分かりやすいようノートにまとめましょう。

その際、スマートフォンやパソコンにメモを取ったりノートにまとめたりするのではなく、メモ帳やノートに手書することをおすすめします。ペンを握って文字を書く方が脳を活性化させやすいからです。

メモを取ってノートにまとめる癖が付けば、業務のやり方を間違えてしまったり、手順を誤ったりといったミスを防げるため、ぜひ明日から始めてみてください。

机周りを整理整頓し、指定の場所を決めておくだけでも、ミスを減らすことができます。

机周りが散らかっていると会議の資料や提出書類などを紛失しやすく、探すのに時間がかかり、その分ほかの業務に影響が出てミスを誘発しやすいからです。

たとえば「会議で使う資料はこのトレーに入れる」「上司に後で確認してもらう書類はこのファイルに入れておく」など指定の場所を作っておくことをおすすめします。

このように指定の場所をあらかじめ決めておき、机周りを常に整理した状態に保つことで、資料の紛失や書類の提出漏れをはじめとしたミスを防げるでしょう。

ミスを防ぐためには、自分のやることを細かく分解して具体化する方法も効果的です。

やることが漠然としたままだと、「具体的には何を行えばいいのか」や「何から始めればいいのか」といった点が分かりにくく、抜けや漏れなどのミスが起こりやすくなるからです。

営業部門の業務で考えてみましょう。

たとえば「アポの電話をかける」だけだと漠然としすぎて、先方に何を聞けばいいのか、何から話し始めればいいのかなどが分かりにくいかと思います。しかし、

①挨拶をした後、まずは先方の現状について伺う ②当社のサービスを伝える ③反応が良かった場合は、続けてサービスプランAについて説明する ④興味がありそうであれば、訪問させていただきたい旨を伝え、日時を決める ⑤切電後、営業リストに情報を入力して上司に報告する

といったように「アポの電話をかける」といった業務を細かく分解し、具体的に行う作業を書き出すなどして可視化しておけば、「〇〇を伝え忘れた」「〇〇を聞きそびれた」といったミスを防げるでしょう。

このように自分のやることを細かく分解して具体化する方法は、ミスを防ぐのに有効です。

普段からミスを防ぐためには、仕事の優先順位を考える方法も効果的です。優先順位を考えずに仕事を進めてしまえば、以下のようなミスが起きる可能性があるからです。

締め切りが近い仕事があるにも関わらず自分の得意なものから手をつけて、結局、締め切りに遅れてしまう 重要な仕事が後回しになってしまい、急いで仕上げた結果、抜けや漏れを多数指摘される

このようなミスを防ぐためには、以下のように重要度と緊急度で仕事のレベルを振り分けて、優先順位を決めることが重要です。

重要度が高い×緊急度が高い=優先順位1位 重要度が高い×緊急度が低い=優先順位2位 重要度が低い×緊急度が高い=優先順位3位 重要度が低い×緊急度が低い=優先順位4位

たとえば、

①今週末が締め切りの企画書（重要度高い×緊急度が高い） ②来週の全社会議で使用する資料作り（重要度が高い×緊急度が低い） ③報告書の作成（重要度が低い×緊急度が高い） ④顧客へダイレクトメールの送信（重要度が低い×緊急度が低い）

といったように、自分がいま抱えている仕事を重要度と緊急度からレベル分けして、取り掛かる順番を決めてみてください。

こうすることで突然仕事を振られたときも、締め切りを過ぎたり、急いで仕事を仕上げて抜けや漏れが発生したりといったミスを減らせるでしょう。

自分の仕事のルーティンをあらかじめ作っておくと、ミスが起こりにくくなります。

毎回、異なる段取りで業務を進めるより同じ段取りで業務を進めていく方が、スムーズに仕事をこなせるうえに、仕事の品質を一定に保ちやすいからです。

情報システム部で働いている場合を想像してみてください。情報システム部では社内システムの開発や管理、基幹システムやインフラの構築・保守、ヘルプデスクなど、さまざまな業務を行う必要があります。

たとえば業務の段取りを決めておらず、社内からヘルプデスクに問い合わせがある度に、今やっている業務をストップして対応している場合、集中力が欠け、スムーズに業務を進められなくなりミスが起こりやすくなるでしょう。

しかし以下のように「ヘルプデスク業務は朝と昼に1時間ずつ」などと決めておき、他の業務を含めて段取りを大まかに決めておけば、時間が押して焦ってしまい、必要な作業が抜けてしまったり確認が漏れてしまったりといったミスも起こりくいです。

「今まで出社してから今日1日の仕事の進め方を考えていた」といった人は、ぜひ自分の仕事をルーティン化してみましょう。

一定時間、仕事をしたら定期的に休憩を取ることも、ミスの防止につながります。というのも人の集中力が続く時間には限度があり、集中力が途切れると本来の力を発揮できず、ミスを起こしやすくなるからです。

そのためある程度仕事を続けたら、小休憩を取るなど決めておきましょう。たとえば時間管理術の1つであるポモドーロテクニックでは、25分作業を続けたら5分間の休憩を取るといったルーティンを繰り返すことで、集中力が途切れることなく、効率よく作業をこなせます。

ミスを防ぐためにも上記のようなテクニックを活用し、一定時間、仕事をしたら休憩を挟んでみることをおすすめします。

ミスをしてしまったら「次から気を付けよう」と決心するだけでなく、具体的な対策を講じましょう。

「今後はどのように業務を進めるべきか」や「次回は何に気を付けるべきか」を考えて実際に行うことで、同じようなミスを繰り返すことを防げるからです。

たとえば上司に書類を提出する期限を過ぎてしまった場合は、卓上カレンダーに期限を書き込んだり、スケジュールアプリのリマインド機能を使って、期限の前日や当日に通知が表示されるように設定したりといった対策を講じれば、提出期限を忘れにくくなるでしょう。

そのほかにも業務の抜けや漏れがあった場合は、最終チェックリストを作って、1項目ずつ確認してチェックを付けていくなどといった対策を講じれば、同じようなミスを防げます。

このようにミスをしてしまったら、そのままにしておかず、具体的な対策を講じましょう。

個人だけでなくチームや組織全体でも、ミスを防ぐための対策は講じるべきです。ここではチームや組織単位で検討すべきミスの防止策を4つ紹介します。

コミュニケーションを活発化する チェックシートを使ってダブルチェックを行う デジタルツールを導入する フレームワークでミスを分析する

以下で1つずつ解説していきます。

5-1. コミュニケーションを活発化する

チームや組織単位で検討すべき仕事のミスを防ぐための施策として、コミュニケーションの活発化が挙げられます。

社員間のコミュニケーションが活発になることにより、今まで意思疎通が上手くいかずに起きていたミスや、分からないことをそのままにしていたために起きていたミスなどを防げるからです。

たとえば以下2つの方法は、コミュニケーションを活発化するのに役立ちます。

以下でそれぞれについて説明します。

5-1-1. 定期的に1on1ミーティングを行う

定期的に1対1でミーティングを行うことは、コミュニケーションを活発化させます。複数人で行うミーティングより1対1の方が、お互い話しやすくなるからです。

たとえば週に1度は上司と部下が1対1でミーティングをする機会を設けるだけでも、今までよりお互い会話をする機会が増えたり、普段、大勢の前ではなかなか質問しにくいことを質問できたりと、メリットが大きいです。

このように定期的に1対1で話し合うことは、コミュニケーションを活発化させるのに役立ちます。

5-1-2. チャットツールを導入する

チャットツールの導入もコミュニケーションを活発化させるのに役立ちます。分からないことをすぐに質問しやすいほか、気軽に相談しやすくなるからです。

たとえばリモートワークを導入している組織の場合、お互い顔が見えない中で仕事をしているため、よりコミュニケーション不足が懸念されるかと思います。

しかしチャットツールを導入すればチャット形式で会話できたり、絵文字でリアクションを伝えられたりできるため、電話やメールより気軽にコミュニケーションを取りやすくなるです。

このようにチャットツールの導入は、社内のコミュニケーションを活発化させるのに役立ちます。

5-2. チェックシートを使ってダブルチェックを行う

チェックシートを使ってダブルチェックを行う方法も、ミスの防止に役立ちます。

頭の中でやるべき業務を把握しておくよりも、チェックシートに書き出して、実際に終わった業務にチェックをしていく方が、抜けや漏れといったミスを防げるからです。

さらにチェックの付いた業務が本当に終わっているのかや、不備や問題がないかを別の人が二重で確認することで、ミスを防げる確率が高くなります。

たとえば宿泊業の場合、以下のようなチェックリストを作って活用することで、業務の抜けや漏れを防げるでしょう。

業務を行う時系列順で作成すると、より使いやすいかと思います。またもし自分以外の人がチェックリストを使う場合は、実際に使う人が見やすいかなど確認を取った上で、チームの業務に取り入れましょう。

ミスを防ぐためにも、ぜひ組織やチーム内でチェックリストを使ったダブルチェックを行ってみてください。

5-3. デジタルツールを導入する

ミスを防ぐために組織やチーム単位で検討すべき施策として、デジタルツールの導入も挙げられます。

というのも、アナログなやり方で業務を行うより、デジタルツールを使って業務を行う方がミスが起こりにくいからです。

たとえば経理部署で会計システムを導入すれば、書類からデータを自動で読み取れるほか、自動で計算もできるため、データの入力ミスや計算ミスといった人為的ミスを防げるでしょう。

また社員1人1人のスキルや経験などを管理できるタレントマネジメントシステムや、残業時間や勤続日数、休暇状況を自動で管理できる労務システムを導入すれば、社員の業務量の適正管理も行えるため、オーバーワークによって発生するミスの防止にもつながります。

このようにデジタルツールを導入することは、ミスの防止に役立つでしょう。

5-4. フレームワークでミスを分析する

フレームワークを使ってミスを分析することも、組織やチーム単位で取り入れるべき施策の1つです。

今後、同じようなミスを繰り返さないために、「何が原因で今回のミスが起きてしまったのか」を分析する必要があるからです。

ミスの分析方法としては、たとえば以下の2つがあります。

以下でそれぞれについて解説していきます。

5-4-1. 4M4E分析

4M4E分析は、ミスをさまざまな角度から分析できるフレームワークです。ヒューマンエラーの原因解明や、今後の対策を立てるのに役立ちます。

4Mはミスの誘発原因を、4Eはそのミスに対しての具体的な対策を表しています。

▼たとえば不備のある製品が顧客の手に渡ってしまった場合、まずは以下のように4Mを使ってミスの誘発原因を掘り下げていきます。

誘発原因の掘り下げが終わったら、4Eを使って4Mに対しての具体的な対策を1つずつ考えていきます。

▼以下は、上記の誘発原因に対してのEducation（教育）対策の例です。

ほかの4Eも同様に考えていきます。このように4M4E分析は、ミスをさまざまな角度から分析し、今後の対策を立てるのに役立ちます。

5-4-2. なぜなぜ分析

なぜなぜ分析は、自動車メーカーのトヨタで生まれたミスの根本的な原因を分析する手法です。

具体的な方法としては、ミスが起きた原因を「なぜ？」と5回ほど繰り返して探求していき、根本的な原因を見つけ出します。

たとえば「顧客に送った商品の中身が間違っていた」といったミスが発生したとしましょう。このミスの原因をなぜなぜ分析を使って解明していくと、以下のように根本的な原因を解明できます。

上記のように5回の「なぜ？」を繰り返し、根本的な原因が分かれば、たとえば受注メールのテンプレートを受注リストを作成する人目線で作成するなどの対策を立てられるでしょう。

このようになぜなぜ分析はミスを分析し、チーム単位で今後の対策を立てるのに役立ちます。

仕事でミスをしたとしても、その後の行動で誠意が伝われば、社内からの信頼を損ねることはありません。

しかしミスの謝罪する際に言い訳など余計なことを言ってしまったり、相手に誠意が伝わらなかったりすると、信頼を失ってしまうこともあります。

そこでこの章では、ミスについて謝罪する際に気を付けるべき、以下2つのポイントを紹介します。

• • 責任から逃れようとしないことが重要
• 謝罪だけでなく今後の対策もセットで伝えよう

以下で1つずつ説明していきます。

6-1. 責任から逃れようとしないことが重要

ミスについて先輩や上司に謝罪する際、責任から逃れようとするのは厳禁です。責任を逃れるためにウソを付いたり言い訳をしたりすると、相手からの信頼度が下がってしまうからです。

自分の些細なミスが原因で顧客とトラブルが起き、上司に謝罪する場面を想像してみてください。
たとえば誰が見ても顧客の方が理不尽な言動をしていたという場合でも、「顧客が横暴な態度だったためトラブルが起きてしまいました」などと報告すれば、その意図はなくても「自分には一切、非がない」と言っているように捉えられる可能性が高いです。

それよりも「自分の〇〇の対応が間違っていたため、今回のトラブルが起きてしまいました」などと自責化して報告する方が、「きちんと自分を俯瞰して反省している」といった印象を与えられます。

このように自分の仕事のミスについて謝罪をする際は、責任から逃れようとせず、真摯に反省している旨を伝えましょう。

6-2. 謝罪だけでなく今後の対策もセットで伝えよう

自分が起こしたミスについて謝罪する際は、今後の対策も必ず伝えましょう。

同じミスを繰り返さないために具体的に今後どんなことを行っていくのかも合わせて報告した方が、相手に「この人は改善する意思があるんだな」と伝わり、今後の信頼獲得につながるからです。

たとえば「見積書の計算を誤り、そのまま取引先に送る」といったミスを起こしてしまったとします。

単に「申し訳ございません、次から気を付けます」と謝罪するより、「申し訳ございません、次からは本当にその金額で合っているか、表計算だけでなく電卓で計算して確認します」などと具体的な対策も説明伝えると、「本当に改善する意思があるんだな」と捉えてもらえるでしょう。

このように仕事のミスについて謝罪する際は、今後の対策を自分の中だけに留めておくのではなく、言語化して相手にも伝えましょう。

「仕事でミスを何度もしてしまう」といった人には、以下のような特徴があります。

いつも心や時間に余裕がない 整理整頓が苦手 マルチタスクが苦手 「自分の頭だけで覚えられる」と考えている 主体性がない

個人が仕事でミスを何度もしてしまう原因は、以下の通りです。

仕事に集中できていない 分からないことをそのままにしている 優先順位を決めずに仕事をしている 最終確認をする習慣がない ADHDなどの可能性がある

ただし個人のミスの背景には、以下のように組織やチームに原因がある場合も多いです。

社員間のコミュニケーションに問題がある 古いシステムを使って業務を行っている 社員の業務量の適正な管理ができていない

以下は個人が明日から実践できる仕事のミス対策7つです。

メモを取ってノートにまとめる癖を付ける 机周りを整理整頓し、指定の場所を決めておく やることを分解して具体化する 仕事の優先順位を考える癖を付ける ルーティンを作る 一定時間仕事をしたら休憩を取る ミスをしたら対策を講じる

チームや組織単位で検討すべきミスの防止策は、以下の4つです。

コミュニケーションを活発化する チェックシートを使ってダブルチェックを行う デジタルツールを導入する フレームワークでミスを分析する

仕事でミスをしたら社内からの信頼を失わないためにも、謝罪の際に以下2点に気を付けましょう。

責任から逃れようとしないことが重要 謝罪だけでなく今後の対策も伝えよう

仕事でミスをしてしまった場合、自分を責める人が多いかと思いますが、組織やチームに根本的な原因があることも多いです。

かといってミスを楽観的に捉えすぎるのはよくないですが、自分を責めるのではなく、今自分ができる対策を講じていきましょう。

ページの先頭へ

コワークストレージのトップに戻る