監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

ファイルストレージとは、データを保管することができるツールであるストレージの一種です。文書や画像・動画など、さまざまな情報をデジタルデータで保存する機会の多い現代では、データをどのようなツールに保管するかによって、仕事のやりやすさや生産性が変わってきます。

ストレージには、データを保管する形式によって、ファイルストレージ・ブロックストレージ・オブジェクトストレージなどいくつかの種類があります。

ファイル単位で保存することのできるファイルストレージが、もっとも一般的で、誰にでも使いやすいタイプのストレージと言えるでしょう。

一方で、ファイルストレージのようにストレージ内部を階層化しないブロックストレージ・オブジェクトストレージには、読み込み・書き込みが早いなどの特徴もあるので、保存するデータに応じた使い分けが欠かせません。

なお、オンラインストレージのファイルストレージを活用すると、データの共有や利用の利便性を高めることができるので、業務内容などに合わせて使いこなすことで、ビジネスの効率性・生産性向上を実現できます。

ただし、

• 保管するデータによっては、別の種類のストレージを使ったほうが効率的なこともある
• ファイルストレージの活用方法を理解していないと、生産性向上につなげられない

といった点には、注意が必要です。有効利用するには、ファイルストレージの特徴や活かせるシーンを具体的に把握して導入することが欠かせないのです。

そこで今回は、ファイルストレージを導入しビジネスの成功につなげたいなら押さえておくべき、以下のポイントを解説します。

ファイルストレージの特徴やメリット・デメリット、使いこなす方法などを具体的に把握しておくことで、これまで以上にデータを有効活用することができるようになるでしょう。

また、ファイルストレージ選びの成功ポイントもご紹介しますので、これから導入を検討している場合は、御社に最適なストレージを選ぶ参考としてご活用ください

1. ファイルストレージとはデータ保管ツールの一種

ファイルストレージとは、データを保存するための場所であるストレージの一種のことです。ファイル単位で階層化してデータを保存することができるストレージを指します。

ファイルストレージ以外にも、データの保存形式によって、さまざまな種類のストレージがありますが、パソコンなどで見かけるストレージはほぼすべてファイルストレージです。

ファイルストレージは、もっともよく使われているストレージの種類の一つで、内部ストレージや外部ストレージなど、さまざまなタイプのものが存在します。最近では、デジタル化やテレワークの浸透に伴い、オンラインストレージが急増しています。

1-1. ファイルストレージの仕組み

冒頭でもお伝えしたとおり、ファイルストレージでは、データをファイル単位で階層的に保存することができます。具体的に言うと、「ストレージファイルについて」というフォルダを作って、その中に関連する文書（.docx）や資料（.pdf）を整理して保存できるということです。

一般的にパソコンなどではファイル単位でデータが保存されているのでピンときづらいですが、後ほどご紹介する「ブロックストレージ」や「オブジェクトストレージ」では、フォルダやディレクトリといった階層構造がないことに注意が必要です。

ここでは、ひとまず、いつも使っているパソコンなどと同じ操作感でデータを保存したり検索したりしたいならファイルストレージを選ぶ必要がある、ということを覚えておきましょう。

1-2. オンラインストレージのファイルストレージの利点

最近では、インターネット経由でストレージに接続し、データを保存・利用するオンラインストレージのファイルストレージが増加しています。

オンラインストレージのファイルストレージの利点は、次のとおりです。

◆オンラインストレージのファイルストレージの利点

• • 時間や場所、パソコンなどのデバイスを選ばずに、ストレージにアクセスすることができる
  • 離れた場所にいる相手ともデータの共有が簡単にできる
  • データの保存容量を気軽に増減することができる

このように利便性が高いオンラインのファイルストレージは、テレワークやデジタル化などの目的で、多くの企業が採用する傾向にあります。

便利さの反面で、オンラインのファイルストレージを導入する際には、次のような点に注意が必要です。

◆オンラインストレージのファイルストレージの注意点

• • インターネット接続を利用するので、サイバー攻撃に遭うリスクがある
  • どこからでもアクセスできるので、情報漏洩リスクが上がる

上記のようなリスクを踏まえると、オンラインストレージのファイルストレージを最大限有効利用するには、

• セキュリティ対策のしっかりしたオンラインストレージを選ぶ
• アクセスログを監視する
• 利用する従業員に情報漏洩防止の必要性について研修する

といった対策を行う必要があるでしょう。

近年、大幅に普及しているオンラインのファイルストレージを具体的にどのように活用できるのかについては、「4. ファイルストレージおすすめの活用例3つ」で改めて詳しく説明します。

2. ファイルストレージのメリット・デメリット

ファイルストレージには、次のようなメリット・デメリットがあります。

上記のようなメリット・デメリットを踏まえると、ファイルストレージは、業務で利用するデータを保存するなど、一般的なパソコンのストレージやNASなどと同じような使い方に適しています。

以下では、ファイルストレージのメリット・デメリットをもう少し詳しく説明していきます。

2-1. ファイルストレージのメリット

ファイルストレージの代表的なメリットは、以下のとおり、わかりやすく使いやすいことです。

◆主なメリット

• • 階層を分けてデータを保存できるので、視覚的にデータを整理しやすく、探しやすい
  • パソコンなど多くのストレージで主流の形式なので、誰にでも使いやすい

ファイルストレージでは、フォルダを作ってデータを整理して保管することができます。例えば、アンケートを実施し分析したい場合、「アンケート」というフォルダを作り、さらにその中に「実施」「集計結果」「分析」などのようにフォルダを分けて、関係するデータを整理して保管することが可能です。

このように、フォルダ（階層）を分けてデータを整理して保管できることで、ディスプレイ上でもどこに何のデータがあるか見やすく、必要なデータを探すのも簡単になります。

このようなファイルストレージは、パソコンやNASなど一般的なストレージで広く採用されているデータ保存形式なので、操作方法などを習得しなくても、すぐに使いこなせるのもメリットと言えるでしょう。

2-2. ファイルストレージのデメリット

ファイルストレージは階層化してデータを保管するため、保管するデータ量が増えるほど、階層化しないブロックストレージ・オブジェクトストレージと比べると、データへアクセスする際に時間がかかります。

◆主なデメリット

• • 階層化する分、管理するデータ量が多くなるとアクセスに時間がかかる

例えば、階層化をしないでデータ保管をする場合、コンピュータがデータ処理をする際に、最短距離で必要なデータへ行きつくことができます。一方で階層化していると、一つ一つの階層をたどってデータへたどりつく必要があるので、処理の速度が低下しやすくなるのです。

ストレージへの読み書きの速度を重要視しており、ファイルストレージではレスポンスが不十分なら、ブロックストレージ・オブジェクトストレージなどの利用も検討してみるとよいでしょう。

3. ファイルストレージとブロックストレージ・オブジェクトストレージ

ストレージの種類には、ファイルストレージ以外にブロックストレージ・オブジェクトストレージなどがあります。 ブロックストレージ・オブジェクトストレージの特徴を確認してみましょう。

3-1. ブロックストレージとは

ブロックストレージとは、ストレージ内を複数のブロックと呼ばれる小部屋に分割し、各ブロックにデータを保管するストレージです。各ブロックに付けられたID及び複数のブロックが含まれるボリュームのIDを目印に、データにアクセスします。

ファイルストレージのようにデータの保存場所が階層化していないので、データへのアクセス速度が早いのが特徴です。

高速の読み書きが売りのブロックストレージは、アプリケーションの処理に使うデータやトランザクションデータなど、頻繁に読み書きが必要なデータの保存に適しています。

3-2. オブジェクトストレージとは

オブジェクトストレージとは、関連性の高いひとまとまりのデータ（オブジェクト）を一つの単位として扱い保存するストレージです。

オブジェクトストレージの主な特徴には、次のようなものがあります。

• ストレージ内をファイルやブロックなどで分割することなく、一つの空間にデータを保存する
• 保存するデータに、多くの属性情報（データの種類・データサイズ・日付・コピー回数など）を付けられる

まとまったデータを保管しやすいオブジェクトストレージは、ビッグデータの保存に最適です。また、属性情報を付けやすくURLを設定することもできるので、配信用コンテンツの保存にも適しています。

4. ファイルストレージおすすめの活用例3つ

オンラインのファイルストレージは、特にデータの共有に関する課題の解決に有効です。例えば、次のように活用することで、ビジネスの効率性・生産性向上の実現につなげることができます。

オンラインのファイルストレージで、どのように課題の解決ができるのか、ご紹介します。

4-1. テレワーク環境の構築

オンラインのファイルストレージを導入することで、業務がしやすく安全性の高いテレワーク環境の構築が可能になります。

テレワークをする際によく課題となるのが、以下の点です。

◆テレワークでありがちな課題

• • 社内で使っている業務用データが社外からアクセスしづらい
  • 業務用データをノートパソコンやUSBメモリなどに保存して持ち出すと紛失が心配

以上のような悩みも、ファイルストレージを導入することで、次のように解決することができます。

◆オンラインファイルストレージを導入すると課題が解決

• • インターネット経由でどこからでも社内の最新データにアクセスできる
  • どこからでも社内データにアクセスできるので、情報をコピーして持ち出す必要がなく紛失のおそれがない

社内のデータ管理をオンラインのファイルストレージにしておくことで、いつでもテレワークを行え、テレワーク時でも業務効率や生産性を落とさずに仕事を進められるようになるでしょう。

4-2. 取引先との情報共有

オンラインのファイルストレージは、取引先との情報共有もスムーズで安全なものにすることができます。

例えば、取引先とデータをやり取りするときに、このようなことで困ったことはありませんか。

◆取引先とのデータ共有でありがちな課題

• • 機密性の高いプロジェクト情報のやり取り時にインターネット経由でメール送信することは誤送信やサイバー攻撃が懸念である
  • 画像や動画、3D データなど、やり取りするデータの容量が大きすぎて困る
  • 印刷物の校正時など、頻繁にデータをやり取りする必要があるが、メールなどは煩雑だし届かないこともあって非効率

上記のような課題は、オンラインのファイルストレージを導入することで、簡単に解決できます。

◆オンラインファイルストレージを導入すると課題が解決

• • インターネット経由でファイルストレージに直接アクセスするので、メールの送受信をしなくても安全にデータ共有できる
  • 大容量のデータも保存できるファイルストレージなら、ファイルサイズが大きくてもスムーズに共有
  • 全員がファイルストレージに保存されたデータを参照することで、最新データをリアルタイムで共有可能

取引先とのビジネスのスピードを上げ大きな利益につなげるうえでも、オンラインのファイルストレージは欠かせないツールと言えるでしょう。

4-3. 拠点間や部署間での連携

本社と支社・現場や出先と事務所・営業部門と企画部門など、社内の複数セクションの情報共有を効率的に行いたい場合にも、オンラインのファイルストレージは有効です。

社内の情報共有やデータの有効活用をするうえで、よくある課題を見てみましょう。

◆社内の複数セクションのデータ共有でありがちな課題

• • 工場などの現場や営業で出かけた取引先で急遽使いたいデータが出てきたときに、事務所に戻るしかなく、業務の効率性が下がる
  • 本社と支社で取引データのやり取りをメールでしているが、送信忘れやメールサーバーの不具合で共有がスムーズにいかないことがある
  • 複数部署間で別々のストレージを使っているので、データ共有するのにいちいちメールを送る必要があり、アップデートなどの作業も各部署で発生する

ファイルストレージにアクセスするだけでデータを共有するようにすれば、社内の業務を一気に効率化することができます。

◆オンラインファイルストレージを導入すると課題が解決

• • 現場や出先でも、社内にいるときと同じように資料などのデータを活用できて、生産性が上がる
  • 複数拠点で同じオンラインのファイルストレージを使うことで、メールを使わなくてもリアルタイムで最新データを共有できるので、業務がスムーズ
  • 複数部署で同じファイルストレージを使うことで、情報共有が楽になるだけでなく、運用保守の手間も軽減できて効率的

5. ファイルストレージ選びを成功させるポイント

オンラインのファイルストレージをビジネスで有効活用するには、選び方のポイントを押さえることも大切です。

各ポイントについて、なぜファイルストレージ選びを成功させるうえで大切なのかを下記で解説していきます。

5-1. ビジネス用途のファイルストレージなら有料がおすすめ

オンラインのファイルストレージには、有料のサービスと無料でも利用できるサービスの2種類がありますが、ビジネス用途の場合は、有料のサービスを選ぶことをおすすめします。

理由は、有料のほうがファイルストレージを活用することの恩恵を最大化することができるからです。具体的には、有料は無料に比べて、利用可能なデータ容量が大きく、サポート体制やセキュリティ対策も充実しています。

使える保存容量に制約があっては、十分にデータ共有を効率化できなくなります。また、サポート体制やセキュリティ対策が不十分だと、安心して運用することが難しくなってしまうでしょう。

無料のトライアル期間を試す分には問題ありませんが、完全に無料のサービスよりは有料のサービスを選んだほうが、安全面などのリスクも低く、長い目で見たときにコストパフォーマンスが高くなります。

5-2. 使いやすさとセキュリティを重視しよう

オンラインのファイルストレージを選ぶ際は、特に、使いやすさとセキュリティの高さを優先させることをおすすめします。

ファイルストレージは、基本的に多くの人が使いこなせることで、データ共有がスムーズになり、効率化や生産性向上の効果も高まるからです。ITやデジタルツールに詳しくない従業員や取引先なども想定される以上、シンプルで誰にでも使いやすいものを選んだほうが、有効活用しやすくなります。

また、オンラインのファイルストレージはインターネット経由でストレージにアクセスする以上、セキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスなどの危険性があります。余計なリスクを抱えないようにするためにも、セキュリティ面でしっかりと対策されているかどうかを必ず確認するようにしましょう。

6. 使いやすくセキュリティの高いストレージならコワークストレージがおすすめ

• 画像はイメージです。

オンラインストレージのファイルストレージを有効活用し、ビジネスを有利に進めたいとお考えでしたら、NTT東日本のコワークストレージをおすすめします。

コワークストレージは、中小企業の皆さまのニーズを傾聴し、課題の解決に役立つことを第一に考えて作っているので、使いやすさが格別です。例えば、コワークストレージなら、以下のような「かゆいところに手が届く」メリットが満載です。

コワークストレージを活用することで御社にどのような利益があるのか、以下で、もう少し詳しく説明していきます。ぜひ、ご確認いただき、効率化や生産性の向上にお役立てください。

6-1. 誰でも使いこなせる高い操作性

Windowsパソコンのデスクトップなどと同じ感覚で使える操作性の高さは、コワークストレージの大きな魅力です。

日頃から使い慣れているWindowsパソコンと同じような画面・操作方法だから、誰でもスムーズに使いこなすことができます。

新しいシステムやツールを導入するとありがちな、「使い方がわからない」と問い合わせが殺到する事態や、「使いこなせなくて定着しない」といった悩みも、コワークストレージなら安心です。

さらに、目的に応じて「社内共有のフォルダ」「個人用のパーソナルフォルダ」「外部共有のプロジェクトフォルダ」の3種類が使い分けられるから、誰でも直観的にデータを収納・検索できます。共有ストレージを使うとよくある「どこに何のデータがあるのかわからない」問題も解決できますね。

導入したその日から誰もが使いこなせるコワークストレージで、手間や時間をかけずに業務の効率化を実現しましょう。

6-2. 充実したセキュリティでいつでも安心

コワークストレージは、データ共有時の安全性が高いので、情報セキュリティ面でも安心して使うことができます。

オンラインストレージの利用時の懸念が、情報漏洩です。一度、データを漏洩させてしまうと、社会的信用の失墜や損害賠償請求に発展するなど、企業にとって大きなダメージになりかねません。

NTT東日本のコワークストレージでは、次のとおり充実したセキュリティ対策が施してあるため、リスクを最低限に抑えて運用できるので安心です。

◆コワークストレージだからできる！充実のセキュリティ対策

• • データは国内のデータセンターで保管
  • 詳細かつ柔軟な権限設定ができる
  • データの暗号化
  • データ共有時のセキュリティ対策　など

無用のトラブルを回避し、オンラインストレージの恩恵を最大化するなら、セキュリティの充実したサービスを選択するようにしましょう。

6-3. 簡単データ転送で移行も手間いらず

コワークストレージでは、簡単に使えるデータ転送ツールがあるため、大量のデータ移行も簡単にできます。既存のストレージからオンラインストレージに移行する場合でも、コワークストレージなら、手間をかけずにストレスフリーです。

NASなど別のストレージから移行予定なら、データ転送の労力を最小限にできるサービスを選ぶことで、担当者の負担を最小限にできます。

安心の手厚いサポート体制も魅力です。「移行の手間や労力が心配」という場合は、ぜひコワークストレージにご相談ください。

• ご利用にはインターネット接続環境が必要です。

• コワークストレージの機能やプランを詳しく見てみる

7. まとめ

ファイルストレージとは、フォルダやディレクトリといった階層を分けて、ファイル単位でデータを保存することができるストレージのことです。ディスプレイ上で視覚的にわかりやすくデータを整理することができ、検索もしやすいので、パソコンなどでも採用されている一般的なストレージの種類です。

ファイルストレージには、以下のようなメリット・デメリットがあります。

多くのメリットがある反面、データ量が増えるにつれて、読み込み・書き込みの動作が重くなってしまうという弱点もあるので、保存したいデータに応じた使い分けが大切です。

ストレージの種類としては、ファイルストレージの他に、ブロックストレージ・オブジェクトストレージなどがあります。ブロックストレージ・オブジェクトストレージは、ファイルストレージのように、ストレージ内部を階層化しないのが特徴です。

ブロックストレージは、ストレージ内部をボリュームとブロックに分け、ブロックサイズに合わせてデータを格納します。一方のオブジェクトストレージは、ブロックのような仕切りも作らず、そのままデータをオブジェクトとして保存するのが特徴です。

ファイルストレージは、さまざまなデータ共有にまつわる課題の解決に役立ちます。テレワーク時の快適で安全性の高い環境構築をはじめ、取引先との情報共有など、使い方によってビジネスの生産性やスピード感をアップしてくれるでしょう。

ファイルストレージ選びを成功させ、恩恵を最大化するには、次のポイントを押さえておいてください。

現在では、ビジネスにおいてデジタルデータを使わないシーンはないと言えるほど、データは欠かせない存在です。だからこそ、データをスムーズかつ迅速に共有できる保管ツールを導入することで、業務の効率化や生産性の向上が実現できるでしょう。

ぜひ、この機会に、オンラインのファイルストレージを活用して、業務の効率化をはかってみてはいかがでしょうか。

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