ファイルストレージとは？メリット・デメリットと選び方を解説

これはWindowsやMacにも採用されているもので、皆様がパソコンにデータを保存する際は、基本的にこの仕組みを利用しています。

そんなファイルストレージですが、近年はクラウドサービスが急速に浸透していることが影響し、オンラインファイルストレージが注目されています。

では、そもそもファイルストレージとはどういうもので、オンラインファイルストレージを利用することには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

また、オンラインファイルストレージを導入したい場合、事業者の選定ではどのような点に注意する必要があるのでしょうか。

この記事では、ファイルストレージに関する下記のような点について、詳しくご紹介します。

オンラインファイルストレージの導入をご検討されている方は、ぜひ最後までお読みください。

ファイルストレージとは、データをファイル形式で保存するストレージのことをいいます。

ストレージとは、データの書き込み（Write）と読み込み（Read）をする記憶装置のことで、いわば「データの保管庫」のようなものです。

そして、データをファイル形式で保存するストレージのことを、「ファイルストレージ」と呼びます。

■ WindowsやMacにも採用されているファイルストレージ
「ファイルストレージ」というと難しく感じるかもしれませんが、これはなにも、特殊なものではありません。

ファイルストレージはデータを保存する方法として最も一般的なもので、Windowsの「エクスプローラー」やMacの「Finder」にも、この仕組みが採用されています。

皆様も、日常業務でWordファイルやPDFファイル、画像ファイルなどをパソコンに保存する機会があるかと思いますが、このとき使っているのが「ファイルストレージ」です。

■ データを階層構造で保存するファイルストレージ
ファイルストレージでは、ファイルを格納するための「フォルダ」が階層構造に並んでいます。

ユーザーは、このフォルダの中にファイルを格納することで、データを保存・管理します。

具体例を挙げて、考察してみましょう。

例えば、下記の5つのファイルを保存・管理するとします。

これらのファイルをフラットな空間に保存すると、どこにどのデータがあるのか、やや見つけにくい印象です。

企業では膨大な量と種類のファイルを管理する必要がありますので、それら全てをフラットな環境で管理していると、アクセスしたいファイルを見つけるのに手間取り、仕事の能率が落ちてしまいます。

では、これらのファイルを種類ごとに分けて、階層構造に管理するとどうなるでしょうか。

すっきりと整理されていて、どの種類のファイルがどこにあるのか、一目瞭然です。

このようにファイルストレージでは、膨大な量のデータを階層構造に保存し、効率的に管理することができます。

近年は、データをオンライン環境で保存・管理できるオンラインファイルストレージが主流になりつつあります。

「オンラインファイルストレージ」とは、ファイルストレージの仕組みを使い、オンライン環境でデータを保存・管理するサービスのことをいいます。

例えば、「Googleドライブ」や「OneDrive」、弊社の「コワークストレージ」などがこれにあたります。

「OneDrive」は、Microsoftアカウントさえあれば誰でも利用できるサービスですので、皆様の中にも、プライベートで利用した経験がある方がいらっしゃるのではないでしょうか。

これまでオフラインで行っていたデータ管理をオンラインでできるようになれば、より効率的なデータ管理が可能になります。

※オンラインファイルストレージのメリットについては「3. オンラインファイルストレージを利用するメリット」で詳しくご紹介していますので、ぜひご参照ください。

近年は多くの企業が、利便性が高くより効率的なデータ管理ができるオンラインファイルストレージに注目しています。

実際、オンラインファイルストレージを導入し、オンラインでデータを管理している企業は少なくありません。

皆様の中には、「ファイルストレージ」について調べていると、「オンラインストレージ」や「オンラインファイルストレージ」といった単語が数多くヒットし、オンライン環境でのデータ管理に関心を持つようになった、という方も多いのではないでしょうか。

大切なデータを、利便性の高い環境で効率的に管理できるツールがあれば、積極的に導入していきたいですよね。

そこで次章からは、オンラインファイルストレージについて、詳しくご紹介します。

オンラインファイルストレージの利用には、下記のようなメリットがあります。

オンラインファイルストレージを利用することにはどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

オンラインファイルストレージでは、「1. ファイルストレージとは」でご紹介したファイルストレージの仕組みを、オンライン環境で利用できます。

ファイルストレージには下記のようなメリットがあるところ、オンラインファイルストレージでは、より利便性の高いオンライン環境で、これらのメリットをそのまま享受することができるのです。

データの保存・管理に便利なファイルストレージの仕組みをさらに便利な環境（＝オンライン環境）でそのまま利用できれば、さらなる業務効率の向上が期待できます。

オンラインファイルストレージには、各データへのアクセス権限を階層ごとに設定できる、というメリットもあります。

ファイルへのアクセス権限は個別に設定することもできますが、数千、数万といった膨大な数のファイルを管理する場合、その一つひとつにアクセス権限を設定するのはかなり大変な作業です。

この点、オンラインファイルストレージならばフォルダ別の権限設定により、ファイルへのアクセス権限を階層ごとに管理することができます。

フォルダごとにアクセス権限を設定しておけば、保存するファイルに対して個別にアクセス権限の設定をしなくても、大切な情報を守ることができます。

また、複数部署合同のプロジェクトを始動する際は、部署をまたいだプロジェクト用フォルダを作成し、複数部署からファイルにアクセスできるようにすることも可能です。

このように、情報セキュリティレベルを一定に保ちつつ、アクセス権限をフォルダごとに柔軟に設定できるというのは、オンラインファイルストレージの大きな魅力のひとつといえるでしょう。

オンラインファイルストレージには、インターネット環境さえあればどこでも利用できる、というメリットもあります。

パソコンのハードディスクやUSBメモリを始めとする物理的な記憶装置を利用している場合、その記憶装置がある場所に行かなければ、データを取り出すことができません。

これに対してオンラインファイルストレージの場合、インターネット環境さえあれば、自宅や出先など、場所を選ばずデータにアクセスすることができます。

社内ではもちろん、取引先での商談中にも、自宅でリモートワークしているときにも、場所を問わずデータにアクセスできるというのは非常に魅力的ですよね。

オンラインファイルストレージには、導入や運用にかかるコストを安く抑えられる、というメリットもあります。

例えば、自社にファイルサーバーを設置してデータを保存・管理する場合、機器類を購入しなければならないのはもちろん、サーバーの保守・管理を行う専門の人材を雇用する必要もあります。

そしてそのためには、多くの費用と時間がかかります。

一方、オンラインファイルストレージの場合は、申込後すぐに利用を開始することができます。

データを保存するのはインターネット上の空間ですので、社内にサーバーを設置する必要はありません。

また、システムの運用や保守はサービスを提供する事業者が行いますので、社内に専門のスタッフを配置する必要もありません。

このように、導入や運用にかかるコストを抑えつつデータを効率よく保存・管理できるというのは、オンラインファイルストレージの大きなメリットと言えるでしょう。

オンラインファイルストレージには、簡単な手続きで容量を拡張できる、というメリットもあります。

社内ファイルサーバーを利用してデータを保存・管理している場合、容量を追加するにはサーバーの増設が必要になり、そのためには多額の費用を要します。

そのため、場合によってはデータの断捨離をしなければならないケースもありました。

一方、オンラインストレージならば契約プランを変更するだけで、簡単に容量を拡張することができます。

簡単な手続きで容量を拡張できるというのは、膨大な量のデータを管理しなければならない人にとって、非常に嬉しいポイントですよね。

オンラインファイルストレージの利用には多くのメリットがある反面、下記のようなデメリットもあります。

オンラインファイルストレージの導入を検討するにあたっては、メリットだけでなく上記のようなデメリットがあることについても、きちんと理解しておくことが大切です。

オンラインファイルストレージには、保存・管理するファイルの数が増えると階層構造が複雑化しがち、というデメリットがあります。

「1. ファイルストレージとは」で解説したように、ファイルストレージでは階層構造に並ぶフォルダの中に、データを保存・保管します。ファイルを保存するためのフォルダはいつでも増設できますが、保管するファイルの数が増えれば増えるほど、フォルダ階層や構成が複雑化しがちです。

そして、ストレージの階層構造が複雑化すると、「どのフォルダにどのファイルを保管したのかわからない」といった事態に陥りかねません。

ただし、この現象はフォルダ管理を適切に行うことで、ある程度回避することが可能です。

例えば、データを保存する際のフォルダ分けに関して、下記のようなルールを設定してみてはいかがでしょうか。

フォルダ名の付け方に関して、

といったルールを設けてみるのもおすすめです。

オンラインファイルストレージには、障害が発生した場合にデータへアクセスできない、というデメリットもあります。

「3-4. 導入・運用にかかるコストが安い」でもご説明したように、オンラインファイルストレージには、システムの運用や保守をサービスを提供する事業者が行ってくれる、というメリットがあります。

ただその反面、万が一、何らかの障害が発生した場合、自社内で対応をすることができません。

障害の復旧に時間がかかった場合、その間はストレージに保管しているデータにアクセスできない可能性もあります。

オンラインファイルストレージを利用する際は、障害発生時の対応について必ず確認しておきましょう。

現在、サービスが提供されているオンラインファイルストレージの中には、セキュリティが脆弱なものがあることにも、注意が必要です。

オンラインファイルストレージは、インターネット上でファイルを保管するものです。

このシステム自体はとても便利で魅力的なのですが、複数人と情報共有ができること、インターネット上でファイルを管理することの特性上、セキュリティ対策には十分注意しなければなりません。

情報漏えいは企業に多大な損害をもたらしますので、オンラインファイルストレージを利用する際は、セキュリティ体制について入念に確認しておきましょう。

具体的には、下記のようなポイントをチェックすることをおすすめします。

個人情報や機密情報などについてはオフラインのファイルストレージで、その他の情報についてはオンラインファイルストレージで、というようにデータによって保存するストレージを変えるのも一つの方法です。

オンラインファイルストレージの利用をおすすめするのは、下記のような方々です。

上記に該当する方は、オンラインファイルストレージの導入を本格的に検討してみませんか？

企業では膨大な数のデータを日常的に取り扱いますが、これらが整理されず雑然と並んでいると、目的のデータを見つけるのに手間取ってしまいますよね。

そこでおすすめしたいのが、オンラインファイルストレージの活用です。

「1. ファイルストレージとは」でご紹介したように、オンラインファイルストレージでは、階層構造に並ぶフォルダの中にファイル形式のデータを保存します。

そのため、オンラインファイルストレージを上手に活用すれば、保存するデータの数が増えても「どこにどのデータがあるのか、誰でも」見つけられる状態に整理することが可能です。

目的のファイルを探す時間の削減は、業務の効率化にもつながります。

取り扱うデータの数が増え、その整理方法に悩んでいる方は、オンラインファイルストレージの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

会社の事業所が複数拠点にある場合に物理的な記録媒体を利用していると、データを共有するためにはどちらかの拠点に出向いたり、記録媒体を郵送したりしなければなりません。

もちろん、メールでデータを送信する方法もありますが、個人情報や機密情報を共有したい場合、誤送信などによる情報漏えいのリスクがあるため、あまりおすすめはできません。

この点、オンラインファイルストレージならば、「3-3. インターネット環境があればどこでも利用できる」でもご紹介したように、インターネット環境さえあれば、場所を問わずデータにアクセスすることが可能です。

各拠点、取引先、自宅など、どこにいても会社のデータにアクセスできるというのは、とても魅力的ですよね。

近年は、リモートワークが急速に普及しています。

会社がオンラインファイルストレージを導入し、自宅のパソコンから会社のデータにアクセスできるようになれば、社員の皆様も安心してリモートワークに取り組めるでしょう。

社内でデータを共有したい場合、自社内にファイルサーバーを設置し、その中にデータを保存する方法もあります。

ただ、その場合は必要な機器を自社で購入しなければなりませんし、サーバーの運用・保守・管理も自社で行わなければなりません。

ファイルサーバーの構築・運用・保守・管理をすべて自社で完結しようとすると、多くの手間とコストが発生してしまいます。

一方、オンラインファイルストレージの場合は、自社でサーバーを構築する必要がありません。

システムの運営や保守、管理もすべてサービスを提供する事業者が行ってくれますので、自社サーバーを構築する場合に比べて、データ管理にかかる手間とコストを大幅に抑えることが可能です。

社内でデータを一元的に管理・共有したいけれど、そのための手間とコストはなるべく節減したい、という方はオンラインファイルストレージの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

現在、数多くのオンラインファイルストレージがリリースされています。

その中から自社のニーズに合ったサービスを選ぶには、下記のようなポイントを確認しておくことが大切です。

サービスを使い始めてから「こんなはずではなかった」と後悔しないためにも、オンラインストレージ選びではこれら5つのポイントについて、必ずチェックしてください。

オンラインファイルストレージ選びにおいて最初に確認したいのが、「容量」です。

自社のデータを保存・保管するために必要な容量を提供できるサービスかどうか、慎重に確認しましょう。

オンラインファイルストレージの必要容量は、1アカウントあたりの必要容量を算出し、これを基準に見積をするのが一般的です。

また、オンラインファイルストレージの導入にあたっては、将来的に、保存・保管したいデータが増えたり減ったりすることも想定しておく必要があります。

下記のようなサービスに対応している事業者のオンラインファイルストレージであれば、長期にわたり、安心して利用できるでしょう。

オンラインファイルストレージ選びでは、「いま必要な量が足りるか」ということだけでなく、「将来的に必要な容量が増減した場合にも対応できるか」という観点からも、容量やサービス内容を確認してみてくださいね。

オンラインファイルストレージ選びでは、その導入・運用にどのくらいのコストがかかるのか、という点についても必ず確認しましょう。

オンラインファイルストレージの利用には、下記のような費用が発生します。

特に、月額利用料やオプション料金はオンラインファイルストレージを使い続ける限り毎月発生するものですので、これらの費用が予算の範囲内におさまっているかどうか、必ず確認しましょう。

オンラインファイルストレージの導入や運用にかかる費用は事業者や契約プランによって大きく異なりますので、複数社のサービスを比較してみることをおすすめします。

オンラインファイルストレージ選びでは、ファイルへのアクセス権限を柔軟に設定できるかどうか、という点についても必ず確認しましょう。

オンラインファイルストレージを利用するのは、下記のように、立場も役職もさまざまな方々です。

• 管理職
• 一般社員
• 派遣社員
• 取引先の担当者
• 外部委託業者

これらの人すべてがどのファイルにも無制限にアクセスできる状態では、 企業の重要な情報を適切に管理することができませんし、情報漏えいのリスクも高くなります。

そこで重要になってくるのが、「アクセス権限の設定」です。

フォルダやファイルごとにアクセス権限を設定できるのはもちろんですが、下記のように柔軟な権限設定が可能かどうかについても、確認しておきましょう。

ユーザーの立場や役職などに応じて柔軟かつ細かなアクセス権限の設定ができれば、より安全にオンラインファイルストレージを利用できます。

オンラインファイルストレージ選びでは、システムのセキュリティ強度について確認しておくことも重要です。

企業が保存・保管している情報を漏えいさせてしまった場合、莫大な損害を被るリスクがあります。

場合によっては、刑事罰や行政処分を受けたり、多額の損害賠償義務を負ったりする可能性もあるでしょう。

オンラインファイルストレージを利用する場合、そのセキュリティ対策がどうなっているのか把握しておくことは、企業にとって非常に重要な課題です。

サービスの利用にあたっては、これを提供する事業者がどのようなセキュリティ対策を実施しているのか、必ず確認しておきましょう。

▼オンラインファイルストレージのセキュリティに関するチェックポイント

セキュリティ強度に関するチェックポイントはさまざまですが、例えば、上記のような点について確認してみてはいかがでしょうか。

オンラインファイルストレージ選びでは、サービスを提供する事業者の「サポート体制」についても確認しておくことも大切です。

オンラインファイルストレージを利用していると、意図せず思わぬトラブルが生じることがあります。

こういった場合に手厚いサポートを受けられれば、安心してサービスを利用できますよね。

▼オンラインファイルストレージのサポート体制に関するチェックポイント

迅速かつ正確に問題を解決したい場合において、サポートスタッフとスムーズな意思疎通ができることは、非常に重要です。

サポート体制についてチェックする際は、手厚いサポートを受けられるかどうか、ということに加え、迅速に対応してくれるかどうか、レスポンスの速さ等についても確認しておくことをおすすめします。

オンラインファイルストレージの導入をご検討されている法人のお客さまは、弊社のコワークストレージをご利用ください。

コワークストレージは、これまでオンラインファイルストレージを利用したことがない方、データを社内・社外で共有したいけれどセキュリティ面に関して不安がある方に、ぜひおすすめしたいサービスです。

どんなに便利なサービスでも、操作方法が難しく、社員の皆様が使いこなせなくては意味がありません。

特に、社内だけでなく外部委託先や取引先の方ともデータを共有したい場合、オンラインストレージ選びでは、「操作性の高さ」が非常に重要になってきます。

この点、コワークストレージは、デスクトップやモバイルなど、普段使っている端末の、見慣れた画面で操作することができます。

下図は、エクスプローラーとコワークストレージDriveでのフォルダの見え方を比較したものですが、ほとんど同じ構成になっていることがわかります。

コワークストレージならば、導入後も戸惑うことなく「いつもの画面でいつもの操作」といった感覚で、サービスをご利用いただけます。

誰でも簡単に使いこなせるサービスならば、導入後すぐに本格的な運用を始められますし、使い方などに関する社員教育にかかる手間とコストも、大幅に削減することができますよね。

「オンラインストレージを導入したいけれど、社員が使いこなせるかどうか心配」という方は、弊社のクラウドストレージをぜひご検討ください。

「操作性が高く誰でも簡単に利用できる」というのは非常に魅力的なポイントなのですが、そうなると心配なのが、セキュリティ面です。

全てのユーザーがどのファイルにも無制限にアクセスできるような状態では、御社の大切な情報が危険にさらされてしまいます。

そこで重要になってくるのが、「ファイルへのアクセス権限の設定」です。

①誰が、②どのファイルに、③どのような操作ができるのか、細かく設定することで、大切な情報を守りやすくなるからです。

この点、コワークストレージでは、きめ細やかなアクセス権限の設定が可能です。

フォルダごとにアクセス権限を一元設定・管理できるのはもちろん、フォルダの階層構造にとらわれず、アクセス権限を個別に設定することもできます。

また、設定するアクセス権限には20以上のアクセス許可項目を組み合わせることができるため、ユーザーの立場や業務内容などに応じて、かなり自由度の高いロール定義（アクセス許可のコレクション）をすることが可能です。

管理職、一般社員、取引先の担当者、というようにさまざまな立場の人がストレージを利用する企業にとって、きめ細やかで自由度の高いアクセス権限の設定ができると、担当者さまの業務負担が軽減されます。

企業の大切なデータを預けるオンラインファイルストレージは、セキュリティ体制が強固なものではなくてはなりません。

セキュリティの脆弱さが原因で大切な情報を漏えいさせてしまうと、莫大な損害を被る可能性もあります。

この点、コワークストレージでは非常に強固なセキュリティシステムが備えられており、企業の大切なデータを安全に保存・保管することが可能です。

個人情報やセンシティブ情報など、「漏えいすることがあってはならない情報」を扱っている方も、セキュリティの強さに自信のある弊社のコワークストレージならば、大切なデータを安心して保存・保管していただけます。

コワークストレージでは4種類の料金プランを用意しており、用途や予算に合ったプランを自由にお選びいただけます。

▼コワークストレージの料金プラン

初めてオンラインファイルストレージを利用する方にとって、月額利用料2,750円（税込）から始められるというのは、とても魅力的です。

また、コワークストレージには下記のようなオプションもあり、ニーズに合わせて容量やIDを追加することも可能です。

複雑な手続きをすることなくIDや容量を追加できれば、ご担当者さまの負担もかなり軽減されるのではないでしょうか。

• これまでオンラインストレージを使ったことがないから、まずはリーズナブルなプランから始めたい
• 取り扱うデータの量が増えても、簡単な手続きで容量増加に対応できるサービスを探している
• 今後、スタッフを増やす予定があるため、ユーザーを追加する可能性がある

といった方は、御社のニーズに合った料金プランを選べて、容量やIDの追加も簡単にできる、コワークストレージの導入を検討してみませんか？

ファイルストレージとは、データをファイル形式で保存するストレージのことをいいます。

近年はクラウドが浸透していることもあり、オンラインのファイルストレージに注目が集まっています。

オンラインファイルストレージの利用には、下記のようなメリット・デメリットがあります。

下記に該当する方は、オンラインファイルストレージの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

オンラインファイルストレージを上手に活用すれば、データの保存や管理にかかる手間とコストの大幅な節減効果が期待できますし、業務の効率化も図れます。

ただし、オンラインファイルストレージにはさまざまな種類があり、サービス内容もこれを提供する事業者によって異なります。

そのため、オンラインファイルストレージ選びにおいては、下記のような点について必ず確認しておきましょう。

オンラインファイルストレージの中には、弊社のコワークストレージのように無料トライアル期間が設けられているものもあります。

これまでオンラインファイルストレージを利用したことがない方は、無料トライアルを活用し、実際に体験してみてはいかがでしょうか。

実際にサービスを利用してみると、自社にシステムを導入した際にどのような使い方ができるのか、イメージしやすくなりますよ。

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