監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

クラウドストレージとファイルサーバーは、どちらもデータの保管や共有のためのツールとして代表的なツールです。両者は、ネットワーク経由で利用するのか、社内で運用するのかという点で大きく異なります。運用形態の違いによって、使用感やメリット・デメリットなど、さまざまな点で違いがあるのが特徴です。

上記のとおり、クラウドストレージとファイルサーバーにはそれぞれ異なる特徴があります。

その為、ニーズや業務の状況などにより、向いているツールが変わります。現在の課題やニーズに最適なツールを選ぶことで、データの管理や共有がスムーズになり、業務の効率化につながるからです。

「今まで使っているから」「ストレージなんてどれも大差ないだろう」などと、何となくストレージを選んでいると、間違ったストレージの選択をしてしまう可能性があります。知らない内に業務の生産性が低下してしまう事態にもなりかねないでしょう。

そこで、この記事では、データの保管・共有ツールを正しく選ぶために必ず把握しておくべき、クラウドストレージとファイルサーバーの違いや基礎知識についてわかりやすく解説します。

上記のとおり、基礎知識以外にも、クラウドストレージの利用をビジネスの成果に繋げる為の活用のヒントをご紹介しています。多くの企業が導入し生産性の向上などの効果を実感しているクラウドストレージについて、「十分活用できていない」「まだ導入していない」という場合にも、参考にしていただける内容です。

ぜひご確認いただき、ストレージを最大限有効活用して、ビジネスの成功や現在の課題解決にお役立てください。

1. クラウドストレージとファイルサーバーを徹底比較

クラウドストレージとファイルサーバーは、運用形態やアクセス方法、使用感、コストのかかり方など、様々な点で違いがあります。

以下で、各項目の内容について、もう少し詳しく解説します。

なお、比較を踏まえたクラウドストレージとファイルサーバーの具体的なメリット・デメリットについては、「2. クラウドストレージのメリット・デメリット」「3. ファイルサーバーのメリット・デメリット」で改めて解説しますので、あわせてご確認ください。

1-1. 【比較①】クラウドストレージとファイルサーバーの運用形態

クラウドストレージとファイルサーバーは、運用形態が大きく異なります。

具体的には、クラウドストレージはクラウドサービス提供事業者が保有するストレージをサービスとして利用するのに対し、ファイルサーバーは自社で機器を保有し運用していく必要があります。

ストレージを使うための機器を自分で保有するかどうかによって変わる点は、

• 保守管理に労力やコストがかかるかどうか
• カスタマイズの自由度
• セキュリティの高さ

などが挙げられます。

1-2. 【比較②】クラウドストレージとファイルサーバーのアクセス方法

クラウドストレージとファイルサーバーは、ストレージにアクセスする際の経路が異なります。

クラウドストレージはインターネット上にあるので、インターネット回線や閉域ネットワークなどの外部ネットワーク経由でアクセスすることが必要です。一方で、社内で機器を運用するファイルサーバーは、社内LANなど内部の回線のみを用いてアクセスできます。

このようなアクセス方法の違いによる影響は、

• クラウドストレージは場所やデバイスを問わずアクセスできるが、ファイルサーバーは原則として社内からのアクセスに限られる
• クラウドストレージにはインターネット回線などが必須だが、ファイルサーバーには不要
• 外部のストレージにアクセスするクラウドストレージはサイバー攻撃のリスクが高くなりがちだが、ファイルストレージは比較的リスクが低い

といった点です。

1-3. 【比較③】クラウドストレージとファイルサーバーの特徴

クラウドストレージとファイルサーバーは、得意とする分野にも違いがあります。

クラウドストレージは、柔軟に運用できる利便性の高さが魅力です。

◆クラウドストレージの特徴

• • 社外やタブレットからもアクセスできるなど、ストレージに接続する場所やデバイスを選ばず、利便性が高い
  • 保存容量を自由に変えられるなど、運用の柔軟性が高い

ファイルサーバーは、機器を自社で保有・管理するからこそ実現できる独立性・独自性の高さが特徴と言えるでしょう。

◆ファイルサーバーの特徴

• • インターネット回線などを通じた外部との通信が不要な為、サイバー攻撃のリスクが低い
  • 機器やソフトウェアの組み合わせは完全に自由なので、独自のカスタマイズが可能である

1-4. 【比較④】クラウドストレージとファイルサーバーのコストのかかり方

クラウドストレージとファイルサーバーは、コストの発生の仕方も異なります。

機器を保有せず、従量課金制のサービス利用料を支払ってストレージを利用するクラウドストレージは、初期費用はほとんどかかりませんが、継続的な利用料が発生し続けるのが特徴です。

一方でファイルサーバーは機器を保有して保守管理するので、初期費用の負担は大きい反面、継続的な利用料などは発生しません。

2. クラウドストレージのメリット・デメリット

これまでにご紹介したクラウドストレージとファイルサーバーの比較を踏まえて、クラウドストレージのメリット・デメリットをまとめると、以下のようになります。

メリット・デメリットについて、以下で説明を補足していきます。良い点と注意すべき点の両面を正確に把握することで、最適なストレージ選びが可能になりますので、確認しておきましょう。

2-1. クラウドストレージのメリット

ファイルサーバーと比較したクラウドストレージの主なメリットは、次のとおりです。

◆主なメリット

• • 場所を選ばず利用できるので利便性が高い
  • 保守管理の労力や人的コストがかからない
  • 初期費用を抑えられる
  • 保存容量を簡単に変更できる
  • BCP対策になる

社外からでもアクセスできるオンラインストレージを導入することで、テレワークや出張・外回り中でも気軽に社内のデータを利用できるようになり、利便性が向上します。

また、ストレージの機器を保有する必要がないので、購入にかかる初期費用や、保守管理にかかる労力・人的コストも不要です。まとまった費用を準備することなく導入できるのは、大きなメリットと言えるでしょう。

クラウドサービス提供事業者が管理するストレージを利用するので、保存容量の変更も契約を変えるだけで可能です。ストレージの機器は堅牢なデータセンターで管理され、定期的に自動バックアップも行われるので、BCP対策にもなり安心です。

2-2. クラウドストレージのデメリット

クラウドストレージを導入する際には、注意すべき点もあります。

◆主なデメリット

• • 原則としてオフラインでは利用できずネット環境に左右される
  • 使えば使うほどコストはかさむ
  • カスタマイズの自由度はファイルサーバーより低い

インターネット上にあるストレージを利用するので、インターネット接続ができないとストレージを利用できなくなる点に注意が必要です。インターネットの障害などに備えるためにも、オフライン時の対策を考えておきましょう。オフライン作業に対応するサービスの選択も、対策の一つとしておすすめです。

また、従量課金制なので、使う容量・期間が多ければ多いほど、トータルコストは高くつきます。初期コストは抑えられますが、総費用を抑えることが目的なら、利用する容量や期間をもとに試算してから導入を検討すべきでしょう。

なお、機器やソフトウェアを何でも自由に組み合わせられるファイルサーバーに比べれば、クラウドストレージは選択できる幅に制約があります。独自の構成や、オリジナルのシステムとの連携が必要な場合などは、対応できない可能性があるでしょう。

2-3. クラウドストレージが向いているケース

これまでにご紹介したメリット・デメリットを考えあわせると、クラウドストレージを導入後すぐに効果が実感できるクラウドストレージ向きのケースは、次のとおりです。

◆クラウドストレージが向いているケース

• • テレワークや外回り中・現場など、さまざまな場所でデータを有効活用したい
  • 機器の保守管理に労力をかけたくない、人的リソースが不足している
  • 手軽にBCP対策を行いたい
  • とりあえず、初期コストをかけずに使いやすいストレージを準備したい

上記以外の場合でも、クラウドストレージを導入することで、生産性の向上や競争力の強化などの効果が見込めるケースは多くあります。

クラウドストレージをビジネスでどのように活用すると効果的なのかについては、「4. ビジネスの生産性向上にはクラウドストレージがおすすめ」で改めて解説しますので、ぜひ読み進めてみてください。

3. ファイルサーバーのメリット・デメリット

クラウドストレージと比較した場合のファイルサーバーのメリット・デメリットは、次のとおりです。

以下で、各内容についてより具体的に確認してみましょう。

3-1. ファイルサーバーのメリット

クラウドストレージと比較した場合のファイルサーバーの主なメリットは、次のとおりです。

◆主なメリット

• • オフラインで利用することが可能である
  • カスタマイズに制限がない
  • セキュリティリスクが比較的低い

社内LANで接続するファイルサーバーは、オフラインで利用可能な上、インターネットの回線速度の影響を受けないので、操作時のレスポンスが速い傾向にあります。

また、機器やソフトウェアなどを自社で準備するので、種類やスペックなどの組み合わせに一切制約がありません。独自のカスタマイズをしたストレージの使用を希望する場合や、高度なセキュリティポリシーがある場合などでも対応できます。

インターネットに接続しないので、サイバー攻撃の危険性が低いこともメリットです。ただし、内部のみで運用していても、従業員のデバイスなどを介したマルウェア感染の危険性はありますので、セキュリティ対策自体は怠らないようにしましょう。

3-2. ファイルサーバーのデメリット

ファイルサーバーには、次のようなデメリットがあることも把握しておきましょう。

◆主なデメリット

• • 導入時の初期費用が高い
  • 保守管理に労力がかかる
  • 保管容量を増やすときに機器の買い足しなどが発生する

ファイルサーバー導入時は、機器やソフトウェアを自分で準備する必要がありますので、まとまった導入費用がかかります。社内で安全なサーバー設置場所を確保できないときは、データセンターのレンタル費用なども見込んでおく必要があるでしょう。

また、ファイルサーバーを運用する間は、ずっと保守管理が必要です。機器のメンテナンスはもちろん、バックアップやソフトウェアのアップデートなど、やることは多いので負担になるのがデメリットと言えます。

さらに、データ保存容量が足りなくなった際には、新たにサーバーの増設などが必要になるでしょう。ここでも追加でまとまった費用がかかってしまうので、注意が必要です。

3-3. ファイルサーバーが向いているケース

以上のメリット・デメリットを考えあわせると、ファイルサーバーを使うのが向いているケースとは、次のような場合です。

◆ファイルサーバーが向いているケース

• • 独自のセキュリティポリシーや機能要件などがあり、クラウドストレージでは対応が難しい
  • 保守管理をする要員を準備できるので、データは社内のみで管理したい
  • すでにファイルサーバーを運用していてまったく問題がな

すでにファイルサーバーを運用しており特に課題がない場合は、メインはファイルサーバーを運用して、部分的にクラウドストレージを併用することで、業務の効率性を高めることもできます。DX推進の観点などから、クラウドストレージは有用です。具体的には次章をご覧ください。

4. ビジネスの生産性向上にはクラウドストレージがおすすめ

クラウドストレージは、デジタル化の進む現代において、ビジネスの生産性向上に欠かせないツールと言えます。実際に、多くの企業がクラウドストレージを活用し、効果を実感している状況です。

ここでは、ビジネスシーンでのクラウドストレージの活用状況や、どのようにして生産性の向上につなげているのかなどをご紹介していきます。

「これからクラウドストレージの活用を検討したい」「クラウドストレージを使っているが、十分に活用しきれていない気がする」という場合などは、ぜひ参考にしてください。

4-1. ビジネスでのクラウドストレージ利用状況

デジタル化やDXの推進に伴い、クラウドやクラウドストレージを利用している企業が増加しています。

総務省の情報通信白書によると、クラウドサービスを部分的にでも利用していると回答した企業が、約7割でした。その内、利用しているサービスの1位は、ファイル保管・データ共有、いわゆるクラウドストレージです。

※参考：総務省「令和3年版　情報通信白書は こちら」

さらに、クラウドを利用している企業の9割近くが、効果を実感しているという結果でした。

※参考：総務省「令和3年版　情報通信白書は こちら」

このように、多くの企業にプラスの効果をもたらしているクラウドですが、どのように活用することで生産性向上などの効果につなげているのでしょうか。次章で説明していきます。

4-2. クラウドストレージは生産性向上にどうつながるか

クラウドストレージは、使い方次第でビジネスにさまざまなプラスの効果をもたらします。一例を見てみましょう。

◆クラウドストレージでビジネスの生産性向上をはかるためのヒント

• • 社内のデータを集約し、最新のデータを社内全体で共有できるようにすることで、最新データを探したり正誤を確認したりする無駄な時間を削減し業務効率化
  • リアルタイムで更新を反映できるクラウドストレージで、チーム間の意見のすり合わせを高速化
  • 外回り先や出張先でもデータにアクセスできることで、資料の持参忘れによる営業機会の損失を防ぐ

他にも、クラウドストレージを導入するだけでデータ管理に関するBCP対策を完結させられる、バックアップの手間を削減できるなど、さまざまなプラスの効果が見込めます。

5. クラウドストレージを導入し生産性向上をはかるなら「コワークストレージ」

• 画像はイメージです。

クラウドストレージを有効活用し、ビジネスに有利な効果を最大限発揮させたいとお考えでしたら、NTT東日本のコワークストレージをおすすめします。

コワークストレージは、中小企業の皆さまのニーズを傾聴し、課題の解決に役立つことを第一に考えて作っているので、ビジネスシーンでの活用しやすさが格別です。例えば、コワークストレージなら、以下のような「かゆいところに手が届く」メリットが満載です。

コワークストレージを活用することで御社にどのようなベネフィットがあるのか、以下で、もう少し詳しく説明していきます。ぜひ、ご確認いただき、効率化や生産性の向上にお役立てください。

5-1. 誰でも使いこなせる高い操作性

Windowsパソコンのデスクトップなどと同じ感覚で使える操作性の高さは、コワークストレージの大きな魅力です。

日頃から使い慣れているWindowsパソコンと同じような画面・操作方法だから、誰でもスムーズに使いこなすことができます。

新しいシステムやツールを導入するとありがちな、「使い方がわからない」と問い合わせが殺到する事態や、「使いこなせなくて定着しない」といった悩みも、コワークストレージなら安心です。

さらに、目的に応じて「社内共有のフォルダ」「個人用のパーソナルフォルダ」「外部共有のプロジェクトフォルダ」の3種類が使い分けられるから、誰でも直観的にデータを収納・検索できます。共有ストレージを使うとよくある「どこに何のデータがあるのかわからない」問題も解決できますね。

導入したその日から誰もが使いこなせるコワークストレージで、手間や時間をかけずに業務の効率化を実現しましょう。

5-2. 充実したセキュリティでいつでも安心

コワークストレージは、データ共有時の安全性が高いので、情報セキュリティ面でも安心して使うことができます。

オンラインストレージの利用時に怖いのが、情報漏洩です。一度、データを漏洩させてしまうと、社会的信用の失墜や損害賠償請求に発展するなど、企業にとって大きなダメージになりかねません。

NTT東日本のコワークストレージでは、次のように充実したセキュリティ対策が施してあるため、リスクを最低限に抑えて運用できるので安心です。

◆コワークストレージだからできる！充実のセキュリティ対策

• • データは国内のデータセンターで保管
  • 詳細かつ柔軟な権限設定ができる
  • データの暗号化
  • データ共有時のセキュリティ対策　など

無用のトラブルを回避し、オンラインストレージの恩恵を最大化するなら、セキュリティの充実したサービスを選択するようにしましょう。

5-3. 簡単データ転送で移行も手間いらず

コワークストレージでは、簡単に使えるデータ転送ツールがあるため、大量のデータ移行も簡単にできます。既存のストレージからオンラインストレージに移行する場合でも、コワークストレージなら、手間をかけずにストレスフリーです。

NASなど別のストレージから移行予定なら、データ転送の労力を最小限にできるサービスを選ぶことで、担当者の負担を最小限にできます。

安心の手厚いサポート体制も魅力です。「移行の手間や労力が心配」という場合は、ぜひコワークストレージにご相談ください。

• ご利用にはインターネット接続環境が必要です。

• コワークストレージの機能やプランを詳しく見てみる

6. まとめ

クラウドストレージとファイルサーバーには、運用形態やアクセス方法・得意分野など、多くの点で違いがあります。違いを正しく把握し、現在抱えている課題や業務の性質などに合わせて選ぶことが、有効活用するために欠かせません。

クラウドストレージには、次のようなメリット・デメリットがあります。

メリット・デメリットを考えあわせると、クラウドストレージを使うのが向いているケースとは、次のような場合です。

◆クラウドストレージが向いているケース

• • テレワークや外回り中・現場など、さまざまな場所でデータを有効活用したい
  • 機器の保守管理に労力をかけたくない、人的リソースが不足している
  • 手軽にBCP対策を行いたい
  • とりあえず、初期コストをかけずに使いやすいストレージを準備したい

ファイルサーバーには、次のようなメリット・デメリットがあります。

メリット・デメリットを踏まえると、ファイルサーバーを使うのが向いているケースとは、次のような場合です。

◆ファイルサーバーが向いているケース

• • 独自のセキュリティポリシーや機能要件などがあり、クラウドストレージでは対応が難しい
  • 保守管理をする要員を準備できるので、データは社内のみで管理したい
  • すでにファイルサーバーを運用していてまったく問題がない

クラウドストレージは、生産性向上につながる使い方を把握し実践することで、どのような企業でもプラスの効果を実感しやすいツールと言えます。

これからの企業の競争力確保に欠かせないDXを推進するためにも、まずは、クラウドストレージの活用からはじめてみませんか。

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