監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

「文書管理システムとはどのようなものだろう？」

「自社での文書管理に利用するべきなのだろうか？」

文書管理システムについて、そのような疑問をお持ちではありませんか？

文書管理システムとは、業務上のさまざまな文書をデータで一元管理するためのツールのことです。

一般的に以下のような機能が備わっていて、これにより社内のあらゆる文書データを効率的に管理することが可能となります。 このような文書管理システムについて「もしかして自社にも必要なのだろうか」と迷われているかもしれませんね。

結論からいうと、中小企業を含めた多くの企業にとって、文書管理システムは早急に導入すべきものです。

というのも、業務における文書や書類は、データでやり取りするのが一般的になっており、データでの文書管理の必要性は増す一方だからです。これは、電子帳簿保存法の改正で、電子取引情報のデータ保管が義務付けられたことからも明らかですよね。

にも関わらず、「いずれ、そのうち…」と文書管理システムの導入を先延ばしにしていると、いつまでも文書データの一元管理ができず、重要なデータが知らぬ間に紛失していたということも起こりかねません。

紛失したデータによっては、重大な損失につながる恐れもあります。

そのような状況に陥らないためには、文書管理システムでできることや、メリット・デメリットなどを詳しく把握した上で、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。

そこで今回は、以下の内容をご紹介します。 最後までお読みいただければ、自社に合った文書管理システムを選べるようになるはずです。

早速読み進めてみてくださいね。

1. 文書管理システムとは

冒頭でもお伝えした通り、文書管理システムとは、業務上のさまざまな文書をデータで一元管理するためのツールのことです。

とはいえ、これだけではどんなツールなのかイメージしづらいですよね。

そこでここでは、まず文書管理とは何なのかを説明した上で、文書管理システムでどういったことができるかを簡単にご紹介します。

1-1. そもそも文書管理とは

そもそも文書を管理するとは、「作成・活用・保管・廃棄といった文書のライフサイクルの流れに沿って適切に取り扱うこと」といえます。

一般的に業務上の文書には、

作成される

↓

活用される（回覧されたり、改変することで再利用される）

↓

保管される

↓

活用されなくなったり、保管期限が過ぎたものは廃棄される

といったライフサイクルが伴います。このライフサイクル上の各フェーズごとに、文書を適切に取り扱うことが、文書管理なのです。 この適切な取り扱いというのは、例えば以下のようなことを指します。

このように、あらゆる文書をライフサイクルの段階ごとに適切に取り扱うことが、文書管理と呼ばれる取り組みなのです。

• 「word」は、Microsoft社の登録商標です。

1-2. 文書管理システムとは

文書管理システムとは、こうした文書（データ）のライフサイクルに沿った適切な取り扱いを効率的に行うための機能を備えたシステムのことを言います。

社内にある膨大な文書を、そのライフサイクルごとに適切に扱い、処理することには労力も時間も必要となります。

また、データでのやり取りが増えて、紙の文書ほどは管理の手間がかからなくなったといっても、厳格に管理しようと思えば、一般的な業務用パソコンに搭載された機能だけでは不十分だったり、煩雑な設定が必要だったり、ということがあるはずです。

文書管理システムは、そうした不便を解消し、一元的かつより効率的な文書（データ）管理を実現させるために以下のような機能を備えています。 こうした機能を搭載し、ソフトウェアやクラウド型のサービスとして提供されるツールが、一般的に「文書管理システム」と呼ばれているのです。

• 補足：文書管理システムで管理する文書データとは？

  一般的に文書管理システムで管理される文書データとは、かつては紙で作成・管理されていた書類・資料・帳票類の全てと捉えておいてください。
  
  具体的な例を挙げると、契約書・請求書・見積書・納品書・各種申請書・稟議書・提案資料・管理台帳など社内外で活用するあらゆる文書データを文書管理システムでは管理できます。

2. 文書管理システムとファイルサーバーの違い

ここまでお読みいただいて、文書管理システムのことを「ファイルサーバーのようなもの」と認識されているかもしれません。

確かに、両者は共通する部分も多いですし、ファイルサーバーを文書管理のためのツールとして活用することも可能です。

ただ、厳密には両者は異なるものだと認識しておいてください。ファイルサーバーと文書管理システムとでは、そもそもの目的が異なるからです。

ファイルサーバーは、あくまでデータの保管・共有を目的としたシステム。一方で、文書管理システムは、文書データの管理を目的としています。

この違いがあるため、各システムでできることにも違いが出てくるのです。 このように、「文書データの管理」という広義なものを目的としている文書管理システムの方が、基本的にできることの範囲が広いです。

とはいえ、各社の仕様やシステムによって、できることは異なりますので、文書管理システムのような機能を備えたファイルサーバーも中にはあります。

そのため、ファイルサーバーと文書管理システムは境界が曖昧ではあるのですが、主要な目的に違いがあるということは留意しておきましょう。

3. 文書管理システムが必要とされる背景

効率的な文書管理を目的とした文書管理システムの、ビジネスにおける需要は飛躍的に高まっています。

IMARC Services Private Limitedが実施した調査によれば、2022年の世界における文書管理システムの市場規模は70億米ドル（およそ9,200億円）にも上るというのです。

また、その規模は今後も年平均11.2%の成長率で増加し、2028年には133億米ドル（およそ1兆7,500億円）にも達すると予想されています。

こうした文書管理システムの必要性の高まりは、日本企業においても例外ではありません。

とりわけ国内では、以下のような課題を背景として文書管理システムが必要とされています。

• • 紙の文書管理の非効率性
  • データ量の増大
  • 電子帳簿保存法への対応

それぞれの課題について詳しく見てみましょう。

3-1. 紙による文書管理の非効率性

ハンコ文化も根強い日本は、ペーパーレス後進国とも言われています。まだまだ紙文書をメインで取り扱っているという企業も少なくありません。

しかし、そのような紙文書の慣習のせいで、文書管理にも多くのリソースを割かなければなりません。

その非効率性は、以下のような点に表れています。

• • 書類のための保管スペースやインク・用紙にコストがかかる
  • 必要な書類を探すのに時間がかかる
  • 持ち出されても気付きにくく、情報セキュリティが担保されない
  • 外出先では文書を確認できない
  • 情報資産としての利活用がしづらい
  • 申請から承認・決裁といったワークフローのために、承認者・決裁者がオフィスで押印しなければならない

こうした文書管理の非効率性を解消するためには、やはりペーパーレスを推進することが肝心です。

また、そのためのインフラとして、文書管理システムのようなツールも必要となってくるのです。

3-2. データ量の増大

ペーパーレスが進んでも、今度はデータ量の増大という課題が立ちはだかってきます。

多様で膨大な文書・書類を、データメインでやり取りするようになると、効率的に作成や利活用ができる分、今度はその量がどんどん増えていくのです。

結果的に、以下のような問題が表面化してきます。

• • 文書データを保管するための容量が不足する
  • さまざまなデータが各従業員のパソコン内や個人用のクラウドストレージ、USB、HDDに点在してしまう
  • 誰がどのデータを所持しているか分からず、必要な書類を探すのに時間を要する
  • 管理や監視が行き届かず、USBなどを介して機密文書を持ち出されても気付けない
  • 更新頻度の高い文書データ（マニュアルなど）の最新版がどれか判別しづらい

このように、紙の文書をただデータに切り替えただけでは、結局管理が行き届かなかったり、効率の悪さが解消しきれなかったりします。

こうした問題を解決するために、文書データを効率よくセキュアに一元管理できる機能を備えた文書管理システムが求められるのです。

3-3. 電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法への対応が必要なことも、文書管理システムの必要性を高める背景となっています。

電子帳簿保存法は2022年に改正が行われ、データで受領した取引情報（見積書、請求書、発注書、納品書、契約書など）についてはデータでの保管が必須となりました。 さらに、ただデータで保管していればよいというわけではなく、保管要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」も求められています。

• • 真実性の確保
    文書データが改ざんされていない本物であると確認できる状態にしておくこと
  • 可視性の確保
    税務調査の際にすぐに該当書類が提示できる状態にしておくこと

参考：国税庁はこちら

国内の全企業・個人事業主が、電子取引情報をデータ保管するだけでなく、これらの要件を満たしておかなければなりません。

そのため、この保管要件に適応できる機能を持った文書管理システムの需要が高まっているのです。

4. 文書管理システムの一般的な機能

お伝えした通り、文書管理における課題を背景に、文書管理システムの需要はどんどん高まってきています。

ここで気になってくるのが、「具体的にどのような機能によって課題を解消するのか」という点ですよね。

文書管理システムには、一般的に以下のような機能が備わっていて、こうした機能が文書管理における種々の課題を解決に導いてくれるのです。 それぞれどのような機能なのか、詳しくご紹介しますね。

4-1. 文書保管機能

文書保管機能は、その名の通り、文書データをシステム内に保管する機能です。

単に「システム内に文書データを置いておける」というわけではなく、フォルダで種別や階層を分けて、整理された状態でデータを保管することができます。

文書保管機能があることで、文書管理の課題を以下のように解消・改善することが可能となります。

• ◆文書データが各従業員のデバイスや記憶媒体に点在することを防げる

  …システム上にまとめて文書データを保管できるため、一元管理を実現しやすい。

  ◆各従業員の業務用パソコンの容量に余裕が持てる

  …システム上にデータが保管できるため、必要時以外は個々のデバイスにデータを保管する必要がない。

  ◆外出先でも必要な文書を確認できる

  …事前に携帯用のデバイスに文書をダウンロードしておけば、外出先で文書を閲覧・編集可能。さらにクラウド上のツールなら、インターネットを介してシステムに

  　アクセスできるため、事前のダウンロードも不要。

4-2. 検索機能

検索機能は、システム内に保管されている文書データを検索する機能です。

文書管理システムに備わる検索機能では、以下のような複数の要素で検索できる場合が多いです。

◆ファイル名

◆ファイル属性／タグ

◆保存者

◆作成日

◆ファイルの中身に含まれるキーワード

◆上記を組み合わせた複合検索

このような細やかな検索機能があることで、次のように文書管理課題の解決に貢献します。

• ◆必要な時にすぐ書類や文書を探し出せる

  …さまざまな要素で絞り込んで検索できるため、スムーズに見つけやすい。

  ◆電子帳簿保存法のデータ保管要件である「可視性の確保」が満たせる

  …取引年月日・取引先・取引金額の項目を規則的にファイル名に入れ込むようにしておけば、検索機能によって速やかに該当書類を提示できる。

  ※ファイル名の例：『20230110_株式会社◯◯_300,000.pdf』

  ◆情報資産として利活用しやすい

  …必要な資料や書類を検索してすぐに取り出せるので、過去のデータを使った分析や予測もスムーズに行える。

4-3. アクセス権の設定機能

アクセス権の設定機能は、フォルダごとにアクセスできる従業員や、操作範囲を指定できる機能のことです。システムによっては、ファイルごとにアクセス権が設定できる場合もあります。

例えば、人事書類を保管したフォルダに対して、

・人事部の主任以上の従業員だけがアクセスできるように設定

・書類をローカル環境にダウンロードできるのは人事部長のみに設定

という風に権限を制限することができるのです。

このようなアクセス権の設定機能は、以下のように文書管理の課題を解消してくれます。

• ◆機密文書の持ち出しを防止できる

  …機密文書データを閲覧・ダウンロードできる従業員を制限できるため、悪意を持った持ち出しも、ミスによる持ち出しも抑えられる。

4-4. バージョン管理機能

バージョン管理機能は、文書データの更新状況を把握しやすくするための機能です。

細かくいえば、

• 文書データ更新時に旧版を自動でバックアップ
• バックアップから更新前のデータを復元
• 更新履歴の記録・確認

といったことができる機能を指します。

こうしたバージョン管理機能は、以下のように文書管理上の課題解決に役立ちます。

• ◆最新の文書データを判別できる

  …更新履歴が記録されるため、旧版のデータが残っていてもどちらが最新か判別が可能。

  ◆人的ミスによるデータ紛失をリカバリーできる

  …更新作業中に誤ってデータを削除したり、上書き保存してしまっても、旧版のバックアップから作業前のデータを復元できる。

4-5. 情報セキュリティ機能

情報セキュリティ機能は、保管されたデータの安全性を高めるための機能です。

具体的には次のような機能・仕様が情報セキュリティ機能にあたります。

• 保管されているデータの暗号化
• システムログイン時の多要素認証
• アクセスログ（操作履歴）の記録
• アクセスログの集計・分析

こうした機能によって、以下のように文書管理上の課題を解消します。

• ◆システム内に保管されたデータに不正にアクセスされることを防ぐ

  …保管されているデータが暗号化されていることで、外部からデータ内容を傍受されづらくなる。またログイン時の認証が厳格であれば、従業員になりすましたログインを防止できる。

  ◆機密データの持ち出し防止につながる

  …「いつ、誰が、どのデータに対して、どのような操作を行ったか」という仔細なアクセスログが記録可能なことや、そのログを集計・分析できることは、データの不正持ち出しの抑止力になる。

  ◆電子帳簿保存法におけるデータ保管要件である「真実性の確保」が満たせる

  …アクセスログが細かく残るため、文書データが改ざんされていないことを確認可能な状態を確保できる。

4-6. ワークフロー機能

ワークフロー機能は、申請・承認などのワークフローをシステム内で行える機能のことです。

どこまでのワークフローをカバーできるかは、システムによって異なりますが、例えば次のようなことが可能です。

◆該当文書を社内外に共有したり発行する際の上長承認をシステム内で得られる

◆契約書や稟議書などの書類を通じた決裁をシステム内で得られる

◆承認者・決裁者への依頼を通知できる

こうしたワークフロー機能は、文書管理上の課題を次のように解消してくれます。

• ◆承認・決裁のためにオフィスで押印する必要がなくなる

  …システム上でワークフローを遂行できるため。クラウド上のシステムなら外出先での承認や決裁も可能。

5. 文書管理システムを導入するメリット4つ

文書管理システムがどういうものなのか、つかめてきたでしょうか？

概要が把握できると、「実際に導入してどのようなメリットが得られるのか」というところも気になりますよね。

そこでここでは、文書管理システムの以下のメリットをご紹介します。

• • 業務効率が向上する
  • コストを削減できる
  • 情報漏えいのリスクを低減できる
  • リモートワークに対応しやすい

それぞれ詳しくお話ししますね。

5-1. 業務効率が向上する

文書管理システムを活用することで、業務効率の向上が期待できます。

これまでにもご紹介したように、文書管理システムは、効率的な文書（データ）管理を実現させるためのさまざまな機能を備えているからです。

特に業務効率に大きく貢献している機能が、検索機能とワークフロー機能といえます。

充実した検索機能により、必要な書類を探す時間が大幅に短縮できるはずですし、ワークフロー機能があることで、申請者・承認者がお互いにオフィスで拘束されずに済みます。

そのように無駄な時間が削減できれば、空いた時間で別の業務を進めることもできますよね。

つまり、文書管理システムを活用することで、各従業員が同じ時間内で進められる業務量の増加＝業務効率の向上が可能となるのです。

5-2. コストを削減できる

文書管理システムを導入すれば、それまで文書管理に要していたコストを削減することができます。

特に、紙メインで文書を管理してきた場合はより顕著にコスト削減が叶うはずです。

文書管理システムを使って、データをメインとした文書管理に切り替えることで、以下のようなコストが不要となるからです。

• ◆印刷にかかるコスト

  ・インク／トナー代

  ・用紙代

  ◆保管にかかるコスト

  ・保管スペースに必要な費用

  ◆廃棄時にかかるコスト

  ・シュレッダー後に廃棄物として回収してもらうための費用

  ・ゴミ袋代

  ◆人件費（必要な労力）

  ・書類共有のために、必要部数を印刷して各所に配布

  ・保管スペースへ文書を持って行って、ファイリング

  ・保管してある文書を使う際に、膨大なファイルの中から該当文書を探し出す

  ・廃棄書類を保管スペースから持ち出してシュレッダーにかけ、そのゴミを袋に詰める

文書管理システムを導入し、紙文書の管理を最小限に抑えれば、こうしたコストは大きく削減されるはずです。

5-3. 情報漏えいのリスクを低減できる

文書管理システムを使って文書管理を行えば、情報漏えいのリスクを低減することもできます。

これは、文書管理システムによって一元管理が叶い、システムに備わる機能を使ってデータへのアクセスやセキュリティレベルを制御することも可能なためです。

文書の一元管理がなされていなければ、各従業員の意のままに文書を保管・複製することができてしまいます。個々のデバイスや記憶媒体に文書が保管されていれば、管理者の目も届きません。

そのような状況には、非常に危険度の高い情報漏えいリスクが常につきまといます。

こうした情報漏えいリスクを低減するためには、文書管理システムによる一元管理を行い、管理者の目を行き渡らせることが欠かせません。

加えて、システムに備わるアクセス権の設定機能や情報セキュリティ機能も、情報漏えいの予防策として役立ってくれるはずです。

5-4. リモートワークに対応しやすい

クラウド型の文書管理システムを導入すれば、リモートワークへの対応も容易になります。

というのも、クラウド型の文書管理システムには、インターネットなどの外部と接続ができるネットワークさえあれば、どこからでもアクセスすることができるからです。

リモートワークを実施するにあたって、まず課題となりやすいのが「社外でどのようにデータを取り扱うか」という点です。

事前に記憶媒体やパソコンに、文書や資料のデータを取り込んで持ち出せば、すぐにリモートワークは行えるかもしれませんが、それが情報漏えいリスクを孕んだ手法であることはお分かりですよね。

クラウド上でセキュアに保管されているデータに、場所を問わずアクセスできるクラウド型の文書管理システムなら、こういった課題を解消してくれます。

データを外部に持ち出さなくても、安全に社外でデータを閲覧・編集できるようになり、リモートワークにもスムーズに対応することができるのです。

6. 文書管理システムを導入するデメリット

文書管理システムには、メリットがある反面、デメリットも存在します。導入を検討するなら、デメリットについてもきちんと把握しておきたいですよね。

そこでここでは以下の文書管理システムのデメリットについてお話しします。

• • 導入・運用にコストがかかる
  • 活用方法を周知させるための労力負担が発生する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

6-1. 導入・運用にコストがかかる

文書管理システムは、自社で開発しない限り、提供企業から購入したり利用料金を支払う必要があります。

そのように導入や運用にコストが必要な点は、デメリットと言わざるを得ません。

必要なコストは、システムにより異なりますが、一つの目安として以下を把握しておいてください。

文書管理システムは提供会社によって、大幅に利用料金が異なり、料金形態もさまざまです。

上記の表もあくまで目安の一つではありますが、基本的にオンプレミス型は初期費用が高くつきます。自社での保守対応が難しい場合には運用費にもまとまった金額が必要です。

一方でクラウド型では、初期費用が不要な場合が珍しくありません。運用費についても、ユーザー数に応じて必要な分だけ利用料を支払うという形態が多いです。

このため、自社でのシステム保守対応が困難な中小企業である場合は、クラウド型の文書管理システムを選択して、コスト面でのデメリットを抑えながら導入・運用することをおすすめします。

6-2. 活用方法を周知させるための労力負担が発生する

文書管理システムの活用の仕方を従業員に周知させるためには一定の労力負担が発生します。

一元的な文書管理を適切に行うには、以下のような項目を運用ルールとして定め、それを従業員に周知させることが欠かせません。

• ◆フォルダの分類・並びの基準

  ◆フォルダを作成しても良いケース

  ◆アクセス権の設定基準

  ◆ファイル・フォルダの命名規則

  ◆重複ファイルが存在する場合の対応

  ◆ファイルの保管先となるフォルダをどう判断するか

  など

文書管理システムを導入しても、こうしたルール制定が行われていないと、システム内に乱雑にデータが保管され、結局管理が行き届かない状態を作り出してしまいます。

ですから、こうしたルールを制定し、従業員に定着させる必要があるのです。

ただ、過不足なくルールを決めて、それを周知させるとなるとそれなりの労力が必要です。

この労力負担は、文書管理システムを導入する際のデメリットとはいえますが、文書をきちんと管理するためには、避けられないものと捉えておいてください。

7. 文書管理システムの導入がおすすめな企業

文書管理システムのメリットやデメリットがわかったところで、改めて自社に文書管理システムの導入が適しているのかどうか、迷われているかもしれませんね。

ただ基本的には、文書管理システムはできるだけ早期に導入すべきです。

今後、紙の文書が減り、その代わりにデータの文書が増大していくことは確実です。様子見をしていても、この流れが逆行することはありません。

あなたの会社でも、すでに文書データがどんどん増えてきているのではありませんか？そしてそれらのデータは管理しきれていないのではないでしょうか？

こうした状況で、いつまでも文書データの取り扱いを各従業員の裁量に任せていれば、いずれミスや社内外の不正によって機密情報が漏えいする可能性が高いです。

そうなってしまう前に、文書管理システムを導入して、早急に一元管理の体制を築くことが重要なのです。

特に次のようなケースにあてはまる場合は、今日にでも導入候補となるシステムをリサーチすべきです。

このようなケースにあてはまる場合は、すでに文書管理上の効率の悪さが表面化していたり、電子帳簿保存法への対応期限が差し迫っています。

すぐにでも文書管理システムを導入し、目下の課題解決に取り掛かってください。

8. おすすめの文書管理システム10選

自社にとっての文書管理システムの必要性が分かったところで、実際にどのような文書管理システムがあるのか見てみましょう。

ここでは、文書管理システムとして銘打っているツールはもちろん、名称こそ違えど文書管理システムとしての機能を有するおすすめツールを以下の通り10点ご紹介します。

8-1. 【電子帳簿保存法への対応と管理の自動化が魅力】invoiceAgent 文書管理

「invoiceAgent 文書管理」は、ウイングアーク1st株式会社が提供する文書管理システムで、オンプレミス型・クラウド型の両方から選ぶことができます。

ファイルごとにアクセスログを記録できる上、タイムスタンプ(参考はこちらの付与も可能なため^※、電子帳簿保存法の電子取引保管要件である「真実性の確保」を高いレベルで実現します。

もう一つの保管要件である「可視性の確保」にも、充実した検索機能でしっかりと対応可能です。

• Entryプランには搭載されていません。

また、システム内への文書取り込みや仕分け、削除を自動化できるため、より文書管理の効率を追求したいという要望にも応えてくれます。

こういった特長を持つ「invoiceAgent 文書管理」は、帳票類の管理に課題を抱えている場合に特におすすめです。

出典：invoiceAgent 文書管理はこちら

8-2. 【紙文書の高精度なデータ化が魅力】SmartRead

「SmartRead」は、株式会社Cogent Labsが提供する高度文書処理を実現するツールで、オンプレミス型・クラウド型の両方から選べます。

「SmartRead」の最たる特長は、スキャナなどで取り込んだ紙の文書からテキスト情報を読み取り、CSVやExcel形式で扱えること。またその精度の高さもポイントです。

これにより、紙文書に記載された情報をわざわざ手入力することなく、（PDFや画像としてではなく）データとして扱うことができるようになります。

また、外部連携機能も充実しているため、紙文書から読み取ったデータを他の業務システムでスムーズに利活用することも可能です。

こういった特長を持つ「SmartRead」は、FAXや手書きの注文書・契約書などの紙文書を、効率的に管理・活用したいという場合には特におすすめです。

出典：SmartReadは こちら

8-3. 【どんな用途にも柔軟に対応できる】楽々Document Plus

「楽々Document Plus」は、住友電工情報システム株式会社が提供するオンプレミス型の文書管理システムです。

多様な機能を搭載していて、幅広い用途・目的に対応できる点が大きな特長です。

◆契約書管理を効率化する契約期限通知機能やワークフロー機能

◆電子帳簿保存法の要件を満たすアクセスログ記録や高い検索性

◆オンプレミス型でありながらスマートフォンでも文書閲覧・承認が可能

◆多様なデータ形式への対応

◆他言語対応

など多彩な機能・仕様が、文書管理におけるさまざまな課題の解決に貢献してくれます。

こうした柔軟な対応力やオンプレミス型での提供であることから、「楽々Document Plus」は、部署や部門ごとに幅広いニーズが発生しやすい大企業での導入が特におすすめです。

出典：楽々Document Plusは こちら

8-4. 【リーズナブルながら基本的な文書管理上のニーズを満たす】MyQuick

「MyQuick」は、インフォコム株式会社が提供する文書管理システムで、オンプレミス型・クラウド型の両方から選択可能です。

文書管理システムの主要機能は一通りカバーしつつ、契約書などの期限を知らせるアラート機能や、電子契約サービスとの連携機能^※も備えているため、一般的な社内文書をはじめ、契約書についても効率良く管理することができます。

もちろん電子帳簿保存法の要件を満たす機能も搭載しています。

• スタータープラン（クラウド型）には搭載されていません。

このように文書管理におけるニーズに広く応えられるにも関わらず、その料金体系は月額22,000円からとリーズナブル。

こうした特長や料金形態から、「MyQuick」は、スモールスタートで文書管理システムを導入し、その後徐々に導入する部署や拠点を増やしていきたいというケースにおいておすすめです。

出典：MyQuickは こちら

8-5. 【情報連携を目的とした文書管理に】NotePM

「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードの提供するクラウド型のナレッジ共有ツールです。

文書管理システムとは銘打っていませんが、充実した検索機能やアクセス制限機能を備えており、文書管理にも利用できます。

すでに作成してある文書をツール上に保管できることはもちろん、テンプレートや高機能なエディタを搭載しているので、統一されたフォーマットでスムーズにマニュアル・ノウハウ文書を作成可能です。

また、ツール上に従業員がさまざまな情報を投稿できて、その情報を蓄積することもできます。この仕様により、社内版ウィキペディアや社内FAQを作成することができ、属人化していたノウハウや知見を文書化して管理・共有することもできるようになります。

こういった特長を持つ「NotePM」は、社内文書や各従業員が持つ情報を一元管理して、社内での情報連携を強化したいという場合に特におすすめです。

出典：NotePMは こちら

8-6. 【契約書管理の工数とリスクを削減】OPTiM Contract

「OPTiM Contract」は、日本電気株式会社が提供するクラウド型の契約書管理ツールです。

契約書データのアップロードを行うと、AIが契約書名や企業名・日付を取得し、自動で管理台帳を作成します。紙の契約書のスキャンデータや、電子契約サービスを利用した契約書データなど、あらゆる形態の契約書データに対応するため、契約書の管理工数の大幅な削減が見込めます。

また、契約期限の自動リマインド機能やアクセス権の設定機能も搭載しているため、管理ミスや情報漏えいのリスクを抑えることも可能です。

このような「OPTiM Contract」は、社内文書の中でも契約書の管理を効率的かつ安全に行いたいという場合におすすめです。

出典：OPTiM Contractは こちら

8-7. 【複合機との連携でさらに便利に使える】Working Folder

「Working Folder」は、富士フィルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理用クラウドストレージです。

クラウドストレージとして、充実した保管・共有機能を備えつつも、アクセス権の設定機能やバージョン管理機能など文書管理のための機能も標準搭載しており、文書データの一元管理を助けます。

また、富士フイルムビジネスイノベーションの複合機と連携することで、受信したFAXデータをWorking Folder上で確認したり、PDFデータをWorking FolderからFAX送信することもできます。

スキャンデータを複合機から直接WorkingFolder上に保管することも可能です。

このような特長を持つWorking Folderは、FAXを含む紙文書とデータ文書が混在する中でも、効率よく文書管理をしていきたいという場合には特におすすめです。

出典：Working Folderは こちら

8-8. 【多様なデータを効率的に一元管理できる】Fleekdrive

「Fleekdrive」は、株式会社Fleekdriveが提供するオンライン（クラウド）ストレージサービスです。

オンラインストレージと銘打ってはいますが、文書の保管・共有機能の他にも多様な機能を備えています。

例えば、文書の更新期限の通知や、廃棄期限を迎えた文書の自動削除、文書の承認から顧客共有までのワークフローの自動化といったことが可能なため、文書管理の工程の効率化に貢献します。

また、一般的な文書データの他にもデザインデータや動画・音声データも保管でき、ツール（ブラウザ）上で閲覧可能なため、クリエイティブ職と営業・事務職の業務連携にも役立ちます。

こういった特長を持つことから「Fleekdrive」は、文書データを含めたさまざまな形式のデータを一元的に管理し、その効率を追求したいという場合に特におすすめです。

出典：Fleekdriveは こちら

8-9. 【自社に合わせた開発にも対応可能】活文 Contents Lifecycle Manager

「活文 Contents Lifecycle Manager」は、株式会社日立ソリューションズが提供するオンプレミス型の文書管理システムです。

高度な検索機能やアクセス権の設定機能など、文書管理システムとしての基本機能を搭載しつつ、柔軟に外部連携もできるため、文書の一元管理ができるだけでなく、幅広い用途に対応することが可能です。

例えば、外部のクラウドストレージと連携させれば社内外での文書データ共有が可能となり、システム自体はオンプレミス型でも場所を問わずデータを利活用できるようになります。

また、企業ごとのニーズに応じた個別の機能開発にも応じてくれます。

このように非常に柔軟な対応が可能なため、「活文 Contents Lifecycle Manager」は、文書管理において、既存のツールでは対応が難しいニーズをお持ちの場合に特におすすめです。

出典：活文 Contents Lifecycle Managerは こちら

8-10. 【デスクトップ感覚で簡単に操作できる】コワークストレージ

「コワークストレージ」は、当社（NTT東日本）が提供するクラウドストレージです。

クラウドストレージとしての文書保管機能や、リンクURLによるファイル共有機能はもちろん、細やかなアクセス権設定機能、情報セキュリティ機能、バージョン管理機能なども備え、文書管理システムとしての利用にも適しています。

複合的な検索やアクセスログの記録もできるため、電子帳簿保存法の電子取引保管要件への対応も可能です。

また、なんといっても慣れ親しんだデスクトップと同じ感覚で使える高い操作性が特長で、従業員に新たな操作を覚える負担をかけずに済みます。

こういった特長のあるコワークストレージは、ツールを浸透させて一元管理を根付かせるために、各従業員の使いやすさを重視する場合に特におすすめです。

9. 文書管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイント

基本的に文書管理システムは早めに導入することをおすすめしますが、だからといって、どんなものを選んでもよいわけではありません。

先ほど見ていただいた10件の各文書管理システムからも分かる通り、文書管理システムとして活用できるツールは数多く存在し、その機能や料金もそれぞれで異なります。

そのため、文書管理システムの導入にあたっては、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。

そこでここでは、自社に合った文書管理システムを選ぶためにチェックすべきポイントを紹介します。それが以下の3つです。

一つずつ説明しますね。

9-1. 文書管理の目的に適した機能を備えているか

文書管理システムを選ぶ際には、自社の文書管理の目的に適した機能を備えているかどうかを確認しましょう。

文書管理システムに備わっている主な機能はすでにご紹介した通りですが、中にはよりたくさんの機能を備えたものもありますし、逆に必要最低限に機能を絞っているツールも存在します。

そのため、あなたの会社における「文書管理によって達成したいこと」にマッチしないツールも出てきます。

そのようなツールを選んでしまうと、

「多機能だけど、複雑で使いこなせないし、やたら利用料が高い」

「リーズナブルで多少は便利になったけど、必要としている機能が備わっていない」

といったことになりかねません。

あなたの会社にとってベストな選択をするためには、文書管理の目的から優先すべきものを定め、その上で目的を達成できる機能・仕様がツールに備わっているかを確認するようにしてください。

• 補足：文書管理の目的とは

  ここでいう文書管理の目的とは、「文書管理システムを導入して達成すべきこと」と言い換えることができます。

  例えばあなたの会社でも以下のようなことを達成したいとお考えではありませんか？

  ◆電子帳簿保存法に対応したい

  ◆データの安全性を保ちつつテレワークを実施したい

  ◆元々ある紙の文書もデータ化して管理したい

  ◆必要な文書をスムーズに見つけられるようにしたい

  ◆文書の作成作業も効率よく行いたい

  ◆契約書や稟議書などの承認をシステム上で行いたい

  このような文書管理の目的を事前にはっきりさせておけば、必要な機能を判断しやすくなります。

9-2. オンプレミス型かクラウド型か

文書管理システムがオンプレミス型かクラウド型かも、ツール選定時にチェックすべき重要なポイントです。

オンプレミス型とクラウド型では、コストと運用の仕方に大きな差が出てくるためです。

自社のサーバーにシステムを構築して運用するオンプレミス型の場合、基本的に初期費用は大きな金額になってきます。新たにサーバーを購入するとなると、その分の費用（数十万円）も必要です。

また、社内のサーバーで運用するため、保守対応を自社で行う必要がありますし、それが難しいなら毎月保守費用を支払って、代行してもらうことになります。

一方でクラウド型の文書管理システムには、初期費用がかからないものも少なくありません。月々の利用料は支払う必要がありますが、その金額はユーザー数や使用容量に応じて設定されるケースが多く、「余計な支払い」は生じづらいといえます。

オンプレミス型と違って自社での保守対応も必要ありません。

このことから、自社でエンジニアを抱えている大企業や、社内にしかデータを置きたくないという場合にはオンプレミス型が、中小企業や単一拠点における数十人規模での利用にはクラウド型が向いているといえるでしょう。

もちろん例外もあるかと思いますが、重要なのは、オンプレミス型とクラウド型で自社に合っている方を選ぶことです。

9-3. 求めるセキュリティ要件を満たしているか

セキュリティを重視する場合は、自社が求めるセキュリティ要件を満たしているかどうかも確認しておきましょう。

特にクラウド型の文書管理システムの場合、実際には「データセンター」と呼ばれる専門施設内のサーバーで運用されています。システム内に保管したデータも、データセンター内のサーバーに記録されています。

高い安全性の下で文書データを管理することを重要視するなら、このデータセンターでどのようにシステムが運用され、データが保管されているかは、確認しておくべきです。

この時、例えば以下のようなところをチェックすると求めている安全性が確保されているかどうか判断しやすいですよ。

• データセンターの所在（国内か、国外か）
• システムの可用性（停止せずに稼働し続けられる割合）
• 複数のデータセンターに保管データが分散されているか（データ紛失への備えがあるか）
• データは暗号化して保管されるか（情報漏えいへの備えがあるか）

このような情報セキュリティへの備えは、ツールの公式サイトで確認できるはずなので、しっかりとサイト内の情報をチェックしてみてくださいね。

10. 中小企業ならコワークストレージを文書管理システムとして導入するのがおすすめ

もしあなたの会社が中小規模の企業であるなら、ご紹介した10件の文書管理システムの中でも、断然コワークストレージがおすすめです。

コワークストレージなら、中小企業にとっては大きな負担になりがちな導入・運用にかかる労力やコストを抑えられるからです。

それを可能にしているのが、以下のような特性です。

• すぐに使える簡単な操作性
• 大量のデータ移行もラクにできるデータ転送ツール
• リーズナブルで導入しやすい料金プラン

それぞれもう少し詳しくご紹介します。

10-1. すぐに使える簡単な操作性

コワークストレージは、誰もが使い慣れているデスクトップやローカルドライブと同じような感覚で操作できる仕様となっています。

このため、操作方法の教育に労力を割かずに済むのです。

もし、操作環境が見慣れない見た目だったり、機能が複雑だと、以下のような対応が必要となります。

◆説明会を開いて操作方法を細かく説明

◆質問窓口として対応

大企業ならこうした対応のために担当者を配置することも難しくないかもしれませんが、人員が不足しがちな企業においては、そのような采配は大きな負担となり得ますよね。

だからこそ、簡単な操作性ですぐに使いこなしやすいコワークストレージが、中小企業での文書管理におすすめなのです。

10-2. 大量のデータ移行もラクにできるデータ転送ツール

コワークストレージにはデータ転送ツールを搭載しているため、これまでNASやファイルサーバーに保管していた文書データを、スムーズにコワークストレージ上へ移行できます。

どんな文書管理システムを使うにしても、文書の一元管理のためには、「既存の文書データをシステム／ツール上に移行する」という作業が伴います。

コワークストレージなら、専用ツールでその作業もラクに行えるのです。

導入時のデータ移行の労力を抑えられるのも、中小規模の企業にとっては重要なポイントとなってくるはずです。

10-3. リーズナブルで導入しやすい料金プラン

コワークストレージでは、SOHO、中堅・中小企業で導入しやすいリーズナブルな料金プランをご用意しています。

企業規模や扱うデータ量によって、以下からあなたの会社に合ったプランをお選びいただけます。

最低利用期間も設けておらず、無理なく安心して導入できる料金体系となっています。

このように、中小企業における文書管理ツールとしての利用がおすすめなコワークストレージは、実は30日間の無料トライアルが可能です。

しかも、機能の制限も契約の自動更新も無く、オンラインでお気軽にお申し込みいただけます。

この機会にぜひ、コワークストレージをお試しになってみてくださいね。

• 「コワークストレージ」30日間無料トライアルお申し込みはこちら

11. まとめ

文書管理システムがどのようなものかはお分かりいただけたでしょうか？

最後に今回の内容をまとめておきます。

まず、文書管理システムとは、業務上のさまざまな文書をデータで一元管理するためのツールのことでしたね。

一元的かつより効率的な文書（データ）管理を実現させるために以下のような機能を備え、ソフトウェアやクラウドサービスとして提供されています。

ファイルサーバーと文書管理システムは、よく似たものではありますが別物で、両者には以下のような違いがあります。

近年、以下のような背景から、文書管理システムの必要性は高まってきています。

• • 紙の文書管理の非効率性
  • データ量の増大
  • 通常リスト通常リスト通常リスト通常リスト通常リスト通常リスト通常リスト通常リスト通常リスト

実際に導入すれば、次のようなメリットが期待できます。

• • 業務効率が向上する
  • コストを削減できる
  • 情報漏えいのリスクを低減できる
  • リモートワークに対応しやすい

一方で、以下のようなデメリットには注意が必要です。

• •  導入・運用にコストがかかる
  • 活用方法を周知させるための労力負担が発生する

とはいえ基本的に、文書管理システムは早期に導入するべきです。とりわけ以下のようなケースではすぐにでも導入することをおすすめします。

文書管理システムが提供されていますが、特におすすめなのが以下の10件です。

数ある文書管理システムの中から、あなたの会社に適したものを選ぶためには、以下のポイントをチェックするようにしてください。

• • 文書管理の目的に適した機能を備えているか
  • オンプレミス型かクラウド型か
  • 求めるセキュリティ要件を満たしているか

この記事が、あなたの会社に合った文書管理システム導入の一助となれば幸いです。

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