監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

「ファイルサーバーよりもクラウドストレージのほうがいいのだろうか」

「クラウドストレージはどんなものを選べばいいの」

データ管理にクラウドストレージがいいらしい、とは知りつつもファイルサーバーとの違いがはっきりと分かっている人は少ないのではないでしょうか。

クラウドストレージは会社のデータやファイルを保存・管理するサービスです。従来のファイルサーバーと比べて、サーバーの設置や管理の必要がありません。

その利便性から、最近ではファイルサーバーからクラウドストレージへ移行する会社が増えています。

クラウドストレージを導入すれば、サーバーはクラウド事業者が運営・管理するので、手間がかからず、作業効率もアップします。ファイルやデータを社内だけではなく、支店やテレワーカーとデータを共有することも可能になります。

しかし、クラウドストレージは従来のファイルサーバーと全く同じように使えるわけではありません。ファイルサーバーと違う点を理解していないと、クラウドストレージを導入しても「こんなはずではなかった」と後悔することもありえます。

そこでこの記事では、

• クラウドストレージとファイルサーバーとの違い
• ファイルサーバーと比較した時のメリット・デメリット
• クラウドストレージかファイルサーバーを選ぶ基準
• クラウドストレージを選ぶポイント
• おすすめのクラウドストレージ

をご紹介します。

この記事を読めば、クラウドストレージの理解が深まり、ファイルサーバーとの違いや、自社にとって本当に必要なのか、そしてどのようなサービスを選択するべきなのかがわかるようになります。

ぜひ最後までお読みください。

1.クラウドストレージとファイルサーバーの違い

クラウドストレージはファイルサーバーにかわる、新しい「データ保管サービス」です。

「クラウド」であることのメリットも大きく、導入する企業も急増しています。

しかし、クラウドストレージは便利である反面、ファイルサーバーと大きく異なる点や、「クラウド」ならではの問題点もあります。ビジネスで導入するには、その違いを明確にしないと安心して利用できませんね。

この章では、クラウドストレージとファイルサーバーの違いを分かりやすく解説するとともに、似たサービスで勘違いされやすい「クラウド型ファイルサーバー」についても説明します。

1-1. クラウドストレージはサーバーが不要なデータ保管サービス

クラウドストレージはインターネット上で利用する、サーバー不要のデータ保管サービスを指します。クラウドは「雲=インターネット上」、ストレージは「保管・倉庫」を表し、インターネット上に書類や写真などのデータを保管するという意味になります。

クラウドストレージは、データやファイルの「保管」「管理」「共有」を目的とし、ファイルサーバーのようなシステムの構築や運用などの手間がかかりません。

クラウドストレージの中には、iPhone、iPadで使われているiCloudDriveや、無料の共有ドキュメントなどを提供しているGoogleドライブ、MicrosoftのOneDriveなど一般的に利用されている個人用のサービスがありますが、会社での利用は不十分です。

ちょっとしたデータのやり取りは可能ですが、会社での利用を考えると機能や容量、安全性に問題があります。ビジネスプランもありますが、会社で利用するには使い勝手がよくありません。

会社でクラウドストレージを導入するなら、専用のクラウドストレージサービスの利用をおすすめします。

次に、ファイルサーバーとの違いとはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

1-2.クラウドストレージとファイルサーバーとの違いを比較

ファイルサーバーとクラウドストレージの一番大きな違いは、サーバーを設置するかどうかです。

クラウドストレージはデータの保管専用サービスなので、サーバーの設置やサーバー機能はありません。

そのため、自由なカスタマイズはできませんが、ファイルの管理やシステムの構築、運用などはクラウド事業者におまかせすることができます。

また、導入費用はなく、ランニングコストは毎月必要ですが、多拠点でファイルの共有が可能になります。

一方、ファイルサーバーの多くはオンプレミス型で、社内にサーバー用のコンピューター、またはNASの設置をし、それらを管理・運用する必要があります。

導入コストも高く、ファイルは社内の共有のみになりますが、データが流出しにくいというメリットもあります。

1-3.よく勘違いするクラウド型ファイルサーバーとの違い

クラウドストレージとよく勘違いされやすいものに「クラウド型ファイルサーバー」があります。

こちらを押すと画像が拡大します。

クラウド型ファイルサーバーは、簡単にいうとサーバー機能をインターネット上に構築したファイルサーバーの一種です。

クラウドストレージ同様、データやファイルを保管し共有できることは同じですが、サーバー機能があるため、ある程度の機能やシステムを自社に合わせてカスタマイズすることができます。

オンプレス型のファイルサーバーよりも導入の手間が少なく、運用やメンテナンスをクラウド事業者に任せることができるので、使い勝手はクラウドストレージと同様です。「ファイル共有クラウドサービス」と呼ばれることもあります。

自社に合わせたシステム構築が柔軟に行えるのがクラウド型ファイルサーバー、ファイルの保存や管理に限定されるのがクラウドストレージといえます。

そのため、ファイルサーバーとクラウドストレージ、それぞれのいいとこ取りをしたい人には、クラウド型ファイルサーバーを利用するとよいでしょう。

2.ファイルサーバーと比較した時のクラウドストレージのメリット5つ

前章では、クラウドストレージとファイルサーバーの違いを解説しましたが、実際にクラウドストレージを導入するとビジネスにどのようなメリットがあるのでしょうか。

大きなメリットとして次の5つがあります。

ファイルサーバーと比べた時の5つのメリットをそれぞれ解説していきましょう。

2-1.①導入コストがかからず経済的である

クラウドストレージはファイルサーバーを使用するよりも経済的です。

クラウドストレージは、インターネットを通じてサービスを利用するので、設置する際に機器の購入や取り付けなどがなく、導入コストを低く抑えることができます。

月々のランニングコストはかかりますが、ファイルサーバーのように、保守、点検などをする費用や、管理する人材も必要ないため、コストメリットが大きいといえます。

2-2.②ファイル管理システムの運用をしなくてもよい

クラウドストレージはサーバー機能がないので、ファイルを管理する社内ネットワークの運用をすることはありません。

社内に設置するファイルサーバーでは、システムの構築や運用、管理、メンテナンスが必要でした。クラウド型ファイルサーバーでも、ある程度の管理が必要です。

しかし、クラウドストレージは、そのような手間をすべてサービス提供会社が行います。

クラウドストレージは、会社のファイル管理の負担が大幅に軽減されます。

2-3.③テレワークや他拠点とデータの共有ができる

クラウドストレージを導入すると、テレワークや多拠点とデータの共有ができるのでやり取りがスムーズになります。

たとえば、ファイルサーバーの場合、会社とテレワーカーとのデータのやり取りは、必要な書類をメールや個人SNSなどに添付する手間がありました。足りないデータが出た場合、いちいちファイルを探したり、その都度送ったりして面倒なやり取りが必要です。

しかし、クラウドストレージを使用すると、指定のフォルダーにデータを入れるだけで、テレワークや多拠点で同じデータを共有することができます。作業の効率化も促進されます。

2-4.④複数人でデータの共同編集ができる

クラウドストレージを使うと、同じデータを複数人で共同編集ができます。

たとえば、社外の担当者やテレワーカーと仕事をする際、同じデータを見ながら同時にファイルの訂正や、更新などをすることが可能です。

共同編集をすることで、リアルタイムな意見交換ができ、作業が迅速に進みます。「最新のファイル」を改めて送ることもなくなり、古いファイルと新しいファイルがごちゃごちゃになることもありません。

互いにデータを確認しながら作業ができるので、プロジェクトなどが円滑に進むようになります。

2-5.⑤データのバックアップが自動でできる

クラウドストレージでは、バックアップが自動的に行われます。

ちょっとしたミスでデータを消去しても、自動的に保存されているので、すぐに前の作業に戻すことができます。

ファイルサーバーで保存されるデータはそのような機能はないので、一度削除されたデータを復元するのは時間や手間がかかります。自主的にこまめに保存・バックアップを取るなどの対策が必要です。

では、次にファイルサーバーと比較したクラウドストレージのデメリットを見ていきましょう。

3.ファイルサーバーと比較した時のクラウドストレージのデメリット3つ

ここでは、クラウドストレージとファイルサーバーを比較したデメリットについて解説します。デメリットは次の3つです。

3-1.①カスタマイズなどの自由度が低い

クラウドストレージは、「ファイルの保管サービス」なので、自社に合わせたカスタマイズなどの自由度が低くなります。

たとえば、ファイルサーバーならサーバー機器の数や、欲しい機能、設定を自由に変更することができます。

ただし、クラウドストレージもサービス提供会社によっては、さまざまなプランが用意されているので、自社の運用に近い形のサービスを選択するとよいでしょう。

3-2.②安全性が低い

クラウドストレージはオンライン上でデータのやり取りを行うので、オフラインと比べ安全性は低いといえます。

社外スタッフやテレワーカーなど、複数の人との情報共有が自由な反面、ウィルスによる攻撃や、情報漏えいなどに備える必要があります。

ファイルサーバーなら、データは社内でしか閲覧できないので、社外に流出する危険性が低く、また、セキュリティに関しても高く設定することが可能です。

そのため、クラウドストレージを選ぶ際は、セキュリティ性の高いサービスを選択することの他に、社内のパスワード管理の徹底や、個人情報などはクラウドストレージでは共有しないことなど対策を立てる必要があります。

3-3.③オフラインでは利用できない

クラウドストレージはオフラインでは利用できません。

クラウドでファイルを保管しているので、インターネット環境がない場所では、ファイルやデータにアクセスすることすら不可能です。

そのため、インターネットがない環境で使用する場合は、あらかじめファイルをパソコンにダウンロードするか、USBメモリなどの記憶装置で保存する必要があります。

さらに、会社のネット環境に障害が起きた場合、すべての作業ができなくなる可能性もあるので、大事なファイルはオフラインでバックアップを取ることをおすすめします。

オフラインで仕事をすることが多い環境では、クラウドストレージを利用するメリットはありません。

4.クラウドストレージとファイルサーバーのどちらを選ぶかの判断基準

ここまでお読みになって、クラウドストレージとファイルサーバーとの違いやメリットなどがよくお分かりになったと思います。

しかし、「良さは分かったけど本当に自社にクラウドストレージは必要なのか」など、決めかねる場合も多いのではないでしょうか。

そこでこの章では、クラウドストレージとファイルサーバー、それぞれの選択基準をご紹介します。

これらの項目をお読みいただいた上で、どちらを選ぶべきか判断する目安としてください。

4-1. クラウドストレージをおすすめする会社

4-1-1.拠点間でのデータのやり取りや管理が大変な会社

支店や工場など拠点が多く、データやファイルの管理が大変な場合はクラウドストレージを選択しましょう。

クラウドストレージを導入すると、拠点ごとにバラバラだったファイル管理を一元管理することができるからです。

これまでデータやファイルのやり取りは、メールや個人のSNSに添付するなどが一般的でした。しかし、このやり方では、データがバラバラになりやすい上、データが更新されても反映されないので、管理するのは大変です。

しかし、クラウドストレージなら、多拠点でのデータを一つの場所で管理でき、その都度編集や更新が可能になり、情報管理が大幅に楽になります。

4-1-2.ファイルサーバーの管理が大変な会社

社内にファイルサーバーを設置しており、管理が大変だと感じている人はクラウドストレージをおすすめします。

特に、オンプレミス型のファイルサーバーの場合、管理者を置く必要があり、機器の管理やシステムの保守、点検など手間暇がかかります。

クラウドストレージの場合、クラウド運営会社がサーバーの運営や保守を行うので、データの管理が簡素化します。

4-1-3.テレワークが多い会社

クラウドストレージはテレワークが多い会社にピッタリです。

テレワークや社外でも会社にいるときと同じファイルやデータを利用できるので、何の不自由なく仕事をすることができます。

ファイルごとに閲覧の権限を設定すれば、社外に出したくない情報は守られます。

テレワークの多い会社にはおすすめです。

4-1-4.社外との共同編集やファイル共有が多い会社

頻繁に社外との共同編集やファイル共有が多い場合は、クラウドストレージをおすすめします。

単純な文書のやり取りに限ると、Googleドキュメントのようにファイルを共有できるものもありますが、共有機能のないデータや複数のファイルのやり取りがある場合、それらをやり取りするのは大変です。

また、データを変更するたびに、最新のものに差し替える作業や管理も手間がかかります。

クラウドストレージなら、ファイルの共有が簡単に行えるほか、データは常に最新の状態なので、社外との共同編集やファイル共有がスムーズに行えます。

4-2.ファイルサーバーをおすすめする会社

次に、ファイルサーバーをおすすめする会社を解説します。

クラウドストレージにはメリットがたくさんありますが、すべての会社におすすめというわけではありません。もちろん、ファイルサーバーを利用し続けたほうが良い場合もあります。

それでは、ファイルサーバーの利用をおすすめする会社を説明していきましょう。

4-2-1.情報を絶対に流出したくない会社

情報を社外に流出したくない場合はオンプレミス型のファイルサーバーが良いでしょう。

たとえば、個人情報を多く保存している会社や公共施設、病院などです。

クラウドストレージなどのサービスは、安全性が高くなったとはいえ、絶対に安全とは言えません。データごとにアクセス権限を設定できるとはいえ、設定ミスも起こります。

その点、オンプレミス型のファイルサーバーなら社内のネットワーク内しか利用できるので、情報が流出する可能性が低いといえます。

4-2-2.テレワークや他拠点とデータのやり取りが無い会社

テレワークがない会社や、支店・工場など複数の拠点を持たない会社、または外部とデータのやり取りがない人は、あえてクラウドストレージを使わなくても良いでしょう。

社内間でのデータのやり取りならファイルサーバーで十分な上、数枚の書類程度なら、Googleドライブなどで十分に対応できます。

クラウドストレージの導入は簡単にできますので、必要となった場合に導入を検討すればよいでしょう。

4-2-3.今のファイル管理に問題を感じていない会社

今のファイル管理に問題を感じていない場合には、ファイルサーバーの利用のままでよいでしょう。

確かにクラウドストレージにはメリットもたくさんありますが、ファイルサーバーからのデータの移管作業や、今まで使用してきた社内ネットワークをどうするのかなどという問題も起こります。また、新たにランニングコストがかかることも考えなくてはいけません。

そのため、今のファイル管理に問題を感じていない場合は、あえてクラウドストレージを利用することはありません。

ただし、現在はクラウドストレージの必要性を感じていないとしても、将来的にテレワークの導入であったり、サーバー機器の故障などで、導入を考えることも考えられます。

そのためにも、しっかりとクラウドストレージについて理解を深めておくことをおすすめします。

5.クラウドストレージを選ぶ時に押さえておくべき4つのポイント

ここではクラウドストレージを選ぶときにおさえておくべき4つのポイントについて解説します。

ここまでの章で、クラウドストレージとファイルサーバーを比較して、「クラウドストレージを導入したい」と前向きに考えている方もおられることでしょう。

しかし、クラウドストレージを提供する会社はたくさんあり、サービスの内容もさまざまです。その中から自社に合ったものも選択するのはなかなか大変です。

「とにかく安い方が良い」「大容量なら安心なのでは」など大雑把に選んでしまうと、自社のビジネススタイルに合わず、作業効率が落ちるなどの影響が出る場合もあります。

そうならないためにもクラウドストレージは自社に合ったサイズやサービスを選ばなくてはいけません。

選ぶ際の判断基準として以下4つのポイントを押さえましょう。

• 必要なデータの容量
• 社内の利用人数や規模
• コスト
• セキュリティ

  クラウドストレージを選ぶ目安
  データ容量	100GB	1TB	3TB	5TB
  利用人数の目安 （発行ID数）	1〜5人程度 〜5 ID	10人程度 10 ID	30人程度 30 ID	50人程度 50 ID
  コスト	3,000円前後	7,000円前後	25,000円前後	50,000円前後
  データ内容	書類がメイン	書類や写真など	書類や動画など	書類や動画など

※この数値はあくまで目安であり、実際の仕事内容に合ったサービスを選択してください。

上記表の基準と併せてセキュリティの高さをどのくらい求めるかで選ぶべきクラウドストレージが変わってきます。

それぞれのポイントを解説していきます。

5-1. データの容量で選ぶ

データの容量から選ぶ場合、自社で取り扱うデータの内容から目安をチェックします。

たとえば、使用するデータのほとんどが文書や計算書などの書類である場合、さほど容量を必要としません。会社の規模にもよりますが、100GBでも十分な場合もあるでしょう。

しかし、小規模の会社であっても、高画質のデザイン画像や解像度の高い動画を扱う職種ならTB単位の容量は必要となります。

ただし、多くのサービスは容量の大きさで費用が変化し、容量が大きくなるほど費用も高くなります。

だからといって必要最小限の容量を選ぶと、ストレージへのアップロードやダウンロードに時間がかかる場合や、ファイルのサイズにいちいち気を配る手間がかかります。

自社で必要な容量とサービスのプランを見比べて、多少余裕のある選択をおすすめします。

5-2. 利用する人数やID数で選ぶ

クラウドストレージを利用するときには、実際に利用する人数や規模など、きちんとした数字を出すことが大切です。

会社用のクラウドストレージの多くが、利用者ごとに1つのIDを発行するので、IDが足りないと業務に支障が生じるからです。

拠点やテレワークで実際に利用する人数を出し、必要人数よりも余裕のあるサービスを利用するようにしましょう。

5-3. コストで選ぶ

クラウドストレージを提供しているサービスはたくさんありますが、コストはランニングコスト以外も細かくチェックします。

多くのサービスでは容量ごとのコストを提示していますが、一見お得に見えても、利用条件や付加サービスによっては高くなる場合があるので注意が必要です。

また、容量が足りなくなった場合、次のプランがどの程度費用がアップするのかも確認します。

初期費用はかかるのか、毎月のコスト、それ以外の条件なども必ずチェックして選択しましょう。

5-4. セキュリティ

クラウドストレージのセキュリティは特に気をつけたいポイントです。

「クラウド」など、インターネットを利用したやり取りは、以前よりもセキュリティレベルが高くなったとはいえ、必ずしも安全とは言い切れません。

たとえば、重要なデータのやり取りでは、一般的な「2段階認証」といわれるIDとパスワードのみの認証では安全性が低いといえます。「セキュリティポリシーが設定できるか」どうかも確認するべきポイントです。

さらに、社外の人とデータの共有をする際、「期限付き共有リンク」が設定できると、期限以外ではアクセスができなくなるので安全性が高くなります。

他にも、データが国内で保管されている、強固なセキュリティが何層もあるなど、クラウド事業者を選ぶ際はどのようなセキュリティ体制があるのかを必ずチェックするようにしましょう。

6.安心して利用できるクラウドストレージなら「コワークストレージ」がおすすめ

セキュリティ面で安心して利用できるクラウドストレージをお探しなら弊社の「コワークストレージ」をおすすめします。

クラウドストレージをビジネスで使う方にとっては情報の安全性は一番気になるポイントですよね。また、本当に自社で使いこなせるのかどうかも心配になるでしょう。

世の中には、すでに多くのクラウドストレージサービスがありますが、コワークストレージは「安全性が高く安心して使える」「だれもが使いやすい」ことを目標に、使い勝手や情報セキュリティを徹底的に追求した次世代のクラウドストレージです。

中小企業のお悩みをもとに作ったサービスなので、難しい操作は一切なしに、すぐにご利用いただけます。

6-1.強固な情報セキュリティで安心して利用できる

ビジネスでクラウドストレージを利用するなら、コワークストレージのような高レベルの情報セキュリティは必須といえます。クラウド上でデータの管理をするなら、情報の流出などが絶対に起きないよう、安全性には特に気をつけたいもの。

コワークストレージは、細かく設定できるアクセス権限や共有可能な期間の設定、またデータの暗号化などで情報セキュリティが強固に守られています。

• コワークストレージの強固な情報セキュリティ
  
  

  • 国内でのデータ保管で、情報は日本の法律で守られる
  • 2段階認証と回線認証機能で「なりすまし」を防ぐ
  • ダウンロード期限の設定でアクセス権を制限できる
  • 利用者が行った操作のすべてを記録し、不正アクセスを追跡できる
  • 業界最高水準のデータ保護機能で運用している
  • 自動複製機能や自動バックアップでデータの遺失を防ぐ

  その他にも、その会社に合わせたセキュリティレベルが選択可能

クラウドストレージの事業者によっては海外でデータの保管しているケースもありますが、コワークストレージは国内のデータセンターで保管しており、安心して利用できます。

このため、企業のBCP（事業継続計画：​​企業がテロや災害・システム障害などの機器的状況に置かれた場合でも、重要な企業活動が存続できるよう用意しておく計画）対策としても適しています。

6-2.社員のだれもが簡単に使いこなせる

コワークストレージは簡単な操作性で、誰でも簡単に使いこなすことが可能です。

新しいサービスや機能は、パソコンが苦手な人には使いこなすことができないケースも多いもの。複雑な動作や機能はなかなか馴染むことができず、仕事に支障をきたす場合もあります。

その点、コワークストレージなら、Windowsのエクスプローラー上で操作できるので、デスクトップ感覚で直感的に利用可能。

ファイルを参照する場合でも、ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを参照できるので、コワークストレージを導入した直後から、だれでも簡単に使いこなすことができます。

6-3.月額2,750円（100GB）からのお得な料金体系

• 表内の価格は全て税込みです。

コワークストレージは、一番小さいプランは2,750円（5ID)からスタートできるなど、企業向けのクラウドストレージとしては導入しやすい料金体系となっています。

また、料金による「機能の制限」などがなく、「スタート」プランからすべての機能を利用することができます。

30日のお試しプランもあるので、「クラウドストレージが不安」という方も、実際に利用し、その機能を実感することができます。

安心して利用できるクラウドストレージをお探しなら、簡単に始められて仕事の効率化を促進するNTT東日本のコワークストレージをお試しください。

• コワークストレージの詳細はこちら

なお、クラウドストレージについて更に詳しく知りたい方は「クラウドストレージとは？企業でクラウドストレージを利用するメリットや選定ポイントを解説もご参照ください。

7.まとめ

クラウドストレージとファイルサーバーを比較してメリットやおすすめの人などを解説しました。

クラウドストレージはファイルサーバーと全く同じように利用できるわけではありませんが、データの保管庫としては大変便利に利用でき、ビジネスの作業効率化に大きく貢献するでしょう。

そんなクラウドストレージについて最後にもう一度おさらいをしましょう。

◎クラウドストレージとは

クラウドストレージはインターネット上で利用する、サーバー不要のデータ保管サービスを指します。

クラウドストレージは、データやファイルの「保管」「管理」「共有」を目的とし、ファイルサーバーのようなシステムの構築や運用などの手間がかかりません。

◎クラウドストレージとファイルサーバーの違いとは

ファイルサーバーとクラウドストレージの一番大きな違いは、サーバーを設置するかどうかです。

クラウドストレージはデータの保管専用サービスなので、サーバーの設置やサーバー機能はありません。

そのため、自由なカスタマイズはできませんが、ファイルの管理やシステムの構築、運用などはクラウド事業者におまかせすることができます。導入費用はなく、ランニングコストは毎月必用ですが、多拠点でファイルの共有が可能になります。

◎ファイルサーバーと比較したときのクラウドストレージのメリットは次の通り

• 導入コストがかからず経済的である
• システムの運用をしなくて良い
• テレワークや他拠点とデータの共有ができる
• 複数人でデータの共同編集ができる
• データのバックアップが自動でできる

◎ファイルサーバーと比較したときのクラウドストレージのデメリットは次の通り

• カスタマイズなどの自由度は低い
• 安全性が低い
• オフラインでは利用できない

◎クラウドストレージをおすすめする会社は次の通り

◎ファイルサーバーをおすすめする会社は次の通り

◎クラウドストレージを選ぶときにおさえておくべきポイントは次の通り

クラウドストレージを選ぶ目安

自社にとってクラウドストレージが必要かどうかの判断ができましたでしょうか。

まだ必要ないとお考えの方も、近い将来テレワークの導入やファイルサーバーの故障などで、クラウドストレージの導入する機会があるかもしれません。

そのためにも、クラウドストレージについての理解を深めておくことをおすすめします。

今記事が参考になれば幸いです。

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