森平舞台機構株式会社さまコワークストレージの導入で大容量データをスピーディに共有でき業務効率化に成功した事例
コワークストレージの導入で大容量データをスピーディに共有でき業務効率化に成功した事例
森平舞台機構株式会社
| 業種 |
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|---|---|
| 従業員数 | 109名 |
| 本社所在地 | 東京都台東区 |
| 主な事業内容 |
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| ホームページ | https://www.morihei.com/ |
| 導入サービス | コワークストレージ |
| サービス導入時期 | 2021年6月 |
| ご担当者さま |
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クラウドストレージ導入前の課題
-CADや工事写真など大容量データの保存や共有がスムーズにできなかった
NTT東日本を選んだ理由
-誰もが知るNTT東日本であったため信頼度が高く話を進めやすい
-利便性が上がるにもかかわらずコストを抑えることができる
-ITベンダーを一つにまとめたかった
コワークストレージを選んだ理由
-大容量データ共有がスピーディかつ安全にできる
-エクスプローラーを使う感覚の高い操作性で幅広い年齢層の社員でも使える
-問い合わせ窓口の電話もつながりやすくフォローしてもらいやすい
クラウド導入後の効果
-圧倒的な早さでデータ保存・共有ができるようになった
-現場からの使い方に関する質問がほぼなくスムーズに使えている
-PPAPでのデータファイル共有が問題となっていたが解消できた
-アクセス権限の付与やユーザー数の増減などの管理がしやすくなった
森平舞台機構株式会社さま（以下、「森平舞台機構さま」といいます）は、もともとクラウドストレージを利用されていたものの、大容量データをスピーディーに保存できないという問題を抱えていました。
コワークストレージに変更することにより、大容量データのスピーディーな保存・共有が可能となったうえ、社外とのデータ共有の利便性もあがるなど、さまざまな業務効率化の成果をあげられています。
今回は、コワークストレージの導入を担当された管理部門の部門長の芦川さまと橋本さまにお話をお伺いしました。
管理部門 橋本 さま 管理部門 芦川 さま
1. ご相談前の課題と背景
CADや工事写真など大容量データの保存・共有がスムーズにできなかった
実は、以前は他社のクラウドストレージを利用していたのですが、大容量データの保存・共有をしようとすると、動きが遅くて使いにくいという問題がありました。
弊社は、舞台やスタジオの設計・施工をする建設業のため、CADの図面や工事写真といった大きなサイズのデータを多く扱います。それらの大容量データをクラウドストレージで共有しようとしてもアップロードやダウンロードにかなりの時間がかかってしまって、なかなかスムーズに進みませんでした。
クラウドストレージの使い勝手が悪いため、社内ネットワークのNASにデータを置いてしまう人も多く、データはクラウド上にあったりNAS上にあったりとあちこちに散らばっている状態でした。
コロナ禍で在宅ワークが進み、NASが自宅から使えないため、会社としてはクラウドを使うようにと促すのですが、社員からは「クラウドは遅い」「動作が重くて使えない」といった苦情が多く寄せられました。
また、在宅ワークだけでなく、工事現場でCADや工事写真をタブレット端末などで見ることも少なくありません。全社員がストレスなくデータを見たり送ったりできる環境にすることが急務でした。
（芦川 さま）
2. クラウドストレージを選んだ理由
社内でペーパーレスでの情報共有やテレワークのニーズが高まっていた
先ほどもお伝えした通り、弊社では以前も別のクラウドストレージを利用していました。
クラウドストレージを利用していた理由は、時代の流れもあって、社内LANのNASを使っている状況から、全社的な仕組みをクラウドストレージの方に移行させたいと考えていたからです。しかし、クラウドストレージの使い勝手の問題で、結局仕組みを移行しきれずにいました。
その後さらにテレワークが進んだことや、社内で「部門間における情報共有のペーパーレス化を図ろう」というプロジェクトが発足したことで、ますますクラウドストレージのニーズが高まったといえます。
弊社では、営業・設計・工事・保守といった工程ごとに部門があり、一連の情報を段階的にそれぞれの部門に引き継いでいくのですが、引き継ぎは主に紙で行われている状況でした。それを、紙ではなくデータで管理し、スムーズに引き継ごうというプロジェクトができていました。
私たち情報システム部門もサブメンバーとしてそのプロジェクトに参加していたのですが、そこでもやはり「いいクラウドストレージはないか？」とプロジェクトメンバーから聞かれていました。
テレワークの推進とプロジェクトの発足とで、全社的に使い勝手のいい新しいクラウドストレージに変えようという動きになっていたといえます。
（芦川 さま）
3. コワークストレージを選んだ理由
大容量データ共有がスピーディかつ安全にできる
コワークストレージを選んだ理由は、大容量データの共有が非常にスピーディー、かつ安全にできることです。
新しいクラウドストレージに切り替える際の一番の懸念事項は、大容量データをスムーズに扱えるかどうかという点でした。
大容量データでも問題なく扱えるサービスを探していたところ、ちょうどテルウェル東日本の大関さまより、「コワークストレージ」というクラウドストレージがリリースされたと聞きました。「コワークストレージは非常に使い勝手が良くセキュリティも万全」とのことでしたので、実際に試してみると、一瞬でデータ保存ができて大変驚きました。以前使っていたクラウドストレージの何十倍も速くて感動しました。
そこでさらに、実際にデータを多く扱う現場のプロジェクトメンバー10名ほどに、トライアルをしてもらいました。データがスピーディーに共有できるうえ、やりたい作業が全て問題なくスムーズにできることが確認できました。
セキュリティや操作上の必要な要件を満たしているうえ、何より大きなファイルがスピーディーに扱える点が決め手となり、コワークストレージを導入することとなりました。
（芦川 さま）
エクスプローラーを使う感覚の高い操作性で幅広い年齢層の社員でも使える
コワークストレージはエクスプローラーを使う感覚で操作でき、幅広い年齢層の社員でも問題なく使えるのがよいと思えました。
弊社の社員の平均年齢は40代半ばと比較的高く、中には60代の嘱託社員も少なくありません。パソコンが苦手な人もいるため、操作性の高さも導入を決める際の大きなポイントでした。簡単に操作できないものだと導入は難しいと考えていました。
その点、コワークストレージはエクスプローラー感覚で使えます。新しい操作を覚えるストレスや、利用法がわからないという混乱を招くこともありません。
パソコンが得意でなくても簡単に操作できるため、導入を進めやすいと期待できました。
（橋本 さま）
問い合わせ窓口の電話もつながりやすくフォローしてもらいやすい
これは使い始めてからわかったことなので、厳密には「選んだ理由」といえないかもしれませんが、問い合わせ窓口がつながりやすくフォローしてもらいやすい点も他社のサービスとは異なり、よいと思えました。
サービスを利用するうえで、問題があったり、わからない点があったりした場合、問い合わせをしてもなかなか電話がつながらないことが少なくありません。
その点、コワークストレージの問い合わせ窓口は、すぐに電話がつながるうえに、丁寧に教えてもらうことができます。それも、結果として選んでよかったと思える点です。
（芦川 さま）
4. NTT東日本を選んだ理由
誰もが知るNTT東日本であったため信頼度が高く話を進めやすい
NTT東日本さまは、誰もが知る企業で実績豊富で信頼性も高く、導入に際してあれこれ調査したり検討したりする必要がない点も選んだ理由の一つです。
弊社の社員の年齢層は幅広いのですが、NTT東日本さまなら誰もが知っている企業だったため、社内でも導入の話を進めやすかった点がよかったと思います。コワークストレージのテレビCMを見て、すでにサービスを知っていた人もいて、比較的好感をもって受け入れられました。
実績と技術が豊富なNTT東日本さまならセキュリティ面も大丈夫だろうという安心感もありました。導入前のトライアルにおいても、特に問題は感じられませんでした。
導入にあたって、社内でもとてもスムーズに受け入れられた印象があります。
（橋本 さま）
利便性が上がるにもかかわらずコストを抑えることができる
データ共有をスピーディーにできるなど利便性が上がるにもかかわらず、コストを以前のクラウドストレージよりも抑えられるという点にも惹かれて選びました。
NTT東日本さまのサービスであれば、コストがリーズナブルだからといって品質に不安が生じるわけでもありません。当初は20ライセンスくらいで使い始めて、これはいいということで、最終的に全社員で100ライセンスほど利用しています。導入当初は特に大幅に利用料金を抑えることができました。
利便性が上がるにもかかわらず利用コストが抑えられる点がよかったです。
（芦川 さま）
ITベンダーを一つにまとめたかった
NTT東日本を選んだ理由には、回線やネットワークについてのITベンダーを一つにまとめたかったという事情もあります。
以前は、回線の設定とネットワークの設定とを別々の会社に依頼していました。そのため、インターネットがつながらない場合などに、「どちらの会社に問い合わせればいいかわからない」といった状況によく陥りました。問い合わせをしても、たらい回しにされてしまうことが少なくありませんでした。
そういうことがあったため、できればITベンダーは一つにまとめたいという思いがありました。
今回NTT東日本さまのコワークストレージを紹介いただいたテルウェル東日本さまには、以前からVPNなどのネットワーク周りのことをお願いしていました。テルウェル東日本さまはNTTグループで、コワークストレージのことも尋ねやすいですし、実際にサポートしていただいています。
ITベンダーをNTTグループにまとめられるという点も、選ぶ際の大きなポイントでした。
（芦川 さま）
5.クラウド導入後の成果
圧倒的な早さで大容量データの保存・共有ができるようになった。
何より圧倒的な早さで大容量データ保存やデータ共有ができるようになったことが大きな成果です。
以前はCADや画像のファイルをアップロードするのに数分かかっていました。それがコワークストレージでは、大きなファイルでも一瞬でアップロードできます。以前と比べて非常にスピーディーにデータ共有ができるようになりました。
その結果、プロジェクトでも課題となっていた「社内での部署横断的なデータ共有」も実現できています。
また、以前のクラウドストレージやNASからコワークストレージにデータを移行させる作業も、比較的早くすんだように思います。移行期間は、念のため2～3ヶ月設けていましたが、例えば私たちIS部門などのバックオフィスのデータ移行は、実質半日くらいでできました。
データ保存のスピードが早くなり、業務を早く進められるようになった点が導入効果としては大きいです。
（橋本 さま）
現場からの使い方に関する質問がほぼなくスムーズに使えている
現場から使い方に関する質問がほぼなく、スムーズに活用できている点も大きな成果です。
エクスプローラー感覚で使えるため、特に利用方法の研修などはせずに利用マニュアルを共有するだけでしたが、現場からは特に問い合わせもありません。問題なく使えている状況だと思います。
以前のクラウドストレージを利用している時には、社内から「使いづらい」と苦情が多く寄せられていたのですが、今はそうしたこともなくなりました。
現場でストレスなくスムーズに使えていることが何より大きな成果です。
（橋本 さま）
PPAPでのデータファイル共有が問題となっていたが解消できた
実はPPAPでのデータファイルの共有が問題となっていたのですが、その問題もコワークストレージの導入で、解消できました。
以前、弊社では、パスワード付きZIPファイルとパスワードを別に送るPPAPを、クライアントとのデータ共有のために利用していました。しかし、近年は、PPAPを禁止する企業が増えています。
そのため、PPAPに代わるデータ共有手段が必要だったのですが、コワークストレージがちょうどいい代替手段となりました。コワークストレージでは、共有URLを発行し、そのURLを相手に送ってクリックしてもらうだけで簡単にデータ共有ができます。
コワークストレージで簡単・安全に社外とデータを共有できるようになったことも、大きな成果です。
（橋本 さま）
アクセス権限の付与やユーザー数の増減などの管理がしやすくなった
管理者としては、管理画面が使いやすく、アクセス権限の付与やユーザー数の増減などの管理がしやすくなった点も、成果の一つといえます。
例えば、入社・退社に伴うユーザーの変更や、部署移動に伴う権限の変更などについて、以前は結構時間がかかっていたのですが、今は管理画面で簡単かつ、短時間でできるようになりました。直感的に分かるUIになっているので、マニュアルを見なくても操作できるのも助かっています。
また、よく社内から「アクセス権限を追加してほしい」とか「誤って削除したファイルを復元してほしい」というリクエストがあるのですが、そうした場合の対処も簡単にできるようになりました。
管理の手間や時間が削減でき、現在はとても効率的に管理ができています。
（橋本 さま）
6. クラウドストレージを導入し、今後挑戦していきたいこと
今後はプロジェクトフォルダの機能も活用して業務効率化を進めていきたい
今後はプロジェクトフォルダの機能なども活用して業務効率化を進めていきたいと考えています。
現在はまず、コワークストレージに慣れることを優先しているため、コワークストレージのプロジェクトフォルダは利用できていません。しかし、弊社では協力会社などと進めるプロジェクトも多いため、今後は取り入れていきたいと思っています。
また、社内の実務面でのコワークストレージの利用を、より広げていきたいと思っています。そのためにも、できれば、コワークストレージのアプリを作っていただきたいと期待しています。
実は、弊社ではコワークストレージを利用する一方で、Microsoft OneDrive（以下、「OneDrive」といいます）を利用している社員が少なくありません。
というのも、弊社では、工事現場で資料を見たり写真を撮って共有するために、施工部門の社員にはiPadを支給しています。iPadの場合、コワークストレージはブラウザでないと使えないため、アプリで簡単にデータ閲覧ができるOneDriveを利用することが多いようです。
管理側としてもコワークストレージの方が管理しやすく、現場の社員としてもコワークストレージと他のクラウドストレージを併用するよりも一つに集約した方が手間も省けます。コワークストレージをより活用していくためにも、ぜひコワークストレージのiOS版アプリなどをリリースしていただきたいと期待しています。
（橋本 さま）
7. これから取り組む方へのアドバイス
とりあえずトライアルで試してみることがおすすめ
とりあえずトライアルでコワークストレージを試してみることがおすすめです。自社の課題を解決できるサービスと認識できると、進めやすくなってよいと思います。
弊社では、大容量データをスピーディーに取り扱えることがクラウドストレージに求める最大の課題だったため、トライアルで大容量データが一瞬で保存できるとわかってから、急速に導入意欲が高まりました。
トライアルで、他の必要な要件が満たされるかどうかもしっかりと確認できました。
コワークストレージの導入については、運営会社がNTT東日本さまで信頼性が高く利用料金もリーズナブルだったことも後押しとなりましたが、実際にトライアルで利便性を感じたことが大きな推進理由といえます。
まずは実際に使ってみて、利便性や価格、セキュリティ面などで自社の課題が解決すると実感できると、導入が進めやすくなるのではないでしょうか。
（芦川 さま ）
8. おわりに
クラウドストレージの導入を検討されている方は、NTT東日本へご相談ください
森平舞台機構さまでは、大容量データの保存や共有をスムーズに行うという課題を解消するために、新しいクラウドストレージを導入されました。
実際にクラウドストレージの利用を決定する際には、
-大容量データをスピーディーに保存・共有できること
-どの世代でも利用しやすい操作性の高さ
といった点を重視されていました。
森平舞台機構さまは、コワークストレージを導入することでこれらの課題を解決し、下記のような導入成果を得ています。
-圧倒的な早さで大容量データの保存・共有が可能に
-幅広い年齢層の全社員がスムーズに使えている
-PPAPでのデータファイル共有問題が解消できた
-アクセス権限の付与やユーザー数の増減などの管理がしやすくなった
森平舞台機構さまのコワークストレージ導入の成果でも見られたように、コワークストレージでは、下記のような点を誇るサービスを提供しています。
-デスクトップ感覚で使える高い操作性
-柔軟なアクセス権の設定
-セキュアなデータ共有
-SOHO、中堅・中小企業でも利用しやすい料金体系
クラウドストレージの導入で悩んでいる方は、ぜひ一度NTT東日本にお問い合わせください。
料金詳細や導入にあたっての疑問などについて、NTT東日本の経験豊富な専任スタッフがわかりやすくお答えします。無料トライアルもご利用いただけますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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