公益財団法人よこはまユースさま複数の拠点を持つ、公益財団法人がクラウド導入で「安全でリアルタイムな情報共有」に成功！

クラウドストレージへの移行を全社的な協力を得て短期間で成功させた事例

業種	青少年育成
従業員数	100名
本社所在地	神奈川県横浜市中区
主な事業内容	青少年の体験事業、寄添い型生活支援事業、青少年の居場所運営 青少年育成活動支援（青少年施設管理運営、人材育成研修、相談・コーディネート 他） 放課後児童育成推進事業（放課後キッズクラブの運営、人材育成研修 他）
ホームページ	https://yokohama-youth.jp/
導入サービス	コワークストレージ　アドバンストプラン、ID追加オプション（40ID）
サービス導入時期	2021年　9月1日
ご担当者さま	業務執行理事 事務局次長　大槻繁美さま

クラウドストレージ導入前の課題

-複数の拠点間で安全にデータ共有・保管する方法を模索していた

クラウドストレージを選んだ理由

-オリジナルデータを長期間、安全に保管・安定的に運用できる
-現場のスタッフが使っていた環境に近く使いやすい
-セキュリティ対策が強固で安心

NTT東日本を選んだ理由

-情報通信大手であることへの信頼感の高さ
-NTT東日本ならではのきめ細やかな対応

クラウドストレージ導入後の効果

-リアルタイムで安全にデータを共有できるようになり情報共有が効率化できた
-テレワーク環境の整備で多様な働き方ができるようになり働きやすさが向上した

公益財団法人よこはまユースさま（以下、「よこはまユースさま」といいます）は、オンプレミスのNASからクラウドストレージへと移行されました。横浜市内に点在する拠点をクラウドストレージで繋ぐことで、リアルタイムで大容量ファイルをセキュアに共有することが可能となり、業務の効率化に成功されています。

今回は、クラウドストレージの導入を担当された業務執行理事で事務局次長の大槻繁美さまにお話をお伺いいたしました。

複数の拠点間で安全にデータ共有する方法を模索していた

導入前によこはまユースで課題となっていたのは、複数の拠点が持つデータをスムーズに共有できる環境を整えることでした。

よこはまユースには「横浜市青少年育成センター」や「放課後キッズクラブ」など、横浜市内の様々な場所に約30箇所の拠点があります。

コワークストレージ導入前は、NTT東日本さまのVPNワイドに汎用のNASを繋いで利用していましたが、放課後キッズクラブとは通信環境の整備ができていないこともあり、接続できない状況でした。

データをやり取りする場合は、メールに添付するか、大容量ファイルの場合はロックをかけたUSBメモリを手渡しする方法をとっていました。これではデータ流出や、紛失・盗難などのリスクもありますし、手間と時間もかかってしまう。もっと安全にリアルタイムでデータをやり取りできる仕組みはないものかと頭を悩ませていました。

複数の拠点でもリアルタイムでデータを安全に共有でき、保管できる方法はないものか、と模索し始めたところ、以前からネットワーク関係でお付き合いのあったNTT東日本さまの担当者から、コワークストレージを提案してもらいました。

オリジナルデータを長期間、安全に保管・安定的に運用できる

クラウドストレージを選んだ理由は、オリジナルデータを長期間、安全に保管でき、安定的に運用ができるからです。

以前から、安全でよりリスクの少ないバックアップ方法についても頭を悩ませていました。汎用のNASでデータを保管・運用していましたが、そろそろクラウドに移行すべきではないかと考えていました。

NASの故障でバックアップからデータ復旧を行ったこともありますから、自社運用の大変さは身に染みています。導入前はバックアップデータを3つ作成し、複数の拠点で別々に保管していましたが、災害などに備えるためにも、横浜市以外の離れた場所にもデータを保管する必要性を感じていました。

クラウドストレージであれば、拠点間のデータ共有だけでなく、バックアップとしてデータを安全に保管することも出来ると聞き、利用を決定しました。

現場のスタッフが使っていた環境に近く使いやすい

コワークストレージを選んだ理由は、現場のスタッフが今まで使っていた環境とほとんど同じで、使いやすいと感じたからです。

現場スタッフの中にはPC操作に不慣れな者も多いため、操作が簡単かどうかは導入をスムーズに進めるために欠かせないポイントです。

無料トライアル期間の2カ月間、さまざまなテストを実施しましたが、デスクトップ感覚で使うことが可能で、今まで使っていたNASの環境ともほぼ変わらないと感じました。これなら導入しても定着できそうだと太鼓判を押して、導入を決定しました。

セキュリティ対策が強固で安心

セキュリティ対策が強固で安心できると感じたのも、コワークストレージを選んだ理由です。

災害があったり、いろいろな障害が出たりしたときに、どんなにお金を支払っても復旧出来ないものはソフトウェアやシステムではなくてデータであると、よこはまユースでは考えています。

コワークストレージ導入前に他社のクラウドストレージも検討し、いくつかお話を聞きましたが、やはりコワークストレージが一番セキュリティ面で安心できると感じたことも、決め手になりました。

目的に応じてフォルダを使い分けられ、アクセス権限を設定できるところにも惹かれました。よこはまユースの業務上、利用者様の個人情報を扱う必要があり、その保管にはかなり気を遣います。

管理職、職員、アルバイトスタッフといった職分や所属部署に応じて、アクセスできるフォルダとできないフォルダを分けることができたため、個人情報保護の観点からも安心であると考えました。

情報通信大手であることへの信頼感の高さ

NTT東日本さまを選んだ理由は、情報通信大手であることへの信頼感の高さと、安心感です。

よこはまユースで求めていたのは、長期にわたって安全にデータを保管できるツールです。

いつ会社がなくなってしまうかわからないようなところには、いくら月額利用料が安くても不安でデータを預ける気にはなれませんでした。

万が一、その会社が無くなることがあれば、クラウドに預けていた何テラというデータをどのように守り、移行すればよいのでしょうか。

その点、長年日本の情報通信業を支えてきたNTT東日本さまであれば、大切なデータを信頼してお任せできると思えたからこそ、NTT東日本さまの提供するコワークストレージに決定しました。

NTT東日本ならではのきめ細やかな対応

NTT東日本さまを選んだもうひとつの決め手は、NTT東日本さまならではのきめ細やかな対応のよさです。

24時間対応を謳うベンダーも多いですが、問い合わせ対応はチャットやメールといったオンラインがほとんどです。

それに対してNTT東日本さまなら、担当者が実際に足を運んでよこはまユースの抱える課題を理解した上で、それに合ったサービス提案を行ってくれます。現在の担当者とはVPNワイド導入からのお付き合いですが、本当にマメに対応していただいています。

導入前にサービスについて丁寧に説明を受け、導入後もよこはまユースでわからないことがあれば、直接電話して相談することができましたから、導入に対する不安がすべて解消されたのは大きかったですね。誰が対応しているのかわからないオンラインよりも、一人の担当者と直接話ができて、相談できる。この安心感は他には代えがたいと思います。

NTT東日本さまのきめ細やかなサービスの良さはVPNワイドを導入した時から実感していましたので、クラウド導入でもNTT東日本さまにお任せしたいと考えました。

【構成図】

リアルタイムで安全にデータを共有できるようになり情報共有が効率化できた

導入後の成果としては、離れた拠点間でも、リアルタイムで安全にデータを共有できるようになったことで、業務が効率化できました。

よこはまユースでは横浜市青少年育成センター、放課後キッズクラブといった多くの施設を運営しています。本部と各施設間で大容量のデータをやり取りしたい場合、コワークストレージ導入前は、USBメモリを持った職員が本部まで足を運ばなくてはいけなかったのです。

コワークストレージ導入後は、共有フォルダにデータを入れるだけで、リアルタイムでやり取りすることが可能になり、業務にかかる時間が大幅に削減出来ました。

USBでは紛失や盗難などのセキュリティリスクがあったものが、コワークストレージ導入によって安全になったというのも大きな成果です。

テレワーク環境の整備で多様な働き方ができるようになり働きやすさが向上した

コワークストレージ導入で、本部や施設、事業所で働くスタッフがテレワーク可能になり、働きやすさが向上したことも成果ですね。

新型コロナウイルス感染拡大の対策としてテレワークの必要性が高まりましたが、コワークストレージを導入していたおかげで問題なく仕事を進めることができています。

VPNワイドを利用していた時は、社内にあるPCからしかデータにアクセスできませんでしたが、コワークストレージなら自宅からでもネット環境さえあれば仕事ができるので、コロナ対策としても効果的でした。

スタッフを部署ごとに数人ずつのグループに分け、今日はこのグループは出社、こちらのグループは在宅勤務、というように、出社する人数を制限することも可能でした。

出社する人数を制限したことで、もしコロナ陽性者が出たとしても、スタッフ全員濃厚接触者で出社できないというような事態を防ぐことができました。

自宅でも問題なく仕事ができる環境が整ったことで、今後も多様な働き方が実現できるようになり、働きやすさが向上できたのも、コワークストレージのおかげです。

電子帳簿保存法に対応できるシステム整備をしていきたい

今すぐにというわけではありませんが、今後は電子帳簿保存法にしっかりと対応できるシステムを整備していかなくてはいけないなと考えています。

経理担当者とも相談して、請求や支払いなどの書類をすべて保存するのに、まずはコワークストレージをどのように活用していくのか検証するところから始めていきます。

コンプライアンス遵守はとても重要なことですが、法律について理解するのには時間が必要です。焦らずに、きちんとひとつずつ進めていきたいですね。

まずは一度気軽に相談を！

導入を検討しながらも迷っている、不安があるという場合は、一度NTT東日本さまに相談して、提案を受けてみるとよいと思います。

よこはまユースのような外郭団体の中にはIT関係に弱く、IT化、クラウドストレージ導入がこれからの課題と認識していても、何をどうしていいのかがわからない担当者もいらっしゃいます。

自社の課題をなんとかクリアにしていきたいと思っているのであれば、NTT東日本さまのような信頼できるベンダーに相談し、提案を受けてみるのがおすすめです。

担当者が親身に話を聞いてくれて、提案してくれますから、ITに弱くても安心してお任せできるのではないでしょうか。

クラウドストレージ導入を検討されている方は、NTT東日本へご相談ください

よこはまユースさまでは、下記の問題を解決するためにコワークストレージを導入されました。

• 複数の拠点間でのデータ共有をスムーズに行いたい
• オリジナルデータを長期間、安全に保管・安定的に運用したい

実際にコワークストレージの導入を検討する際は、

• 現場のスタッフが使っていた環境に近く使いやすい
• セキュリティ対策が強固で安心

であることを重視して導入を決定されました。

よこはまユースさまは、コワークストレージを導入することで、離れた事業所間でも、大容量ファイルをリアルタイムでセキュアに共有することができるようになりました。また、NASからコワークストレージへの移行は、PCに不慣れなスタッフを、大槻さまを始めとする導入担当者が手厚くフォローすることで、スムーズな移行を成功させています。

コワークストレージは、

• デスクトップ感覚で使える高い操作性
• 安心の国内データ保管、強固な情報セキュリティ
• リーズナブルで導入しやすい料金体系
• セキュアなデータ共有

を提供するクラウドストレージサービスです。

クラウドストレージの導入にお悩みなら、ぜひNTT東日本にお問い合わせください！

NTT東日本の経験豊富な専任スタッフが、料金の詳細や機能についてわかりやすくお答えいたします。コワークストレージを実際に体験できる無料トライアルもございますので、お気軽にご相談ください。

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