1. ご相談前の課題と背景

在宅ワークの推進などでクラウド化を検討していたが導入費がネックに

実は以前からクラウド化をしたいと検討していたのですが、導入コストがネックになって導入を躊躇していました。

弊社では、もともと社内にファイルサーバーを保有しており、物理サーバーには寿命があることと、メンテナンス費用や外部委託費用など維持費がかさんでいることが気になっていました。

こうした懸念事項があって、4～5年ほど前からクラウド化を検討し始めました。当時、お付き合いのあったベンダーさんなどに見積もりを取ってみたのですが、かなり高額でした。時代のせいもあったとは思いますが、それで導入には至らない状態でしたね。

その後も、クラウド化のニーズ自体はありました。新型コロナウイルスの感染拡大を受けて自社でも在宅ワークが進んでいましたし、同時にファイルサーバーにも問題が生じていました。ファイルサーバーの電源など部品が老朽化して、部品交換やメンテナンスになお高い費用がかかる状況でした。

さらにもう一つ、セキュリティ面の懸念もありました。自社でファイルサーバーを抱えている場合、悪質なサイバー攻撃をされると対処しきれないのではと心配でした。地震や火災などの災害のことも考えて、BCP（事業継続計画）対策を含めた抜本的な対策を図らなければとも思っていました。

クラウド化をすればこれらの問題が解消できるのではと思いつつ、導入コストの問題があってなかなか進まない状況でしたね。

（前田さま）

2. クラウドストレージを選んだ理由

低価格のクラウドストレージの存在を知ってコストの問題が解決した

クラウドストレージを選んだ理由は、導入しやすい価格のクラウドストレージがあったからです。先にも説明した通り、クラウド化したいというニーズは社内にもともとあって、コストだけがネックでした。

社内Wi-FiをNTT東日本さまで整備した際に、営業担当の濤川さんから「非常に安いクラウドサービスがある」という話を聞きました。それがNTT東日本さまの提供する「コワークストレージ」でした。価格を確認したところ本当に安かったため、これまで進まずにいたクラウド化の話が急に現実味を帯びてきました。

実際にそのクラウドストレージの使い勝手や機能をお試しで確認したところ、特に問題のないことがわかったため、クラウドストレージを利用することに決めました。

（前田さま）

3. コワークストレージを選んだ理由

無料トライアルで導入前に使い勝手の良さが確認できた

コワークストレージを選んだ理由は、導入前の無料トライアルで、使い勝手の良さが確認できたことです。使い勝手として重視したのは、「今まで通りに違和感なく使えるかどうか」という点です。実際に利用してみて、いつも通りの使い慣れた画面でいつも通りの操作で使えることが確認できました。

コワークストレージには「Webブラウザ版」と「コワークストレージ Drive」とがありますが、この「コワークストレージDrive」がよかったです。今までのファイルサーバーと同じように使えるので、違和感なく従来通りに使うことができます。無料トライアルでしっかり内容が確認できた点がよかったですね。

（佐藤さま）

一般的に、クラウドストレージでは新しいアプリケーションを使わなければならないことが多いため、どうしても違和感があったり、使いづらいという印象があったりします。使い慣れるまでファイルのアップロードが上手くできなかったり、意図せずファイルが重複してしまったりと、ストレスを感じることが少なくありません。

正直いいますと、当初コワークストレージの「Webブラウザ版」を使った際も少し戸惑いました。しかし次第に慣れ、また「コワークストレージDrive」の方を使ってみると、こちらは従来通りの画面で従来通りの操作性でかなりスムーズに使えました。この使いやすさが利用を決めるうえでの理由のひとつになったと思います。

（前田さま）

容量追加・利用者追加が簡単にできるうえ追加コストも安い

コワークストレージを選んだ理由としては、利用する容量や利用者の追加が簡単に行えるうえに、追加コストも安いといった点もあります。

オンプレミスサーバーで容量を追加する場合は、ハードディスクやサーバーの増設のための費用や時間もかかります。また一度容量を増やすと、その後利用する容量や人数が減っても、コストを減らすことは容易ではないですよね。

その点、コワークストレージの場合は容量や人数を増やしたり減らしたりする際の手続きが簡単です。追加コストも安く、増減した分に応じて支払うためコスト管理もしやすいです。

追加の手間がかからないことや追加コストの安さもコワークストレージを選んだ理由としては大きいですね。

（佐藤さま）

4. NTT東日本を選んだ理由

情報通信の大手として圧倒的な信頼感

NTT東日本さまを選んだ理由は、情報通信の大手であり老舗でもあって、圧倒的な信頼感がある点です。

誰もが知る大きな会社のため、関係者に話を通す場合にも詳しく説明する必要がありません。また、懸念だったBCP対策やセキュリティ対策についても「NTT東日本であれば任せられる」といった安心感がNTT東日本さまにはあります。

BCP対策については親会社のJR東日本でもしっかりと対処しているという話を聞いており、自社でもしっかりと対策をしなければと懸念していました。データのバックアップをNTT東日本さまのクラウドに保管できるのであれば安心です。そうした信頼度の高さもNTT東日本さまを選んだ理由のひとつです。

（前田さま）

NTT東日本が提供するコワークストレージの価格の安さ

NTT東日本が提供するコワークストレージの価格の安さも、NTT東日本を選んだ大きな理由です。この価格の安さのおかげで、クラウドストレージの利用が決まったともいえます。

冒頭でお話した通り、弊社がなかなかクラウド化に踏み切れなかった理由はコストの高さのためでした。

最初に他社に見積もりを取ったのが4～5年前で、在宅ワークの普及でクラウドが注目される中、再度見積もりを取ることがありました。だんだん金額が下がってきてはいたものの、クラウド化を決定するまでには至りませんでした。

そうするうちに、NTT東日本さまのコワークストレージの料金体系を知りました。これまで提案を受けた中で最も安く、クラウドストレージの利用を決断できる価格でした。

（前田さま）

【構成図】

5.クラウド導入後の成果

従来と変わらない使い慣れた操作性でストレスなく稼働できている

導入後の成果としては、従来と変わらない操作性でストレスなくファイル共有ができている点が大きな成果です。

コワークストレージDriveを使えば、エクスプローラーでフォルダにファイルを置くような感覚で従来と全く変わらない使い方ができます。前と全く変わらないので、特別に使い勝手がよくなったということではありませんが、ストレスなく稼働できています。

私たち総務部の管理者はWebブラウザ版を使うこともありますが、社内ではコワークストレージDriveをスタンダードで使うようにしていますね。

（佐藤さま）

社外利用についてリモートデスクトップ方式の不便さから解放された

以前は社外利用についてリモートデスクトップ方式を採用していたのですが、その不便さから解放されました。

社員が営業に行く際に、営業先でそれぞれのパソコンやタブレットなどですぐにファイル取り出して説明することも可能になりました。以前は、社内にあるパソコンにリモートアクセスしなければならず、パソコンも2倍の台数を用意する必要がありました。

リモートデスクトップ方式のままだと、管理するパソコンの台数は多く、社内のパソコンを常時立ち上げておかなければならないため、システム担当者は常に会社にいなければなりませんでした。また、リモートデスクトップ方式では、オンライン会議を行う際に支障が出ることも少なくありませんでした。

コワークストレージに切り替えたことで、そうした問題が解消しましたね。

（前田さま）

クラウドストレージに移行する際に全社的に不要なファイルを整理できた

クラウドストレージに移行する際に全社的に不要なファイルが整理できたことも成果のひとつですね。

今までの共有ファイルの中にはおそらく使っていないファイルもあるだろうと思って、クラウドストレージに移行する際に、使わないファイルは一気に整理するようにしたんですね。

具体的な方法としては、総務の我々で全てのファイルを移行するのでなく、各部署でそれぞれに使っているファイルを移行してもらうようにしました。

各部署にただ「ファイルを移行してほしい」とお願いするだけでは「総務で全部やれ」と言われかねません。そこで、表向きは「効率化のため不要なファイルを整理して下さい」と言いつつ「総務がやると全部捨ててしまうよ」くらいの危機感を与えて協力を得ましたね。ファイルの重要性は担当者でないとわかりませんからね。

コワークストレージDriveで簡単にファイルを移行できることを各部署に伝えて期限を決め、同時進行でみんなで一気に移行させました。結果として移行自体は1週間ほどの短期間でできましたね。

二段階認証の仕組みに慣れていなかったため、コワークストレージDriveを全社員がきちんと使える環境にするまでに少し手間取ることもありましたが、それでも割とスムーズに移行できたと思います。

（前田さま ）

6. クラウドストレージを導入し、今後挑戦していきたいこと

コワークストレージの連携機能の拡充に期待しつつ効率的に活用していきたい

今後、より効率的にクラウドを活用していきたいと思っています。そのためにも、コワークストレージに、さらに連携機能を拡充していただきたいと期待しています。

実は今回コワークストレージに移行したファイルサーバー以外の部分は、すでにクラウド化をしているんですね。契約や経理の部分は勘定奉行シリーズや楽楽精算などのクラウドサービスを利用しています。

今後は、すでにクラウド化したこれらの仕組みをできるだけ連携させて、効率的に活用したいと思っています。

例えば、コワークストレージと複合機が連携できて、スキャンしたPDFをコワークストレージに保存するといったことができないかなと期待しています。現在は、スキャンしたPDFは、他社のクラウドに保存して、経理精算システムなどに連携させています。

コワークストレージで連携できると、このPDFの保管のためにわざわざ契約しているクラウドの部分が不要になって、生産性もあがるのではと考えています。ぜひ今後、コワークストレージの連携機能をより拡充していただけると大変うれしいです。

（前田さま ）

7. これから取り組む方へのアドバイス

一度利用してみると利便性の高さが実感できる

コワークストレージを利用してみた実感として、コストの面でも利便性の面でもおすすめといえます。

コワークストレージの場合、導入しやすい価格でコストに魅力があるうえに、容量やユーザーを増やしたり減らしたりする手続きが簡単で、管理がしやすい点も利点です。実際のファイル共有の操作も、ファイルサーバーを利用している場合と変わらずストレスなく使えるところもよいと思います。

また、物理サーバーを使用していたときには、「いつ壊れるかわからない」といった心配もありましたが、クラウドストレージを利用することでそうした心配がなくなりました。導入に踏み切りさえすれば、今まで以上に活用できることと思いますので、ぜひ使ってみることをおすすめします。

（佐藤さま）

クラウドストレージを導入するかどうか迷っているのであればぜひ先に進めてみてはいかがでしょうか。在宅ワークがより普及しつつあることや、BCP対策をしなければならないことを考えても、クラウドストレージを利用しないという手はありません。

コストについては、コワークストレージの場合、1人当たりの利用料金もお小遣い程度の価格（笑）ですみます。1000人以上の企業はわかりませんが、100～200人くらいの規模の会社の場合は、かなりお得感があると思います。

導入してみると、以前と変わらず便利に使えるうえに、セキュリティやBCP対策についての安心感も得られます。まずは試してみるなどとりあえず前に進めると、利点に気づけるなどして、さらに進めやすくなっていくと思います。

（前田さま ）

8. おわりに

クラウドストレージの導入を検討されている方は、NTT東日本へご相談ください

ジェフ千葉さまでは、下記問題を解消するために、クラウドストレージを導入されました。

-ファイルサーバーの維持費の高さ
-在宅ワークの推進
-セキュリティ対策の必要性
-BCP対策の必要性

実際にクラウドストレージの利用を決定する際には、上記課題が解決できることのほかに

-導入しやすいコストであること
-従来通りの操作性で違和感なく使えること

といった点も重視されていました。

ジェフ千葉さまは、コワークストレージを導入することでこれらの課題を解決されました。また、コワークストレージの導入におけるファイルサーバーからのファイルの移行については、全社的な協力を得て実行するなど、非常にスムーズな移行を成功させています。

コワークストレージでは

-SOHO、中堅・中小企業でも利用しやすい企業規模に合わせた料金プラン
-クラウドであることを忘れる高い操作性
-BCP対策にも安心な高い水準の安全性と運用性
-強固な情報セキュリティ

を誇るサービスを提供しています。

クラウドストレージの導入で悩んでいる方は、ぜひ一度NTT東日本にお問い合わせください。

料金詳細や導入にあたっての疑問などについて、NTT東日本の経験豊富な専任スタッフがわかりやすくお答えします。無料トライアルもご利用いただけますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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