飲食店の予約電話などの負担を軽減！クラウド電話で効率的な電話対応を実現するには？

飲食店の電話応対が負担になる3つの理由

飲食店において、電話応対が店舗営業の負担になる理由にはどのようなものがあるのでしょうか。

電話対応でスタッフの負担が増えて他の業務が滞る

飲食店では、予約や営業時間の問い合わせなどの電話対応が頻繁に発生するため、スタッフの業務負担が大きいです。特に予約電話は数が多く、店舗の売上に直結するので確実に受けたいものです。ただし、忙しい時間帯に電話が集中すると、調理や接客などの他の業務が滞り、全体の業務効率が低下します。本来提供するべきサービスが滞り、お客さま満足度にも影響を及ぼします。

店舗への電話は、いつかかってくるか予想が難しいため、シフト調整で人員を増やす対応にも限界があります。

混雑時や接客中は電話対応ができず、クレームになることも

飲食店の繁忙時、もしくは接客中に電話対応ができないことは多いと思います。電話に出られないことで、予約が取れなかったり、問い合わせに答えられなかったりすることが原因で、お客さまからのクレームにつながることがあります。

電話対応に関するクレームは、スタッフや店長の精神的な負担になる場合もあるでしょう。

休憩中や仕込み時の電話で時間を取られる

休憩中や仕込みの時間にも電話対応が求められることが多く、スタッフの休息や準備作業に影響を与えます。充分な休憩が取れず、従業員の精神的・肉体的疲労が蓄積し、業務効率が低下することがあります。営業時間中に、電話に出ないという選択肢はありません。誰かが対応する必要があり、忙しい時間帯や営業時間外には、電話が鳴る度にため息が出ることがあるかもしれません。

電話対応が適切に管理されていないと、重要な仕込み作業や休憩時間が圧迫され、全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。

クラウド電話で業務が効率化する5つのポイント

このような負担を軽減するため、クラウド電話の導入はどのように役立つのでしょうか。業務効率が向上するポイントを解説します。一般的なクラウド電話の機能を紹介しており、詳細は各クラウド電話サービスによって異なりますので確認しましょう。

予約の電話とそれ以外の電話を自動転送で振り分けられる

クラウド電話を導入することで、予約の電話とそれ以外の電話を、番号ごとに鳴動する電話機を変えることが可能になります。例えば、予約専用の電話番号を設定し、それ以外の問い合わせや緊急の電話は別の番号に転送することで、電話に出る前に予約の電話なのかを判別できます。

これにより、電話対応の優先順位をつけることができ、業務を効率的に進めることができます。また、特定の時間帯だけ自動転送を設定することで、電話対応する数が減りピークタイムの負担を軽減できます。それによって、効率的な電話対応が可能となるでしょう。

定休日や営業時間外でも電話対応が可能

クラウド電話の自動応答機能を利用すれば、定休日や営業時間外でも電話対応が可能です。スタッフが不在でも、営業時間外の予約受付や問い合わせに対応することができます。例えば、定休日や営業時間外は、その旨を音声アナウンスすることが可能です。また、クラウド電話のサービスによっては、定休日や営業時間外には自動応答で翌日の予約を受け付け、次の営業日にスムーズに対応することが可能です。

このような設定により、お客さまの満足度を向上させ、営業時間外のサービス品質も維持できます。また、スタッフの負担も少なくなる上、機会損失が減ることで店舗の売上アップにもつながるでしょう。

予約ミスを減らせる

クラウド電話システムの採用は、予約ミスの減少にも大きく寄与します。特に、自動転送機能や自動振り分け機能を利用することで、予約リクエストを予約担当者にルーティングできます。適切なスタッフが対応することで、伝達過程での誤りや情報の入力ミスの減少につながります。

また、スマートフォンで電話が受けられるよう設定しておけば、仕入先や店舗会議などの外出先でもリアルタイムで予約状況を管理し、対応漏れを減らすことができます。サービスによっては、通話内容を録音できる機能もあります。このようなシステムの導入は、お客さま満足度の向上にも直結し、ビジネスの効率化に貢献します。

スタッフのストレスを軽減できる

クラウド電話システムの導入により、スタッフの電話対応にかかるストレスを軽減することができます。自動転送や自動応答機能を活用することで、スタッフが電話に追われることなく、本来の業務に集中できる環境を作ることができます。また、店舗電話番号の設定をしたスマートフォンなどの端末を、持ち運び利用できるため、店舗に立たず休憩室などから座りながらの通話も可能になります。

特にピークタイムには、サポートセンターや営業管理部門のオペレータになどに自動的に対応を振り分けることで、スタッフの負担を軽減し、ストレスフリーな職場環境の実現に一歩近づきます。そうすることで、従業員のモチベーションが向上し、業務全体のパフォーマンスが向上するかもしれません。

人件費や電話に関するコストを軽減できる

自動応答機能や転送機能を活用することで、電話対応にかかる人件費が軽減できることがあります。例えば、ピーク時の電話について番号ごとに鳴動する電話機を変えることで、スタッフの電話業務にかかる時間やそこにかかる人件費を減らすことが可能な場合があります。これにより、貴重なスタッフの時間を接客などの他の重要な業務に集中させることができ、全体のコストパフォーマンスの向上につながります。

また、クラウド電話システムは、初期導入費用を抑えることができます。物理的な電話回線や専用のハードウェアが不要なため、設備投資が軽減されます。

飲食店の電話業務は「ひかりクラウド電話」で効率化できる！

NTT東日本の「ひかりクラウド電話」を利用することで、飲食店の電話業務を効率化し、業務負担の軽減につながります。

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」というアプリケーションを使って、会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsが入ったパソコンやスマートフォンなどの端末で、設定した固定電話宛の入電を受けられるだけでなく、設定した固定電話番号からの発信もできます。外出先や休憩中でも、店舗と同じような電話環境の構築が可能です。

すでにMicrosoft Teamsを使用している場合は、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。

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ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーション「Webex」を利用して設定した固定電話番号の発着信ができるサービスです。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」なら、汎用ルータを設置した拠点から「閉域接続」の使用が可能で、安定した音声品質の通話をご利用いただけます。

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まとめ

クラウド電話の導入は、飲食店の電話業務を効率化し、スタッフの負担を軽減する効果的な方法です。予約電話とそれ以外の電話を区別し、自動転送や自動応答機能を活用することで、業務全体の効率が向上することが多いです。さらに、予約ミスの減少やコスト削減、スタッフのストレス軽減にもつながります。飲食店の電話業務に課題を感じている店長やオーナーの皆さんは、「ひかりクラウド電話」の導入を検討してみてください。

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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。

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