編集 NTT東日本編集部

「カイクラ」とは、電話やメール・SMS・テレビ電話をはじめとする、さまざまなコミュニケーションツールのやり取りを一元管理するコミュニケーションプラットフォームです。

異なる連絡手段を使用することにより従来生じていたコミュニケーションロスや認識齟齬を、「カイクラ」の活用により最小限に抑えられ、電話業務の効率化が期待できます。この記事では「カイクラ」の特徴や機能、自社内での便利な使い方、料金などについて詳しく解説します。

「カイクラ」と連携することで電話業務の効率化を図れる外部システムも紹介するため、社内や取引先とのコミュニケーションに課題を覚えている方は、ぜひ最後までお読みください。

• 本記事において、「固定電話」とはNTT東日本の電話サービス「加入電話」「INSネット」「ひかり電話」などを指します。

「カイクラ」とは？

「カイクラ」は、「企業のあらゆる会話を整理し、財産に」をコンセプトに開発された、電話やメール・ビデオ通話・SMSなど、さまざまなコミュニケーションツールのやりとりを一元管理できるコミュニケーションプラットフォームです。「カイクラ」を活用することで、コミュニケーションツールの多様化により分散されてしまっていた対応履歴を、一元管理できるようになります。

また、担当者間で顧客との対応内容を社内で共有しにくい場合も多いでしょう。例えば「クレームを受けたが、担当者が違うため何のことか分からない」といった問題が発生することも考えられます。

「カイクラ」を使用すれば、担当者が異なる場合も顧客対応がスムーズになります。

「カイクラ」の主な機能

「カイクラ」には、CTI^※1機能を中心として、SMS機能やビデオ通話、メール連携などさまざまな機能があります。

ここでは、大きく4つに分類して主な機能を紹介します。電話業務効率化のために、まずは基本を理解しておきましょう。

^※1CTI：電話とコンピューターを統合する技術（Computer Telephony Integration）のこと。電話をかけてきた顧客の情報をパソコンに自動表示するポップアップ機能などが代表的な機能。

電話対応改善機能

「カイクラ」には、電話対応改善機能が用意されています。

電話対応改善機能は「カイクラ」のメイン機能の一つであり、例えば「着信時に顧客情報を表示」する機能を活用すれば、相手の情報を確認しながら通話できるのが特徴です。

電話対応改善機能をうまく活用することで、これまで以上に顧客に寄り添った形での電話対応が可能になり、顧客とのコミュニケーションもより円滑に行えるようになります。

録音・記録機能

クレーム対策や社内共有の際には、録音・記録機能が有効です。

例えば、顧客から理不尽に暴言を吐かれたり、身に覚えのないことで難癖をつけられてしまったりするシチュエーションもあるでしょう。「カイクラ」を活用していれば、かかってきた電話の内容を録音できます。

AIが自動でテキスト化を行うため、文章として確認することも可能です。社内チャットやメールなどで、顧客情報の共有もしやすくなります。

コミュニケーション機能

「カイクラ」にはCTI機能だけでなく、SMS機能やビデオ通話、メール連携などの機能も備わっています。これにより、さまざまなツールにまたがるコミュニケーションの一元管理が可能になります。

コミュニケーションツールの多様化により起こっていた、「同じ顧客にメールと電話で対応しているため、どこにどの情報が記録されているか覚えていない」といった悩みを、「カイクラ」の活用により解消できるでしょう。

その他の機能

「カイクラ」には、その他にも便利な機能があります。

「カイクラ」と外部システムを連携することによって、より柔軟に顧客管理やクレーム対応、営業管理などを行えるでしょう。

「カイクラ」の便利な使い方：固定電話番号を使う

前述の通り、「カイクラ」は外部システムと連携することによって、より柔軟に、便利に活用できることが特徴です。

ここでは、例として「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」＋「カイクラ」を活用してできることを紹介します。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリ「Webex」を利用し、オフィスの電話番号で発信・着信ができるサービスです。

「カイクラ」と連携した「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」＋「カイクラ」を活用することで、従業員が持つパソコンやスマートフォンから、会社の固定電話の番号で発着信ができるようになります。

あわせて、「カイクラ」の機能であるポップアップ表示や文字起こし・感情ラベリングなども活用できるため、電話業務の効率化や円滑な情報共有などの効果、カスタマーハラスメント対策などへの活用にも期待できるでしょう。

Webexとはクラウドで連携ができるため、追加で機器を設置する必要がないことも魅力です。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」詳細はこちら

「カイクラ」を導入するメリット

「カイクラ」を導入するメリットは数多くありますが、ここでは3つに分けて紹介します。「カイクラ」には対応履歴の保存や顧客情報の即時表示など、電話業務を行うのに便利な機能が多くあるため、これらを使いこなすためにメリットもしっかり把握しておきましょう。

対応履歴や状況を確認しながら応対ができる

「カイクラ」の機能の代表格ともいえる「着信時ポップアップ」や「着信時の顧客情報表示」を活用すると、対応履歴を確認しながら通話ができるため、より顧客に寄り添った対応が可能になります。

また、担当者ごとに行っていた対応の履歴も一元化できるため、社内での情報共有がスムーズになることもメリットといえます。

通話の録音・テキスト化が自動でできる

「カイクラ」を導入すると、自動で通話の録音・テキスト化が可能になります。これにより、聞き漏らしや伝達漏れなどのヒューマンエラーを避けられることがメリットです。

録音だけではなく、精度の高いAIによって通話内容をテキスト化できるため、クレームを受けた際などにも適切に対応しやすくなります。通勤中の電車内でメモを取れない状況や、別のコミュニケーションツールで情報を共有したい場合にも活用できる機能です。

連携により柔軟かつ効率的な顧客管理が実現できる

「カイクラ」を外部システムと連携することによって、自社の環境や課題にあわせて柔軟にカスタマイズが可能になります。例えば、顧客から受け取った名刺をまとめている名刺管理アプリとの連携や、業務管理アプリとの連携が挙げられます。

名刺管理アプリや業務管理アプリと「カイクラ」をつなぐと、各アプリのデータから顧客情報を取得できるため、「カイクラ」側でのデータ入力の手間が省けるでしょう。情報が更新された際には、「カイクラ」側のデータにも自動で反映されるため、わざわざ修正する必要がありません。いつでも最新の情報で、顧客対応が可能になります。

「カイクラ」の利用にかかる費用・料金プラン

「カイクラ」の料金プランは、一拠点あたりの料金設定です。つまり、ユーザー数（従業員数）が増加しても料金は変わりません。

「カイクラ」を利用するにあたって月額費用は数万円からご利用可能です。導入に不安を覚えている方でも、導入後のサポートは無料で受けられるため安心してください。

お試しプランもあるため、電話業務における情報の集約化にお悩みの方や、顧客対応をさらに効率化したいと考えている方は一度試してみることをおすすめします。

• 最新の情報は公式サイト（https://kaiwa.cloud/）をご確認ください。

まとめ：「カイクラ」と「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」でコミュニケーションを円滑に

「カイクラ」は、複数のコミュニケーションツールで行われている対応内容を一元管理できるプラットフォームです。「カイクラ」を活用することで、社内での情報共有をスムーズにしたり、顧客対応の精度を上げたりといったさまざまなメリットがあります。

また、ユーザー数によって料金が変動せず、一拠点あたりの料金設定であることも導入しやすいポイントだといえるでしょう。電話業務は、顧客とのコミュニケーションにおいて重要な役割を担うため、出来る限り自社にとって理想となる形を実現する必要があります。

「カイクラ」と「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」を連携することにより、従業員が持つパソコンやスマートフォンから、会社の固定電話の番号での発着信が可能になります。テレワーク中や外出中などの状況であっても、対応状況を確認しながら会社の固定電話の番号で発着信できるため、スムーズかつ適切なコミュニケーションを実現できるでしょう。

ぜひ「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」＋「カイクラ」をご検討ください。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」詳細はこちら

• 「カイクラ」は、株式会社シンカの商標登録です。
• 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
• 「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、サービス事業者のホームページをご確認ください。

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