固定電話の引っ越しで法人が行うべき手続きとは？準備のポイントを解説

法人の引っ越し時には固定電話の移転手続きが必要

固定電話を利用している法人がオフィスや事務所の引っ越しをする際には、固定電話の引っ越し手続きが必要です。

NTT東日本や現在利用している通信キャリアに移転を申し込む際には、以下の情報が必要になる場合が多いため、事前に用意しておきましょう。

固定電話の場合、移転先の場所によっては電話番号が変更になる可能性があります。これは、電話回線の収容局が変わる場合に発生します。また、NTT東日本、NTT西日本のエリアをまたぐ移転では、解約手続きや新規契約が必要になるケースもあるため、早めの確認が重要です。

移転に伴う電話回線の移設には、回線工事や機器の設置工事、通信事業者との打合せなど手続きに手間が発生する可能性があります。業務に支障がでないよう、余裕を持ってスケジュールを立て、計画的に進めることが大切です。

固定電話の引っ越しで法人がやるべき7つのこと

この章では、固定電話の引っ越しで法人がやるべきことを7つ紹介します。

次に利用する電話サービスの選定

法人が固定電話の引っ越しを行う際、最初に検討すべきは「次に利用する電話サービスの選定」です。現在の電話サービスを継続するか、それとも他の電話サービスへ切り替えるかを判断することが重要です。業務内容や通信環境の変化に応じて、より効率的でコストパフォーマンスの高いサービスを選ぶことで、通信環境の最適化につながります。

電話環境のご相談は、以下のフォームから、ぜひお気軽にNTT東日本にご相談ください。専門のスタッフが、利用目的に応じた最適な電話環境をご提案させていただきます。

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電話工事の工程と期間の把握

固定電話の引っ越しを行う際には、工事や各種手続きが必要です。事前に工事の工程や移転にかかる期間を把握しておくことで、準備のタイミングを逆算でき、スムーズに進めることが可能です。

電話工事の基本的な工程は以下のとおりです。

固定電話回線の移設自体は、通常2週間～1ヶ月程度で完了します。ただし、通信事業者の選定や工事の打ち合わせなどを業務の合間に進めることを考慮すると、全体の準備期間として3～4ヶ月程度を見込んでおくのが安心でしょう。特に繁忙期（年度末や年度初め）は、工事の予約が取りづらくなる可能性もあるため、早めの準備・相談をおすすめします。

契約中の電話回線の確認

固定電話の引っ越しを行う際には、現在契約している電話回線の種類と契約内容を確認することが重要です。固定電話回線は主に以下の3種類があります。

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  「INSネット64」「INSネット64･ライト」「INSネット1500」（総合ディジタル通信サービス）は、2024年8月31日（土）をもってサービスの新規販売は終了、2028年12月31日（日）をもってサービス提供を終了いたします。詳細はこちらをご確認ください。

このタイミングで、光回線への切り替えを検討するのもおすすめです。

光回線は、電話とインターネットを一括で利用できるため、コスト面でもメリットがあります。

また、引っ越しは、インターネット契約プランを見直す絶好の機会でもあります。現在の使用状況や料金を確認したうえで自社に適したプランを選定しましょう。

引っ越し先で同じ電話番号が使えるかを確認

固定電話の引っ越しにあたり、現在の電話番号を引き続き使用できるかどうかは、事前に確認しておくべき重要なポイントです。

電話番号が変更になるかどうかは、収容局（電話回線を管理する設備）が変わるかどうかによって決まります。

一般的には、市区町村をまたぐ引っ越しでは収容局が変わるため、電話番号も変わるケースが多いです。ただし、市区町村が変わっても収容局が変わらなければ同じ電話番号が使えますし、市区町村内の引っ越しでも収容局が異なる場合は電話番号が変わることもあります。

電話番号の継続利用を希望する場合は、以下のいずれかの方法で確認しましょう。

電話工事の手配

既存の固定電話の回線について、契約中の通信事業者に移転の連絡を行った後は電話工事の手配が必要になります。

電話工事は以下の2つの方法で依頼できます。

それぞれの事業者のホームページを確認し、自社の利用用途にあった電話サービスを選定しましょう。

たとえば、NTT東日本では以下のような法人向け電話サービスを提供しています。

これらは、企業の多様なニーズにお応えできる電話サービスです。電話環境やサービスについてのご相談は、以下のフォームからお気軽にお問い合わせください。

電話サービスに関するお問い合わせはこちら

オフィスの引っ越しや電話番号の変更を顧客へ通知

固定電話の引っ越しに伴い、電話番号が変更になる場合は、取引先や顧客への周知が必要です。連絡漏れがあると、業務に支障をきたす可能性があるため、確実な通知を心がけましょう。

通知方法としては以下のような手段があります。

さらにNTT東日本では、移転前の旧電話番号にかけてきた相手に対して、移転後の新しい電話番号を音声で案内するサービスを提供しています。これにより、取引先や顧客に確実に新しい電話番号を伝えることが可能です。

名刺やホームページの記載を修正

オフィスの引っ越しで電話番号が変更になる場合は、名刺やホームページなどに記載されている情報の更新を忘れずに行いましょう。

名刺やホームページは、顧客や取引先との重要な連絡手段です。ここに記載された電話番号が古いままだと、連絡が取れなくなり、商談の機会を逃がしたり、信頼を損ねる可能性があります。

特に以下の媒体は優先的に確認や修正をしましょう。

事前に対応策を講じておくことで、スムーズに新しい電話番号へ移行ができ、顧客とのコミュニケーションも途切れることなく維持できます。

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固定電話の工事までの流れ【6ステップ】

この章では、固定電話の工事までの流れを紹介します。

施行事業者への問い合わせ

まずは電話工事を請け負っている施行事業者に問い合わせを行いましょう。

インターネットで検索をすると多くの施工事業者が見つかりますが、提供される機能やサポート体制、利用目的や契約条件など、ニーズに合った施行事業者を選定することが重要です。

すでに依頼する施行事業者が決まっている場合は、直接その施行事業者に連絡しましょう。

NTT東日本へ法人向けの電話環境についてお問い合わせる場合は、以下の専用フォームからご相談が可能です。お気軽にご連絡ください。

電話サービスに関するお問い合わせはこちら

現状確認と要望確認

依頼した施行事業者にオフィスへ訪問してもらい、現状の確認をしてもらいます。

電話回線の状態が不明な場合は、建物の図面や配線図などを用意しておくと、スムーズに確認が進みます。

現状確認が終わった後は、新しいオフィスでどのような電話環境を構築したいか、具体的な要望や希望を伝えます。たとえば、電話機の台数、内線の構成、転送機能の有無などを明確にしておくと、後の設計がスムーズになります。

システム図と見積もりの作成

ヒアリングを元に、施工事業者が新オフィスでの電話システム図を作成します。このシステム図には、機器の配置や配線の流れ、必要な機能などが反映されます。その後、システム図に基づいて工事費用や機器代などを含めた見積もりが提示されます。

なお、施工事業者によってはシステム図の作成に費用がかかる場合もあるため、事前に料金の有無を確認しておくことが重要です。

施工事業者の選定と発注

施工事業者を選ぶ際には、見積もり内容や対応力、提案力をしっかりと比較検討することが重要です。

もちろん、金額も重要な要素ではありますが、日々のコミュニケーションの中でトラブル対応のサポート体制がしっかりしていることも大きなポイントです。

事業運営の継続性を確保するためにも、適切なサポートや保守が提供される事業者を選ぶことが、長期的な信頼関係を築くためには欠かせません。

回線事業者への連絡・手配

電話回線の開通に必要な工事を行うため、回線事業者に連絡し工事の日取りを調整します。

なお、電話機の設置や配線を行う施工事業者とは工事の内容が異なり、別々の作業として進める必要があります。

それぞれの工事が別日程になると、作業の重複や手戻りが発生する可能性があるため、できるだけ同じタイミングで工事を実施できるよう、事業者間で日程を調整することが重要です。

スムーズな導入のためにも、事前の連携とスケジュール管理をしっかり行いましょう。

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施工事業者による設置工事と最終確認

依頼した施工事業者による電話機の設置、配線、設定などの工事が行われます。

この作業には、できる限り立ち会うことをおすすめします。現場で確認することで、設置ミスや設定漏れを防ぐことができ、スムーズな導入につながります。 工事が完了した後は、必ず動作確認を行いましょう。

電話が正常に発着信できるか、内線や転送機能が正しく動作するかなどをチェックします。万が一、工事後に不具合が見つかり、再度対応を依頼する場合は、追加費用が発生することもあるため、初回の工事時にしっかり確認しておくことが重要です。

引っ越し時の工事の手間を削減しつつ事業継続も可能な電話のクラウド化がおすすめ

ここまで、固定電話の引っ越しに必要な電話工事の流れをご紹介してきましたが、工程が多く手間がかかると感じた方もいらっしゃるかもしれません。そんな方におすすめなのが、固定電話のクラウド化です。

クラウド電話とは、従来オフィス内に設置していたPBX（構内交換機）をクラウド上に移行することで、物理的な機器の設置や派遣工事が不要になる仕組みです。これにより、引っ越しやレイアウト変更の際にも、電話設備の機器に関する設置や配線工事が不要となり、柔軟な運用が可能になります。

さらに、社員が持つスマートフォンやパソコンから会社の固定電話番号を使って発着信ができるため、専用の多機能電話機を用意する必要もありません。

外出先や在宅勤務中でも、会社の番号で取引先と連絡が取れるため、リモートワークにもおすすめです。 クラウド電話には多くのサービスがあり、どれを選べばよいか迷う方も多いでしょう。

そんな方には、NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話」がおすすめです。信頼性が高く、サポートも充実しているため、初めてクラウド電話を導入する企業にも安心です。

「ひかりクラウド電話」詳細はこちら

「ひかりクラウド電話」のメリット

電話のクラウド化を検討している方にはNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。この章では、「ひかりクラウド電話」のメリットを紹介します。

通信費の低減が期待できる

「ひかりクラウド電話」は、スマートフォンやパソコンを使って通話ができるクラウド型の電話サービスです。

社内の内線通話は無料となるため通信費の低減が期待できます。さらに、個人のスマートフォンやパソコンを業務用端末として活用できるため、専用の電話機を新たに購入する必要がありません。

また、システム更改時にも物理的な機器の入れ替えが不要となるため、設備投資のコストカットにもつながります。

リモートワークが円滑にすすむ

スマートフォンやパソコンでオフィスの固定電話番号から発着信ができるため、自宅や外出先でも取引先との通話が可能です。電話対応のために出社する必要がなくなり、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現します。

また、「ひかりクラウド電話」を活用することで、電話の取り次ぎ業務の負担を軽減できることも大きなメリットです。

従来は、社員が個人のスマートフォンで取引先と連絡を取るケースも多く、通話料が個人負担になっているケースも多く見受けられましたが、「ひかりクラウド電話」の導入後は通話料は会社負担となり、社員のコスト負担をなくすことができます。

災害時でも電話対応を継続できる

クラウドPBXは、スマートフォンやパソコンなどの端末と連携して利用できるため、オフィスが災害の被害を受けて立ち入れないときでも電話対応を継続できる環境を構築できます。

これにより、事業の中断を防ぎ、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。

さらに、付加サービスとして提供される一括転送機能を活用すれば、顧客からの電話を自動的に他支店へ転送することが可能です。災害時でも迅速な対応ができるため、企業の信頼性向上と業務の安定化に貢献します。

まとめ

今回は、法人が、固定電話の引っ越し時に行うべき手続きや準備のポイントについて解説しました。この記事のポイントは以下のとおりです。

オフィスの固定電話を移設する場合には、電話回線やインターネットの契約の見直し、工事日程の調整、現地立ち合いなどさまざまな対応が必要になります。

こうした負担を軽減したい方にはNTT東日本の「ひかりクラウド電話」の導入がおすすめです。拠点の増減やレイアウト変更にも柔軟に対応できるほか、リモートワークの推進や災害時の事業継続にも役立つなどメリットも豊富です。無料デモも行っておりますので、ぜひご検討してみてください。

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