工事現場の事務所で電話を使いたい…
ビジネスフォンの主装置をレンタルせずにお得に賢く導入する方法とは？

現場事務所立ち上げ時の電話に関する課題とは？

工事現場の事務所立ち上げを行う際、電話環境の構築に関してどのような課題があるのでしょうか。

現場従業員の電話対応の負担が大きい

工事現場において、従業員が現場作業や監督に集中している中で、頻繁に電話対応を行うことは負担となる場合があるでしょう。現場での電話対応は、作業の中断を伴い、効率を下げる原因となります。特に、重要な業務の最中に電話対応を余儀なくされると、作業の流れが断ち切られ、時間のロスが生じます。

また、現場の騒音の中で電話対応を行うことは、精神的なストレスにつながるかもしれません。これにより、現場全体の士気や作業効率が下がる可能性があります。

短期利用のための手続きや工事が面倒

主装置の導入には、手続きや配線工事が必要です。短期間の現場事務所であっても、設置や撤去に手間と時間がかかるため、迅速に立ち上げたい現場にとっては大きな負担となります。

手続きには、多くの書類準備や申請が必要であり、現場担当者の業務負担が増加します。さらに、配線工事には専門業者の手配やスケジュール調整が必要であり、現場のスムーズな運営を妨げる要因となります。このような複雑な手続きや工事は、現場の効率的な運営に支障をきたす可能性があります。

敷設が難しい現場がある

工事現場の事務所に主装置を導入する際、敷設が難しいケースが多々あります。特に工事現場は都市部だけでなく、山間部や郊外で行うことも多く、インフラが整っていない地域では電話回線の敷設が難しくなる場合もあります。

このような環境では、電話回線の設置が困難なだけでなく、このような環境では、電話回線の設置が困難なため、工事現場の特性を考慮すると、迅速に電話環境を整えられる柔軟なソリューションが求められます。

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  電波状況によっては、クラウド電話の音声品質に影響があります。

主装置のレンタル導入はコストがかかる

通常、主装置は高価であり、購入した場合は新品なのか中古なのか、また回線数がいくつかにより、数万円～数十万円程度かかることが多いようです。リースやレンタルの場合も、月々の固定費として数万円程度が積み重なります。長期間レンタルを利用する場合は、支払い総額が購入よりも割高になることもあるでしょう。途中で解約する場合は契約期間分のレンタル残高や違約金の支払いが発生する可能性もあります。

さらに、現場ごとに主装置を設置する場合、現場数が多いと電話設備コストが増大します。このようなコストは、特に複数の現場を抱える企業にとって大きな負担となり、全体の収益性に影響を与えることが懸念されます。

主装置をレンタルせず「クラウド電話」でさまざまな負担を軽減

上記の課題を解決するためには、主装置のレンタルよりもクラウド電話が便利な可能性があります。実際に、どのような負担を軽減できるのでしょうか。

クラウド電話とは？

クラウド電話は、インターネット接続環境を利用して音声通話を行うサービスです。物理的な主装置や配線工事が不要な場合が多く、スマートフォンやパソコンを利用して、どこからでも会社の電話番号で通話が可能です。

クラウド電話では従来の固定電話と同様に、高品質な音声通話が提供される場合が多くあります。さらに、クラウド電話は拡張性に優れており、利用者数や拠点の増減、機能の拡張などに柔軟に対応できます。これにより、今後の現場数の増減などに応じた適切な通信環境を比較的簡単に構築することが可能です。

クラウド電話の提供企業も多岐にわたり、それぞれに異なる特徴があります。導入の目的や実現したいこと、拡張性やサポートの充実度合いなどをチェックして、最適なサービスを選ぶことが重要です。

現場事務所の敷設・運用・撤去費用を軽減

クラウド電話の導入で、現場事務所の敷設・運用・撤去にかかる費用を軽減できます。従来の固定電話システムでは、設置や撤去に高額な費用がかかり、工事業者の手配や作業時間の確保が必要でした。しかし、クラウド電話ならインターネット接続環境があると、比較的容易に導入ができます。

主装置などの物理的な工事が不要な場合が多く、初期費用を抑えることができます。また、従来の電話システムに比べて、主装置など機器故障時のメンテナンスコストも低減できるため、運用面でもコスト削減も期待できます。さらに、撤去作業も不要なため、プロジェクトが終了した際の手間も大幅に軽減されます。

特に、短期的なプロジェクトが多い工事現場においては、この費用軽減効果は顕著です。クラウド電話の導入により、現場ごとの電話環境を迅速に構築し、コスト効率よく運用・撤去できるため、全体の予算管理が容易になります。

協力会社の電話環境も内線でまとめられ無料通話できる

クラウド電話の導入により、自社の従業員だけでなく、協力会社との連絡も効率化できます。クラウド電話は、内線機能を活用して、異なる拠点での無料通話が可能です。これにより、コミュニケーションコストを軽減し、業務の効率化を図ることができます。

例えば、現場での打ち合わせや緊急の連絡が必要な場合でも、内線通話を利用することで迅速に対応できます。従来の電話システムでは、外線通話料金が発生し、頻繁な連絡がコスト負担となっていましたが、クラウド電話の内線機能を利用すれば、これらのコストを気にすることなく、必要な連絡をスムーズに行えます。

また、クラウド電話の内線機能は、従業員のスマートフォンやパソコンでも利用できるため、事務所内にいなくても内線通話が可能です。これにより、現場の状況に応じた柔軟なコミュニケーションが実現し、業務の連携が一層強化されます。

ペーパーレスで情報共有ができる

従来の電話システムでは、メモや書類を通じた情報伝達が主流でしたが、クラウド電話ではデジタル化された情報共有が可能です。そのため、クラウド電話を導入することで、情報共有がペーパーレスでき、業務効率が向上します。

また、クラウド電話は他のデジタルツールと連携することが可能な場合もあります。例えば、チャットツールやプロジェクト管理ツールと連携することで、通話内容や指示をリアルタイムで共有し、迅速な対応が可能となります。修正した図面を共有フォルダ保存し、PDFデータなどで共有することもできるでしょう。このように、クラウド電話の導入は、ペーパーレスでの情報共有を促進し、業務の効率化と品質向上に大きく貢献します。

サポート充実！クラウド電話ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」

工事現場の事務所で導入するなら、サービスやサポートが充実したNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、「Webex」というWeb会議アプリケーションを利用して、設定した固定電話番号の発着信ができるサービスです。

安定した音声品質に重点を置いてクラウド電話の導入を検討する場合は、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」がおすすめです。事務所からの音声通信がインターネット区間を通さず、閉域ネットワークでの提供を実現するため、安定した通信品質で利用ができます。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト
for Webex Calling」詳細はこちら

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」というアプリケーションを使って、事務所の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsが入ったスマートフォンやタブレットなどの端末で、固定電話にかかってきた電話を受けられるだけでなく、設定した固定電話番号からの発信も可能です。事務所以外の場所や外出先でも、事務所にいるような電話環境で利用できます。

手軽に早くクラウド電話を導入したい、という場合はコストを抑えて導入できる「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。

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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AI技術を駆使し、電話営業や顧客対応をデバイス上で可視化し、分析できるクラウド型電話サービスです。通話内容の録音や音声解析、Salesforceなど外部システムとの連携、文字起こし機能などを備え、電話業務の効率化、教育やノウハウの蓄積などに貢献します。さらに、現場に行けない日などは、パソコンやスマートフォンを活用したテレワークにも対応可能です。

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ひかりクラウド電話 for RING x LINK

事務所に着信した電話を、問い合わせ内容に応じた適切な担当者へ自動で転送するサービスに「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」があります。電話を取る手間が省け、電話相手の待ち時間を減らすことができるため、業務が効率的になります。作業の停滞時間が軽減され、従業員のストレス低減も期待できます。

また、スマートフォンなどの端末から事務所電話番号での発信も可能です。

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まとめ

工事現場の事務所における電話環境の整備は、効率的な業務運営に不可欠です。しかし、従来の固定電話の主装置導入では購入もレンタルも、高額なコストや手間がかかり多くの課題が生じます。

その点、クラウド電話は、物理的な主装置や配線工事が不要な場合が多く、スマートフォンやパソコンを利用して事務所以外からの通話も可能なため、コスト軽減や業務効率化に大いに貢献します。さらに、現場事務所の敷設・運用・撤去費用を軽減でき、内線機能の導入で協力会社との連絡が無料で簡単にできます。

これからの工事現場の電話環境整備には、クラウド電話の導入をぜひ検討しましょう。

「ひかりクラウド電話」
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