AI-OCRを導入したけど、実務で使えなかった。そのような噂を聞いたことがあるかたもいるのではないでしょうか。

書類の文字をデータ化するAI-OCRは、近年導入する企業が増えてきて、入力業務の課題を解決するための有効なソリューションです。
一方、AI-OCRはAIの精度によって品質が左右され、事前に検証しないと実運用に耐えられるか、判断できないのも事実です。

本記事では、AI-OCRが使えないと思われている方の陥りがちな落とし穴と、実際AI-OCRを導入して入力業務の効率化を実現している事例をあわせて解説します。

AI-OCRが気になる方の検討に役立つ内容になっておりますので、ぜひ最後までお読みください。

1.AI-OCRとは

AI-OCRとは、手書き文字を読み取り、データ化するための技術であるOCRにAIエンジンを組み合わせ精度を向上を実現させたシステムです。

従来のOCRと比較すると、手書き文字などの学習量が多く、今まで読み取りができなかった手書き文字が記載されている書類などを電子化することが可能です。

AI-OCRは入力業務を効率化するために活用でき、民間の企業や自治体での戸運輸が進んでいる技術になります。

2.AI-OCRが使えないと思う３つの場面

AI-OCRが使えないと思う場面はどのような場合なのでしょうか。ここでは、よくある使えないと思う理由を３つご紹介します。

2-1.識字率が悪い

よくあるのは、当初思ったより、文字の読み取りがうまくできない場合があります。

特に手書き文字はAIの学習精度により、その品質に違いがでてきます。

間違ってしまった文字は、確認作業が多くかかり、余計に修正の手間がかかってしまったという声があがることも多くあります。

2-2.操作の習熟に時間がかかる

操作方法がうまくなじまずに、設定の段階で挫折してしまい、利用を頓挫してしまうこともあります。

AI-OCRの精度が素晴らしくても、登録の手間があればミスにもつながり、効率化の弊害になることが想定されます。

2-3.定型化された書類しか読み取れない

主に請求書など、世の中にさまざまある様式を読み取る場合に発生する課題です。

一般的なAI-OCRは、決まっている帳票を事前に設定し、読み取りを行うタイプのソリューションが多く、せっかく導入しても請求書が読み取れず導入を諦めるケースもあります。

3.正しいAI-OCRの検討手順

いままで、AI-OCRが使えないケースについて紹介してきましたが、実務で利用できるAI-OCRを検討するために実行することを３つ解説します。

3-1.利用している紙書類で精度を試す

まずは、AI-OCRを導入する前にデジタル化したい自社の紙書類を試しに読み取りを行ってもらいましょう。

実務の帳票が理想ですが、自身で書いた手書き文字を読み取ることも有効です。

それを見れば、資料にはのっていない製品の精度を図ることができます。

3-2.デモで操作性を確認する

デモンストレーションで操作性を詳しい方に見せていただくことも有効です。

自身でデモIDを借りて試す手法もありますが、実際になれた人に見せてもらった方が、より早く製品の操作理解が深まります。

その説明を聞けば、製品が使いやすいか、今後も困った時にサポートが受けられそうかを把握することもできます。

3-3.非定型帳票に対応しているか確認

請求書などの決まった項目を予測できる様式は、非定型帳票対応といって、事前に設定をしなくても、読み取りができる機能があります。

この機能に対応していれば、いちいち仕分けをおこなうことで発生するミスを事前に防ぐことが可能です。

請求書のほかに、注文書、レシートなど、AI-OCRによって対応範囲は異なります。

4.AI-OCRが使えた事例

ここでは、AI-OCRを具体的に検討し、ペーパーレスや業務効率化を実現できた事例を紹介します。

4-1.月1000枚の手書き書類をAIで読み取り｜株式会社ネットスターズ様

月1000枚に及ぶ申込書類の入力を手作業で行っており、スタッフに負荷がかかっっていました。一方で。情報システム部門の担当を設置しておらず、新たなツールを導入することに不安をいただいてました。

そこで、申込書類を自動で読み取り、入力作業の効率化を実現し。スタッフの負荷を軽減できました。

事前に操作性はみていており、初期設定も簡単にできたことで、ICTに精通していない担当者でもスムーズに導入までいたれました。

生年月日や名前、金融機関などの種別をきめ細かく設定することで、手書き文字の読取精度を高めることができたことが決めてとのことです。

4-2.AI-OCRを活用し業務の効率化、働き方改革を実現｜株式会社メディカル・プリンシプル社様

求人シートなど書類のデータ化を手作業で行っており、書類のデータ化を進める上で手書き情報のチェック、転記に多くの時間を要していました。

ITツールに任せる部分とスタッフは人でなければできない仕事に注力するというスタンスで、業務の進め方を常に見直してき、AI-OCRの導入にいきつきました。

5.まとめ

今回は、AI-OCRが使えないといった声の理由と、事前に確認する事項について解説しました。

AI-OCRを使えないと判断するのは、正しい手順で確認を行った上で判断することが必要です。

NTT東日本では、AI-OCRの無料で読み取りデモを行っております。ご興味ある方はお気軽にお問合せください。

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