勤怠管理システムとは？種類や機能、導入するメリット・デメリット、選び方を解説

勤怠管理システムを導入することで何ができるのか、自社に最適な勤怠管理システムはどれなのかお悩みではないでしょうか？

勤怠管理に関する業務をサポートする勤怠管理システムには導入方法や料金、機能などさまざまな違いがあります。違いを理解しないまま選んでしまうと、期待していたような効果が得られないかもしれません。

この記事では、勤怠管理システムとは何か、利用できる機能、導入するメリット・デメリット、自社に合った選び方を解説します。

また、勤怠管理の基本を知りたい方は、こちらの記事を読む前に以下の記事もあわせてごらんください。

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勤怠管理システムとは、勤怠管理に関する業務をサポートするシステムです。

ICカード打刻機やパソコン、スマホなどで従業員が入力した勤怠情報をシステムに取り込み、労働時間や残業時間、出勤日数を集計することで、従業員の勤怠状況を一括管理できます。

勤怠管理システムには、クラウドタイプとオンプレミスタイプの2種類があります。

１
クラウドタイプ

クラウドとは、インターネットなどのネットワーク経由でユーザーにサービスを提供する形態です。

クラウドタイプの勤怠管理システムでは、インターネットに接続してパソコンのブラウザ上で稼働する仕組みになっています。ソフトウェアをパソコンにインストールする必要がなく、契約すればすぐに運用することができます。ログインするだけで利用できるため、会社にあるどのパソコンからでも、テレワークの従業員が使用する私用のパソコンからでも勤怠管理や打刻を行えます。

導入費用は低めですが、自由にシステムを構築することはできません。主に中小企業や少人数の企業で導入されています。

２
オンプレミスタイプ

オンプレミスとは、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを自社で管理しているサーバーに設置して運用する形態です。

オンプレミスタイプの勤怠管理システムでは、自社サーバーにシステムを構築することで勤怠管理を行う仕組みになっています。自社サーバーにシステムを構築するため、システム構築に高額な費用がかかり、システムを維持する費用も発生します。システムの運用開始までに1ヶ月から3ヶ月かかることもあるようです。

オンプレミスタイプの勤怠管理システムは、自社の都合に合わせて自由にカスタマイズすることができます。主に、1,000以上の従業員がいる大企業で導入されている勤怠管理システムです。

勤怠管理システムを導入することで、以下のような補助金・助成金がもらえる可能性があります。

• ●IT導入補助金
• ●働き方改革推進支援助成金

ただし、補助金・助成金は条件を満たしたうえで申請し、承認される必要がある制度なので、勤怠管理システムを導入したからと言って必ずしも補助金・助成金がもらえるとは限りません。

１
IT導入補助金

IT導入補助金とは、ITツールを導入する経費の一部を補助してくれる経済産業省管轄の制度です。

IT導入補助金には、通常枠（A・B類型）・デジタル化基盤導入枠・セキュリティ対策推進枠の3種類があります。

IT導入補助金の対象となる事業者は、中小企業・小規模事業者です。

小規模事業者の例

• ●商業・サービス業（宿泊業・娯楽業除く） ：常時使用する従業員の数が 5 人以下
• ●サービス業のうち宿泊業・娯楽業・製造業その他：常時使用する従業員の数が 20 人以下

補助額・補助率は以下の通りです。

参考：IT導入補助金について

１
働き方改革推進支援助成金

働き方改革推進支援助成金は、労働時間の縮減や有給休暇の消化促進など労働環境を改善する中小企業を支援する制度となっています。

支給対象となるのは、下記のすべてに該当する中小企業事業主です。

• ●労働者災害補償保険の適用事業主であること。
• ●交付申請時点で、「成果目標」１から４の設定に向けた条件を満たしていること。
• ●全ての対象事業場において、交付申請時点で、年５日の年次有給休暇の取得に向けて就業規則等を整備していること。

中小企業とは、下記の「資本または出資額」もしくは「常時雇用する労働者」の要件を満たす事業主です。

「資本または出資額」

• ●小売業（飲食店含む）・サービス業：5,000万円以下
• ●卸売業：1億円以下
• ●その他の業種：3億円以下

「常時雇用する労働者」

• ●小売業（飲食店含む）：50人以下
• ●サービス業・卸売業：100人以下
• ●その他の業種：300人以下

支給対象となる取組は以下のいずれかです。

• ●労務管理担当者に対する研修
• ●労働者に対する研修、周知・啓発
• ●外部専門家（社会保険労務士、中小企業診断士など） によるコンサルティング
• ●就業規則・労使協定等の作成・変更
• ●人材確保に向けた取組
• ●労務管理用ソフトウェアの導入・更新
• ●労務管理用機器の導入・更新
• ●デジタル式運行記録計（デジタコ）の導入・更新
• ●労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新

勤怠管理システムの導入は、上記の「労務管理用ソフトウェアの導入・更新」に該当します。

支給額は、以下のいずれか低い方の額です。

• ●成果目標１から４の上限額および賃金加算額の合計額
• ●対象経費の合計額×補助率３／４

参考資料：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）

勤怠管理システムで利用できる機能は以下の通りです。

• ●勤怠情報の集計
• ●休暇管理
• ●申請・承認
• ●残業アラート

勤怠管理システムごとに利用できる機能の内容や種類が異なるため、自社の勤怠管理で必要な機能が利用できるのかを確認しておきましょう。

１勤怠情報の集計

従業員が打刻時に入力した出勤時刻・退勤時刻から、労働時間や残業時間、出勤日数などを集計します。

２
休暇管理

従業員の休日日数・有給休暇の残日数を管理する機能です。

年5日間の有給休暇取得義務の達成状況を確認できます。

３申請・承認

従業員が残業や休日出勤、有給休暇の消化を申請し、管理者が承認することで勤務シフトに反映される機能です。

４
残業アラート

残業時間が指定した時間を超えた時に通知が発信される機能です。

残業時間の上限規制を超えた働きすぎを防止します。

勤怠管理システムで対応できる打刻方法は以下の通りです。

• ●PC打刻
• ●タブレット打刻
• ●モバイルGPS打刻
• ●ICカード打刻
• ●生体認証打刻
• ●QRコード
• ●LINE打刻
• ●SLACK打刻

どの打刻方法に対応しているかは勤怠管理システムごとに異なります。

勤怠管理システムを導入するメリットは以下の4つです。

• ●リアルタイムで勤務状況を把握できる
• ●従業員が自分の労働時間を確認できる
• ●不正打刻を防止できる
• ●業務を効率化できる

１リアルタイムで勤務状況を把握できる

勤怠管理を行うためには、すべての従業員の勤務状況を記録する必要があります。

オフィスに出社した従業員はタイムカードやICカードで打刻できますが、外回りの営業やテレワークの従業員は利用できません。出勤状況を口頭で報告する、勤務状況をメールで送信する、帰社後に勤務状況を入力するといった方法で対応することになります。

スマホやタブレットに勤怠管理アプリをインストールしておけば社外からでも打刻ができ、

勤務状況をリアルタイムで把握できます。

２
従業員が自分の労働時間を確認できる

タイムカードやICカードによる勤怠管理では、労働時間や残業時間を従業員自身が確認できません。変動労働時間制の場合は毎日の労働時間が固定されていないことも多く、当日の労働時間を覚えていないこともあるでしょう。

勤怠管理システムなら、勤務シフトや過去の労働時間、どのくらい残業したのかを自身で確認できます。

３不正打刻を防止する

口頭やメールで勤務状況を報告したり、自分で出退勤時刻を入力したりする場合、従業員が不正を行う可能性があります。

出張や外回りの営業では、実際に予定通りの場所へ行ったのかを確認できません。帰社せずに直帰する予定であれば、退勤時間前に帰宅していても分からないでしょう。

勤怠管理システムなら社外で働いていてもリアルタイムで打刻を行えるため、勤務時間をごまかすことはできません。GPS機能が付いているアプリであれば、どこで打刻したかも確認できます。

また、生体認証や顔認証機能で別の人が打刻することを防止することも可能です。

４
業務を効率化できる

勤務状況を口頭で報告したり、勤務シフトをメールで送信したりすると、手間や時間がかかります。打刻するためだけに会社に戻るのは効率的とは言えないでしょう。

勤怠管理システムで打刻できれば、別の方法で勤務状況を報告する必要はありません。

また、手作業やエクセルによる勤怠管理では、データを入力する際に入力ミスが発生したり、従業員が不正な時刻を入力したりするかもしれません。

入力ミスや不正を防止するには勤怠データを目視でチェックする必要があるため、担当者の負担が大きくなります。

勤怠管理システムの導入には、メリットだけでなく以下のようなデメリットもあります。

• ●使い方を覚える必要がある
• ●導入コストがかかる

１使い方を覚える必要がある

勤怠管理システムを導入する目的は、従業員が打刻することだけではありません。打刻したデータを集計し、従業員の労働時間や出勤日数、残業時間を管理することが本来の目的です。

打刻によって入力されたデータから適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの機能を正確に覚える必要があります。また、自社の就業規則や従業員ごとの雇用形態・勤務形態を正確に把握し、設定をしなければ勤怠管理はできません。

システムによる勤怠管理に不安がある場合や、使い方・設定方法がよく分からない場合には、初期設定サポートや電話・メールによるサポートが受けられる勤怠管理システムを選びましょう。

２導入コストがかかる

勤怠管理システムの導入には、初期費用や月額料金が必要です。

手作業やエクセルによる勤怠管理では人件費以外のコストは発生しないので、毎月のコストが負担に感じるかもしれません。

勤怠管理は利益が増加する業務ではないため、コストが増加する勤怠システムに対して経営陣からの理解が得られないこともあるでしょう。

しかし、勤怠管理システムを導入することで人件費を抑えることが可能です。

手作業やエクセルによる勤怠管理では、担当者の作業量が非常に多く、時間がかかります。一方、勤怠管理システムなら打刻したデータを自動で集計するため、作業はほとんどありません。

長期的に見れば、勤怠管理システムの導入コストより削減できる人件費の方が大きくなるでしょう。

勤怠管理システム選びのポイントは以下の5つです。

• ●従業員数・企業規模
• ●必要な打刻方法が利用できるか
• ●従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか
• ●給与計算システムと連携できるか
• ●導入コスト

自社の状況や目的、予算に合わせて勤怠管理システムを導入しましょう

１従業員数・企業規模

クラウドタイプの勤怠管理システムは、中小企業などの従業員数がそれほど多くない企業での利用を前提として開発されたシステムです。

従業員数が1,000人を超えるような大企業や、複雑なシステムを構築する必要がある場合には、オンプレミスタイプも検討してみましょう。

２必要な打刻方法が利用できるか

勤怠管理システムで利用できる主な打刻方法は以下の通りです。

• ●ICカード
• ●WEBブラウザ打刻
• ●スマホアプリ打刻
• ●生体認証・顔認証

勤怠管理システムによって対応している打刻方法が異なるので、必要な打刻方法が利用できるかを確認しておく必要があります。

社外で働く従業員が多い場合はスマホシステム打刻、セキュリティを重視する場合は生体認証・顔認証に対応した勤怠管理システムを導入しましょう。

３従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか

ほとんどの企業では、全ての従業員が毎日同じ時間に出社し、帰社するわけではありません。

残業することもあるでしょうし、変動労働時間制を採用している企業では従業員同士の所定労働時間が異なることもあります。みなし残業が設定されている場合は、複雑な時間外手当の計算が必要です。

労働時間や残業時間を集計するだけの勤怠管理システムでは、従業員の働き方に対応し、適切な勤怠管理は行えません。

自社の就業規則や従業員の雇用形態・勤務形態に対応できる勤怠管理システムなのかを確認しましょう。

４給与計算システムと連携できるか

勤怠管理システムで利用できる主な打刻方法は以下の通りです。

• ●ICカード
• ●WEBブラウザ打刻
• ●スマホアプリ打刻
• ●生体認証・顔認証

勤怠管理システムによって対応している打刻方法が異なるので、必要な打刻方法が利用できるかを確認しておく必要があります。

社外で働く従業員が多い場合はスマホシステム打刻、セキュリティを重視する場合は生体認証・顔認証に対応した勤怠管理システムを導入しましょう。

５導入コスト

勤怠管理システムで利用できる主な打刻方法は以下の通りです。

• ●ICカード
• ●WEBブラウザ打刻
• ●スマホアプリ打刻
• ●生体認証・顔認証

勤怠管理システムによって対応している打刻方法が異なるので、必要な打刻方法が利用できるかを確認しておく必要があります。

社外で働く従業員が多い場合はスマホシステム打刻、セキュリティを重視する場合は生体認証・顔認証に対応した勤怠管理システムを導入しましょう。

勤怠管理システムは、勤怠管理に関する業務をサポートするシステムです。

導入方法や料金、機能などさまざまな違いがあるため、違いを理解しないまま選んでしまうと、期待していたような効果が得られないかもしれません。

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勤怠管理に欠かせないさまざまな機能が利用できます。

• ●残業基準の設定
• ●スケジュール・シフト管理
• ●管理者権限機能
• ●申請承認機能
• ●休暇管理機能
• ●勤務状況確認
• ●種給与ソフトとの連携
• ●働き方改革関連設定

おすすめポイント

• ●勤務状況が目視できない場合でも勤怠状況をリアルタイムで把握できる
• ●日々打刻されたデータを就業ルールに沿ってリアルタイムに集計
• ●「時間外労働の上限規制」や「有給休暇5日以上取得義務」に対応

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