請求書には電子印鑑が使える！無料での作り方と法律にも有効な対応を解説

「電子印鑑は請求書に使える？」と疑問に思われる方が多いのではないでしょうか。

デジタル化した請求書などの書類を取り扱うケースが増加している中で、従来の方法で押印するのは非常に手間のかかる作業です。電子印鑑などのツールが使用できれば業務の効率化が実現します。

電子印鑑には2種類あり、無料でも作成可能です。とはいえ税務署への申告にも関わる請求書などの書類には、信頼性の高い電子印鑑を選びたいところ。電子印鑑の効力や法律の改正への適切な対応にも注意しなくてはなりません。

そこで本記事では、電子印鑑が使える書類と請求書等に押印する意味を解説します。無料の作り方や法的効力の重要性も簡単に理解できる内容になっていますので、電子印鑑が有効な理由を知りたい方はぜひ最後までお読みください。

電子印鑑は請求書に押印できます。

電子印鑑は電子帳簿保存法およびe-文書法で電子化が認められている文書において、実物の印鑑と同じ役割を果たすツールです。電子帳簿保存法およびe-文書法に定められる電子化が可能な文書には、次のものがあります。

【電子帳簿保存法】
保存が義務付けられている税務署への申告等に係る国税庁と財務省管轄の書類
〈例〉

• ●請求書
• ●注文書
• ●帳簿類
• ●決算関係書類

【e-文書法】
会社法・商法において民間企業で原本の保存義務が定められている書類
〈例〉

• ●注文書
• ●見積書
• ●領収書
• ●名簿

従来の押印の流れでは、請求書がデータで送信された際にまず紙に出力し、作業後にパソコンに取り込み直す必要がありました。

電子印鑑での押印は、データ出力にかかるすべての作業を省略できます。PDFやExcelで請求書を作成する機会が増加している現代において、電子印鑑の活用は業務効率化の助けとなるでしょう。

実は、請求書への押印は義務ではありません。

実物・電子の形態に関わらず、印鑑は文書などの信頼性を目に見える形で表明するために押印されるものです。一部の特殊な文書を除き押印を義務付ける法律は存在せず、印鑑どころか書類すらなくても契約や取引は成立します。

なぜ印鑑が重要視されるのかというと、日本には「正式な書類には押印が必須」とする慣習が根強いからです。印鑑による押印は、長きにわたって続けられている日本の慣習であり、現代においても当たり前のこととして行われています。

請求書への押印が義務だと誤解している方や、独自のルールとしている会社・法人も少なくありません。押印がない書類が受理されないケースもあるため、押印は事実上の義務と同等だと捉え、正式に使用できる印鑑を準備しておく必要があるといえます。

義務ではないとはいえ、請求書への押印は次に挙げる3つの理由から重要だといえます。

• ●信頼性の表明
• ●トラブル発生時の保障

1つずつ確認していきましょう。

１
信頼性の表明

書類に押印する1つ目の理由は、その書類の信頼性を相手先に表明できるからです。

一般的に、押印された書類は公式のものであることを強く印象付けます。ビジネスにおける信頼性の担保は、企業のイメージに大きく関わる重要なポイントです。できる限り押印し、相手へ安心感を与えるよう努めるべきでしょう。

２
トラブル発生時の保障

請求書への押印は、トラブル発生時の保障になります。請求書などへの押印は必須ではありませんが、偽造が発覚した際、押印の有無によって課される罪の重さが異なるからです。刑法第159条で定められる以下の条文をご覧ください。

"行使の目的で、他人の印章若しくは署名を使用して権利、義務若しくは事実証明に関する文書若しくは図画を偽造し、又は偽造した他人の印章若しくは署名を使用して権利、義務若しくは事実証明に関する文書若しくは図画を偽造した者は、三月以上五年以下の懲役に処する。
２　他人が押印し又は署名した権利、義務又は事実証明に関する文書又は図画を変造した者も、前項と同様とする。
３　前二項に規定するもののほか、権利、義務又は事実証明に関する文書又は図画を偽造し、又は変造した者は、一年以下の懲役又は十万円以下の罰金に処する。"
引用：刑法 | e-Gov法令検索

無印の文書より、押印された文書を偽造した場合のほうが重い処罰内容です。公文書に関しては刑法第155条で規定されており、やはり有印文書偽造の罪のほうが厳罰となっています。この違いから分かるとおり、文書偽造の抑止力になり得るというメリットがあることも見逃せないポイントです。

電子印鑑は、印影をデータ化しただけのものと印影データに認証機能やタイムスタンプなどを付与したものの2種類が存在します。2種類とも使用方法自体は実物の印鑑と同様です。しかし、法的効力の有無という点で大きく異なります。

印影をデータ化しただけの電子印鑑は押印した人物や時間の特定が不可能なため、法的に効力を立証できません。一方、所有者や押印した人物および押された時間の特定ができる機能を追加している印影データは、法的に証拠能力を持つ電子印鑑だと見なされるのです。

請求書に押印する電子印鑑は、自分で手軽に作成できます。一般的に、請求書へ押印されることの多い印鑑は角印（社印）でしょう。角印とは会社名が刻まれた印鑑であり、会社として確認を行ったことを表わすものです。

つまり角印は会社名義の認印だといえます。印影画像をデータ化するだけであれば、複雑な作業は不要です。

無料かつ手軽に電子印鑑を作成する3通りの方法を紹介します。

• ●Adobe Acrobat Readerの機能でPDFファイルに押印する
• ●印影をスキャンしてデータ化する
• ●Excelで印影の図形を作成する
• ●フリーツールを利用する

それぞれの作り方の特徴を解説します。

１
Adobe Acrobat Readerの機能でPDFファイルに押印する

PDFファイルに直接押印する際は、Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能が便利です。
Adobe Acrobat Readerには、電子印鑑のテンプレートがデフォルトで搭載されています。

押印可能な印影の種類は、ビジネスでも利用シーンの多い日付印・氏名印・検印の3種類。操作手順が非常に簡単で、必要な際にすぐ押印できるのが最大のメリットです。

２
印影をスキャンしてデータ化する

実物の印鑑を紙に押印し、スキャンして取り込んだデータを電子印鑑にすることが可能です。データを取り込んだあと、トリミングや背景を透過する加工を施すことで、実物の印鑑と同一の印影を再現できます。

スキャナーがない場合は、スマートフォンなどで撮影した写真でも作成可能です。多少の作業があるとはいえ、複雑なテクニックは不要かつ短時間で作成できるという利点があります。

３
Excelで印影の図形を作成する

Excelの図形挿入機能を使用すれば、電子印鑑を自分でデザインできます。作成方法は、エクセルシートに印鑑枠となる丸または四角の図形を挿入し、テキストを追加しグループ化する流れです。カラーや枠線スタイルを変更し、本物の印鑑のような雰囲気を再現できます。

作業に必要なのはExcelの基本的な操作のみなため、パソコンの操作に自信がない方でも気軽に電子印鑑を自作できるでしょう。Excel・Wordファイルで送付されてきた際、その場ですぐ電子印鑑を作れます。押印する機会が多い方は、あらかじめ作成して保存しておけば便利です。

４
フリーツールを利用する

オンライン上には、電子印鑑を作成できるフリーツールが公開されています。ソフトをダウンロードするタイプやブラウザ上で作業が完了するもの、アドインの追加など様々な種類から用途や好みに合ったツールを選択可能です。

フリーツールは、自作するより簡単な手順で認印・角印（社印）などの印鑑を作成できるのが最大の魅力。フォントやカラーの変更も可能なタイプや、自動で背景を透過されるツールもあります。

電子印鑑の印影データは無料で作成できますが、以下の問題があることから請求書などの外部に出す文書に用いるのはおすすめできません。

• ●セキュリティが不十分
• ●悪用・改ざんの危険がある
• ●信頼性が低い
• ●法的効力がない

ビジネスシーンで使用するなら、法的効力のある電子印鑑のほうがいいでしょう。その理由となる無料の電子印鑑の問題点を1つずつ確認していきます。

１
セキュリティが不安

無料で作成できる電子印鑑は、セキュリティ対策が不十分です。不正アクセスやサイバー攻撃などの危険に常にさらされ、それをカバーする機能もありません。セキュリティを高めるには、対価としてコストが発生します。

せっかく無料で電子印鑑を作成したにもかかわらず、有料のセキュリティサービスなどを利用するのでは本末転倒です。

２
文書改ざん・偽造の危険性

手軽に作成できる無料の電子印鑑は、不正が行われる危険性に常に注意しなくてはなりません。同じツールを利用することで、同一の電子印鑑が簡単に作成できます。電子印鑑の正当な所有者や時間などの情報が特定できないため、書類や印影の編集や改ざんも容易です。

押印した印影をコピーし、印鑑を偽造される可能性もあります。偽造した電子印鑑が悪用されても、単なる印影データである電子印鑑では真正が証明できず、大きな損失が生じることも考えられるでしょう。

３
信頼性が低い

無料で作成した電子印鑑による押印は、相手からの信頼を非常に得にくいと理解してください。電子印鑑は近年のデジタル化によって認知されるようになったツールです。電子印鑑そのものに不信感を抱いている方もいまだ少なくありません。

有料で作成した電子印鑑ですら対応していない企業・法人が多いため、無料の電子印鑑であればなおさらです。

電子印鑑は、次の2点をすべて満たせば法的な証拠としての効力が認められると解釈できます。

• ●本人性の証明
• ●存在性・非改ざん性の証明

以上の条件は、電子署名法第2条に明文化されている項目です。電子印鑑が法的効力を発揮するための条件を詳しくみてみましょう。

１
本人性の証明

電子印鑑の法的効力が認定される1つ目の条件は、本人性が証明できることです。電子署名法第2条の条文には、以下のとおり記されています。

"当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。"
引用：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

法的効力が認められるためには、電子印鑑が所有者本人のものであることを証明できる必要があります。具体的な方法は、国が指定する認証局から発行される電子証明書の付与です。電子証明書があれば、所有者の特定ができる仕組みになっています。

電子証明書というと耳慣れないかもしれませんが、印鑑証明書や公正証書と同様の位置付けのシステムです。電子証明書はマイナンバーカードやe-Taxでの申告の際にも利用されており、暮らしと密接な関係にあります。

２
存在性・非改ざん性

2つ目の条件は、押印された時刻に文書が確実に存在し、その後に改ざんされていないと証明できることです。

"当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。"
引用：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

デジタル文書は紙の文書と比べ改ざんがしやすいといえます。このため、押印された日時の特定ができないことには信頼できる文書とは見なされません。

存在性・非改ざん性は、タイムスタンプを付与すれば明らかにできます。タイムスタンプがあれば、文書の送信元が持つ情報と比較することで押印された時刻が特定され、その時点での文書の存在を確認できるのです。

電子印鑑の法的効力は、電子署名法第3条を根拠とします。

"電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。"
引用：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

本人の所有物であると確実に証明できる印鑑による押印は、合意の証と判断されます。押印された文書は同意を得たうえで作成されているとみなされ、法的に真正性が認められるのです。

印鑑の「みなし証拠力」を基にした真正性の証明を「二段の推定」といい、民事訴訟法第228条第4項の規定に基づきます。

"私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。"
引用：民事訴訟法 | e-Gov法令検索

認印などの重要度の低い文書に押印されることの多い印鑑についても、二段の推定による法的効力が及ぶとされた判例があります。

現代の企業・法人に電子印鑑が有効な理由は、電子化に向けた取り組みが国を挙げて進められているからです。

令和2年以降、資本金が1億円以上ある会社の法人税は電子申告が義務となりました。個人の所得税の申告も電子化が推奨されており、今後ますます進められていくものと考えられます。

書類の電子化についても法施行・改正が次々と行われています。
1998年に施行された電子帳簿保存法で、国税に関する帳簿などの書類を電子化して保存できるようになりました。

2001年には電子署名の法的効力と要件を定める電子署名法と、書類のやり取りを電子メールなどで行うことを認めるIT書面一括法が施行されています。
そして電子署名法で先に規定されている国税関係帳簿以外の書類についての電子化が認められたのが2005年施行のe-文書法です。

電子帳簿保存法は、初の施行から何度かの法改正を経て2022年に大きく見直されました。今後は、電子取引に関する書類のうち保存が義務付けられているすべての書類の電子化が必要です。移行への準備期間は2023年12月31日までと定められており、早急な対応が求められています。

2022年改正の宅地建物取引業法で、これまで電子化が行き届いていなかった不動産業界にも電子化の波が波及しました。ビジネスにおける電子化は、今後ますます加速していくでしょう。

電子印鑑は、請求書にも押印可能なツールです。請求書への押印は義務ではなく日本の慣習です。とはいえ、信頼性の向上やトラブル時の保障のためにも請求書への押印は必須だといえます。

単なる印影画像データである電子印鑑であれば無料で手軽に作成可能ですが、法的効力のないものをビジネスシーンで利用するのは法的な観点から避ける方が無難でしょう。電子化は目まぐるしいほどのスピードで進展しており、企業・法人には早急な対応が求められます。

書類の電子化に対応するには、改正が度々行われる法律への理解や煩雑な作業が必要であり、すべて自社で対応するのは非常に困難です。電子契約サービスを利用すれば、業務の負担を増やすことなく電子化を勧められ、法改正にも自動で対応できます。

会計ソフトと連携している電子契約サービスもあり、請求書の発行を含む経理業務が効率的に行えるようになるでしょう。文書には法的効力を持つ電子署名とタイムスタンプが付与されるため信頼性が高く、セキュリティ面も安心です。

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