【飲食店向け】勤怠管理システムの必要性とは？解決可能な課題と機能を紹介

飲食店ではアルバイト・パートタイムなど、正社員以外の雇用形態が多いのが特徴です。早朝から深夜までシフトを組むケースも多いため、勤怠管理が煩雑になりがちです。「シフト作成を効率化したい」「不正打刻を予防したい」と感じている飲食業人事担当者様は多いのではないでしょうか。

タイムカードを使った勤怠管理や、Excelを使ったシフト作成に負担を感じている方には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

当記事では、勤怠管理システムが飲食店に必要な理由、導入によるメリット・デメリット、システム導入時に確認が必要な機能までご紹介します。

勤怠管理システムを利用することで、タイムレコーダー等を利用したExcel集計と比較して、正確な勤怠管理や集計の工数削減ができます。

Excelで勤怠管理をする場合、多くの飲食店では以下2タイプのいずれかの打刻方法を取る場合が多いです。

• ●タイムカード
• ●出勤簿

上記いずれでも打刻はできますが、以下のような課題があるためある程度の規模にある飲食店の場合にはExcel集計が適切でない場合もあります。

• ●不正打刻がなされる場合がある
• ●打刻の手間が大きい
• ●打刻を集計するのに時間がかかる

勤怠管理システムを利用する場合、スマートフォンやPC上から打刻したものを、自動でシステム上で集計ができるので、Excelを使用した集計が不要になります。人の手を介さずとも自動集計ができるようになるので、より正確に勤怠管理を効率化することが可能です。

飲食店が勤怠管理システムを導入するメリットは大きく以下3点です。

• ●メリット①：シフト作成がしやすくなる
• ●メリット②：休暇管理がしやすくなる
• ●メリット③：不正打刻を防止できる

メリット①
シフト作成がしやすくなる

飲食店が勤怠管理システムを導入することで、契約時間外でのシフト組みや給与計算の誤操作防止など、シフト作成が簡単にできます。

飲食店店長は以下のような課題を抱えている場合が多いです。

• ●正社員・アルバイト・パートタイムなど雇用形態がさまざまなため、シフト作成に時間が取られる
• ●近隣でのイベントなど需要予測をした上で、人件費との兼ね合いも考えつつシフトを作成する必要がある
• ●病欠など、急なシフト変更を迫られる場合がある

上記のようなポイントを踏まえつつシフトを組むために、忙しい中、時間を作り検討することは負担が大きいでしょう。この点、勤怠管理システムを導入することで以下のメリットがあります。

• ●従業員ごとの雇用形態に合わせてミスなくシフトを組むことができる
• ●勤怠管理とシフト管理を併せて行えるため、集計作業を短時間でできる

このようなメリットがあるため、飲食店でのシフト作成が簡単になるのです。

メリット②
休暇管理がしやすくなる

雇い入れ後6か月が経過し、8割以上を出勤した労働者に対して、労働基準法上で企業は10日分以上の年次休暇を与える必要があります。

（年次有給休暇） 第三十九条　 使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。

出所：労働基準法39条

また、2019年4月に実施された働き方改革では、10日以上年次休暇を与えられた労働者に対して、年間5日以上、有給休暇を取得させる義務があるのです。もし、この義務を順守できない場合、従業員1人あたり30万円の罰金があるため確実な対応が求められています。

勤怠管理システムでは、年次有給休暇に加えて、慶弔休暇や企業が定める特別休暇を一元管理することが可能です。従業員ごとに異なる有給休暇の日数や休暇申請・承認までを1つのシステム上で実施できるため、勤怠管理の効率化を期待できます。

メリット③
不正打刻を防止できる

正社員でなく、学生アルバイトやパートタイムの従業員が増えると、従業員同士で連絡を取り、代理打刻をするような不正打刻が起きる可能性もあります。

タイムカードなどによって不正打刻をされてしまうと、本人によって打刻されたのかが証明できないため、不正を防ぎようがありません。

この点、勤怠管理システムではICカード打刻や指紋認証打刻、顔認証打刻など、本人性を担保した打刻が可能です。不正打刻の防止にも役立ちます。

勤怠管理システム導入によるメリットは大きいです。一方、勤怠管理システム導入時には以下の注意点があります。

• ●注意点①：就業規則が全て反映できない場合がある
• ●注意点②：コストがかかる

注意点①
就業規則が全て反映できない場合がある

飲食店で定める就業規則すべてに対して、勤怠管理システムが対応できない場合があります。

雇用形態や勤務形態、職種が多数ある場合など、就業規則が複雑になるケースでは勤怠管理システム上で、すべての就業規則を反映した設定ができない場合がある点に注意が必要です。

勤怠管理システムを導入する前には、自社の就業規則をベンダー担当者に開示した上で、どこまでをシステム上で対応可能を確認するようにしましょう。

注意点②
コストがかかる

自社の就業規則に対応可能な勤怠管理システムが見つからない場合、自社独自の要件を満たすためにカスタマイズをして対応するケースもあります。

個社要件としてカスタマイズする場合、追加費用がかかるため、勤怠管理システム導入費が膨らむことがあるため注意が必要です。

また、勤怠管理システムを給与システムなど、他システムと連携する場合にも開発コストがかかる場合があるため、事前に確認をすると安心です。

もし勤怠管理システム側に他システムとの連携アダプターを準備していれば、開発コストをかけずに連携できる場合もあります。

飲食店が勤怠管理システムを導入する際に確認が必要な機能は以下の通りです。

• ●機能①：シフト管理機能
• ●機能②：年次有給休暇管理機能
• ●機能③：不正打刻防止機能
• ●機能④：出勤状況の確認機能

機能①
シフト管理機能

シフト管理機能は従業員が提出したシフト希望表を元に、シフト表を作成できる機能です。飲食店の場合、従業員による希望シフト制を採用している場合が多いため、特に重宝する機能といえます。

勤怠管理システムの中には例えば以下のように従業員別の勤務時間を設定することで、効率的にシフト表作成が可能です。

• ●フルタイム（9:00-18:00）で勤務する正社員
• ●時短（9:00-15:30）で勤務する正社員
• ●アルバイト（15:00-18:00）で勤務する従業員　など

上記のように従業員別に勤務時間のスケジュールを設定したうえで、以下の機能を利用することでシフト管理を効率化できます。

• ●過去に作成したシフト表を次週へコピー
• ●予算管理と照らし合わせたシフト表作成
• ●シフト表のExcel出力
• ●シフト表のスマートフォンやLineなどSNSからの確認 など

機能②
年次有給休暇管理機能

2019年4月に実施された働き方改革による法改正により、年10日以上有給休暇を与えられている従業員は年5日以上、有給休暇を取得することが義務化されています。

この点、勤怠管理システムの中には以下のような機能が搭載されている場合も多いため、確認すべきポイントです。

• ●入社6か月後の従業員に自動で有給休暇を付与。一定期間が経過後、有給休暇を自動消失。
• ●勤怠管理システム上の管理画面上で有給休暇の残日数を一元管理 など

勤怠管理システムによっては、年度末に向けて有給休暇を年5日以上取得できていない従業員に対してアラートを出せるようなシステムもあります。有給休暇を確実に取得させるためには、どのような機能があるかも確認しておくポイントです。

機能③
不正打刻防止機能

遅刻しそうな従業員の代わりに他の従業員が代打で打刻を行うなどの行為は不正です。このような不正打刻を防ぐため、以下のような手段によって、本人性を担保した状態での打刻を行う必要があります。

不正打刻に対しては、例えば以下のような手段によって、本人性を担保した状態での打刻を行う必要があります。

• ●ICカード打刻
• ●指紋認証
• ●顔認証
• ●スマートフォン打刻（GPS打刻） など

ICカード打刻では多くのシステムでSuicaやPasmoなど乗車券を利用できます。

スマートフォン打刻では打刻した場所を自動で記録するGPS機能を搭載していますので、不正打刻の検知が可能です。いずれの方法によっても不正打刻を検知可能ですので、自社に適した不正打刻防止機能を選択ください。

機能④
出勤状況の確認機能

複数の店舗を運営する場合、ヘルプとして多店舗へ従業員を派遣することもあるでしょう。この時、他店舗の込み具合や従業員の出勤状況をすぐに確認できれば、ヘルプの対応もスムーズになります。

勤怠管理システムの中にはリアルタイムで従業員の出勤状況や出勤予定を把握できるダッシュボード機能というものがあります。他店舗の出勤状況を把握する要件がある場合には確認しておきましょう。

勤怠管理システムを利用することでシフト作成や休暇管理が楽になる、不正打刻を防止できるなどメリットがあります。一方で、自社の就業規則をすべてシステム上で網羅できない場合があるなど注意が必要です。

勤怠管理システムに多くを求めれば、必然的にカスタマイズが必要になってきますので、低コストで最大効果を求めるのであれば、自社に必要な要件に優先順位をつけることが重要です。まずは要件定義から始めましょう。

NTT東日本では労働基準法などに対応した、クラウド勤怠管理サービス「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。ぜひ一度ご検討ください。

• 勤怠管理ならサービスとサポートをセットに！

  

  電子契約　無料体験申込フォーム

  NTT東日本では、電子契約をはじめとして、バックオフィス業務効率化サービスを無料体験できるメニューを提供しています。

  実際に、操作画面をみながら、導入の相談をできますので、お気軽にお問い合わせください！

  お申し込みはこちら