AI文字起こしで業務を効率化しよう！機能や選び方、電話応対での利用方法を紹介

AI文字起こしとは

AI文字起こしとは、音声認識技術とAI（人工知能）技術を使って、会話やスピーチなどの音声データをテキスト化することです。特にAIの「深層学習（ディープラーニング）^※1」技術によって、文字起こしの認識精度は飛躍的に向上しています。

昨今ではさまざまなAI文字起こしサービスが登場しており、省庁や自治体、企業、医療現場などで実用化が進んでいます。活用例としては、会議の議事録作成や電話の通話記録・伝言の作成、インタビューやカルテの作成などです。AI文字起こしは、技術の発展によってさらに自然で精度の高いテキスト生成を可能にしており、多くの現場での活用が進んでいます。

• ※1
  深層学習（ディープラーニング）：人間の神経細胞を模した多層構造のニューラルネットワークを使った機械学習の手法のひとつ。

AI文字起こしサービスの機能

AI文字起こしサービスにはさまざまな機能があり、音声データの活用を効率的にサポートします。以下は主な機能の例です。

さまざまな機能がありますが、各サービスで提供される機能は異なります。利用を検討する際は、目的や用途に適した機能が含まれているかを確認することが大切です。

AI文字起こしで効率化できる業務

AI文字起こしで効率化できる業務について、具体例を紹介します。

会議後の議事録作成・振り返り

AI文字起こしで効率化できる業務のひとつが、会議の議事録作成です。議事録を人力で作成する場合、会議中に内容をメモに取ったり、録音を何度も聞き返しながら内容を整理したりする手間がかかります。AI文字起こしを活用すれば、会議内容を自動でテキスト化でき、議事録の作成が効率化されるでしょう。

会議の振り返りや、重要なポイントの見直しに議事録を活用したい場合は、話者認識機能やタイムスタンプ機能を備えたサービスの利用がおすすめです。話者認識機能があれば、誰が何を発言したのかが一目でわかり、発言の責任者や議論の流れを振り返りやすくなります。さらにタイムスタンプ機能があれば、特定の発言箇所をすぐに再生し、音声データを聞き直すことが可能です。AI文字起こしにより、議事録作成の負担を軽減したり、内容の確認がスムーズになったりする効果が期待できるでしょう。

電話の通話記録・伝言

AI文字起こしは、電話の通話内容の記録や伝言などの、細々とした業務を効率化できるケースがあります。AI文字起こし機能を搭載したCTIシステム^※2や、グループウェアと電話を連携することにより、通話内容の文字起こし機能を利用できることがあります。

たとえば、コンタクトセンターやテレマーケティング部門などの電話業務が中心となっている部門では、顧客との通話内容を自動で要約する機能が役立つかもしれません。また、属人化しがちな電話業務の実態を把握しやすくなり、チーム全体の指導やマネジメントにも寄与する可能性があります。

• ※2
  CTIシステム：コンタクトセンターなどで利用される、電話やFAXをコンピュータにつなげ、電話応対業務の効率化や高度化を図るシステムのこと。

関連記事：CTIとは？コールセンターの業務効率を高めるシステムの機能やメリットを徹底解説

ヒアリング・インタビュー・カルテ作成など

AI文字起こしは、ヒアリングやインタビューといった業務にも役立ちます。普段会話をメモする際には、聞き手が話を理解しやすいよう、無意識に自分の言葉に置き換えてしまうことも少なくありません。AI文字起こしを使えば、相手の発言をそのまま記録でき、客観性を保ちやすくなるでしょう。

医療現場では、診療中の会話をAIがリアルタイムで文字起こしし、電子カルテの作成に利用している事例があります。医師と患者の話をもとに、AIが症状や経過を自動で記録することで、医師が入力作業に時間を取られることなく診察に集中できるようになるでしょう。このようにAI文字起こしは、ヒアリングが重要な業務において、効率化や客観性の向上に貢献しています。

AI文字起こしを活用するメリット

AI文字起こしはさまざまな業務を効率化できるサービスです。AI文字起こしを活用するメリットについて解説します。

業務効率化・生産性向上

音声の文字起こしを人力で正確に行おうとすると、聞き取りからタイピング、漢字変換まで多くの手間がかかります。その結果、実際の会話時間以上の工数が必要になることが多く、担当者のスキルや経験によって作業時間や精度にバラつきが生じるケースがあります。AI文字起こしを活用すれば、テキスト化に伴う負担が軽減され、作業を平準化しやすくなるでしょう。

また、会話内容がテキスト化されることでAIによる要約が可能になり、その場に参加できなかったメンバーにも会話内容を共有しやすくなります。AI文字起こしによって、業務効率化と生産性向上が期待できるでしょう。

記録・エビデンス保存

AI文字起こしを活用すれば、会議や通話の内容をテキストとして残すことが可能になり、記録やエビデンスとして活用しやすくなります。たとえば、プロジェクト会議での決定事項やクライアントとの電話交渉内容をテキスト化しておくことで、万が一トラブルになった場合にも具体的な根拠を示すことができるでしょう。また、内容を文字として保存しておけば、過去のやりとりを振り返る際に、録音データを一から聞き直す必要がなくなります。

さらに、キーワード検索やブックマーク機能を備えたサービスを利用すれば、膨大な記録から特定の内容を効率よく探し、見返すことが可能です。そのほか、タイムスタンプやメモ機能を活用することで、重要なポイントや補足情報を記録に直接付け加えられ、後からの確認がより便利になります。このように、音声情報をテキスト情報として保存できるAI文字起こしは、記録やエビデンスとしての役割を果たし、業務の効率化にも役立つでしょう。

AI文字起こしサービスの選び方

昨今では、さまざまなAI文字起こしサービスが登場しています。AI文字起こしサービスを選ぶ際のポイントについて、以下の8つを紹介します。

目的・用途

AI文字起こしサービスを選ぶ際に重要なのは、目的や用途を明確にすることです。何を目的にAI文字起こしを導入したいのかを整理することで、機能やサービスの選定をスムーズに行えるでしょう。

たとえば、会議の議事録を取る目的でAI文字起こしを使用する場合、発言者が複数人であることが想定されるため、発言者を識別できる機能が求められます。一方、業界や業種に特化したインタビューやセミナーの内容を文字起こしする場合には、専門用語を精度高く認識できるかどうかが重要となるでしょう。

このように、目的や用途に応じて必要なサービスの機能は異なります。利用目的を明確化し、自社のニーズに適した機能が備わったAI文字起こしサービスを選びましょう。

認識方式

AI文字起こしの認識方式には、主に以下の3種類の認識方式が存在し、それぞれ用途や利用シーンによって適したものが異なります。

AI文字起こしの認識方式　例

議事録作成のサポートが主な目的であれば、後から音声データをアップロードしてテキスト化できれば事足りるでしょう。一方で、海外チームとのWeb会議で同時翻訳が必要な場合には、リアルタイムで認識できる方式に対応したサービスを導入する必要があります。このように、利用目的やシーンに応じて適切な認識方式を選ぶことが大切です。

保存・閲覧形式

AI文字起こしサービスによって生成されたテキストを、どのような形式で保存・閲覧できるかを確認しておきましょう。AI文字起こしサービスには、一般的なテキストファイル（.txt）やPDF（.pdf）、Word文書（.docx）として保存できるもの、またはグループウェアなどのプラットフォーム上で直接保存できるものなどがあります。チームでの情報共有が多い場合は、クラウド上でファイルを簡単に共有できる機能があると便利です。

さらに、自動保存機能を備えたサービスであれば、データ整理の手間を省き、会議後すぐに参加者と情報を共有できるでしょう。使い勝手や共有頻度に応じて、適した保存・閲覧形式のサービスを選ぶことが大切です。

音声認識の精度

音声認識の精度の高さも、AI文字起こしサービスを選ぶ基準のひとつです。ベンダーによっては音声認識の精度を公表しているケースがあるため、公開情報を確認してみましょう。

たとえば、会議やインタビューの内容をなるべく正確に記録する必要がある場合、「業界特有の専門用語や固有名詞を認識できるか」「文脈に応じて適切な位置に句読点を挿入できるか」といった点を確認しておくとよいでしょう。また、複数の話者が発言する場面では、話者を正確に識別できるかどうかも大きなポイントです。さらに、多言語での業務が発生する場合は、翻訳機能の精度も確認しましょう。

ただし、音声認識の精度は集音機器や話者との距離、録音の音質などに左右されるケースもあります。そのため、利用を検討しているサービスが自社の業務に適しているかどうかを見極めるために、テスト用の音声データや台本を用意し、実際の業務を想定したテストを実施するとよいでしょう。たとえば、営業部門であればクライアントとの商談記録、開発部門であれば技術会議の議事録といった具体的なシーンで検証することがポイントです。

利用状況

AI文字起こしサービスを選ぶ際には、自社の利用状況に適したスペックや機能を備えているかを確認することが大切です。それぞれ以下の要素を考慮してサービスを選びましょう。

提供形態

AI文字起こしサービスには、さまざまな提供形態があります。例として挙げられるのは以下の3つです。

それぞれAI文字起こしサービスの提供形態を確認し、自社の環境で利用しやすいサービスを選びましょう。

価格

サービスごとのプラン内容と価格の詳細を確認し、自社にとって導入する価値があるかどうかを見極めることも大切です。

現在手作業で行っている文字起こしや議事録作成にかかる時間を人件費として試算し、サービス導入によって低減できるコストと比較することで、導入による費用対効果を検証しやすくなります。文字起こしの利用頻度や対象業務に応じて、予算に見合ったプランを選びましょう。

セキュリティ

企業の機密情報や顧客の個人情報が含まれたデータを扱う場合、データの通信・保管に関する安全性を確保する必要があります。そのため、ベンダー側の情報セキュリティ対策の状況などを把握し、サービスのセキュリティについて確認することも重要です。

たとえば、ISMS認証^※3などを取得しているベンダーであれば、情報セキュリティの管理体制が整備されていると判断できるでしょう。利用シーンや扱う情報の重要度に応じて、適切なセキュリティ要件を満たしたサービスを選ぶことが大切です。

• ※3
  ISMS認証：組織の情報セキュリティ管理体制が、情報セキュリティマネジメントシステムの基準に適合していることを、第三者機関が証明する認証のこと。国際規格ISO/IEC 27001や国内規格JIS Q 27001がある。

電話応対で文字起こし機能を利用する方法

コンタクトセンターやサポート窓口、テレマーケティング部門など、電話応対とその記録が業務の中心となる部門では、通話内容を迅速かつ正確に記録することが求められます。そのような状況下で、会社の固定電話番号を使いながら文字起こし機能を活用したいと考えている方は多いのではないでしょうか。

以下では、電話応対で文字起こし機能を利用する方法として、社内のPBX（構内交換機）とCTIシステムを連携する方法と、クラウド電話を利用する方法を紹介します。

PBX（構内交換機）とCTIシステムを連携する

社内に設置されたPBX（構内交換機）をCTIシステムと連携させることで、電話応対の文字起こし機能を活用する方法があります。文字起こし機能が搭載されたCTIシステムを利用することで、通話内容をリアルタイムでテキスト化する仕組みを構築できるでしょう。

クラウド電話でグループウェアやCTIシステムを利用する

クラウド電話を利用し、グループウェアやCTIシステムと連携することで、文字起こし機能を利用する方法もあります。クラウド電話とは、クラウド上のPBX（構内交換機）機能で通話できるシステムのことです。物理的なPBX（構内交換機）を必要としないため、CTIシステムを連携させる工事が不要なケースもあり、スムーズに導入できる可能性があります。

次の章では、文字起こし機能を利用できるおすすめのクラウド電話サービスについて紹介します。

文字起こし機能を利用できるおすすめのクラウド電話サービス3選

文字起こし機能は、通話内容を自動で記録し、後から簡単に検索・確認できる便利なサービスです。以下では、文字起こし機能を利用できるクラウド電話サービスを紹介します。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーションである「Webex」を利用した、オフィスの電話番号で発信・着信ができるサービスです。コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」と連携することで、通話内容の自動文字起こし機能をはじめ、指定されたキーワードのアラート機能や、AIによる要約機能などを利用できます。

また「ひかりクラウド電話」には、インターネット接続環境が混雑していても閉域接続機能によって安定した通話品質^※4を保てる「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」というラインナップがあります。特にコンタクトセンターなど、通話品質が業務に直結する部門におすすめです。「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」について、詳しくは以下のリンクからご確認いただけます。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」
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• ※4
  複数のお客さまで通信帯域をシェア（共用）するベストエフォート型のサービスになります。お客さまのご利用環境（端末機器の仕様など）や回線の混雑状況により回線速度や、音声品質が低下する場合があります。また、接続が中断されないことを保証するものではありません。

関連記事：「カイクラ」とは？料金や機能、便利な外部連携、使い方を徹底解説

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、Microsoft Teamsと連携して利用できるクラウド電話サービスです。Microsoft Teamsから、オフィスの電話番号で発信・着信ができるようになります。

Microsoft Teamsでは、2つの文字起こし機能があります。通話内容を字幕のようにリアルタイムでテキスト化する「ライブキャプション」と、ファイルとして文字起こしの内容を保存する「トランスクリプト」です。ライブキャプションで聞き間違いを防ぎながら、トランスクリプトで通話記録を保存できます。

また、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、Microsoft365やOffice365をすでに利用している企業におすすめのクラウド電話サービスです。「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」について、詳しくは以下のリンクからご確認いただけます。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AIを活用して電話営業や顧客対応を可視化するクラウド型電話サービスです。通話内容を全文自動で文字起こしできる機能や、キーワードを自由に設定し、通話中にそのキーワードが何回登場したかを自動でタグ付けできる検索機能があります。

さらに、音声解析機能にも優れており、通話の中で担当者と顧客の発話時間の比率を示す「Talk／Listen率」や、担当者の「早口率」「沈黙回数」などを解析することが可能です。文字起こしを利用できるだけではなく、会話の内容や担当者のパフォーマンスを多角的に分析しやすくなるため、インサイドセールスやコールセンターなどの方におすすめのサービスです。「ひかりクラウド電話 for MiiTel」について、詳しくは以下のリンクからご確認いただけます。

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」
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まとめ

AI文字起こし機能は、音声認識とAIを組み合わせ、業務効率化を支援するツールです。音声データを自動で文字化する基本機能に加え、話者認識やタイムスタンプ、議事録の自動作成など、業務の効率化を支援する多彩な機能があります。特に、会議後の議事録作成や電話の通話内容の記録、インタビューや医療現場でのカルテ作成など、さまざまな業務に活用されています。

AI文字起こしを導入することで、業務の負担軽減や、エビデンス保存の容易化が期待できるでしょう。AI文字起こしサービスを選ぶ際は、目的や用途に合った機能や認識精度を確認することが重要です。

電話が中心となる業務においては、通話内容の記録や伝言に多くの時間がかかることがあります。そのような場合には、文字起こし機能の導入を検討してみましょう。文字起こし機能を備えたグループウェアやCTIシステムと、クラウド電話サービスを連携させることで、オフィスの固定電話番号を使いながら通話の自動文字起こしを利用できる可能性があります。

NTT東日本では、「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」「ひかりクラウド電話 for MiiTel」など、さまざまなクラウド電話サービスを提供しています。以下のリンクから、ぜひ詳細をご確認ください。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Microsoft 365」、「Office365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
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  「ISMS」は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の商標登録または商標です。
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  「カイクラ」は、株式会社シンカの商標登録または商標です。