電子帳簿保存法改正への
対応はお済みですか？
2022年1月から電子帳簿保存法改正が
施行されております。
まだ対応がお済みでない場合は
いち早く準備に取り掛かりましょう！
◎本ページは､freee株式会社｢全ての法人が対象！電子帳簿保存法とインボイス制度を理解し､今後の営業に活かそう勉強会｣資料を参考にNTT東日本が編集しています｡
電子帳簿保存法とは？
各税法で原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件をクリアすることを条件に、データによる保存を認めた法律のことを電子帳簿保存法といいます。
その電子帳簿保存法が、2022年1月1日から改正されたのをご存知でしょうか。
法改正のポイントとスケジュール
2022年1月1日に電子帳簿保存法が改正、その後インボイス制度の開始など法改正が立て続いて予定されています。またこれにともなうIT導入補助金により、企業のIT化や帳簿類の電子化の後押しとなっています。
電子帳簿保存法改正では、主に以下の６つのポイントで要件の緩和・強化が行われました。
- ①税務署長による事前承認制度の廃止
- 会計ソフト等を導入次第、電子保存が可能。
- ②タイムスタンプ要件の緩和
- 付与期間が延長。条件によってはタイムスタンプが不要に。
- ③検索要件の緩和
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の３つに減少。
- ④スキャナ保存後、原本の破棄が可能
- 7年間の保存が必要だった原本の破棄が可能に。
- ⑤電子取引情報は電子データでの保存義務化
- 違反した場合は青色申告の取り消し対象に。
- ⑥不正への厳罰化措置
- 電子データ改竄などの不正が発覚した場合には重加算税＋10％。
このうち⑤電子データでの保存義務化については、電子データによる保存が間に合わない事業者に向けて、国税庁は2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間の猶予期間を認めています。その間は、電子取引の電子データを出力した書面を従来通り保存しても良いことになりました。但し「やむを得ない事情」と「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを準備しておく」という2つの条件を満たす必要があります。
猶予期間として定められた２年の間に、義務化に向けて準備する必要があるのです。
今後、ペーパレス化を進めないともっと紙が増える？
また、2023年10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度がスタートします。インボイス制度が始まると、3万円未満のレシートも保存し、「日付」「取引先」「取引内容」「金額」を記載しないと仕入税額控除が認められません。そのため、紙のままだと大量の紙を保存することになるため、保存先や管理が大変になってしまう可能性があります。
こうした法改正によって取引データの電子化が必須となった今こそ、
電帳法対応を契機に業務改善を行う絶好の機会です！
電子帳簿保存について
仕訳帳、現金出納帳などの国税関係帳簿や、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類など、一貫して自ら作成する必要のある帳簿書類が、ここでいう電子帳簿保存の対象となります。これらの書類の作成手順や要件について、今回の法改正で大きく緩和されました。
事前承認制度の廃止
これまでの電子帳簿保存は、以下の流れが基本でした。
- 手順1 電子化する証憑を決定
- 手順2 文書管理規定や電子化手順書等を用意
- 手順3 電子帳簿保存法に対応した機器を準備（スキャナや会計システムなど）
- 手順4 所轄の税務署に申請書を提出（電子保存を開始する３ヶ月前までに提出）
- 手順5 電子保存の開始
法改正による事前承認制度の廃止とは、この【手順4】が不要となったことを意味します。
これまで、電子帳簿保存に乗り出す場合、電子化する証憑の決定から最低半年から1年程度の期間が必要でしたが、要件を満たしたスキャナや会計システムなど、電子帳簿保存法に対応した機器さえ準備すれば、すぐに電子保存が可能になります。
システム要件の緩和
「データの検索性」についても、従来は細かな項目や条件で検索できるようにする必要がありましたが、法改正以降はルールが緩和され、検索要件が「日付」「金額」「取引先」の3項目だけになりました。
スキャナ保存について
領収書やレシート、請求書、発注書などの相手から紙で受け取った取引関係書類が、スキャナ保存の対象となります。従来、これらの書面は七年間の保存が必要でしたが、スキャンして電子データとして保存することで原本の保管が不要となり、原本の書面を破棄することが可能となりました。
事前承認制度の廃止
電子帳簿保存と同じく、スキャナ保存についても従来は税務署長への事前承認が必要でしたが、こちらも廃止されました。事前承認制度だけでなく、スキャナ保存についてもさまざまな制度が廃止もしくは緩和されました。
廃止された要件
- 事前承認制度の廃止
- 税務署長への事前承認が廃止。
- 署名の廃止
- これまで必要だったレシートへの自署が不要に。
- ダブルチェックの廃止
- 2人で書面原本をダブルチェックする要件が廃止。
- 定期検査の廃止
- 年に一回以上のデータと原本の突合検査が不要に。
タイムスタンプ要件の緩和
これまで、書面を受け取って３日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、この要件が緩和され、約70日以内（＝最長約２ヶ月と概ね７営業日以内）に統一されました。
また、訂正、削除履歴の残るクラウドに約70日以内に格納する場合は、タイムスタンプ自体が不要となりました。
電子取引について
電子取引とは、ネット売買などの電子決済や、PDFで送付された領収書や請求書、EDI取引など、紙を用いず電子で完結する取引全般のことです。任意である①電子帳簿保存や②スキャナ保存と異なり、電子取引については電子帳簿保存法改正によって電子による保存が義務化となりました。しかし、この電子保存義務化には2022年1月1日から2023年12月31日までの2年の猶予期間が設けられました。
猶予はありますが、この期間中に電子保存に対応する準備を進める必要があります。
電子保存について
従来はメールで受け取ったPDFの請求書やクレジットカード明細などを、書面や専用ソフトで保存する必要があり、運用が煩雑でした。ですが、「電子取引データの原本は電子データ」ということから電子取引データは全て電子データで保存するよう義務付けられました。
これはPDFの書類だけでなく、クレジットカードや銀行取引などの電子明細も対象となります。
電子保存が必要な書類
- メール添付で受け取ったPDFの請求書データ
- ECサイトからダウンロードした領収書のデータ
- 銀行口座の明細データ
- クレジットカードの明細データ
- QRコード決済などキャッシュレス決済の明細データ
- クラウドサービスを利用した電子請求書や領収書
各保存制度に応じ定める必要がある多くの書類
| 電帳法の類型 | 必要書類 | 根拠法令 |
|---|---|---|
| 電子帳簿保存制度 | ①操作説明書 ②事務手続を明らかにした書類 |
規則第2条第2項第1号ハ・ニ （国税庁帳簿書類一問一答） |
| 決算書・自社発行取引書類の 控え保存制度 |
①操作説明書 ②事務手続を明らかにした書類 |
規則第2条第2項第1号ハ・ニ （国税庁帳簿書類一問一答） |
| スキャナ保存制度 | ①操作説明書 ②事務手続を明らかにした書類 ③各事務の処理に関する規程 |
規則第2条第6項第1号ロ・第7号 （国税庁スキャナ保存一問一答） |
| 電子取引データ保存制度 | ④電子取引の事務処理の規程 | 規則第4条 （国税庁電子取引一問一答） |
「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」と
電子帳簿保存法
「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」では、電子帳簿保存法に必要な書類をご用意しています。
電子帳簿保存制度やスキャナ保存制度で必要になる「操作説明書」は、ヘルプセンターとして全てWeb上で公開されていて、いつでもダウンロードが可能です。
さらに決算書・自社発行取引書類の控え保存制度や電子取引データ保存制度などでも必要になる「事務手続きを明らかにした書類」などの必要書類は、税理士が監修しているため安心です。
電子帳簿保存法社内規定テンプレートfreee会計と合わせて、約70日の保存猶予期間はもちろん、電子取引データの事務処理規定にも網羅的に対応可能です！
必要書類
操作説明書の準備は不要！
- ① 操作説明書に対応！
ヘルプセンターとして全てWeb上で公開
税理士監修！
社内ルールテンプレート公開！
- ② 事務手続を明らかにした書類
- ③ 各事務の処理に関する規定
- ④電子取引の事務処理の規程に対応！
「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」の
新たな機能
2022年1月17日より、「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」では、ファイルの訂正・削除履歴機能をリリースいたしました。この機能により、電子帳簿保存法改正後における、現行のタイムスタンプの付与作業は不要となりました。
ファイルボックス機能
ファイルの訂正・削除履歴が確認可能
ファイルボックス機能内で
日付・金額・取引先の検索が可能に
新たに取引先名もOCR自動推測
スキャナ保存の検索要件3項目全てをOCRで推測し、入力作業を簡素化
書面・帳簿の電子化にいち早く対応しましょう
紙での経費精算と比較すると、電子化することで削減できる時間は年間130時間にも上ります。さらに紙での支払処理にかかる年間90時間も削減することができ、合計で年間220時間※１の工数削減につながります。電子化によるペーパーレスで、時間も、資源も、節約できるのです。
会計システムの導入には、システムの選定、導入準備、さらに併せて社内規定の整備や運用の整備及び社内への周知など色々な準備が必要です。
電子データの保存義務化は2023年12月31日までの猶予期間がありますが、これらの対応に備えるためにも、いち早く取り組むことで大幅なコスト削減などの業務効率化につながります。
（出典：freee株式会社ホームページ https://www.freee.co.jp/electronic-book/kaikei/）
※１紙での経費精算と比較して削減できる時間130時間/年＋紙での支払処理にかかる削減時間90時間/年の合計値。紙の経費精算については、営業担当者20人が月10件の交通費を紙またはExcelを用いて社内精算し、経理担当が領収書を台紙に糊付し保存するとした場合、申請者・承認者・経理担当が当該業務にかける時間の合計。証憑データを取引に紐づけたクラウド会計ソフトを利用し、電子データ化後に紙保存不要とした場合の削減時間。紙の支払処理については、インターネットバンキングを利用する中小規模の法人における標準の支払依頼の処理フロー(請求書受領・担当者へ確認・支払稟議作成・支払稟議と外部エビデンスの突合・承認済稟議にて銀行のインターネットバンキングで支払処理・記帳・書類を日付順にファイリング)を紙ベースで行う場合の試算1件あたり20.5分を、中小企業が取引先から受領する請求書(月平均50.2枚)で試算した時間。
電子化で、さまざまなコストの削減に
電子化に対応することで削減できるのは、時間だけではありません。
書類を印刷しなくなることで、用紙代やインク代など、これまで印刷にかかっていたコストを大きく削減することができます。
また、これまで七年間分の保管が必要だった、書面のスペースも削減。
優良電子帳簿として認められれば、過少申告加算税の-5%も実現できます。
電子化に対応することで得られるメリット
- 紙での経費精算に比べて工数の削減
- 用紙代、インク代などの印刷コストの削減
- 書面の保管に必要だったスペースの削減
- 優良電子帳簿に認められれば、過少申告加算税-5%
ぜひこの機会に、電子帳簿保存法に対応して
ペーパーレス化・コスト削減を実現しましょう！
経理から会計業務までトータルで効率化する
クラウド会計サービス
電子帳簿保存法改正に伴い、個人・法人を問わず、全ての事業者様は今後電子化におけるさまざまな対応が必要になります。特に電子取引では、2024年1月1日までに全ての電子データについて、国税庁の定める要件に沿って電子保存する対応が必要です。
今後の電子取引の義務化、インボイス制度も視野に入れて、いち早く対策を進めていきましょう。
お忙しい皆さまの電子化対応やバックオフィス業務を、NTT東日本にサポートさせていただけませんか？「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」では、提供する全プランで電子帳簿保存法へ対応。※1 要件を満たした証憑の電子保管から、優良電子帳簿の自動作成まで、「freee会計
for おまかせ はたラクサポート」の導入で対応が完了します。
スキャナ保存部分を電子化する、 「freee経費精算 for おまかせ はたラクサポート」も提供しております。
「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」では提供する全プランで ①電子帳簿保存、②スキャナ保存、③電子取引に対応！
「freee経費精算 for おまかせ はたラクサポート」では、スキャナ保存に対応しているため、既に会計ソフト利用中や、スキャナ保存部分だけ電子化されたい方にはおすすめ！！
| 電子帳簿保存法区分 | freee会計 for おまかせ はたラクサポート |
freee経費精算 for おまかせ はたラクサポート |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿保存※1 | ○ | × |
| ② スキャナ保存 | ○ | ○ |
| ③ 電子取引 | ○ | × |
※1 全プラン一般帳簿対応済み。 優良帳簿・決算書について今後全プラン対応予定
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