【事例あり】AI-OCRはどう活用できる？RPAとの連携や導入事例について紹介

紙の書類に書いてある文字をデジタルのテキストデータに変換することできるのがOCRです。
10年以上前よりOCRはある技術ではありますが、近年ではよりAIの組み合わせがされており、手書き文字を含めて高精度に読み取れるAI-OCRの導入も増えています。

実際のところ、多くのお客さまで気にされるのは

• ●本当に手書き文字を読み込んでくれるのか？
  ●結局、修正の手間だけかかるんじゃないの？

といったことが多いです。

今回の記事では、AI-OCRはビジネスや実務の場でどのように活用されているのか。AI-OCRについての基本と、NTT東日本が提供している「AIよみと〜る」の活用事例について紹介します。

AI-OCRとは、OCR（光学文字認識）の技術にAI（人工知能やディープラーニング）を組み合わせたサービスです。

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OCRとは何か

OCRはOptical Character Recognition または Readerの略で、スキャンした書類などの画像データに含まれる文字を読み取り、デジタルデータ化する技術です。

比較的身近な例として、GoogleドライブやLINEに画像やPDFファイルをアップロードすることで、文字認識が行われデジタルテキスト化されるといったものがあります。

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AI-OCRとOCRの違い

OCRでテキスト化できる文字は、PCなどで作成された文章をプリントアウトしたもの、つまり印字が対象でした。AI-OCRは手書きの文字でも認識可能です。手書きの文字でなくとも、OCRより高精度で読み取りできます。

OCRでテキスト化する際には、機械的にデジタルテキストとして読み込まれるため、そこからさらに必要な情報を人力で読み取ったり、編集・修正する必要がありました。

AI-OCRでは文字の認識だけでなく読みとる画像のレイアウトも認識可能で、例えば請求書フォーマットを登録しておけば、読み取る請求書の必要箇所を適切に抜き出すことが可能です。

AI-OCRと一口で言っても、対応できる内容や得意分野などに違いがあります。読み取る書類や帳票の種類や、同じ種類の帳票でも異なるフォーマットに対応できるかどうかなどの差です。

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対応できるフォーマットの違い

定形型のフォーマットと非定型形のフォーマットがあります。読み取る前段階でフォーマットを指定するタイプと、事前にフォーマットを指定しなくてもAIが学習して読み取るタイプがあります。

（１）定形型フォーマット対応

フォーマットが決まっているため、読み取りの精度が高いです。事前にフォーマットをしっかりと定義する必要があるため、準備に時間がかかることが多いです。

（２）非定形型フォーマット対応

フォーマットが決まっていなくても読み取りできるタイプです。

新しいフォーマットでも、AIがどこに何が書いてあり、必要な読み取り部分はどこなのかを学習していくタイプと、サービス提供側が事前に登録・学習させるタイプがあります。

ユーザー側での人力でのフォーマットの定義は不要ですが、業務として使用する前段階でAIにフォーマットを学習させる場合もあります。ただし、フォーマット定義不要な反面、本来読取りたい箇所とは別の箇所を読み取ってしまうなど、定型型フォーマットと比べ品質が劣る場合があります。

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読み取る書類の種類の違い

読み取る帳票や書類などの種類の違いもあります。例えば請求書など特定の帳票に特化したタイプと、請求書に限らず領収書や他の帳票類も対応可能な汎用型のタイプがあります。

（１）汎用型

汎用型では特定の帳票や書類に絞らず、どのような書類でも対応可能です。前述の通り、フォーマットの違いにより事前に学習をするのか、また人力で指定をするのかなどのカスタマイズが可能です。

後述する業務特化型より対応範囲が広いですが、学習や指定の時間・手間は発生します。サービス側が非定型フォーマットを事前に追加するタイプだと、カスタマイズの手間は不要になります。

（２）業務特化型

業務特化型では、特定の業務についてサービス提供者が複数のフォーマットを事前に学習させている状態にしていることが一般的です。フォーマットの事前学習を行わなくても高精度で読み取れます。

例えば複数の取引先からフォーマットの異なる請求書が大量に送られてきたとしても、一般的に流通している請求書フォーマットであればそのまま対応可能です。デメリットとしては特定の業務や帳票類にしか対応していないことです。

AI-OCRを活用するならRPA連携も有効です。

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RPAとは何か

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、表計算ソフトや業務ソフトウェアへの入力作業など、人が行う作業を機械が代わりに行う技術です。

RPAは人間が実行するのと同じようにソフトウェアやシステムを操作・入力できるだけでなく、プログラミングの知識がなくても自動化設定が可能です。自動化を行う負担が少ないため、業務効率化をしたい企業への導入が増加しています。

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AI-OCRとRPA連携

RPAとAI-OCRを連携すると、文字情報の認識からシステムへの入力までワンストップで行う業務フローが構築可能です。

受け取った紙の帳票類や書類などをスキャナーで読み取りPDFとしてシステムに保存すれば、その後はAI-OCRがフォーマットに応じて必要な情報をデジタルテキスト化。その後、RPAが経理システムや表計算システムなどに自動的に入力、というような活用方法もあります。

実際のAI-OCRの導入事例を取り扱う書類のジャンルごとに紹介します。

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請求書・注文書・納品書

（１）卸売：社内受注伝票のデータ入力

これまで人力で行っていた手書き受注伝票のシステム入力にAI-OCRを導入。デジタルテキストをCSVファイルにして一括投入することで、業務量を削減しました。

また、営業拠点の受注伝票をPDF化し、本社で一括処理するフローに切り替えたことで、業務時間が「約80時間/月」から「約20時間/月」へと大きく削減されました。

（２）不動産：顧客管理システムへの入力

不動産業界では紙書類を顧客管理システムにデータ入力する業務の負担が大きく、また書類の種類は複数あるため従来のOCRでは自動化は難しいケースが多いのが現状です。

まずは取引数の多い帳票からAI-OCRのトライアルを行い、業務時間を「約160時間/月」から「 約80時間/月」に削減。他の種類の帳票類にも対象範囲を拡大中です。

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日報・勤務管理

（１）物流：日報業務

ドライバーの日報業務を紙で行っている会社では、電子での申請がなかなか馴染まないため、紙の運用を前提として効率化できるAI-OCRを導入しました。
日報の読み取りにより入力業務の効率化やミスの削減などの効果がありました。

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履歴書・アンケート

（１）人材派遣：エントリーシートのデータ入力等

イベントなどのアンケートやエントリーシートなどの情報のデータ入力をAI-OCRで効率化しました。
自由記述欄などは複数行の手書き文字がありフォーマットもバラつきがちですが、AI-OCRなら高精度で読み取り可能で、外注するより安価ですばやく行えるようになったとのことです。

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その他

（１）物流：総務業務・年末調整業務

総務業務の効率化のためにAI-OCRとRPAの連携による抜本的な業務改革を行う第一歩として、年末調整などで利用する帳票類の入力業務の改善に着手し、繁忙期の業務平準化に貢献しました。総務部では多くの帳票類を取り扱うため設定が簡単であることが重要ですが、誰でも簡単に設定できることから、本格的な導入を行っていく予定です。

（２）小売：自動車販売契約等のデータ入力処理

車の販売にまつわる書類はたくさんの種類があり、読み取り箇所の数も多いため、フォーマットの異なる書類ごとにカスタマイズして読み取ることが可能なAI-OCRを導入しました。従来のOCRでは色が異なる書類での誤読率が高いですが、AI-OCRでは色調設定の変更などで読み取り精度の向上が可能です。

実際のAI-OCRの導入事例を取り扱う書類のジャンルごとに紹介します。

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辻・本郷 税理士法人

約270名の公認会計士・税理士が所属している辻・本郷税理士法人様では、上場企業から中小企業までさまざまな業種の顧客を抱えています。なかでも帳票類などのデータの入力作業とデータのチェックにかかる業務負荷が課題でした。NTT東日本の「AIよみと〜る」の導入後は、帳票データを自動で読み取れることで、処理作業の効率化ができたそうです。

領収書などの手書き文字でも読み取り可能な点や、通帳を直接預からずにハンディスキャナーで読み取りクラウド上に保存するなど、業務効率化や紛失のリスクの低減も期待できるとのことです。

参考・出典：人工知能を活用したOCRソリューションによって帳票を自動で読み取り、税務業務を効率化

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株式会社メディカル・プリンシプル

医師・医学生・研修医のキャリアサポートや医療機関向けの職業紹介などを行う株式会社メディカル・プリンシプル様。
同社は、求人シートなどの紙の書類のデータ化・入力作業や確認作業に工数がかかっていました。働き方改革の一環でNTT東日本の「AIよみと〜る」を導入することで、書類の自動読み取り・手書き文字の高精度の読み取りなどにより、作業時間の削減ができたそうです。

参考・出典：数千枚に及ぶ手書き書類の処理にAI-OCRを活用し業務の効率化、働き方改革を実現する

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岩手県久慈市

岩手県久慈市様では、LGWAN（総合行政ネットワーク、行政専用の閉域ネットワーク）に対応したタイミングでNTT東日本のAI-OCR「AIよみと～る」とRPA「おまかせRPA」を導入されました。

年間約2万件にも及ぶふるさと納税の申請書のデータ入力や、約4,000枚のアンケートのデータ化・集計業務などを少ない人員でもできるように自動化しました。削減時間としては、ふるさと納税の業務では月あたり約78%、アンケート集計業務は約83%ほどだそうです。RPAと連携することでより効率化が期待されます。

参考・出典：AI-OCR/RPAで入力作業時間を約8割削減 職員減少が進む自治体の業務効率化を加速

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ジェイエーアメニティーハウス

JA組合員の賃貸物件管理業務を行っている株式会社ジェイエーアメニティーハウスでは、 NTT東日本の「AIよみと〜る」・「おまかせRPA」を導入し、手書きの賃貸住宅申込書を自動化しました。申込書の入力時間を半減し、手書きの書類でも94％ほどの読み取り精度を実現しています。

導入時にはノウハウが少ない中で、NTT東日本が導入前の業務選定や稼働時間の算出などもサポートしました。今後はさらなる業務拡大やフローの改善などを目指しています。

参考・出典：賃貸管理書類の転記・投入業務の効率化｜AIよみと〜る｜法人のお客さま｜NTT東日本

今回の記事ではAI-OCRについて実際の導入事例を中心に紹介していきました。AI-OCRはOCRでは技術的に業務に組み込むのが難しかったような書類やフローでも対応できるものが増えているため、書類の自動入力を検討している方はぜひ一度資料やサイトをチェックしてみてください。

NTT東日本のAIよみと〜るの資料や無料デモの申し込みは以下のリンクから可能です。

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