「手書きやエクセルの会計帳簿で決算を迎えたい」と考えている方は多いのではないでしょうか。

近年、電子帳簿保存法の流れから手書きやエクセルで作成していた会計帳簿を会計ソフトで出力する会社が増えつつあります。一方で、会計ソフトは維持費や更新料がかかることから、採算がとれていない事業の記帳には使いたくないと考える経営者や個人事業主は大勢います。

会計ソフトを使用しない記帳方法といえば、手書きやエクセルでの記帳ですが、知識もなく会計帳簿を作成すれば、間違いで苦しむ可能性が高くなるのは言うまでもありません。

そこで本記事では、会計帳簿をつける目的を始め、手書きやエクセルで会計帳簿を作成する方法までを詳しく解説していきます。読めば、手書きやエクセルで会計帳簿を作成するための知識が一通り覚えられるでしょう。

会計ソフトの利用にはお金がかかるものの、時間対効果の高さは保証します。お節介かもしれませんが、手書きやエクセル、会計ソフトの比較もするので、ソフト導入の検討をしてはいかがでしょうか。

1. 会計帳簿とは？取引を記録する帳簿

会計帳簿とは会社における日々の取引を記録する帳簿で、会社の経営に必要不可欠な書類です。

会社法第432条により作成を義務づけられていますが、会計帳簿をつける目的は法律で決まっているからだけではありません。

会計監査の目的は、財務諸表などの会計書類の信頼性を評価し、その結果を報告することです。

1-1. 会計帳簿をつける目的

会計帳簿をつける目的は、おもに次の2つです。

• 経営状態を正しく把握する
• 税制上のメリットを受ける

会社のお金に関わるすべての取引が、会計帳簿に記録されるので、正しい会計帳簿は会社の経営状態を正確にあらわします。

そのため、経営者は会計帳簿を見れば、経営状態を正しく把握することができます。

さらに、会計帳簿の情報は、経営判断のための有益な材料です。
会計帳簿の内容をさまざまな観点から分析することによって、将来のための判断に必要な情報も得ることができます。

また、会計帳簿をつけることで、税制上のメリットが受けられます。
特に、青色申告のメリットを生かして節税するためには、会計帳簿の作成が欠かせません。

このように、会社の成長には正しい会計帳簿が必要不可欠なのです。

1-2. 会計帳簿の保存期間

会計帳簿は、2つの法律で保存期間が定められています。
その法律とは、税法と会社法です。

税法では、会計帳簿とその取引に関して作成または受領した書類を7年間保存することが義務づけられています。
ただし、青色申告の欠損金繰越控除を受ける事業年度は、10年間（2018年4月1日より前に開始した事業年度のものは9年間）の保存が必要です。

参考：国税庁｜帳簿書類等の保存期間

一方、会社法では会計帳簿とその事業に関する重要な書類を10年間保存することが義務づけられています。

参考：e-Gov法令検索｜会社法第432条2項

2つの法律を守るために、会計帳簿は10年間保存しておくと良いでしょう。

なお、会計帳簿を保存していないと、会社の運営管理上だけでなく、税務上も不利益を受ける恐れがあります。

たとえば、過去の経営状態の確認が必要になっても、会計帳簿がなければ確認できません。
また、会計帳簿を法律の定めどおりに保存していなければ、ペナルティを受ける場合もあります。

1-3. 個人事業主でも会計帳簿は必要

会計帳簿は、個人事業主であっても作成し保存する必要があります。

個人事業主が会計帳簿をつける目的は法人と同様で、経営状態を把握し税制上のメリットを受けるためには会計帳簿は欠かせません。

特に、青色申告をする個人事業主は、法人と同様に複式簿記による会計帳簿の作成が義務づけられており、会計帳簿を正しくつけると、65万円または55万円の青色申告特別控除を受けることができます。

このうち最大額である65万円の青色申告特別控除を受けるためには、会計帳簿の作成とあわせて、電子帳簿保存もしくはe-Taxによる電子申告を行わなければなりません。

参考：国税庁｜青色申告特別控除

なお、複式簿記ではなく簡易な方法で作成された会計帳簿では、青色申告特別控除が10万円になり、青色申告のメリットが少なくなってしまいます。

2. 会計帳簿の種類

会計帳簿にはさまざまな種類がありますが、大きく分けると主要簿と補助簿の2つに分類できます。

主要簿は、会社の取引をすべて記録し計算する帳簿です。
会社の会計では必ず作成しなければならないので、経営者や経理担当者は最低限の主要簿の書き方を理解しておきましょう。

対して、補助簿は主要簿の補助的な役割を持つ帳簿なので、必要に応じて作成されます。

2-1. 主要簿

主要簿には、日記帳、仕訳帳、総勘定元帳の3つの種類があります。
日々の取引を日記帳にメモしながら仕訳帳に記録し、蓄積されたデータを総勘定元帳に集約するという流れで、会計処理をおこないます。

それぞれを詳しく確認しましょう。

日記帳

日記帳とは、日々の取引を発生順に記録する帳簿で、仕訳帳作成のためのメモ書きという役割を担っています。

主要簿として必須ではありませんが、日記帳があると取引を正確に記録しやすくなるので、会計処理をスムーズにおこなうことができ便利です。
また、帳簿作成の下準備として使えるので、ミス防止に役立ちます。

仕訳帳

仕訳帳とは、日々の取引を発生順に「借方」「貸方」に分け、適当な勘定科目を使って記録する帳簿です。

1つの取引を勘定科目を使って記録することを、仕訳といいます。

仕訳帳はお金の流れと、取引の「日付」「金額」「内容」がわかる仕組みになっています。

「借方」に資産の増加と費用を「貸方」に負債や純資産の増加と収益を記載し、1つの仕訳では、借方と貸方の金額が一致しなければいけません。

総勘定元帳

総勘定元帳とは、すべての取引を勘定科目ごとに分類した帳簿です。仕訳帳から転記して作成します。

勘定科目ごとにまとめられているので、それぞれの残高を把握できることが特徴です。

また、貸借対照表や損益計算書などの決算書は、総勘定元帳を基に作成します。
よって、会計帳簿の中でも総勘定元帳は特に重要な帳簿です。

2-2. 補助簿

補助簿には、大きく分けて補助記入帳と補助元帳があります。

補助記入帳とは、日々の取引すべての明細を、発生順や日時によって記録する帳簿です。
一方、補助元帳とは、特定の勘定科目ごとの詳細を記録する帳簿です。

具体的には次の11の帳簿があります。

●補助記入帳
現金出納帳
預金出納帳
小口現金出納帳
仕入帳
売上帳
支払手形記入帳
受取手形記入帳

●補助元帳
商品有高帳
仕入先元帳（買掛金元帳）
得意先元帳（売掛金元帳）
固定資産台帳

現金出納帳

現金出納帳は、会社全体の現金の出入りを記録する帳簿です。
現金の入出金があった取引をすべて記録します。

実際の現金残高と現金出納帳の残高が一致しているかどうかを確認しましょう。

預金出納帳

預金出納帳は、金融機関の口座ごとに作成する帳簿です。
預金通帳のように「日付」「金額」「内容」を記載します。

金融機関の通帳または残高証明書の残高と、預金出納帳の残高が一致しているかどうかを確認しましょう。

小口現金出納帳

小口現金出納帳は、日常的な細かい現金の入出金を記録する帳簿です。

現金出納帳は会社に1つですが、小口現金出納帳は部署ごとに作成する場合があるので、全体を集計する際にはもれがないように注意しましょう。

仕入帳

仕入帳は、仕入の明細を仕入先別に記録した帳簿です。
「いつ・だれから・何を・いくらで仕入れたか」を記載します。

仕入帳を基に後述の仕入先元帳を作成します。

売上帳

売上帳は、売上の明細を得意先別に記録した帳簿です。
「いつ・だれに・何を・いくらで売り上げたか」を記載します。

売上帳を基に後述の得意先元帳を作成します。

支払手形記入帳

支払手形記入帳は、支払手形の増減を記録する帳簿です。

支払手形ごとに「金額」「支払期日」「受取人」などを一覧にして記載します。
手形を振り出したときや決済されたときなど、支払手形に関することはすべて記録します。

受取手形記入帳

受取手形記入帳は、受取手形の増減を記録する帳簿です。

受取手形ごとに「金額」「支払期日」「支払人」などを一覧にして記載します。
未決済の手形があるかどうかなど、手形の流れが管理できます。

商品有高帳

商品有高帳は、商品を管理するために記録する帳簿です。

商品ごとに「受け入れ」「払い出し」「在庫数」「在庫原価」などを記載します。
商品有高帳を作ることで、在庫管理がしやすくなります。

仕入先元帳（買掛金元帳）

仕入先元帳は買掛金元帳とも呼ばれ、仕入先ごとに買掛金を管理するために記録する帳簿です。

仕入先別に取引内容や取引金額を分類して記録するので、買掛金残高や取引情報を管理しやすくなります。

得意先元帳（売掛金元帳）

得意先元帳は売掛金元帳とも呼ばれ、得意先ごとに売掛金を管理するために記録する帳簿です。

得意先別に取引内容や取引金額を分類して記録するので、売掛金残高や取引情報を管理しやすくなります。

固定資産台帳

固定資産台帳は、不動産や自動車、機械、パソコンなどの固定資産を管理するための帳簿です。

固定資産ごとに「資産内容」「購入・使用開始日」「金額」「耐用年数」「減価償却」「除売却」を記載します。

3. 会計帳簿のルール

会計ソフトで会計帳簿を作成すれば、ルールを意識する必要はありませんが、手書きやエクセルで会計帳簿を作成するならルールを意識しなくてはなりません。

会計帳簿の作成には、おもに3つのルールがあります。

• 数字はアラビア数字を使う（漢数字「一」ではなく、アラビア数字「1」）
• 略字は決められたものを使う（円は「￥」、単価は「@」など）
• 訂正は2重線を引き、線の右側に訂正印を押印する

会計帳簿を手書きで訂正するときは注意が必要です。
修正ペンは使用できません。
訂正箇所に2重線を引いて、正しい内容を線の近くの余白に書きます。

そのうえで線の右側に訂正印を押印します。

手書きでもエクセルでも、ルールを守れば関係省庁から様式や書き方の指摘を受けることはありません。会計帳簿を作成する際には、ルールを守りましょう。

4. 【5STEP】会計帳簿の書き方

会計帳簿の書き方は、次の5ステップです。

正しい会計処理をするためには、処理を後回しにせず、取引が発生するたびに帳簿をつけることが大切です。

4-1. STEP①売上明細をチェックして売上帳に記載

売上があったときは、請求書や領収書など売上明細をチェックして売上帳に記録します。
掛売上や手形売上であれば、それぞれ得意先元帳や受取手形記入帳も利用します。

また、掛仕入や手形仕入であれば、仕入先元帳や支払手形記入帳も利用します。

4-2. STEP②仕入れや経費の領収書を出納帳などに記載

日々の仕入れや経費の領収書などを整理し、出納帳に記載します。
現金払いと預金からの支払いに分けてから、それぞれの出納帳を作成すると効率が良いです。

また、掛仕入や手形仕入であれば、仕入先元帳や支払手形記入帳も利用します。

4-3. STEP③日々の取引を仕訳帳に記載

日々の取引を適当な勘定科目を使って仕訳帳に記載します。

必要であれば、補助簿や日記帳を利用して、取引の詳細を記録しましょう。

すべての取引をもれなく仕訳することが重要です。

4-4. STEP④仕訳帳から総勘定元帳へ転記

月に一度、仕訳帳に記載した仕訳を、勘定科目ごとに総勘定元帳に転記します。

万が一処理もれや記載ミスをした場合、さかのぼってミスを見つけたり修正したりするのは手間のかかる作業です。

転記作業はあまりためこまずに処理しておくと、ミスを防ぐことができます。

4-5. STEP⑤決算に必要な会計帳簿を準備する

決算には、主要簿や補助簿などの会計帳簿が必要です。
総勘定元帳を毎月作成していれば、決算のときに慌てることはありません。

また、領収書なども整理しておくと、必要なときにすぐに対応できます。

5. 帳簿作成方法は3種類！手書き・エクセル・会計ソフトを比較

会計帳簿の作成方法は、手書き、エクセル、会計ソフトのどの方法でも問題はありません。
正しく主要簿や補助簿が作成されてさえいれば、法的に問題ないとされているからです。

ただ、ご自身の事業に適した帳簿作成方法を選ぶことが大切です。

たとえば、簿記の知識がないのに手書きで帳簿作成をすると大きな間違いを起こし、修正申告や追徴課税を課される可能性もあります。

ここでは、ご自身の事業に適切な帳簿作成方法を選べるように手書き、エクセル、会計ソフトのメリットとデメリットを紹介していきます。

5-1. 手書きで帳簿を作成するメリット

手書きで会計帳簿を作成するには知識が必要で時間もかかりますが、得られるメリットも多くあります。

その中でも代表的なものは、次の3つです。

メリット①｜経営状況をよく理解できる

会計帳簿を作成するときは、会社のお金の動きを細かくチェックし、すべての取引について記録します。

そのため、経営状況をよく理解することができます。

メリット②｜パソコンが使えなくても作成できる

会計ソフトを使うためにはパソコンなどが必要ですが、手書きであればそのような機器が使えなくても、帳簿を作成することができます。

メリット③｜簿記の知識を習得できる

会計処理には複数の帳簿を使うので、手書きで作成すると、帳簿がどのように関連しているかを理解でき、自然と簿記の深い知識が身につきます。

5-2. 手書きで帳簿を作成するデメリット

手書きで会計帳簿を作成するには、時間がかかる以外にも多くのデメリットがあります。

その中でも代表的なものは、次の3つです。

簿記の知識が必要

簿記の知識が身につくことをメリットにあげましたが、知識がまったくない場合は会計処理を難しく感じてしまうかもしれません。
手書きで作成するなら、まずは仕訳の作り方など簿記の基礎を勉強しましょう。

書き間違いや計算ミスが起きやすい

領収書から帳簿へ、仕訳帳から総勘定元帳へなど転記するときは、数字や勘定科目を書き間違うリスクがあります。
また、勘定科目の残高計算ではミスをしやすいので、十分に注意しましょう。

作成から保存まで作業すべてに手間がかかる

会計帳簿から決算書作成までを手書きでおこなうと、時間と労力を多く使います。
また、手書き帳簿はすべて紙なので、ファイリングや保存場所の確保などにも手間がかかります。

手書きで会計帳簿を作成するときは効率よく作業しましょう。

5-3. エクセルで帳簿を作成するメリット

会計帳簿は、エクセルなどの表計算ソフトでも作成できます。

エクセルで会計帳簿を作成するメリットは、次の3つです。

エクセルがあればコストがかからない

使っているパソコンにすでにエクセルが入っているなら、そのまま使うことができるので初期コストがかかりません。

使いやすいようにカスタマイズできる

会社の特徴に合わせて会計帳簿をカスタマイズできます。
ただし、会計帳簿の様式や勘定科目には一定のルールがあるので注意しましょう。

互換性が高い

エクセルは経理以外でも広く使われているので、担当者以外のパソコンにもエクセルが入っていることが多く、データのやり取りがしやすいです。

5-4. エクセルで帳簿を作成するデメリット

エクセルでの会計帳簿の作成は、使用にコストがかからず、手書きより管理が楽だと言われています。

メリットの多そうなエクセルでの会計帳簿の作成ですが、デメリットもあります。

簿記の知識が必要

エクセルの場合も、複数の会計帳簿を使いこなす簿記の知識が必要です。
簿記をある程度勉強してから、エクセルの会計帳簿を作成しましょう。

エクセルの操作技術が必要

エクセルで作業するためには、操作技術の習得が必要です。
少ない知識では数式誤りなどエラーやミスがおこり、効率が悪くなる恐れがあります。

フォーマット作成が必要

エクセルで会計帳簿を作成するには、フォーマットを作らなくてはいけません。

ただし、決められた様式どおりの会計帳簿を作成する必要があります。

5-5. 会計ソフトで帳簿を作成するメリット

手書きやエクセルで会計帳簿を作成していると、会計ソフトの導入はハードルが高いかもしれません。

しかし、導入への抵抗以上に会計ソフトの利用にはメリットがあります。

経営状況を効率良く把握できる

会計ソフトでは、総勘定元帳、現金出納帳などの主要簿・補助簿と決算書を簡単に確認することができます。

また、月次推移や前期比較などの分析資料も自動で作成されるので、経営状況の把握と素早い経営判断が可能です。

簿記の知識がなくても記帳できる

会計ソフトの中には、領収書の画像や預金データから自動で仕訳を作成できるものがあり、税制改正にもリアルタイムで対応します。

会計ソフトを利用すれば、簿記や税務の知識がなくても会計帳簿を作成することができます。

ミスを大幅に減らすことができる

会計ソフトに取引の記録を1度入力するだけで、関連する帳簿は自動で作成されます。
そのため、転記によるミスを防ぐことができます。

また、計算も自動でおこなわれるので計算ミスもありません。

5-6. 会計ソフトで帳簿を作成するデメリット

会計帳簿作成にあたって万能そうな会計ソフトですが、もちろん弱点も存在します。

会計ソフトで会計帳簿を作成するデメリットは次の3つです。

コストがかかる

会計ソフトは導入や維持にコストがかかることがあります。

会計ソフトの機能とコストを十分確認し、初期費用が少ないソフトを試してみるのもいいでしょう。

カスタマイズしにくいことがある

会計ソフトにあらかじめ設定されている帳簿は、会社ごとにカスタマイズできない場合もあります。

独自の帳簿を使いたい場合は、エクセルなどと併用すると便利に使えるでしょう。

操作方法の問い合わせに手間がかかる

操作方法がわからない場合は専門の窓口に問い合わせる必要があり、トラブル対応に手間がかかってしまいます。

問い合わせ方法が簡単で手厚いサポートのある会計ソフトを選ぶようにしましょう。

6. まとめ　会計帳簿は会社経営に重要！会計ソフトで効率化しよう

会計帳簿は取引のすべてが記録されているので、会社経営に重要な書類です。

処理もれや転記・計算ミスは許されません。主要簿や補助簿など複数の帳簿を正確に作成しましょう。

導入にハードルを感じるかもしれませんが、正確な会計帳簿作成ならびに効率化には会計ソフトが役に立ちます。

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