引っ越し先のオフィスで電話番号をそのまま変えずに、より便利に活用するには？

オフィスの引っ越しで電話番号が変わるケース

現在、NTT東日本による固定電話の電話サービスを利用していて、オフィスの移転先が同じ市区町村内の住所で、かつNTT東日本が管轄するエリア内で引っ越しする場合などでは、電話番号は変わらないのが一般的です。

移転手続きは必要ですが、電話番号の変更は不要となります。

しかし、同じ市区町村内でも、NTT東日本が定める収容局^※1が異なる場合などでは、電話番号が変わることもあります。

引っ越し先の住所と電話番号の変更パターンについて、以下の表でチェックしてみましょう。

• ※1
  収容局：電話回線や光ファイバーを事業所・各家庭から引き込み、収容する設備

2024年からは、NTT東日本をはじめとする固定電話サービス提供事業者18社により「双方向番号ポータビリティ」が導入され、同じ電話番号を引き継げる条件が拡大しました。詳しくは、後の章で解説します。

なお、オフィスの引っ越しによって電話番号が変更されるかが不明な場合は、お気軽にNTT東日本までお問い合わせください。

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引っ越しに伴う手続きについては、以下の記事もぜひご覧ください。

関連記事：固定電話の引っ越しで法人が行うことは？手続きや費用を解説

参考：電話のお引越し｜NTT東日本

オフィスの引っ越しで電話番号が変わるデメリット

オフィス移転に伴い電話番号が変更になると、さまざまな業務負担が発生する可能性があります。ここでは、オフィス移転で電話番号が変わる3つのデメリットについて解説します。

顧客や取引先に周知する必要がある

電話番号が変わると、既存の顧客や取引先に新しい電話番号を周知する必要があります。メールや郵送による案内、営業担当者による個別連絡など、周知のための対応には労力がかかるでしょう。

通知が十分に行き届かない場合、連絡ミスや信頼の低下といった問題が生じかねません。電話番号の変更が決まった時点で早めに周知方法を検討し、計画的な対応を進める必要があると考えられます。

ホームページや名刺、チラシなどの掲載情報を修正する手間がかかる

ホームページやSNSなどのWeb媒体に加え、名刺・チラシ・会社案内といった印刷物にも、電話番号は幅広く掲載されています。電話番号を変更する場合には、掲載媒体をすべて洗い出して修正や再印刷を行う必要があり、予期せぬコストや工数が発生する可能性もあるため注意が必要です。

とくに印刷物の更新には時間がかかることもあり、スケジュールを十分に確保したうえで準備を進めることが重要といえます。

局内工事や派遣工事が必要になる可能性がある

電話番号の変更に伴い、工事が必要になる可能性もあります。主な工事の種類は、以下のとおりです。

工事の種類

工事を行うには日程調整や立ち会いなどに時間を要する場合があるため、オフィス移転や番号変更のスケジュール全体に影響を与えることがあります。工事内容や必要な対応について、通信事業者と十分に打ち合わせておく必要があるでしょう。

オフィスを引っ越ししても電話番号をそのまま使用する方法

オフィスの引っ越しで電話番号が変わるとさまざまなデメリットが発生するため、「電話番号をそのまま使いたい、変えたくない」と悩む企業担当者の方もいるでしょう。

ここでは、オフィス引っ越し後も電話番号を継続して使用する方法について解説します。

050から始まるIP電話サービスを利用する

IP電話はインターネット上でやり取りをする電話サービスで、一般的に050から始まる電話番号を取得できます。オフィスが移転した場合でも、050から始まる電話番号は基本的に変わりません。

050番号から始まるIP電話サービスは、プロバイダのWebサイトやIP電話アプリから手続きを行うことで、番号を手軽に取得しやすいのがメリットです。しかし、050番号よりも、03や06など市外局番から始まる電話番号の方が利用者に安心感を与える傾向があります。

050番号を利用することで、顧客や金融機関などからの信頼性が低下するリスクがある点がデメリットといえます。また、引っ越しの際にIP電話サービスを提供するプロバイダも変えた場合には、050番号を引き継ぐことができず、新しい電話番号になる可能性があるため事前の確認が必要です。

ロケーションポータビリティを利用する

現在、双方向番号ポータビリティに加え、ロケーションポータビリティも利用できます。

双方向番号ポータビリティは、同じ固定電話番号を保持したまま、他の固定電話サービス事業者に乗り換えられる制度で、2025年1月よりスタートしました。一方、ロケーションポータビリティは、同じ電話番号が使える対象エリア（番号区画）内であれば引っ越し後も番号を引き継ぐことが可能な制度です。

NTT東日本の「加入電話」や「INSネット」、「ひかり電話」を番号ポータビリティによって利用中で、オフィスの引っ越しをする場合、同じ電話番号を引き継ぐには、以前はNTT東日本の収容局のエリア内で引っ越しする必要がありました。

しかし、ロケーションポータビリティによって、同じ電話番号を使える対象エリアが拡大しています。

ただし、遠方への引っ越しで市外局番が異なるエリアや技術的制約などで難しい場合もあるため、申し込み時に同じ電話番号が使えるかどうかを確認しましょう。

双方向番号ポータビリティの詳細については、以下の記事もぜひご覧ください。

関連記事：双方向番号ポータビリティとは？概要やメリット・デメリットを解説

オフィスの引っ越し後も快適に電話環境を実現するには「クラウドPBX」がおすすめ

オフィスの移転をきっかけに業務の効率化や通信環境の見直しを検討している企業には、クラウドPBXの導入がおすすめです。条件を満たせば、引っ越し後も現在の電話番号をそのまま利用できる場合があります。ここでは、クラウドPBXのメリットを紹介します。

スムーズに導入できる

クラウドPBXは、従来のPBX（構内交換機）を設置する場合と比べて物理的な機器が少なく、PBXの設置や配線のための派遣工事が不要です。そのため、機器の準備や工事のスケジュール調整に割く時間を減らし、比較的短期間で導入を進めることが可能です。

引っ越しのタイミングにおいてスムーズに移行できる点は、タスクが集中しやすい移転プロジェクトにおいて大きなメリットといえます。

移転後のレイアウトを自由に変えられる

クラウドPBXでは電話機の配置や配線に縛られず、インターネット接続環境が整っていれば、パソコンやスマートフォンを使ってどこからでも通話できます。そのため、移転先オフィス内のレイアウトを変更しても、配線を気にせずにデスク配置が可能です。

固定席を決めず仕事をする場所を自由に選べる「フリーアドレス」など、柔軟な働き方の実現も期待できます。

リモートワークを推進できる

インターネット経由で通話できるクラウドPBXを導入すると、従業員のスマートフォンやパソコンからでも、会社の電話番号を使って発着信が可能になります。物理的なオフィスの電話機に縛られずに業務を行えるため、リモートワーク体制を構築しやすくなるでしょう。

さらに、場所を問わず内線の取り次ぎ機能を活用でき、部署間の連携も維持しやすくなると考えられます。リモートワーク中でもオフィスと変わらない電話対応を継続しながら、働き方改革の推進にも寄与するといえます。

段階的なオフィス移転でも電話業務を継続できる

クラウドPBXを利用することで、段階的なオフィス移転時にも電話業務を継続できる点もメリットの一つといえます。

オフィス移転の際、すべての座席や設備を一度に移転することが難しく、段階的にオフィス移転を行うケースも少なくありません。

オフィスの移行期間中、物理的な機器を使用するオンプレミス型のPBXを利用している場合では、移転元または移転先のどちらかで一時的に電話が使えなくなるなど、電話業務に支障をきたす可能性があります。

一方、クラウドPBXを導入していれば、複数拠点に分かれた一時的な体制であっても、電話対応業務の安定した継続が期待できます。

クラウドPBXを活用したNTT東日本の電話サービス「ひかりクラウド電話」

オフィスの引っ越しは、電話環境の見直しに適したタイミングです。選択肢の一つとして、クラウドPBXの仕組みを利用したNTT東日本の「ひかりクラウド電話」はいかがでしょうか。

「ひかりクラウド電話」は、従業員のスマートフォンやパソコンに専用アプリケーションを入れて設定することで、外出先や自宅からでも会社の電話番号を使って発着信できるサービスです。

「ひかりクラウド電話」を利用していれば、リモートワーク中や外出先からでも、会社にかかってきた電話に対応できるようになります。さらに、「ひかりクラウド電話」の利用でリモートワークの促進や業務効率化、チャットやビデオ会議など複数のコミュニケーションツールの一元化につながりやすくなるのもメリットです。

導入も比較的迅速に行えるサービスであるため、オフィスの引っ越しを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。「ひかりクラウド電話」に関する詳細とお問い合わせ先については、以下のリンクからぜひご確認ください。

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  「ひかりクラウド電話」は、NTT東日本が提供する電話サービス「ひかり電話オフィスA（エース）」を利用します。移転先の収容局によっては現在ご利用中の電話番号が変更となる場合がありますので、事前の確認をおすすめします。お気軽にお問い合わせください。

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まとめ

オフィスの引っ越しに伴い電話番号が変更になると、顧客や取引先への周知、ホームページや印刷物など各種媒体の修正、さらには局内工事や派遣工事への対応など、多くの手間が発生することがあります。

そこで、クラウドPBXを活用した柔軟な電話環境の構築が注目されています。クラウドPBXは導入が比較的スムーズで、パソコンやスマートフォンから会社の電話番号で通話できるなど、さまざまなメリットがあります。また、フリーアドレス制度やリモートワークなど、柔軟な働き方の促進にも寄与するでしょう。

将来的にオフィスの引っ越しが再び発生する可能性も見据え、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」の導入を検討してみるのも一つの方法です。クラウドPBXの機能はもちろん、多様なコミュニケーションツールの一元化などに対応しやすくなります。「ひかりクラウド電話」の詳細情報やお問い合わせについては、以下のリンクからぜひご確認ください。

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