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固定電話の引っ越しで法人が行うことは?手続きや費用を解説

法人がオフィスや事務所を移転する際、
「引っ越す場合の固定電話の手続きがわからない」
「どのくらいの期間と費用がかかるのか知りたい」
という方は多いのではないでしょうか。

固定電話の引っ越しはなかなかあることではない上に、法人では引っ越し先の電話サービスや配線工事、レイアウトを考えるなど、やらなければいけないことが多いです。

また、あらかじめ準備をしないと電話が使えないという状況になり、最悪の場合、取引先や顧客に迷惑がかかるだけでなく、企業の利益を損なうことになりかねません。

そこで本記事では、法人が固定電話の引っ越しで行う手続きや工事の流れ、内容について解説します。手続きだけでなく、引っ越しと同時に行うべき作業もわかる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

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記事作成日:2023年10月11日

法人の引っ越し時には固定電話の移転が必要

イメージ:法人の引っ越し時には固定電話の移転が必要

固定電話を利用しているオフィスや事務所の引っ越しには移転手続きが必要です。

NTT東日本やNTT西日本、もしくは使用しているキャリアでの移転申し込みには、以下の情報が必要になる場合が多いため、あらかじめ用意しておきましょう。

  • 現在使用している電話番号
  • 契約者名
  • 現在と引越し先の住所
  • 取り付け・取り外し工事の希望日
  • 料金の支払い方法

デジタル回線やアナログ回線を利用する固定電話の場合、オフィスの移転により電話番号が変わる基準は移転後の場所によります。電話回線の管轄基地局が変わると電話番号も変更になるので確認が必要です。また、基地局だけでなくNTT東日本、NTT西日本の東西エリアが変わる場合には、解約手続き等も必要になりますので、早めに確認することが重要です。

移転に伴う電話回線の移設には、回線工事や機器の設置工事、業者との打合せなど手続きに手間が発生する可能性があるので、余裕を持って進められるようにしておきましょう。

固定電話の引っ越しで法人がやるべき7つのこと

イメージ:固定電話の引っ越しで法人がやるべき7つのこと

この章では、固定電話の引っ越しで法人がやるべきことを7つ紹介します。

次に利用する電話サービスの選定

固定電話の引っ越しをするにあたり、今後も固定電話を継続するか、IP電話に変更するかを検討することも重要です。IP電話の場合、デジタル回線やアナログ回線ではなく、光回線を活用して電話サービスを利用するため、新しくアナログの回線を敷設する必要がなくなります。
光回線を敷設すれば、電話とインターネットをまとめて利用できるため、お得になる場合もございます。
電話環境の相談については、NTT東日本にて実施しているため、以下のフォームから気軽にご相談ください。専門家が法人の利用用途にあった電話環境をご提案いたします。

電話サービスに関するお問い合わせフォーム

電話工事の工程と期間の把握

固定電話の引っ越しをする場合には工事や手続きが必要です。工事の工程を把握し移転にかかる大まかな期間を知れば、動き始める時期が逆算できるため、準備がスムーズに進みます。

電話工事の基本的な工程は以下のとおりです。

  • 現状把握
  • 契約中の電話会社に連絡
  • 工事日の決定
  • 引っ越し先の新規事業者の選定
  • 工事の実施

電話の移設自体は2週間〜1ヶ月程度ですが、事業者の選定や工事の打ち合わせなどを仕事の合間に進めることを考えるとトータルで3〜4ヶ月と考えて動き出すのがおすすめです。繁忙期には、より時間がかかる場合があるので、前もって準備しましょう。

契約中の電話回線の確認

電話回線にはデジタル回線、アナログ回線、IP電話回線の3種類があり、デジタルとアナログはNTT東日本・NTT西日本の提供、IP電話の場合はNTT東日本・NTT西日本のひかり電話のほかに他の事業者が提供しているパターンがあります。

デジタル(ISDN・INS)回線とアナログ回線については、光回線を中心としたIP網の普及や設備の老朽化、利用者の減少などの理由によりデータ通信が2024年に終了見込みとなっているので、この機会に光回線に見直すのもおすすめです。詳しくは、各事業者のホームページでご確認ください。

インターネットの契約プランも適切なものに変える機会なので、現在の使用状況や料金を確認した上で自社にあったものを見つけましょう。

また、電話が2台以上設置されているオフィスでは、電話の主装置がサーバールームやビルの回線引き込み場所の近くに設置されているケースが多いです。
移転先での回線や電話機の台数に変更がある場合、電話の主装置の場所なども調整が必要なため、事前に電話会社に確認しましょう。

参考:東日本電信電話株式会社 西日本電信電話株式会社「固定電話のIP網への移行後のサービス及び移行スケジュールについて」

引っ越し先で同じ番号が使えるか確認

番号が変わるか調べるためには「116(NTTの総合受付ダイヤル)」か契約中のキャリアに現在の住所と引っ越し先の住所を伝え確認しましょう。

番号が変わるケースと変わらないケースの基準は収容局が変わるか変わらないかの違いにあります。
一般的に他の市区町村に引っ越す場合、収容局が変わるため電話番号も変わるケースが多いです。
しかし、市区町村が変わっても収容局が変わらなければ同じ番号が使えますし、市区町村内の引っ越しでも収容局が変われば電話番号も変わります。IP電話へ切り替える場合にも同じ番号を利用できる有償のサービスもございます。

電話工事の手配

既存の固定電話の回線について、NTT東日本・NTT西日本やキャリアに移転の連絡をしたら電話工事の事業者を探しましょう。電話工事はNTT東日本・NTT西日本に直接依頼する方法と代理店に依頼する方法があります。

各事業者のホームページを確認し、自分の利用用途にあった電話サービスを選びましょう。
一例として、NTT東日本の場合、ひかり電話オフィスやひかりクラウドPBXなど、法人のお客さまの多用なニーズにお応えできる電話サービスを複数提供しております。以下の問い合わせ先にて、電話環境やサービスについて相談が可能です。

電話サービスに関するお問い合わせフォーム

オフィスの引っ越しや電話番号の変更を顧客へ通知

オフィスの引っ越しでは電話番号の変更を顧客へ知らせることが必要です。

大きな引っ越しの場合には書面での通知が一般的ですが、頻繁にやりとりしている顧客にはメールや電話で伝えましょう。案内状やパンフレット、ホームページに掲載する方法も効果的です。

さらにNTT東日本・NTT西日本の「電話移転のアナウンス」のサービスを利用すれば、旧電話番号にかけてきた人に対して特定のアナウンスを流せるため、取引先や顧客に確実に新しい番号が伝えられます。

名刺やホームページの記載を修正

オフィスの引っ越しで電話番号が変わる場合には名刺やホームページなどに記載してある番号の変更を忘れないようにしましょう。

名刺やホームページは問い合わせの入口になりやすい場所です。
電話番号が違っていたために、案件の獲得や相談を逃してしまってはもったいないです。

移転と同時に変更できるよう準備しておきましょう。

固定電話の工事までの流れ【7ステップ】

イメージ:固定電話の工事までの流れ【7ステップ】

この章では、固定電話の工事までの流れを紹介します。

専門の事業者への問い合わせ

まずはインターネットなどで電話工事業者に問い合わせましょう。事業者はたくさんありますが、提供機能やサポート、利用用途など、要件のあった事業者のサービスを選びましょう。すでに依頼する事業者が決まっている場合は、担当の事業者に連絡します。NTT東日本の場合は、以下のフォームで法人の電話環境について問い合わせが可能です。

電話サービスに関するお問い合わせフォーム

現状確認と要望確認

依頼した事業者に実際にオフィスの状態を見てもらい、現状確認をします。
電話回線の状態について把握できていない場合は図面などを確認してもらうと良いです。
現状確認が終わったら、新しい場所でどのような状態にしたいかなど希望をヒアリングしてもらいます。

システム図と見積もりの作成

ヒアリングを元に新オフィスでの電話回線システム図を作成してもらった後、見積もりをだしてもらいます。システム図の作成を無償で請け負っていない工事業者もいるため、費用にかんしては事前の確認が必要です。

施工事業者の選定と発注

見積もり案や対応、提案力などを比べ、施工事業者を選定し発注します。金額も重要ですが、電話を日頃する中で、トラブルのサポートが手厚いことも重要です。事業を停止させないためにも、サポートや保守がしっかりとある事業者を選びましょう。

回線事業者への連絡・手配

事業者に連絡し工事の日取りを決めます。工事の内容が異なるため別の作業をすることになります。それぞれの工事で期間が空くより日程を合わせたほうがミスを防ぐことにつながるため、工事日程を調整しましょう。

回線事業者の施工開始

以下のような工事を行います。あくまで一例として記載しております。

NTT東日本・NTT西日本の場合 ①交換機工事・②屋内配線工事・③基本工事費
他の事業者の場合 ①主装置設置工事・②電話配線工事・③電話機設定工事

呼び方は異なりますが、ほとんど同じ工事内容といえます。
①はPBXを設置工事、②は配線の敷設工事、③は通話できる状態に設定する工事です。
配線工事については建物によってはすでに電話線が引き込まれている場合があり、この場合は工事不要です。

工事業者による設置工事と最終確認

事業者による設置、配線、設定工事には立ち会うことでミスが防げます。せっかく工事が終わっても使えなければ意味がありません。工事終了後に再度依頼した場合、追加料金が発生することも珍しくないので必ず立ち合い動作確認も行いましょう。

工事にかかる費用

イメージ:工事にかかる費用

一例として、NTT東日本が行う電話工事の料金を以下のリンクに掲載しております。
必要に応じてご確認ください。

新規ご加入時等の料金

また、法人の電話サービスについては、以下の問い合わせフォームから相談することができます。
クラウド型の電話やスマートフォンの内線化など、新しい機能もご提案可能ですので、ご活用ください。

電話サービスに関するお問い合わせフォーム

NTT東日本・NTT西日本が行う電話工事の内容

イメージ:NTT東日本・NTT西日本が行う電話工事の内容

この章ではNTT東日本・NTT西日本が行う電話工事の内容を具体的に解説します。

交換機工事

交換機工事はPBXの設置や設定を行う工事です。交換機とはPBX(主装置)のことで、電話回線を接続したり振り分けたりする機能があるため、オフィスや事務所など電話機を多く使う場では必ず必要になります。

交換機を設置するメリットは以下のとおりです。

  • 内線が使えるようになる
  • 外線を使わないで済むため通話料が無料になる
  • 回線の数を減らせる

回線数の多いオフィスや事務所では交換機を設置することで、コストカットや使いやすいレイアウトが可能になります。

屋内配線工事

屋内配線工事とは建物の中で行う配線工事のことで、交換機や電話機、主装置につなぐための配線を設置する工事です。

配線工事については後悔する人も多いので事業者とよく相談してから行いましょう。

相談のためには以下の項目を考える必要があります。

  • 配線が通せるようパソコンやコピー機、机のレイアウトを考える
  • 通行や作業の邪魔にならないよう配線を通す場所を考える
  • 内線をどのようなグループで使うか考える

ただ、最近の傾向として建物を立てた段階で配線を通しているケースが多いので、必ずしも希望通りに行かないこともあるでしょう。

基本工事

基本工事とは電話を使える状態にする工事で、電話回線の接続や留守番設定などオフィスに合わせた工事を行います。NTT東日本・NTT西日本の作業員が派遣されるのは基本工事のためです。家庭の場合には、知識があれば自分でも出来るかもしれませんが、オフィスでは台数が多いため業者に頼んだ方がいいでしょう。工事中のミスを防ぐために可能な限り立ち会うことをおすすめします。

引っ越し工事が不要になる電話のクラウド化がおすすめ

イメージ:引っ越し工事が不要になる電話のクラウド化がおすすめ

ここまで、電話工事までの流れや工事の内容について解説してきましたが、工程が多く面倒だと感じた方も多いでしょう。引っ越し時に電話工事や配線工事が必要ない方法として、固定電話のクラウド化があります。

電話のクラウド化とは電話回線を制御するPBXをクラウド上に設置することです。PBX本体がいらないため工事の必要がありません。また、社員が持っているスマホやパソコンで会社の電話番号が使えるため、電話機も不要になると同時に社外にいても会社の電話番号で取引先との連絡が可能です。

さらに固定電話をクラウド化すれば、テレワークにも対応でき場所にこだわらない働き方ができます。魅力が多いクラウドPBXですが、実際に導入を検討しようとするとたくさん種類があり、どれがいいのか迷う方もいるでしょう。そんな方にはNTT東日本・NTT西日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。

ひかりクラウド電話のメリット

イメージ:ひかりクラウド電話のメリット

PBXのクラウド化を考えている方にはNTT東日本・NTT西日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。この章では、ひかりクラウド電話のメリットを紹介します。

通信費の大幅カットが可能

ひかりクラウド電話ではスマホやパソコンを使っての通話を内線化できます。内線同士の通話は無料になるため通信費の大幅なカットが可能です。

さらに、個人のスマホやパソコンを使えるため電話機器が必要なく、従来必要だった電話機器の更改も不要になります。電話機器にかかる費用を削減できるのもコストカットの大きな要因です。

電話番号が変わる心配がない

ひかりクラウド電話はPBXがクラウド上にあるため、移転時に電話番号が変わる心配がありません。インターネットでつながっているため複数拠点で利用でき、内線の増減も簡単に設定可能です。

導入後の管理、運用がしやすいので、一度導入してしまえば移転や拠点の増減にもすぐ対応できます。注意点としては、導入後の電話番号は変わる心配がないですが、導入時に電話番号を引き継げるかは別なので、事前に確認しましょう。

テレワークが円滑にすすむ

スマホやパソコンで会社の番号から発着信ができるため、自宅にいたり外回り中でも取引先とのやりとりが可能です。テレワークでも電話のために出社する必要がないので、場所にとらわれずに働けます。

また、電話の取り次ぎの負担が軽減できることも大きなメリットです。さらに従来では取引先と個々のスマホで連絡すると通話料が個人の負担になっていましたが、会社の番号が使えれば通話料は会社が払えるため、社員の負担がなくなります。

災害時の故障リスクが低い

オフィスが災害の被害を受けたときでも電話対応の継続が可能なメリットもあります。
個人のスマホを使うため会社の停電時も使用可能だからです。

また、電話回線に比べインターネット回線は強いと言われていることや災害時の無料Wi-Fiが使えることも、事業継続が可能な理由といえます。

まとめ

イメージ:まとめ

今回は、固定電話の引っ越しで法人がするべきことや工事の流れ、費用について解説してきました。この記事のポイントは以下のとおりです。

  • 法人の引っ越し時には固定電話の移転が必要
  • 移転手続きはNTT東日本・NTT西日本や使用しているキャリアへの電話連絡、NTT東日本・NTT西日本の東西エリアが変わるときには解約手続きが必要
  • 3~4ヶ月前から準備を始める
  • 固定電話からIP電話への移行も検討するのがおすすめ。

オフィスや事務所の固定電話を移設する場合には、電話回線やインターネットプランの見直し、工事の日程調整、立ち合いなどさまざまな負担があります。

工事の負担や通信費の削減をしたい方にはNTT東日本・NTT西日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。拠点の増減が簡単になるだけでなく、テレワークの推進や災害時への対応もしやすくなるなどメリットが多いので、ぜひ検討してみてください。

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