営業活動の業務効率化・自動化のため、SFA（営業支援ツール）の導入を検討している企業担当者の方も多いのではないでしょうか。SFAは種類によって搭載されている機能が異なりますが、顧客情報や商談の進捗状況、案件管理などを一元的に行えるツールで、近年導入する企業が増えつつあります。

そこで、今回の記事では、SFAの便利な機能について解説します。SFAを選ぶときのポイントも分かる内容になっているので、企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

1.SFA（営業支援ツール）とは？導入のメリットも解説

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業活動をサポートして業務効率化をめざすツールを指します。この章では、SFAの概要と導入メリットについて解説します。SFAとはどのようなツールでどう業務が改善されるのか、理解しましょう。

1-1.SFAとは

SFAとは営業活動を可視化して、業務効率化や生産性の向上などをめざすツールです。各企業が売上の拡大を図りながら営業活動の効率化・コスト軽減をめざすようになったことから、SFAが注目されるようになりました。営業活動に関するデータを一元的に管理し、データを分析した結果は、営業活動の改善や営業担当者の適切な評価などに活用できます。

1-2.SFA導入のメリット

SFAを導入する大きなメリットは、営業活動の可視化・効率化が期待できることです。これまではブラックボックス化しがちだった営業担当者の行動を可視化し、データとして蓄積・分析できるようにします。データを分析することで、成績の良い担当者の営業パターンが見えてくるので社内全体の営業力向上が期待できます。

また、SFAには営業日報を簡単に作成したり売上を予測したりと営業活動に役立つ機能が搭載されているので、業務の手間や時間を省くことで効率化にもつながるでしょう。

2.SFAに搭載されている機能10選

SFAには、顧客情報管理や商談管理、案件管理など営業活動に便利な機能が多数搭載されています。この章では、SFAに搭載されている機能について解説します。自社で活用できる機能があるか、利用イメージを想定しながらご覧ください。

2-1.顧客管理

SFAには、顧客情報を一元的に管理する機能が搭載されています。例として、以下の情報の管理が可能です。

• 担当者・役職
• 社名
• 所在地
• 連絡先（メールアドレス、電話番号）
• 企業の規模　など
  
  

入力した情報はスマートフォンやタブレットからも確認ができ、社内全体と共有されるので常にリアルタイムの情報が見られます。また、多くのSFAには名刺をスキャンするだけで顧客情報が入力できる機能が搭載されています。顧客情報にはメモを付け加えたり、条件を設定して検索したりすることも可能です。

2-2.商談管理

商談管理とは、内容や担当者、金額など商談のあらゆる情報を管理する機能です。入力された情報は、進捗状況一覧や提案中の商品など各データに自動的に反映されます。一目で商談の進捗が分かるため効率良く営業活動を進められるだけではなく、停滞している商談を把握できるので上司が指示やアドバイスを出しやすくなります。

基本的には商談の進捗管理をするための機能ですが、過去の商談の記録としても活用が可能です。成績の良い営業担当者の商談内容を参考にすることで、営業力アップが期待できます。

2-3.案件管理

多くのSFAには、案件ごとに進捗や内容を管理する案件管理の機能が搭載されています。案件管理では、主に以下の情報を管理します。

• 営業先の情報（社名、担当者など）
• 提案中のサービス・商品
• 進捗状況
• 受注見込み
• 受注予定日・見込み金額　など

顧客ごとの受注見込み度を数字として見えるようにすることで、営業活動のリソースを適切に割り振り、必要に応じてフォローも行うことが可能です。また、案件の進捗や内容を社内全体に共有できるので、担当者が異動や退職をした際に引き継ぎがスムーズに行えます。

2-4.売上予測・予実管理

売上予測・予実管理とは、部署全体または営業担当者ごとに売上を予測する機能で、蓄積されたデータを元に売上予測・実績を可視化できます。分析により予測の精度を上げることができ、それらの結果から案件の優先度を決めたり、リソースを割いたりと営業活動の効率化へとつなげられます。

2-5.営業報告・日報

営業報告・日報の機能は、営業担当者の日頃の行動を可視化・報告するための機能です。簡単に入力できるため、日報を作成する手間と時間を省けます。入力された内容は上司も確認できるため、報告するために会社へ戻ったり上司の予定に合わせたりする必要がなくなります。

営業報告・日報により営業担当者の行動が把握できるため、上司から指示やアドバイスを出しやすくなるだけではなく、部署内で共有することでミス防止や業務改善にもつながるでしょう。また、営業報告・日報の機能は人事評価の基準としても活用されます。

2-6.分析・レポート

SFAには入力されたデータを分析・レポートする機能が搭載されており、営業担当者や案件、サービス、エリアなどさまざまな観点から分析が可能です。本来データの分析や報告のための資料作成に時間がかかりますが、SFAを導入すれば手間と時間短縮につながります。SFAで分析した結果は、営業活動の効果を確認したり今後の方針を決めたりするときの参考にできます。

2-7.タスク管理

SFAにはタスク管理機能が搭載されており、対応が必要な事項を社内全体で共有できます。タスクが一目で分かり優先順位が明確化されるので、営業担当者が何をすべきか把握しやすくなるだけではなく、上司が指示をする際にも役立ちます。また、営業担当者と業務のマッチングを判断できるため、一部の営業担当者に業務が偏るのを防ぐ効果も期待できるでしょう。

2-8.スケジュール管理

SFAには、各営業担当者のスケジュールを管理・共有する機能が搭載されています。スケジュールを部署全体で共有することで、必要に応じてサポートに入ったり他のメンバーとのスケジュール調整がしやすくなったりします。

例えば会議の設定や日時指定の納品の調整などがスケジュール機能を使えばスムーズにできるでしょう。またスケジュール管理に入力されたデータは、今後の売り上げを予測する情報の1つとしても活用できます。

2-9.アクションアラート

アクションアラートとは、入力された情報を元に商談相手への連絡や帳簿の作成などを適切なタイミングで知らせてくれる機能です。アラートのタイミングは、業務ごとに細かく設定できます。

アクションアラート機能を活用すれば、対応漏れや期日ギリギリに慌てて業務を行うような事態の防止につながります。アクションアラートはSFAのすべての種類に搭載されている機能ではありませんが、対応漏れを改善したい企業におすすめの機能です。

2-10.見積書作成・承認

SFAの種類によっては、見積書を作成・承認する機能が搭載されています。テンプレートが用意されていますが、社内の仕様に合わせてカスタマイズが可能です。SFAを通して上司へ直接見積書の提出・承認依頼ができるため、提出までの時間と手間を省けます。また、商談管理機能と連携しているため、内容に変更があった場合はスムーズに見積書の修正が可能です。

以下のリンク先では、実際にどのようにSFAが活用されているのか、活用事例をいくつかピックアップしています。導入を検討している企業担当者の方は、以下のリンクからぜひ詳細をご覧ください。

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3.SFAを選ぶときの4つのポイント

SFAは、操作のしやすさや拡張性の高さなどをポイントに選ぶのがおすすめです。この章では、SFAを選ぶときのポイントについて解説します。SFAの導入を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

3-1.操作のしやすさ

SFAは、操作のしやすさを重視して選びましょう。SFAを有効活用するためには、営業担当者が業務について日々入力してデータを蓄積していくことが大切です。操作が難しいSFAを導入すると、営業担当者に大きな負担がかかり、最悪の場合入力が滞りSFAを有効活用できなくなる可能性があります。

SFAは、一覧から選択するだけで入力が完了するような簡単な製品を選ぶのがおすすめです。SFAによっては無料トライアルを実施しているので、実際にシステムを試してみて入力画面の見やすさや入力のしやすさを確認してみることをおすすめします。

3-2.拡張性の高さ

SFAの種類によって、拡張性の高さや柔軟性が異なります。拡張性が高く他のシステムと連携できるSFAを導入すれば、使用できる機能が追加されることによる業務効率化が期待できます。

既存のシステムやこれから導入を検討しているシステムがある場合は、特に拡張性について確認し問題なく使用できるか確かめておきましょう。ただし、拡張性が高すぎると逆に使いにくくなってしまう可能性があるので注意が必要です

3-3.サポートの充実度

SFAを選ぶ際には、サポートの充実度を確認しておきましょう。SFA導入の効果を得るまでに、さまざまな試行錯誤が必要になるケースがあります。サポートの充実度が高いSFAを選ぶと、アフターフォローが受けられトラブルや改善が必要になった際にもスムーズに進められるでしょう。

また、入力しやすいSFAを導入しても、すぐに全員が使いこなせるわけではありません。営業担当者向けにセミナーを開いたり問い合わせを受け付けてくれたりするSFAを選べば、システム担当者の負担軽減につながるでしょう。

3-4.導入実績

提供している企業やシステムの導入実績も、SFA選びの重要なポイントです。導入実績は、SFAやシステムを提供している企業の信用度を見るひとつの目安になります。導入実績が多いほど、安心して使用でき、さらに営業活動を改善するノウハウや知識が豊富な担当者が多い傾向があります。ノウハウや知識が豊富な担当者がいるSFAを選ぶことで、その分営業活動の改善が期待できるでしょう。

4.まとめ

SFAとは、営業活動を可視化して生産性の向上や業務効率化をめざすシステムです。営業に関するデータをSFAに入力し一元的に管理することで、各営業担当者の行動が可視化されて社内全体で共有できるようになります。

SFAには顧客情報管理や商談管理、案件管理など営業活動に役立つ機能が多数搭載されています。SFAの種類によって機能が異なるので、導入前には必要な機能が搭載されているか確認しておきましょう。また、SFAを選ぶときには操作のしやすさや拡張性の高さなども確認しておくことをおすすめします。

以下のリンク先では、SFAの活用事例が紹介されています。SFAの導入を検討している企業の方は、実際にどのようにSFAが活用されているのか参考にしてください。

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