「顧客情報を一元管理したい」「少人数でも営業効率を上げたい」とお悩みの方がいらっしゃるのではないでしょうか。そんなときは、SFAツールの導入がおすすめです。SFAは営業支援ツールで、メール配信などの一部業務を自動化したり、精度の高い売上予測を立てられたりできます。

そこで今回の記事では、SFAの機能やCRMやMAとの違い、運用時のポイントなどについて解説します。また、導入時に気をつけることについても理解できる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

1.SFAとは？MA・CRMとの違いも解説

SFAツールの概要とMA・CRMとの違いについて解説します。それぞれのツールを正しく理解し、組み合わせることで、さらに生産性の向上が期待できます。

1-1.SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation（セールス フォース オートメーション）」の略語です。日本語では「営業支援システム」などを意味します。営業担当者をサポートし、業務を効率化するためのツールです。

具体的には、営業活動に関わる情報全般をデータ化して、蓄積・共有・分析できるシステムを指します。SFAには、以下のようなさまざまな機能があります。

• 顧客情報の管理
• 案件管理
• 業務の一部効率化
• 売上予測・分析
  
  

SFAが注目されている背景には、経済の長期的な不況や、市場の縮小や停滞などがあげられます。従来の属人的な営業が通用しなくなり、営業プロセスの最適化や案件を効率的に管理しながらのコスト削減が求められるようになりました。その結果、SFAの営業現場で導入する動きが広がっていきました。

1-2.MAとの違い

MAとは「Marketing Automation（マーケティング オートメーション）」の略語で、マーケティング活動の自動化ツールを意味します。具体的には、ターゲット層から顧客になりそうな見込み客にアプローチし、商談へ繋げるプロセスをサポートできるシステムを指します。

MAを使うことで、見込み客の興味関心や行動などが可視化されるため、適切なタイミングで顧客にアプローチが可能です。つまり、MAはマーケティング活動の施策を実施するためのツールで、SFAは営業活動に移行した後の情報や状況などを管理するためのツールという違いがあります。そのため、MAは顧客満足度を向上させたい方、リピーターを増やしたい方に向いています。

1-3.CRMとの違い

CRMとは「Customer Relationship Management（カスタマーリレーションシップ マネジメント）」の略語で、顧客情報を一元管理することで、顧客との関係性を向上・維持させるためのツールです。具体的には、顧客の氏名や役職などの情報だけでなく、商談や問い合わせなどの情報もデータ化して管理できるシステムを指します。

つまり、CRMは主にマーケティング担当者などが既存顧客とのコミュニケーションを強化し、戦略を立てるために使用されるツールです。それに対してSFAは、営業担当者が見込み客の属性やアプローチ履歴などの営業活動にまつわる情報をもとに、営業プロセスを効率化させるために使用するツールという違いがあります。

そのため、CRMは顧客との関係性を強化させたい方、マーケティング戦略を強化したい方に向いています。

2.SFAの7つの機能

SFAは、7つの主な機能によって営業情報を「見える化」し、各営業担当者の進捗を把握するだけでなく、部署全体の状況を把握できます。そのため、正しくシステムを活用することで、今までの属人的な営業スタイルでは出来なかったフォロー体制やアプローチも可能です。

営業効率の向上やコスト削減にも繋がるため、少ない人員でも利益を最大化させることが可能です。

2-1.案件管理

各案件の進捗状況を把握することはもちろん、顧客情報と紐づけて、過去の案件履歴も確認できます。そのため担当者不在の場合に対応できなかったことも、SFAを使えばシステムを共有している全員でフォローが可能です。また、個々の経験や勘に頼るのではなく過去のデータに基づいて、よりニーズに合った提案もできます。

顧客の情報だけでなく、営業ノウハウも蓄積していくことができるため、経験年数の浅いスタッフでも効率的な営業が可能です。

2-2.行動管理

近年大幅に普及しているリモートワークの環境下でも、個々で持っているタスクをリアルタイムで確認できます。また、タスクだけでなく、会議や商談などのスケジュール管理も可能です。

日報や週報を使って、管理者が各営業担当者の成果や状況を簡単に把握、管理できます。その結果、営業活動における無駄を見える化・削減し、効率的な営業活動を行うことに繋がります。

2-3.顧客管理

SFAを活用することで、各自で所有していた顧客情報の一元管理が可能です。問い合わせや過去の取引履歴などの営業活動の履歴も共有することで、営業先が重複してしまったり、担当者が変わった際の引継ぎを忘れたりといったミスを防げます。

また、外部のデータベースなどと連携することで、取引先情報などを自動で取り込み更新を行い、情報更新作業の効率化や精度の向上も可能です。

2-4.リード管理

常に新しいリードの情報を正確に把握した上で、必要な戦略を取ることができます。その結果潜在的なチャンスを逃さず、適切な時にアプローチできるため、営業効率向上が図れます。また、購買意欲や成約に発展する可能性の数値化・評価も可能なため、継続的に成果を出すことも可能です。

2-5.営業活動分析

システムに蓄積されたデータを自動で集計し、分析が可能です。訪問数・商談回数・成約率などの実際の行動と結果を数値化することで「見える化」できます。

また、エリア別・商材別などの項目での分析によるレポート作成も可能なため、実際の会議資料や提案資料作成も効率化が可能です。そして、各従業員のパフォーマンスを数値化することで、適切な人事評価にも繋がります。

2-6.売上予測

SFAを活用することで、以下のようなさまざまな基準から売上予測を立てられます。

• 部署別
• 営業担当者別
• 商品別
• サービス別
• 顧客別
  
  

また、過去の売上実績などに基づいて予測もできるため、より精度の高い数値を得られます。そのため、現状目標値からどのぐらい離れているのかが確認でき、適切な在庫管理などの状況に応じた戦略を適宜チームで共有が可能です。

2-7.自動化

顧客へのフォローアップメールの送信や、タスクの割り当てなどの業務プロセスを自動化し、業務負担を減らすことが可能です。顧客への提案や商談などの営業活動に専念でき、成約率アップにも繋がります。また、少ない人員でもより成果を出せるようになるため、コストを削減も可能です。

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3.SFAツールを選ぶ際のチェックポイント

SFAツールを導入することによって情報の一元管理、営業効率向上、コスト削減などさまざま様々な効率化が期待できます。しかし、SFAツールをあまり吟味せずに導入すると適切に運用されず、コストだけがかかってしまう結果となります。そのため、自分たちに合う適切なツールを導入することが非常に重要です。

SFAツールを選ぶ際に注意すべき点は、以下のようなものがあります。

• クラウド上のサービスであること
• 使いやすく、操作が簡単であること
• 必要な機能が備わっており、拡張性もあること
• セキュリティ体制が万全であること
• 他のシステムとの連携が図れること
• 機能と価格のバランスがよいこと
  
  

SFAツールの導入自体がゴールではないため、導入後どのように活用していきたいのかも含めて検討する必要があります。

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4.SFAツールの運用を成功させる5つのポイント

SFAツールを導入後、適切に運用・活用するためのポイントについて解説します。正しく活用することで、SFAツールの効果を最大化させられます。

4-1.導入の目的を理解してもらう

SFAツールは、各営業担当者が適切に入力することで、効果が発揮されます。そのためにも、実際に使用する各営業担当者に導入の意図を適切に理解してもらう必要があります。

なぜなら、目的を理解してもらわないと営業担当者にとって日々のタスクが増えただけで、入力業務が負担であると認識される恐れがあるからです。営業担当者全員に導入するメリットやビジョンの提示など、SFAツールがどういう目的で導入されるのかを伝えることが大切です。

4-2.使い方の研修実施やサポート体制を整える

SFAツールを活用するためには営業担当者全員が適切に使える必要があります。そのため、導入する際に全体で研修を実施したり、不明点が発生したりなど困ったときにサポートできるような環境を整えることが重要です。

SFAツール導入後にトラブルなどが発生した際に連絡先や対応方法などを明示しておくことで、安心して使用・活用することができます。

4-3.フォローを行う

営業担当者内でSFAツールの入力率に差異があると、効率的な運用ができません。管理職員が入力状況の確認を適宜行い、入力率が下がっている担当者に声がけをする行うことが重要です。その際に入力できていない要因に応じて適宜フォローをすることも大切です。高い入力率・活用率を維持することで、KPI測定やPDCAを回しやすくなります。

4-4.KPIの設定と測定

KPI「key performance indicator（キー パフォーマンス インディケーター）」の頭文字を取った略語です。日本語では「重要業績評価指標」と呼ばれ、目標を達成するために定量的に達成度を評価する指標を意味します。効果的にSFAを活用するためには、訪問件数や成約率など、見える化の指標となるKPIの設定が重要になります。

事前に設定したKPIを達成するには、案件の進捗確認を正確に行うことが重要です。掲げた目標に対する達成率や達成の見込み状況などを、適宜SFAツールを使って確認することが大切です。

4-5.PDCAをまわす

導入後にきちんと活用し、効果を出すためにはPDCAサイクルをまわす必要があります。

PDCAとは以下の略語で、仮説や検証プロセスを循環させることで、マネジメントの質を高めようという考えを指します。

• Plan（計画）
• Do（実行）
• Check（測定・評価）
• Action（対策・改善）
  
  

SFAツールを使うことで「Plan」である予算管理や売上予測、「Do」である営業活動実績の管理、「Check」であるデータの集計・分析、「Action」である改善策の実行を効果的に行うことができます。適切に入力することで精度の高い予測を立てることに繋がり、それに合わせた戦略を立て、実行することでより早く目標を達成できます。

5.まとめ

SFAツールを利用し、顧客情報・営業状況などすべて「見える化」することで、営業効率の向上やコスト削減につなげられます。そして今まで個人のスキルに頼っていた部分も、数値や実績に基づいて効果的にアクションを起こせるため、経験年数関係なく適切なアプローチが可能です。SFAツールの導入により、業務の効率化や組織全体の対応力向上なども期待できます。

SFAツールの導入にあたって不安がある方は、NTT東日本が提供している「kintone for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。顧客に合わせたテンプレートのカスタマイズ、全従業員向けのヘルプデスク提供などの充実した支援体制があるため、ITに詳しくなくても導入・活用できます。興味のある方は、以下のリンクからぜひ詳細をご覧ください。

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