営業職や事務職の方は、日々の売上や請求のデータ、見積書などを管理しなければいけません。しかし、人力で全て管理を行い、効率が悪くなっている方も多いのではないでしょうか。請求や入金のデータ管理、進捗状況の確認には、業務システムを使ったほうが効率よく多くのデータを管理できます。

そこで今回の記事では、売上管理におすすめの業務システム「kintone」について解説します。職種や業種を問わずさまざまな業務に使えるkintoneは、多くの企業で採用されているシステムです。kintoneで売上を管理するメリットや便利な機能も理解できる内容になっているので、売上管理の方法で悩みを抱える方は、ぜひ最後までご覧ください。

１．kintone(キントーン)で売上管理を行う5つのメリット

最初にkintoneで売上を管理をすることにどういったメリットがあるのか、5つのポイントで解説します。

• 情報共有が容易になる
• データ分析から課題を見つけられる
• 状況を一目で把握できる
• 請求・支払い漏れを防止
• 情報の一元管理で業務の効率化

1-1.情報共有が容易になる

kintoneで売上を管理することで、情報共有が容易になる点がメリットとして挙げられます。1つの取引先に関するデータを担当者だけが管理し、属人化するケースは多いです。情報が属人化すると、担当者が急遽不在になったときなどに業務が滞ってしまう恐れがあります。

しかし、kintoneに社内の全てのデータを集約すれば、部署や社内全体で情報を共有できます。またkintoneでは全ての情報にアクセス権を設定できるため、閲覧者を限定することもできます。kintoneを利用することで、情報ごとに適切な共有が可能です。

1-2.データ分析から課題を見つけられる

kintoneを利用することで、データ分析がしやすくなり課題の発見に役立ちます。kintoneに情報を集約すれば、売上や予算などの数字をグラフにすることも容易です。蓄積したデータから、折れ線グラフや棒グラフなどを作成することで、過去の業績の分析と今後の課題などの検討がしやすくなります。

目的に適したグラフを作成し、データ分析を行えば、社内や各部署ごとの課題を見つける手がかりになります。こうして把握した課題解決の方法を検討することで、今後の業務の進め方や改善点を見直し、業績を向上させる機会が生まれます。

1-3.状況を一目で把握できる

kintoneで売上を管理することで、状況を一目で把握できるというメリットもあります。部署の管理者は売上の状況や案件の進捗を客観的かつ具体的に把握しやすくなり、部署内に適切な指示を出しやすくなります。また、整理されたデータを一目でチェックできるため、レポートや報告書の形式で情報を確認する必要がありません。

そしてkintoneを利用した方が効率的な売上管理を行う上で便利なサービスが、NTT東日本が提供する「kintone for おまかせ はたラクサポート」です。「kintone for おまかせ はたラクサポート」は、標準テンプレートの提供や操作のレクチャーなどお客さまにあわせたkintoneの運用をサポートします。

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1-4.請求・支払い漏れを防止

kintoneを使って売上や請求情報を管理することで、請求や支払いの漏れを防止できる点も大きなメリットです。kintoneで売上金額や請求月を管理してリマインダーを設定すれば、必要なタイミングで通知が届きます。これにより、請求漏れのリスクを軽減できます。

また、請求書ごとにもリマインダーが設定できるので、支払い漏れも防ぐことが可能です。請求・入金や支払いの確認は重要な業務のため、kintoneを利用し確実かつ効率的に行うことをおすすめします。

1-5.情報の一元管理で業務の効率化

kintoneを利用する大きなメリットとして、情報を一元管理し業務の効率化が図れる点があります。取引先に関する情報などを社内でバラバラに管理すると、同じデータを2人で管理してしまうこともあります。しかし、kintoneを利用すれば社内で入力された情報をリアルタイムで共有できるため、二重管理になることを防げます。

また、情報を一元管理すれば情報の属人化を防止できます。こうすることで、取引先や進行中の案件で問題が発生しても、担当者を含めて部署内で速やかに対応を検討できます。トラブルを防ぐためにも、kintoneを利用して情報を一元管理するのがおすすめです。

２．kintone(キントーン)による売上管理に効果的な4つの機能

kintoneでは、業務に必要なアプリを社内で手軽に作成できます。サンプルを利用すれば、売上管理に必要なアプリを簡単に作れます。ここでは、kintoneを利用した売上管理で効果的な、以下の機能について解説します。

• 受注・売上情報のデータベース化
• 入金確認
• 進捗管理
• データ分析

それぞれの機能の特徴を把握し、業務への利用方法を検討してください。

2-1.受注・売上情報のデータベース化

kintoneで売上管理のためのアプリを作成すれば、受注や売上情報をデータベース化できます。データを入力すれば必要な形式に応じて整理されるため、いつでも見やすい状態で確認可能です。

kintoneを見れば、取引先ごとに売上に関するデータを全て閲覧できるため、過去の請求情報などの確認も容易になります。取引先ごとの受注や売上のデータがバラバラに管理されている場合は、kintoneを使って一元管理を行いましょう。

2-2.入金確認

kintoneで売上の管理をする場合、入金確認の機能を利用すれば、効率的な入金管理が可能です。 取引先ごとの入金予定日と金額を入力すれば、入金状況を一覧表で管理できます。また、リマインダーを設定すれば入金予定日に通知が届くため、確認を忘れることもありません。

リマインダーを設定せず入金が確認できなかった場合でも、データの絞り込み機能を使えば未入金の取引先を容易に探せます。

2-3.進捗管理

kintoneで売上を管理する際に便利な機能が進捗管理です。担当者が抱える営業案件や事務手続きなどの状況を随時入力することで、部署の管理者は案件ごとの進捗を管理できます。

進捗管理を行う上で重要なのは、担当者が案件のステータスを細かく設定することです。案件の情報やステータスを細かく更新することで、管理者は状況を詳細に把握できます。適切な指示が出せるように、各担当者がkintoneへの入力を怠らないことがポイントです。

2-4.データ分析

データ分析機能を使うことで、入力したデータをグラフや表にできます。データをグラフ化すれば、集約された情報が分析しやすくなり、ボトルネックになっている案件や課題解決が期待できます。

売上を管理するだけでなく、販促や課題の洗い出しにもつなげることができる便利な機能といえます。

３．kintone(キントーン)を使った売上管理の3つの事例

ここからは、kintoneを使って売上管理を行っている事例を3つ紹介します。

• 設備保守業
• 建築設計業
• 製造業

kintoneを使って課題の解決方法を探す際の参考にしてください。

3-1.設備保守業

設備保守業の企業で、kintoneを使ってデータ管理の効率化を実現した事例があります。この企業では、これまで市販の販売管理ソフトとエクセルを使用し、手入力で売上管理を行っていました。しかし情報を入力するだけで精一杯で、データの分析までは行えません。

そこでkintoneを導入し、売上に関する情報が自動的に集約される仕組みを構築しました。kintoneで売上情報を自動的に集約することで、販売管理ソフトでは管理できなかった情報も管理できるようになっています。kintoneで売上を管理するようになったことで、種類別の売上管理や正確な労務費の管理が可能になりました

また、kintoneと販売管理ソフトを連携させることで、データの入力時間の大幅な削減に成功しています。それにより業務が効率化し、これまでデータの入力にかかっていた時間を別の業務に回す余裕が生まれました。

3-2.建築設計業

ある建築設計業の企業では、kintoneを利用することで業務の大幅な効率化と、社内外の情報共有を実現しています。業績を伸ばしていたこちらの企業では、取引のデータ管理に多くの時間を割いていました。売上データの管理をエクセルで行っていたため、煩雑な確認作業や待ち時間の発生など効率の悪さが課題でした。

そこで業務の効率化を図るために、売上管理をエクセルからkintoneへ移行しました。エクセルではデータ入力時に待ち時間が発生したり、複数人による書類の確認などが必要だったりしたため、業務効率は良くありません。しかし、kintoneにすることでそうした課題が解決し、大幅な業務効率の改善につながっています。

kintoneでバラバラだったデータを一元管理することで、情報共有が容易になりました。その結果、社内だけでなく社外とも情報共有を行えるまでになり、取引を円滑に進めるようになりました。連絡や確認といった業務が減少するため、事務の作業負担の大幅削減に成功しています。

3-3.製造業

製造業の企業でkintoneを利用することにより管理工数を削減し、業務の効率化に成功しています。電子部品の加工を行っているこの企業では、売上の管理を紙とエクセルを使って行っていました。データを手入力しなければいけないため手間がかかり、蓄積したデータを活用できないことが課題です。

そこで、データの見える化を目標にkintoneを導入し、売上管理を移行することで常に最新の売上情報を確認できるようになりました。さらに月次集計プラグインを導入したことで、目的に沿ったデータの集計が可能となりました。これにより将来的な売上予測を可能としています。

また紙とエクセルによる売上管理からkintoneに移行したため、これまで手動だったデータ入力が全て自動化しました。データ入力の手間が省けることで、管理工数の大幅な削減と業務効率の改善に成功しています。

４．売上管理を効率化するなら「kintone(キントーン) for おまかせ はたラクサポート」がおすすめ

kintoneを使えば売上管理を効率的に行えるようになります。kintoneを使った売上管理に興味がある方は、NTT東日本にお問い合わせください。NTT東日本が提供している「kintone for おまかせ はたラクサポート」では、kintoneを使ったことのない方でも安心して使えるヘルプデスクを用意し、お客さまに寄り添うサポート体制を整えています。

また導入してすぐに業務に利用できる標準パッケージを用意しているため、利用を開始したその日から売上管理が可能です。「kintone for おまかせ はたラクサポート」を利用すれば、営業部門での顧客や案件ごとの管理の煩雑さを解消できます。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

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５．まとめ

kintoneは、業種や職種を問わず使える業務用アプリ作成サービスです。kintoneに入力したデータを集約させることで、売上管理を効率化できます。データを一元管理できるため、情報共有とデータ分析が容易になります。

また、売上に関するデータをリアルタイムで確認できるため、取引先ごとの案件の状況や入金状況を把握しやすくなります。入金確認や進捗確認といった機能を使うことで、業務を効率化し、削減できた時間を別の業務に注ぐことで無駄のない事業運営につなげられます。

kintoneを利用した売上管理にはたくさんのメリットがあります。 さらに詳しくkintoneを知りたいという方はNTT東日本にお気軽にお問合せください。

NTT東日本「おまかせ はたラク サポート」は【コチラ】

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