電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは紙の資料をスキャンしてデータ保存することを認めた制度です。しかし、要件が厳しく導入を踏みとどまっていた企業も多いのではないでしょうか。

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、さまざまな要件が緩和・廃止され、スキャナ保存を導入するハードルが下がっています。スキャナ保存の導入は、企業にとってもコストカットやテレワーク推進の後押しとなるでしょう。

今回の記事では、スキャナ保存制度の内容や導入方法、メリット・デメリットを解説します。スキャナ保存制度は社内のペーパーレス化を進めるためにもとても重要なので、ぜひ参考にしてみてください。

１．電子帳簿保存法のスキャナ保存制度について解説

電子帳簿保存法では、請求書や領収書などの国税関係書類をスキャナ保存によって電子化することを認めています。この章では、スキャナ保存制度について解説します。

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは

スキャナ保存制度は、日々の取引において紙で受領した書類をスキャナやスマホなどで読み取り、電子データとして保存できる制度です。一定の要件を満たしてスキャナ保存を行えば、紙の書類は廃棄できます。

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存に関する要件が変更されました。改正による変更点は、後ほど詳しく解説します。

対象となる書類

スキャナ保存の対象となるのは、決算に関する書類や帳簿を除いたすべての国税関係書類と定められています。例えば、以下の書類がスキャナ保存の対象となっています。

• 領収書
• 注文書
• 請求書
• 契約書
• 納品書

上記に加えて、自社で作成した書類の控えもスキャナ保存が可能です。一方で、現金出納帳や仕訳帳などの帳簿類、貸借出納帳や損益計算書などの決算に関する書類はスキャナ保存の対象外です。これらの書類は、電子帳簿等保存の要件に従って保存する必要があります。

２．電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件は、書類の区分や入力期間、機器スペックの指定、検索項目など、こまかく規定されているので注意しましょう。スキャナ保存の要件は、以下の通りです。

 

３．電子帳簿保存法の改正によるスキャナ保存の変更点3つ

電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存に関する要件が緩和・廃止されました。スキャナ保存を導入するハードルが下がり、ペーパーレス化の促進になるでしょう。ここでは、電子帳簿保存法の改正点を紹介します。

タイムスタンプの付与期限が延長された

改正前に書類をスキャナ保存する際は、3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。しかし、改正後は付与期間が最長2か月と7営業日に延長されました。付与期間の延長によりタイムスタンプの付与を急ぐ必要がなくなり、担当者が余裕をもって業務できるようになるでしょう。

また、データの訂正・削除の履歴が残る、もしくは訂正・削除ができないシステムを導入している場合にはタイムスタンプの付与が不要になり、業務の負担が大幅に軽減されます。

適正事務処理要件が廃止された

スキャナ保存には改ざんリスクがあるため、不正防止のために適正事務処理要件を満たさなくてはいけませんでした。適正事務処理要件とは、以下のような内容です。

• 相互けん制（不正を防ぐために相互にけん制する体制をつくる）
• 定期的チェック（最低1年1回以上は原本と電子データの定期検査を行う体制をつくる）
• 再発防止策（問題点があった場合、原因究明や対応策を考える体制をつくる）

改正後はこれらの要件が廃止され、社内規定を整備しなくてもスキャナ保存が可能となりました。適正事務処理や社内規定の整備にかけていた時間を削減できるため、大幅な業務の効率化につなげられます。また、定期的なチェックが不要になったことで、電子化した後に原本を即時廃棄できるようになりました。そのため、原本を保管するスペースも削減できるでしょう。

検索要件が3項目に緩和された

改正後は、検索項目が「日付」と「取引金額」「取引先名」の3つに限定されます。これまでは「取引年月日」や「勘定科目」「取引金額」に加えて、書類によって設定すべき検索項目が決められておいました。そのため、検索要件が緩和されたことで、設定にかかっていた手間と時間が削減でき、負担軽減が期待されます。

４．電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の始め方3ステップ

電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存の始め方を、手順ごとに解説します。これからスキャナ保存を導入する場合は、参考にしながら準備しましょう。

データを検索できるようにしておく

スキャンしたデータは「日付」「金額」「取引先」で検索できるように設定しなくてはいけません。スキャンしたデータを保存しただけでは、要件を満たさないので気を付けましょう。ただし例外として、税務調査のときに求められたデータがすぐ取り出せるようになっていれば、3項目の組み合わせ検索ができなくても罰則等はありません。

履歴がわかるシステムやタイムスタンプを利用する

データの改ざん防止のために、削除や訂正などの変更履歴がわかるシステムの導入が必要です。電子データは改ざんされても分かりにくい特徴があります。そのため、改ざんされていないことを証明しなくてはいけません。変更履歴がわからない場合、真実性の証明にはタイムスタンプの付与が必要です。

一方で変更履歴が分かるシステムを導入する場合は、タイムスタンプの付与が不要になります。そのため、タイムスタンプの付与がいらない会計システムを導入するのがおすすめです。

要件の解像度・階調を満たすスキャナを用意する

書類をスキャナ保存するときには、解像度が200dpi以上、赤・緑・青の階調が256階調以上であることが要件とされています。そのため、要件を満たすスキャナやスマホを用意しておきましょう。ただし、一般書類は白黒（グレースケール）での保存でも問題ありません。

５．スキャナ保存のメリット3選

スキャナ保存には、コストの削減や効率化・生産性の向上、テレワークの推進といったメリットがあります。この章では、スキャナ保存のメリットについて詳しく解説します。

コストの削減

国税関係書類は種類が多い上に、法人税法上では原則7年間保存しなくてはいけないため、保管する書類の量が膨大になってしまいます。書類の保管場所を確保するために倉庫を借りなければならないケースもあり、保管に費用がかかります。

スキャナ保存によって原本の即時廃棄ができ、保管場所の確保・維持が必要なくなるため、コストの削減になるでしょう。

効率化・生産性の向上

紙で資料を保存するとファイリングやタグ付けなどの作業が必要ですが、スキャナ保存をすることでこれらの経理部門の業務の負担を減らせます。また、スキャナ保存は検索をかけるとすぐに該当情報が探せるので、急に書類が必要になったときでも、簡単に見つけられるでしょう。

電子データなので他の人に共有しやすく、検索もしやすくなるので業務が効率よく行えるようになるでしょう。

テレワークへの移行推進

近年ではテレワークの導入が推奨されていますが、経理部門はオフィスに書類を探しに行ったり、ハンコを押す作業があったりするので、業務の特性上どうしても出社が必要でした。

しかし、書類をスキャナ保存しペーパーレス化が進めば、経理部門の人もテレワークで業務を行えるようになります。スキャナ保存を行うことで、社内全体でのテレワークへの移行が進められるでしょう。

６．スキャナ保存のデメリット2選

スキャナ保存にはメリットが多いですが、準備に手間や費用がかかります。メリットだけではなく、デメリットもしっかりと理解した上でスキャナ保存の導入を検討しましょう。

スキャンの手間がかかる

紙の書類をデータ保存するためには、スキャンの手間がかかります。規模の大きな事業所には専属の担当者を置いている企業もあり、属人性が高いので特定の担当者に負担が集中してしまうかもしれません。

また、スキャン保存が進むことで経理部門のテレワークが可能になるものの、領収書や請求書など他社から送られてくる書類が会社に届いたときには出社が必要になります。スキャンの手間を省くためには、紙の書類を扱わない電子取引の移行を進めていく必要があるでしょう。

スキャンする機器の準備が必要

スキャナ保存をするためには、電子帳簿保存法の要件に対応した機器を用意しなくてはいけません。データの真実性を担保できるスペックが備わったスキャナ機器と、14インチ以上のディスプレイが備わったPCの準備が必要です。

そのため、これらの機器を揃えるのに初期費用がかかります。また、スキャナ保存を導入した後も機器のメンテナンス費用などが必要です。さらにスキャナ保存の運用ルールを確立する必要もあり、業務フローの作成と従業員への周知をしなくてはいけません。必要に応じて社内教育の実施も必要となるでしょう。

７．スキャナ保存をする際の注意点2つ

スキャナ保存をする際に、いくつか気をつけねばならない点があります。電子帳簿保存法に違反してしまうと、罰則が課される可能性もあるので注意しましょう。

スキャン後のタイムスタンプ付与

紙の書類をスキャンしても、それだけでは要件を満たしたことになりません。スキャンした後に、必ずタイムスタンプを付与しましょう。タイムスタンプの付与は、スキャンしてから2か月と7営業日以内に実施する必要があります。

ただし、書類の訂正・削除の履歴がすべて残るシステムを導入している場合は、タイムスタンプを付与しなくても問題ありません。そのため、スキャナ保存をするときにはタイムスタンプの付与、もしくは訂正・削除の履歴が残るシステムの使用のどちらかを忘れないようにしましょう。

不備のある画像は削除・訂正履歴を保存する

スキャナ画像は、解像度が200dpi相当以上でなくてはいけません。そのため、書類がきちんとスキャンされていないと要件を満たしていない可能性があるので注意しましょう。

ピントが合っていなかったり、書類の一部が切れてしまったりしている画像は不備とみなされます。そしてスキャナ画像を修正するときには、削除・訂正の履歴を完全にシステムに保存しなければいけません。

８．電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存でペーパーレス化を推進しよう

スキャナ保存制度とは、紙で受領した書類をスキャナやスマホを使ってデータ化し保存することを認めた制度です。2022年1月の電子帳簿保存法改正によってスキャナ保存に関する要件が緩和され、担当者の業務負担が軽減されています。

ただし、タイムスタンプ付与などの要件が守られていないと電子帳簿保存法に違反し、罰則の対象となる可能性があるので注意しましょう。

スキャナ保存を導入することでコストの削減や効率化の向上、テレワークの推進などさまざまなメリットがあります。ぜひ電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存で、社内のペーパーレス化を進めましょう。

また、電子帳簿保存法対応に向けたペーパーレス化には「おまかせ はたラクサポート」・「コワークストレージ」や手書き書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」といったサービスをセット導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのクラウドサービスに関する使い方やサポート対応をセットにして提供しています。

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