編集 NTT東日本編集部

リモートワークなど働き方が多用化する社会では、適切な連絡手段を選択することは企業にとって重要な課題です。企業の連絡手段として主流であったビジネスフォンやPBXに加えて、近年ではクラウドPBXなどのインターネットを利用した通話ツールが注目されています。

インターネットを利用したPBXを導入したいが「自社との相性が悪くて業務効率が悪化しないか不安」「デメリットも確認しておきたい」という方は多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、クラウドPBXの失敗しやすい点と対処法を紹介します。導入前に確認するべきポイントが理解できる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

クラウドPBXについて解説

PBXは、主装置と呼ばれる装置を介して内線同士の接続や外線と内線の接続を制御しています。また「保留転送」や「パーク保留」などの通話に特化した機能があります。

この章では「クラウドPBXと従来のPBXの違い」「クラウドPBXの導入のメリット」について説明します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来の主装置（PBX）をクラウド上に設置することで、インターネット上での利用を可能にするサービスです。インターネット接続環境さえあれば簡単に設置できる点、インターネットにつながっている場所であればどこからでも利用できる点などから注目を集めています。

従来のPBXとの違い

クラウドPBXと従来のPBXの違いは、設置にかかる時間とコストです。従来のPBXの利用には、全ての拠点で主装置の設置が必要です。また、電話回線の設置が必要なため、初期費用が高くて設置にかかる期間が長いという特徴があります。

一方で、クラウドPBXは主装置をクラウド上に設置するため、工事は必要ありません。従来のPBXでは電話機1台当たり約1万円ほどの回線設置費用が必要ですが、クラウドPBXでは工事が必要ないため初期費用を抑えられます。

導入するメリット

クラウドPBXの失敗事例5選

クラウドPBXには、業務を支えるさまざまな機能があります。一方で、導入前に確認しておくべき事項があります。

この章では、クラウドPBXの導入にあたっての失敗しやすいポイントを紹介します。

音質が良くない

クラウドPBXには、音質が良くないサービスが存在します。インターネットを利用した通話を行うクラウドPBXでは、通信環境が通話の品質に直結します。特にスマートフォンでの利用には、専用のアプリが用いられることが多いです。アプリと端末の相性やアップデート状況によっては、通話が途切れてしまう可能性があります。

実際に、取引先との連絡で音声が途切れてしまったという事例があるので要注意です。クラウドPBXの導入にあたり、通話の品質は重要な検討材料と言えます。

求める機能がない

クラウドPBXでは、サービスにより利用できる機能が異なります。そのため、今まで利用してきた機能が使えなくなってしまう可能性があるので注意しましょう。

しかし、ほとんどのクラウドPBXサービスが、内線通話や保留転送などの基本的な機能を有しています。基本的には、従来のPBXやビジネスフォンと同じように利用可能です。

セキュリティトラブルの発生

クラウドPBXの利用は、顧客情報など重要な情報の流出につながる可能性があります。クラウドPBXでは、連絡先情報や通話内容など、さまざまな情報がクラウド上に保存されています。この機能により、従業員や顧客の電話番号の共有や、通話内容記録を活用することで、依頼内容の伝達漏れを軽減することが可能です。

しかし、サービスのセキュリティシステムによっては、IDとパスワードを知っていれば誰でも情報にアクセスできてしまいます。情報漏えい防止の観点から、適切なセキュリティシステムを用いたサービスを選択することが必要です。

割高なプランの契約

多くのクラウドPBXサービスは、チャネル数により価格が変動する月額制の料金形態を採用しています。そのため、利用人数によっては割高なプランとなってしまうでしょう。

たとえば、少人数の店舗なのにチャネル数の多いプランを選択した場合、必要以上のコストがかかってしまいます。そのため、自社の規模や用途に合ったプランの選択が大切です。

電話番号が変わってしまう

クラウドPBXの導入で新たな電話回線の設置を行う場合、電話番号が変わってしまいます。電話番号の変更時には、役所への届け出や顧客・取引先への事前連絡が必須です。事前連絡がうまくいかなかった場合には、関係各所に多大な迷惑がかかるため注意が必要です。

クラウドPBXの導入で失敗しないための対処法4選

クラウドPBXの失敗事例は、いくつかのポイントに注意して利用するサービスを選択することで対策できます。

この章では、クラウドPBXの導入で失敗しないための対処法を4つ紹介します。

自社に必要な機能が備わっているかを確認する

クラウドPBXに備わっている機能はサービスにより異なります。そのため、自社が求める機能やサポート内容を明確にしておきましょう。

たとえば「電話番号が変わってしまう」というデメリットは、電話番号の継続利用ができるサービスを導入すれば防げます。クラウドPBXの機能を確認した上で、自社のニーズに合ったサービスを選択するよう心がけましょう。

セキュリティシステムを確認する

情報漏えいを防ぐために、事前にセキュリティ上のリスクがないか確認が重要です。特に「管理者権限」の設定ができるサービスを選びましょう。

管理者権限機能とは、情報の閲覧・利用制限を行う機能です。この機能を用いることで、特定の役職や部署ごとに情報の閲覧・編集が可能な範囲を指定できます。また、定期メンテナンスやセキュリティ管理サポートが充実しているサービスを選択しましょう。

用途に合わせたプランを選択する

用途に合わせたプランを選択することで、コスト軽減が可能です。自社に必要な回線、チャネル数を確認し、プラン選択を行いましょう。

「自社の用途に最適なプランが分からない」という方は、料金シュミレータの利用がおすすめです。また、サポート窓口を設置しているメーカーの場合は、専門のスタッフに相談してみましょう。

無料トライアルを活用する

安心・安全・高品質なクラウドPBXを利用するなら「ひかりクラウドPBX」

ひかりクラウドPBXのメリット4選

この章では各クラウドPBXサービスの比較・検討を行いたいという方や「ひかりクラウドPBX」の利用を検討している方へ向けて、独自のメリットを紹介します。自社の用途に適したサービスを選択するためには、それぞれのサービスの特徴の理解が必要です。各サービスの特徴を踏まえたうえで、自社の用途や環境、予算に適したクラウドPBXサービスを検討してみてください。

豊富な機能

ひかりクラウドPBXを導入することで、以下の機能を利用できます。

内線・外線や保留転送をはじめとする豊富な機能により、業務効率の向上が可能です。また、従来のPBXやビジネスフォンと同様の機能を有しているため「今まで使っていた機能が使えなくなってしまった」という混乱を避けられます。

そのほかの機能など、詳細は以下のリンクを参考にしてみてください。

「ひかりクラウドPBX」詳細はこちら

既存の設備と併用できる

ひかりクラウドPBXの大きな特徴として、既存の設備とクラウドPBXを併用できるプランがあげられます。このプランを利用することで、段階的なクラウド化が可能です。

自社の通信環境が整っていないなどの理由で、全端末をクラウド化した場合に通話ができなくなってしまう可能性があります。既存の設備とクラウドPBXを併用できるプランは、最初からすべての端末をクラウド化するのに抵抗があるという方におすすめです。

管理者権限設定が可能

「ひかりクラウドPBX」では、定期的な情報セキュリティ対策が行われるほか、管理者権限機能により閲覧者制限が可能です。限られたユーザーのみが内線・外線端末の一覧情報の閲覧やユーザーの削除、追加の設定ができます。その他に、部署やユーザーごとに閲覧範囲を設定できる共有電話帳機能も利用可能です。部署やユーザー単位での詳細な情報管理設定により、情報漏えい防止対策ができます。

充実したサポート

ひかりクラウドPBXでは、導入の際に専任スタッフが対応しているため、懸念事項が解消できるまでご相談可能です。

その他にも、無料トライアルを実施しているため、契約前に音質や使い勝手を試すことができます。無料トライアルの詳しい説明については、以下のリンクをご参照ください。

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まとめ

「クラウドPBX」とはインターネットを通じたPBXの利用ができるサービスです。さまざまなメリットがある反面、失敗するポイントもあるため注意が必要です。

クラウドPBXの導入に失敗しないためには、以下のポイントを意識してサービスを選択しましょう。

また、クラウドPBXだけでなく、ビジネスフォンやIP電話などの電話機の導入を検討している企業担当者の方は、以下のリンクを参考にしてみてください。

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