「スマートフォン内線化(内線電話)」は当たり前?!　クラウドPBXの活用で業務効率化

「外出している営業社員宛ての外線電話を、そのまま内線として回すことができたら......」「リモートワークの社員でも、会社の電話番号発信で外部のお客さまとコンタクトがとれるようにしたい」「社員個人が所有する（もしくは、会社が社員に貸与している）スマートフォンを活用して、電話端末機のコストを下げることはできないか？」

こんなお悩み・お困りごとがあったときのお役立ちツールが、前回のコラム（スマートフォンで内線受信！？便利なクラウドPBX、その活用法と導入事例をご紹介！）で紹介したクラウドPBXや、それを通じてダウンロードするアプリなどです。クラウドPBXは便利な機能を多く持っていますが、サービスとしての歴史がまだ浅く、さらに、それを取り扱うたくさんのベンダーが存在するということも相まって、「いざ自社に導入」となると、悩まれる方も少なくないかと思います。

また、それに付随するアプリについても同様です。クラウドPBXを導入後、専用アプリをスマートフォンにインストールすることで、着信をスマートフォンへ転送することが可能ですが、どのアプリを入れたら便利な使い方ができるのか、迷うケースがあるでしょう。

そこで今回は、弊社が厳選した活用イメージを、業種・業態・企業規模が異なる3パターンでご紹介いたします。

「スマートフォン内線化」の3つの活用イメージを紹介します

以下でご紹介する3点は、いずれも事例を基にしたイメージです。よって、3社いずれも便宜上の記載であり、実在する企業のイニシャルではございません。また、全てのお客さまにおいて、同様の効果があることを保証するものでもございませんので、あらかじめご了承いただきますよう、お願い申し上げます。

活用イメージ その1：営業が外出中でも問題なし！内線番号がスマートフォンにつながる？！

まずは、小売業を営む会社（百貨店A社）の営業部署での導入を想定してのお話です。小売業の営業職にはさまざまな業務がありますが、百貨店となると、企業に商品を提案する法人営業のほかに、外商と呼ばれるお得意様担当の営業社員が存在します。お得意様に、より質の高い応対をするうえで、「お待たせしないスピーディーな対応」は基本的かつ必須となると思いますが、実態としてはお得意様にお待ちいただく時間が生じている......とお悩みの方も少なくないでしょう。なぜなら、オフィスにかかってきたお得意様からのお電話（外線電話）に対して、一旦電話を切り、担当の外商社員のスケジュール表を確認し、彼らへ連絡を入れて折り返しするという複数のステップを踏んでいるためです。

この問題解決の一助となるのが、クラウドPBXの導入です。インターネット回線を利用するサービスであるクラウドPBXには、スマートフォンや、パソコン、タブレットほか幅広い端末機器と連携可能というメリットがあり、外出中の外商社員のスマートフォンへダイレクトに転送電話を接続することが可能です。そのため、お得意様の待ち時間短縮につながることはもちろん、オフィス内のコミュニケーション効率化についても効果を発揮します。

ロケーションにしばられない新たなコミュニケーション方法実現によって、「顧客のストレス軽減」と「業務効率化」、この2つを同時に達成することができるというわけです。

通話イメージ

クラウドPBX の活用は、さまざまなコミュニケーションの効率化を手助けしてくれます。

活用イメージ その2：リモートワークでも、会社の電話番号がつかえる！

次に、オンラインショッピング事業を展開しリモートワークも積極的に取り入れている会社（B社）の活用イメージについて、お話いたします。

B社では、リモートワークで業務に従事する社員のスマートフォンを活用した、社内電話発信を導入しています。以前より同社では、従来のオフィス就業だけでなく、社員宅でのリモートワークも推奨するなど、「働き方の多様化」を積極的に導入してきました。しかし、リモートワーク先からお客様に電話する際に、お客様の電話機に表示される番号が統一されていないことにより、受信側の顧客に不安を与えるという課題が生じていました。さらに、社員私用の携帯電話や固定電話を使用することもあるため、社員自らが電話代を負担しなくてはならないという問題点がありました。

そこで対策としてとられた方法が、携帯電話料金を会社が負担することにしたうえで、社員所有のスマートフォンを社用電話として活用することです。会社の電話番号より発信することができるため、リモートワークの社員であっても、スムーズな顧客対応ができるようになりました。また、社員側も、使い慣れたスマートフォンでコミュニケーションツールが一本化されたため、業務スピードがアップしました。一石二鳥とは、まさにこのことです。

おなじみとなった働き方改革や来年に迫った東京五輪の影響などで、今後ますます注目を浴びるであろう「リモートワーク」。スマートフォンを活用することで、より高いパフォーマンス発揮が期待できます。

Wi-Fiにより、スマートフォンが「子機」になる

高額な経費を投じて大規模システムを導入しなくても、スマートフォンアプリ対応の電話システムを利用することで、スマートフォンを子機として活用することができるようになります。

例えば、NTT東日本の「オフィステレフォン」を利用すると、ギガらくWi-FiなどのWi-Fi環境が整っており、かつ専用アプリをインストールできれば、スマートフォン5台までを子機として活用することが可能となります。本項では、その具体的な活用イメージについて、お話ししていきます。

活用イメージ その3：スマートフォンの有効活用で子機要らず、ハイコスパなオフィステレフォン活用

ハイコスパなオフィステレフォン活用

最後に、広告業を営む小規模企業（C社）の活用イメージについて、お話ししていきます。

C社は、社員数わずか3名、電話回線も2回線という小規模企業ながら、大手クライアント案件の新規受注により事業を拡大することになりました。それに伴い、オフィス用電話導入を検討することになったものの、「現在の企業規模で高額なビジネスフォンを導入することは、いかがなものか？」という後向きの意見も出ていました。

「通信環境を良い方向に一新できて、かつコストパフォーマンスも良い。そんな都合のいいサービスなんて、なかなかないよね......」と悩んでいた際に偶然出合ったのが、NTT東日本の「オフィステレフォン」でした。
WiFiと組み合わせて、A1mobile^※3をインストールしたスマートフォンを5台まで子機として利用できるため、小規模企業特有の「オフィスに誰もいなくてビジネスチャンスを逃してしまう」といった課題が解消されたことはもちろん、子機要らずになったため、オフィスのデスク上もより有効活用できるようになりました。また、外線電話も2回線対応可能なため、1台の電話機が話中であっても、もう1台で対応することも可能です。

• ※3　
  NTT東日本が提供する「オフィステレフォン」に対応したビジネス向け無料アプリ

まとめ

いかがでしたでしょうか？自社での活用イメージをお持ちいただけましたでしょうか。
身近に持っているスマートフォンを活用して、効率的な電話利用にお役立ていただければ幸いです。

以下、文中に出てきたサービスご紹介ページになります。

内線通話機能・PBX機能のクラウドサービス「ひかりクラウドPBX」

内線通話機能やPBX機能をクラウド上のサーバから提供するサービスです。専用アプリケーションを用いることで、スマートフォンを内線化できます。

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お手軽にオフィスシーンの電話環境を構築「オフィステレフォン」

ルータ機能を持ったビジネスフォンシステム（外線2チャネル・電話機8台まで）を月額制でレンタルできる、店舗・オフィス向けのサービスです。

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