オンボーディングで新入社員・中途採用を組織に馴染ませるにはeラーニングがおすすめ！国内での導入事例も紹介

• 2023.12.06 (水)
  Posted by NTT東日本

自社へ新しく入ってきた人材には、なるべく早く現場に馴れて戦力になって欲しいところでしょう。そのような場合に有用とされているのが「オンボーディング」と呼ばれる取り組みです。本コラムでは、オンボーディングの導入や実践に役立つ情報をまとめました。

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オンボーディングに馴染みが薄いという人のためにも、まずは基礎知識を紹介していきます。

英語の「on boarding」は、本来「目的地行きの飛行機・船に乗っている」という意味で用いられる言い回しです。採用人事の分野では「新卒・中途採用者が自社に早く馴染めるように、組織全体でサポートする取り組み」を意味します。広義では、SaaSビジネスにおいてサービス提供事業者が利用者に対して行う、スムーズに操作方法を理解してもらうためのフォローアップを指す場合もあります。

多くの企業では、入社直後にオリエンテーションや新人研修を実施しているでしょう。こうした短期的な取り組みも、新しく入社した人材が仕事に馴れるためのものですが、オンボーディングは、中長期的な視点(3ヶ月～1年程度)で継続したサポートを提供する点で大きく異なります。基本的には新規採用した人材が対象とされていますが、場合によっては異動などで新しく部署・プロジェクトに配属された社員や出向者に対してオンボーディングを行うケースもあるのです。

新人研修のアプローチとして有名なものに「OJT」が挙げられます。OJTとは、「On the Job Training」の略称であり、実際の業務を通じて新たな人材にノウハウを身に付けてもらう教育手法です。OJTでは、実務スキルの早期習得を目的としていますが、オンボーディングでは企業風土・社内ルールなど実務以外の習慣的な部分でも教育を行います。同じ人材育成のアプローチでも、目的が異なるので注意しておきましょう。

オンボーディングには、大きく分けて次のような4つのメリットが期待できます。

就職みらい研究所が公表した「就職白書2023」の企業の採用活動によると、2023年卒の採用活動計画において、採用数充足企業の割合は40.4%となっており前年の52.2%から大きく減少する結果となった。このことから昨今、企業の採用活動は難しくなっていると言えるでしょう。また、人材には採用コストや教育コストもかかるため、人材の早期離職は企業にとって経済的にも人的にも大きな損失となります。オンボーディングでは、不安を抱えた新たな人材を丁寧にサポートすることで、安心して働くための環境を提供できるので早期の離職防止に繋がるのです。

出典：リクルート 就職みらい研究所　就職白書2023 2023年卒採用活動の振り返り（企業）
https://shushokumirai.recruit.co.jp/white_paper_article/20230407002/

入社直後の人材は、社内ルール・企業文化・業務システムなど覚えることが多い状況と言えるでしょう。勝手が分からない環境下で効率的に成長してもらうには、本人の努力だけでなく周囲の協力が重要です。オンボーディングでは新たな人材へのサポートを職場全体で行うため、効率的に人材の成長を促すことが可能です。また、新たな人材と既存社員のコミュニケーションが活性化することで職場に馴染みやすくなります。新人が戦力としてスムーズに成長する上に、職場の一体感も高まるため社内全体の生産性向上にも効果が期待できるでしょう。

新人教育では、一般的に教育担当者を付けて業務に必要な知識や社内のルールを教えます。しかし、教育担当者にも自分の仕事があるため付きっ切りで指導できる訳ではなく、担当者だけではキメ細かい指導が難しい場面も少なくありません。また、担当者の裁量によって指導の質がバラつく可能性も否めないでしょう。オンボーディングは、主に人事部が用意した教育プログラムやツールを各部署で共有するため、新人教育のクオリティを社内で均一化させることが可能です。

オンボーディングでは数値として明確に目標を設定し、一定の水準をクリアしていくという手法がよく用いられます。そのためには面談・メンター制度・懇親会・キャリア相談窓口といった幅広い施策が必要になってくるでしょう。リモートワークが広く普及した昨今では、web会議やeラーニング*などを活用したオンライン上でのオンボーディングも積極的に導入されています。組織を挙げて新規の人材をサポートするためには、必要に応じて柔軟に教育施策を組み上げることが重要です。したがって、オンボーディングの実施は自ずと社内の人材育成施策の最適化に繋がっていきます。

*>>【eラーニングとは？】導入するメリットやポイント、留意点などを徹底解説

オンボーディングが昨今のビジネスシーンで注目されている背景には、主に3つの要因が挙げられます。

厚生労働省が公表している「新規学卒就職者の離職状況」によると、令和2年3月卒業者が入社後3年以内に離職する割合は高校卒で37.0％、大学卒の場合は32.3％という結果が出ています。つまりコストをかけて採用した人材であっても、約3人に1人が3年以内に仕事を辞めてしまっているのです。3年以内の離職率は年度ごとに多少上下するものの、長きにわたって30％前後という高い水準を保っています。新規の人材損失という企業にとって大きなダメージとなる事態を避けるため、オンボーディングの必要性が認知され始めました。

出典：厚生労働省　新規学卒就職者の離職状況(令和２年３月卒業者)
href="https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000177553_00006.html">https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000177553_00006.html

内閣府の「令和5年版高齢社会白書」では、2020年時点の日本における生産年齢人口(15～64歳)は約7,509万人となっており、1995年の約8,716万人から右肩下がりで推移し続けています。労働人口の母数が減少している中で企業が優秀な人材を確保するためには、オンボーディングのように人材定着率の向上が期待できる施策が必要になっているのです。

出典：内閣府　令和5年版高齢社会白書　図1-1-2 高齢化の推移と将来推計
https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2023/zenbun/05pdf_index.html

2020年の新型コロナウイルス流行以降、多くの企業ではリモートワークで感染症対策を行っています。リモートワークは柔軟な働き方が実現できる一方で、入社して間もない人材の育成に手間隙がかかるという点がネックになっていました。オンボーディングによって新入社員や中途採用の育成環境が十分に整っていれば、オンラインでも対面と遜色ないクオリティの研修や指導が可能になるでしょう。オンライン研修では受講者が利用しやすく、管理者側の稼働も少ないeラーニングが人気となっています。

>> eラーニング導入のメリットとは？企業側と受講者側それぞれの視点でご紹介！

オンボーディングを実施するためには、的確なプロセスに沿って取り組みを進めることが大切です。ここではオンボーディングの一般的な導入プロセスについて紹介するので参考にしてみてください。

オンボーディングに限ったことではありませんが、新しい施策に取り組む際はまず「明確な目標・ゴール」を設定しておくことが重要です。人材育成におけるオンボーディングでは「ノウハウを習得する期限」、「習得する内容」、「理想とする人材像」といったポイントを押さえることになります。実務の面だけではなく、企業風土やコミュニケーションも考慮した目標を設定しましょう。オンボーディングは中長期的な取り組みになるので、1ヶ月～半年程度のスパンで段階的に目標を設けると具体性が増して施策の安定感も高まります。

初期段階で設定した目標に基づいて、具体的な施策計画をまとめていきます。どの段階でどんな施策が必要になるかを検討し、社内の年間スケジュールと照らし合わせながら無理のないプランを心がけましょう。ポイントは「サポートを受ける人材の立場」になって考えることです。入社直後・1ヶ月後・3ヶ月後・半年後などに新規の人材がどのような不安を抱えるかをイメージしながら計画を立ててみてください。

研修・ミーティング・eラーニングなど、取りまとめた計画案に沿ってオンボーディングを実施していきましょう。練り上げたプランは絶対的なものではなく、現場の声を聞きながら適宜修正することを心がけてください。また、実施の前には管理者や既存社員と計画の意義・認識をしっかりと共有しておくことも大切です。社内全体でサポート体制を整えるためには、現場の理解が必要不可欠と言えるでしょう。

オンボーディングのプランを実行している最中は、定期的に施策の効果や現場からのフィードバックを振り返ってください。人事部や経営層に限らず施策に関わった全員からの意見をアンケートやヒアリングを用いて集めます。「施策内容の妥当性」「目標の達成率」「不満点の有無」など、多角的な視点から分析を行いましょう。改善点があれば放置せずに修正を施し、次年度のオンボーディングに活用してください。

自社で実施するオンボーディングのイメージを固めるには、実際の事例を参考にするのが有効です。以下、国内のオンボーディングの実施例を紹介します。

※掲載は、五十音順

GMOペパボ株式会社さまは、部署ごとに内容を決めて実施していたエンジニア向けのオンボーディングを、全社共通のエンジニア向けオンボーディングプログラムに刷新して成功した事例として知られています。
具体的には、チャットツールによる積極的なコミュニケーション、自身の目標表明（オンボーディング終了後は、目標実現のための継続的な支援が行われる）などが実施されました。新規の人材を社内全体で歓迎する雰囲気・ 風土を作り上げることで、チームの生産性向上や人材育成のスピードアップに繋がっています。

出典：GMOペパボ株式会社 ペパボカクテル(中途入社社員向けの Onboarding プログラム)を実際にやってみた
https://tech.pepabo.com/2018/04/23/pepabo-cocktail-progress/

株式会社メルカリさまは、採用した人材が活躍できるように、人間関係の構築、組織文化や自身の仕事への理解など、さまざまなハードルを乗り越えられるようオンボーディングという取り組みを実施しています。入社後の1-2カ月は、従業員が会社に対する印象を形成する重要な期間とされています。その時期にオンボーディングを取り入れることで、新入社員は即戦力として活躍しながら、帰属意識を高め離職を防ぐ取り組みとなっています。

出典：株式会社メルカリ　「すべての新入社員に素晴らしいオンボーディング体験を」リモートオンボーディングを成功させる施策 #メルカリの日々
https://mercan.mercari.com/articles/25122/

新たに入社した人材に対してオンボーディングを取り入れることで、組織にとって即戦力となる人材になっていく可能性があります。また、企業文化や業務への理解を深めることができるので、離職率の軽減にもつながっていきます。これらの取り組みは、社内に情報共有をするためのプラットフォームがあれば、容易に実現することが可能です。

ぜひ一度、NTT東日本の情報共有にも活用できる、ひかりクラウド　スマートスタディ(eラーニングプラットフォームサービス)でオンボーディングを実現してみてはいかがでしょうか。

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