株式会社フジランドさま大容量ファイル・zipファイルのメールでの共有作業から解放され業務効率化に成功した事例
大容量ファイル・zipファイルのメールでの共有作業から解放され業務効率化に成功した事例
株式会社フジランド
| 業種 |
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|---|---|
| 従業員数 | 1000名 |
| 本社所在地 | 東京都千代田区 |
| 主な事業内容 |
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| ホームページ | https://www.fujiland.co.jp/ |
| 導入サービス | コワークストレージ |
| サービス導入時期 | 2022年1月（トライアル開始） |
| ご担当者さま |
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クラウドストレージ導入前の課題
-社内外とのファイル共有をメールで行っていて不便に感じることがあった
-セキュリティ（パスワード等）面でも不安があった
NTT東日本を選んだ理由
-情報通信分野で実績豊富な大手のためサービス面でもセキュリティ面でも信頼できる
-NTT東日本の提案のタイミングと自社の検討のタイミングが合致した
コワークストレージを選んだ理由
-ローカル感覚で簡単に操作できアナログな環境でも導入しやすいと感じた
-ファイルの閲覧・共有の権限設定もしっかりとでき安心してファイル保管ができる
-初期費用も運用費用も低コストですむ
クラウド導入後の効果
-社内外でのファイル共有がしやすくなり業務効率化が実現できた
-高いセキュリティ下で重要ファイルを安全に保管できている
-フォルダごとの権限の設定・管理ができるため必要な情報管理ができる
株式会社フジランド（以下、「フジランド」といいます）さまは、社内外でのファイル共有をする際に、大容量ファイルやzipファイルをメールで送信しており、不便に感じることも少なくなかったそうです。
このたび、クラウドストレージを導入することで、そうしたメールでのファイル共有作業から解放され、社内外でのファイル共有を安全かつスムーズに行うなど業務効率化を実現されました。
今回は、コワークストレージの導入を推進した総務部の森出さまにお話をお伺いいたしました。
担当者写真
1. ご相談前の課題と背景
社内外とのファイル共有をメールで行っていて不便に感じることがあった
クラウドストレージを導入する前は、社内外でファイルを共有する場合に基本的にメールで送っていたため、不便に感じることがありました。
社外に大容量ファイルを送る際に、メールでは送れずに「GigaFile便」などの大容量ファイル送信サービスを使っていたのですが、そうしたファイルは受け取れないとする企業がだんだんと増えてきました。
大容量ファイルの他にも、パスワード付きzipファイルのやり取りを禁止する企業も多く、メールでのファイル共有には、何かと不便に感じていました。
また、メールでやり取りする場合は、誤送信をしてしまう恐れもあります。不便なうえセキュリティ面にも不安があったため、なんとかしなければならないとは思っていました。
ただ、実はクラウドについては、導入した方がいいという意見は前からあったものの、「今すぐ導入しなければ」というほど差し迫った課題ではありませんでした。専門の担当もいませんでした。
というのも、弊社の場合、接客がメインの会社のためテレワークを推進しているわけでもなく、「テレワークのためのクラウド化」というニーズは、限られていました。またファイルサーバーを抱えているわけでもないので、物理サーバーをクラウド化したいということもなかったです。
それより他に優先すべき課題があって、人手をクラウド化の方に回す余裕がなかったというのが正直なところでもあります。
（森出さま）
2. クラウドストレージを選んだ理由
NTT東日本から声をかけられスピーディな検討ができたから
クラウドストレージを選んでクラウド化が進められたのは、NTT東日本様からお声がけいただいたタイミングがちょうどよかったからといえます。
先ほども触れた通り、クラウド化については対応する人手がなく、やや後回しになっていました。
別の商談をしている折に、「簡単に導入できて費用も安いサービスがある」とNTT東日本の担当者の方から教えてもらいました。
そこですぐにそのクラウドストレージを検証したいと社内に働きかけまして、トライアルに至りました。そこで検討に時間をかけすぎたり迷ったりすると、また導入が先延ばしになってしまうと思って、「えいや」で推し進めた印象があります。
トライアルでファイルが安全かつ簡単に共有できることなどを確認し、「これなら業務の効率化につながる」とそのまま推し進めて、最終的にクラウドの導入に踏み切りました。
もともと社内で使ったことのない仕組みで、実際に使ってみないと分からない部分も多いですから、「まずは導入を」と上司などにかけあってとにかく前へ前へと進めました。
（森出さま）
3. コワークストレージを選んだ理由
ローカル感覚で簡単に操作できアナログな環境でも導入しやすいと感じた
コワークストレージに決めた理由は、無料トライアルで、本当に操作が簡単だと感じたからです。フォルダにデータを置くだけというローカル感覚の簡単な操作でファイル共有ができます。
「この操作性ならパソコンに慣れていない人でも簡単に使える」と思えたことが導入の大きな理由の一つです。
弊社は、多岐にわたるサービス業を営んでいる為、各店舗においては年齢層が幅広く、シニア層のスタッフも多くいます。パソコンを使い慣れない人も多く、なんでも力技で解決してしまうという比較的アナログな環境ですが、コワークストレージなら、そうした環境下でも無理なく導入できそうだと感じました。
新しい操作を学ばなくても感覚的に使えるので、将来的に社内に広める際に広めやすいと思いました。
（森出さま）
ファイルの閲覧・共有の権限設定もしっかりとでき安心してファイル保管ができる
トライアルの際に、ファイル閲覧・ファイル共有の権限設定もしっかりとでき、安心してファイル保管ができると感じたことも導入理由の一つです。
どうせクラウドを利用するなら、ファイルの保管や共有を安全で安心できる環境下で行いたいと思っていました。特に、ファイル閲覧・ファイル共有の権限設定などはしっかりとしておきたいと考えていました。総務部では重要データを扱うことが多いため、「アクセスしていいのはこの人だけ」という権限設定はとても大切です。
トライアルでも、権限設定については重点的に検証しました。実際に権限設定をしてみて、権限のない人からはどう見えるのか、権限のある人はどういった操作ができるのかといったことなどを逐一見ました。そのうえで、これなら大丈夫だろうと思えたので導入を決めました。
（森出さま）
初期費用も運用費用も低コストですむ
初期費用も運用費用も低コストですむ点も、コワークストレージを選んだ大きな理由です。コワークストレージにしたことで、他のサービスを入れるより、初期費用も現状の運用費用もかなり安くすんでいるのではないかと思います。
現在はまず手始めに総務部だけが利用していて最大20IDほどの契約です。今後、利用を全社に拡大することを考えても、コストはそれほどかからないのではないかと考えています。弊社には拠点が70拠点ほどありますが、全ての拠点にコワークストレージを導入してもトータルの運営費は月10万円もいかないのではないでしょうか。
コストがそれほどかからないため、導入時に大きな反対を受けることもなく、導入を決断できたともいえます。低コストで済むという点は導入を決めるうえで大きなポイントでした。
（森出さま）
4. NTT東日本を選んだ理由
情報通信分野で実績豊富な大手のためサービス面でもセキュリティ面でも信頼できる
NTT東日本さまを選んだ理由は、情報通信の分野で実績豊富な大手企業でサービス面でもセキュリティ面でも信頼できると思えたからです。
本来は他社のサービスといろいろ比較したうえで選ぶべきかもしれないのですが、それをしていると時間がかかりすぎて導入が先延ばしになりそうでした。そのため、無料トライアルで操作性など確認すべき点を確認した後は、「NTTが提供するサービスにいい加減なものはないだろう」と信頼して決めました。
セキュリティ面についても豊富な実績を積んだNTT東日本であれば、安心して頼ることができます。
実際のところ、「NTT東日本」がサービスの提供者であったため、導入を進めるうえでも社内的に細かく説明する必要がありませんでした。反対意見も特に出なかったですし、比較的スムーズに進めることができました。
（森出さま）
NTT東日本の提案のタイミングと自社の検討のタイミングが合致した
NTT東日本の担当者からの提案のタイミングと、弊社の検討のタイミングが合致したこともNTT東日本に決めた理由の一つです。
先ほども少しお伝えした通り、以前はクラウド化の必要性は感じながらも対応する人手が足りていない状況でした。
たまたま、ちょうど良いタイミングでNTT東日本さまから「導入しやすいクラウドがあるので利用してはどうでしょうか」と提案を受けました。この機会を逃すとまた導入が先延ばしになりなかなか導入に至らないと感じ、とにかく前へ進めるようにしました。
導入のしやすいクラウドサービスをご案内いただいたので、停滞させることなくスピーディにトライアル、導入をすることができました。
（森出さま）
5.クラウド導入後の成果
社内外でのファイル共有がしやすくなり業務効率化が実現できた
コワークストレージを導入して業務効率化が実現できたと思います。特に、社内外でのファイル共有がかなりしやすくなりました。
まだ、利用範囲としては全社にまで利用が拡大しておらず、現在は総務部だけでの利用に限られているのですが、それでも社外向けに多いと1日5～10件あったファイル共有のためのメールのやり取りがなくなりました。社内向け、総務部内ではもっと頻繁にファイル共有のメールのやり取りをしていたのですが、それも今はありません。また、ファイル共有することで、修正を重ねても、ファイルが常に最新の状態を維持できる点が便利です。
特に今、総務部では基幹システムの入れ替えのため社外の企業とプロジェクトを進めているのですが、まさにそうしたときにコワークストレージを重宝しています。
メールのやり取りなく、クラウド上のフォルダにデータを置くだけで関係者間でファイルを共有できています。プロジェクトメンバーが随時フォルダ内のファイルを閲覧したり更新したりできるので、非常に便利です。
大人数でのファイルの共有や編集が非常に簡単かつスムーズにできるようになり、業務が進めやすくなっています。
（森出さま）
高いセキュリティ下で重要ファイルを安全に保管できている
クラウド導入により、セキュリティ面が強化されたことも大きな成果です。現在は高いセキュリティ下で重要ファイルを安全に保管することができています。
特に総務部などでは外に漏れてはならない重要な情報を取り扱うことが多いのですが、そうした重要情報を安全に保管できます。
コワークストレージは国内製のシステムで、データは国内で保管されますし、ウィルスチェックなど強固なセキュリティ機能も完備されていて安心です。
また、以前はファイル共有をするためのメールを送る際に、誤送信による情報漏れの恐れもあったのですが、メールが不要になりそうした心配もなくなりました。安全にファイルの共有ができています。コワークストレージからメールを送れる機能もいいです。パスワードも自動で送ってくれるので助かっています。
ファイル共有・保管をする上でのセキュリティが向上したことも成果の一つです。
（森出さま）
フォルダごとの権限の設定・管理ができるため必要な情報管理ができる
コワークストレージを導入することで、フォルダごとの権限の設定・管理が簡単にでき、重要書類を安心して管理できる点もよい成果です。
ファイルを使うべき人だけで共有し、ファイルが不必要な人には閲覧・共有できないようにしっかりと設定ができています。
設定ミスをしてしまっては意味がないため、担当者としては設定する際に「ミスをしてはいけない」とプレッシャーや不安に感じることはありますが、全社的な視点に立つとよい対応ができていると思います。
必要な情報管理をしっかりと行えるようになりました。
（森出さま ）
6. クラウドストレージを導入し、今後挑戦していきたいこと
業務効率化のためにもコワークストレージの利用を拡大していきたい
現在、基幹システムの入れ替えなど優先課題が他にあるため、すぐにというわけにはいかないのですが、将来的には、社内でのコワークストレージの利用を拡大させていきたいと思っています。
各現場でのファイル共有にコワークストレージを利用するなどして、現場同士をつなげるツールとして活用したいです。Excelファイルやり取りなどにメールを使っていることは多いので、導入するとファイル共有のためのメールが不要になり、業務効率化を進めることができます。
ただ、そのためには、リテラシーを向上させる働きかけも必要かもしれません。FAXのやり取りの多い部署や、紙での作業に慣れている部署も多くありますから、それを完全にデータのやり取りに切りかえるのはなかなか大変です。
それでも時代の流れとしてデジタル化に対応しないわけにはいかないので、地道に進めていくしかありません。
（森出さま ）
7. これから取り組む方へのアドバイス
使うと操作性の良さやセキュリティの高さが実感できるため試してみるのがおすすめ
無料トライアルもあるので、まずは使ってみることがおすすめです。使ってみて、操作性の良さやセキュリティの高さなどのメリットを実感すると導入を進めやすくなるのではないでしょうか。
実際に導入をなかなか進められないのは担当者が多忙で手が回らないといった事情もあるのではないかと思います。そうした場合は、弊社のケースのように、興味を持ったタイミングで、きっかけを掴んで推し進めれば案外進められるのではないでしょうか。
弊社の場合、専門部署が無く、優先的な課題に対応するため、なかなかクラウドストレージの導入を進められずにいました。
しかし、NTT東日本さまからのきっかけのおかげでサービスの存在を知り、一気に進めることができました。
いろいろと検証をしつつも一気に進められたのは、やはりコワークストレージの「ローカルと同じ感覚で使える操作性の良さ」のためだったと思います。無料トライアルの中で、検証をスムーズに進めることができました。セキュリティ面でも安心感を得て、そのまま導入まで踏み切りました。
クラウドストレージの導入を考えているのであれば、とりあえず、試してみて前に進めるのが良いと思います。
（森出さま）
8. おわりに
クラウドストレージの導入を検討されている方は、NTT東日本へご相談ください
フジランドさまでは、クラウドストレージの導入前には下記のような課題がありました。
-クラウドストレージなどクラウド化の必要性を感じつつも、なかなか対応に手が回らなかった
-社内外のファイル共有にメールを使っていて支障があることもあった
無事クラウドストレージの導入を経た後は、
-社内外でのファイル共有がしやすくなり業務効率化ができた
-高いセキュリティ下で重要ファイルを安全に保管できている
-フォルダごとの権限の設定・管理ができるため必要な情報管理ができる
という成果が出ています。
今後も利用が社内全般に広がることで、社内でのファイル共有のためのメールのやり取りがなくなり、フォルダにデータを置くだけで必要な社員同士で情報が共有できるという効果も見込めます。
ファイル共有の不便さなどで悩んでいる方はぜひクラウドストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
クラウドストレージの導入で悩んでいる方は、ぜひ一度NTT東日本にお問い合わせください。
料金詳細や導入にあたっての疑問などについて、NTT東日本の経験豊富な専任スタッフがわかりやすくお答えします。無料トライアルもご利用いただけますので、ぜひお気軽にご相談ください。
表示価格は、特に記載がある場合を除きすべて税込です。
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