1. ご相談前の課題と背景

オンプレミスで運用しているNASの保守やリプレイスに多額のコストが必要だった

保守・管理にかかるコストの高さに課題を感じていました。

5つある拠点のうち、3拠点にそれぞれNASを2台ずつ設置し、その全てのNASに保守・管理費用が必要でした。

ハードディスクが古くなったり壊れたりすれば交換が必要ですし、定期的なメンテナンスも行わなければなりません。

6台分のNASにかかるコストは、年間にすると相当な金額になっていました。

また、NAS本体も交換が必要な時期となっていたのですが、リプレイスを行うとなると数百万円単位の費用がかかってしまいます。

オンプレミスのNASにかかる、こうした保守・管理コスト負担を考えて、クラウド型のツールを検討するようになりました。

3拠点のNASのメンテナンスやデータのバックアップを担当者一人で対応しており、管理負担が大きかった

3拠点それぞれでNASを運用していましたが、運用担当者は私一人だったため、その管理負担も大きかったです。

NASを運用し始めた当初は、メンテナンスは外部のベンダーに依頼していましたが、途中から私の方でも担当するようになりました。ただ、どうしても本来の業務が忙しくなってくると、手が回りきらないと感じることがしばしばありました。拠点が分かれていることも、負担を大きくしていたと思います。

また、データのバックアップも私が担当していたのですが、シャドウコピーを活用するなど、色々と手がかかっていました。

2. クラウドストレージを選んだ理由

オンプレミス環境でのデータ保管では消失の不安が拭いきれなかった

クラウドストレージの導入を決断したのは、NASのようなオンプレミス機器には故障のリスクがつきまとうからです。

もしNASが壊れたら、お客さまの個人情報や業務に欠かせないデータが失われる恐れがあります。NASには3テラバイトほどのデータが保管されており、失くなってしまうことを考えると不安でした。

保守や管理をベンダーに任せたとしても、やはり機器がクラッシュしてしまえば、データが消失する可能性はありますから。

また、NASの保証もちょうど切れるところだったので、これを機にクラウドストレージの導入に踏み切りました。

3. コワークストレージを選んだ理由

柔軟に提案をしていただき信頼のおける対応だと感じた

ご担当者さまには、まめに連絡をいただき、柔軟に提案をしてもらえて信頼がおけると感じました。

クラウドストレージを導入するにあたり、当初はAWS（Amazon Web Service）で構築するという案もあったのですが、その際にはNTT東日本さまが提供されている関連サービスをご案内していただきました。

その後、「ファイルサーバーとしての機能に絞ってコストを抑えたい」という方向性で別の方法を模索していたところ、今度はコワークストレージを提案していただきました。

サービスを提案したり販売した後に音沙汰が無くなるという対応も珍しくないなかで、そのようにニーズに合わせていろいろとご提案していただけて、やはり信頼がおけると思い、コワークストレージを選びました。

コストが他社に比べて圧倒的にリーズナブルであった

クラウドストレージの選定基準として、費用もかなり重要視していたのですが、コワークストレージは他社のクラウドストレージと比べて利用料が圧倒的にリーズナブルでした。

他のクラウドストレージも検討はしましたが、1IDあたりの利用料が2,000円弱と、高額に感じました。

費用を抑えつつ導入するのであれば、利用料がリーズナブルなコワークストレージが適切だという判断になりました。

二段階認証などの機能によりセキュアな環境で安心して利用できる

扱うデータにはお客さまの個人情報も多く含まれますから、しっかりと情報セキュリティを担保した上でデータを保管できるということも重要でした。

その点、コワークストレージは二段階認証をはじめとした情報セキュリティ機能が充実しているので安心です。

また、コワークストレージ上のデータは、国内のデータセンターに分散させて保管されるので、災害や機器故障によるデータ消失の不安も解消できると考えました。

【構成図】

4.コワークストレージ導入後の成果

利用料が安いことに加えて、管理工数が大幅に削減され利便性もアップしたため、費用対効果の向上を実感している。

• 成果①NASの運用に比べて費用対効果が向上したと感じている
  利用料は安いのに、情報セキュリティが担保され、管理工数も大幅に削減できた
  
  成果②メンテナンスフリーとなり、管理負担や機器故障への不安が解消された
  メンテナンスや保守対応に追われることがなくなり、故障する不安も感じる必要もない
  
  成果③NASやローカル環境と同じ感覚で外出先・自宅からもデータにアクセスできるようになった
  操作性はNASと変わらず、それでいて社外でもデータにアクセスできるため従業員からも好評

クラウドストレージ導入後、3つの成果が出ています。

NASの運用に比べて費用対効果が向上したと感じている

まず利用料は、1IDあたり数百円と、安く済んでいると思います。

安価にも関わらず、情報セキュリティが担保され、管理工数も大幅に削減できているので費用対効果はNASよりも向上していると感じます。

データ移行も、私一人で実施しましたが、夜間にコワークストレージのデータ転送ツールに実行させておくという形で、3テラバイトほどのデータ移行が4日間で完了しました。

メンテナンスフリーとなり、管理負担や機器故障への不安が解消された

メンテナンスなどの保守対応が不要になったことも、導入効果として大きいです。

従業員からの問い合わせは若干数ありますが、コワークストレージはどこに居ても使えるので、対応しやすく、運用面でも非常に助かっています。

これまでのように、各拠点に駆けつけて対応するということがなくなり、NASの運用に割いていた時間を他の業務にあてることができるようになりました。

機器の故障を心配する必要もないので、心理的な負担も減っています。

NASやローカル環境と同じ感覚で外出先・自宅からもデータにアクセスできるようになった

操作性がNASやローカル環境とほぼ変わらないため、利用者からすればNASを介して利用していたデータが、そのままコワークストレージで利用できるようになったという感覚です。

ファイルへのアクセスも速いです。あたかもローカルで開いて作業しているようなレスポンスの良さが素晴らしいです。

個人的には、ショートカットが自由に作れるという点も気に入っています。

従業員からも、操作の仕方についてはほとんど質問が出ていないので、違和感なく使えているということだと思います。

それでいて、これまでとは違い、外出先でもデータにアクセスできるようになったので、利便性が向上しました。テレワークが行いやすくなり、従業員からの評判も良いですよ。

5. クラウドストレージを導入し、今後挑戦していきたいこと

IP-VPNを併せて利用し、よりセキュアな環境でデータを扱いたい

今後は、医療情報を扱う部分は強固な情報セキュリティを備えた通信経路が求められるので、そのためにもIP-VPNもNTTさんで構築予定です。

あとは、NTT東日本さまから、引き続きさまざまなご提案をいただければ、それに対しては都度検討していきます。

6. これから取り組む方へのアドバイス

コワークストレージは情報システム担当者の負担を軽減したい介護事業者さまにおすすめ

オンプレミスでサーバーやNASを運用されている介護事業者さまにお伝えしたいのは、「ファイルサーバーはクラウド型の方がおすすめ」ということです。

コワークストレージを導入すれば、社内でファイルサーバー用のハードウェアを運用しなくて済むので、当然メンテナンスは必要ありません。

また、コワークストレージ上のデータは、国内のデータセンターに分散保管されますから、機器故障や災害によるデータ消失の心配もなくなります。

もちろんオンプレミスにも利点はあると思いますが、ファイルサーバーに関しては、メンテナンスが不要になるうえにデータも安心・安全な環境で保管できるコワークストレージが適していると考えています。

多拠点を有する介護事業者における情報システム担当者さまの労力負担も心理的負担も軽減され、その分別の業務や本来の職務に一層邁進できるかと思います。

7. おわりに

クラウドストレージの導入を検討されている方は、NTT東日本へご相談ください

合掌苑さまでは、コワークストレージの導入により、以下のような効果を得られています。

• NASよりも費用対効果が向上
• 管理負担の大幅な削減
• データ消失のリスク低減と、それに伴う心理的負担の解消
• 社外でもデータにアクセスできるようになり利便性が向上

また、充実した情報セキュリティ機能や、国内データセンターへのデータの分散保管により、安心・安全な環境も担保することができました。

データの移行についても、担当者さまお一人で実施されたにも関わらず、コワークストレージの転送ツールを使うことで、およそ3テラバイトのデータ移行が4日間（の夜間帯）で完了しました。

今回ご紹介した合掌苑さまの事例からもお分かりいただけるように、コワークストレージでは、

• SOHO、中堅・中小企業でも利用しやすい企業規模に合わせた料金プラン
• クラウドであることを忘れる高い操作性
• BCP対策にも安心な高い水準の安全性と運用性
• 強固な情報セキュリティ

を誇るサービスを提供しています。

30日間の無料トライアルで、その使い勝手をお試しいただくこともできますので、クラウドストレージの導入を検討されている方は、お気軽にNTT東日本までお問い合わせください。

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