オフィスの電話機をコードレス化する3つの機器！選ぶ際のポイントやメリット・デメリットを紹介

電話機をコードレス化できるビジネスフォン3選

コードレスで利用できる電話機は主に3つあります。

コードレス電話機を導入する際は、自社の使い方に合った機器を選ぶことが大切です。ここでは、3種類の電話機の特徴について詳しく見ていきましょう。

カールコードレス電話機

カールコードレス電話機とは、本体と受話器をつなぐコードがないビジネスフォンです。カールコードレス電話機は、見た目も機能も普通のビジネスフォンと変わりはありませんが、コードがないため移動しながらでも使用できます。本体と受話器の通信はBluetooth、もしくは家庭用のコードレス電話機と同じDECT準拠方式が使われています。

通信可能範囲は機種により異なりますが、親機と10m以内の距離で使用できるのが一般的です。また、外線や内線など全てのボタンが親機と子機の両方に設定されており、親機から離れた場所でも発着信や転送機能を利用できます。

アナログコードレス電話機

アナログコードレス電話機とは、アナログ信号によって通信を行うコードレスビジネスフォンです。アンテナから300m以内で使用できる機器が多く、壁や棚などの障害物を避ける性質を持ったアナログ電波を利用しているため、広いオフィスでの使用に向いています。

しかし、アンテナ1本に対して1台の「1:1」接続となるため、電話機を増やすことはできません。また、電子レンジなどの電気製品の影響を受けやすいため周辺環境には配慮が必要です。

デジタルコードレス電話機

デジタルコードレス電話機とは、デジタル信号を利用して通信を行うコードレスビジネスフォンです。PHSとも呼ばれる電話機で、通信を行うためにはアンテナを設置する必要があります。アンテナからの使用可能範囲はアナログ式より狭いですが、音質はデジタル式の方が優れています。

デジタルコードレス電話機では、複数のアンテナに対して多くの子機を接続できる「マルチゾーンタイプ」が主流です。一方で、1:1でしか使えない「シングルゾーンタイプ」もあるため、購入する際はどちらのタイプかをしっかり確認しましょう。

コードレス電話機を選ぶ際の3つのポイント

コードレス電話機を選ぶ際、導入価格が気になる方が多いと思います。しかし、費用だけを重視していると「電話業務を円滑に行う」という本来の目的を果たせなくなる可能性があります。そのため、現状に合った利用台数や必要な機能を見極めて選ぶことが大切です。ここでは、コードレス電話機を選ぶ際に重要な3つのポイントについて解説します。

本体価格

ビジネスフォンはコードレスであるかないかに関係なく、メーカーや機種によって価格が大幅に異なり、新品か中古かによっても値段が大きく変わります。中古は新品の1/3〜1/5程度で購入できるとされており、安さを重視したい方におすすめです。

古い機種であればあるほど低価格で購入できますが、機器の状態によっては頻繁に修理が必要になる可能性があります。そうなると、修理費用がかさんで新品購入より高くつくという結果になりかねません。新品で購入する場合は中古に比べて故障や不具合のリスクは少ないですが、初期費用は高額になるため慎重な検討が必要です。

利用台数

ビジネスフォンの配線数や接続可能台数は、機種によって異なります。現在の利用状況をカバーできる台数を準備する必要があるため、まずは現状をしっかり把握しておきましょう。利用できる台数が少ないと、使いたいときに使えず業務に支障をきす可能性があります。一方で、配線数や利用台数が多いほど高額になるため、オフィスの規模に合わせて選ぶことが大切です。

一般的にはデスクの数を参考にするケースが多いですが、利用する場所がオフィス内だけに限られる場合は、外勤の多い従業員数を考慮する必要があります。導入後の台数増減はプランの変更や機器の追加購入などに費用がかかるため、現状と将来を見据えて検討しましょう。

機能

コードレス電話機は、機種によって搭載されている機能が異なります。そのため自社に必要な機能を検討し、ニーズを満たす機種を選ぶことが大切です。高機能な機種は魅力的ですが、事業の規模や業務内容に合っていなければ役立ちません。

高機能な機種や最新モデルは価格が高いため、本当に必要な機能かどうかを十分に精査する必要があります。また、社内環境によっても必要な機能は異なるので、現在の利用状況や使い方を把握した上で最適な機能を選びましょう。

電話機をコードレス化するメリット・デメリット

ビジネスフォンをコードレス化することで、デスクから離れた場所でも電話を使用できるため、業務の効率化が期待できます。しかし、操作性の問題などデメリットもあるため、自社にとって本当に必要か見極めることが重要です。ここでは電話機をコードレス化することによって得られるメリットや、懸念点となるデメリットについて解説します。

メリット

ビジネスフォンをコードレス化することで得られるメリットには、以下のようなものがあります。

デスクを離れて作業を行う機会の多い企業では、コードレス化により業務の効率化が図れます。また、PHSや子機のみの電話機の場合は、配線を気にせず設置でき、コンパクトなので場所を取りません。電話機の使用や設置場所における自由度の高さが、コードレス電話機のメリットです。

デメリット

ビジネスフォンをコードレス化する際のデメリットには、以下のようなものがあります。

コードレス電話機を使用する際は、アンテナの設置が必要です。オフィスの広さや接続可能範囲によっては、複数のアンテナが必要となり費用がかかります。また、受信可能範囲から外れてしまうと通信が切断されてしまうため注意が必要です。

コードレス電話機のコンパクトさはメリットでもありますが、ボタンや画面の小ささによって操作しにくいと感じる方もいるでしょう。ビジネスフォンをコードレス化する際は、デメリットを理解したうえで導入を検討することが大切です。

電話機をコードレス化するなら「クラウドPBX」がおすすめ

電話機をコードレス化する方法として、近年では「クラウドPBX」が注目されています。クラウドPBXとは、オフィスに設置していた主装置の代わりにインターネット上のPBXを利用し、ビジネスフォンの機能を利用できるサービスです。内線や転送はもちろんのこと、社外での利用や顧客情報との連携など機能も充実しています。拡張の際に工事が必要ないため、従来のビジネスフォンにおける課題を解決してくれるでしょう。

手持ちのスマートフォンを利用できるサービスなら、主装置や電話機を購入せず使えるため初期費用の削減に繋がります。また、インターネット環境下であればどこでも使用できるため、テレワークなど多様な働き方に対応できるのもクラウドPBXの魅力です。NTT東日本では、電話環境構築に便利なサービスと連携し、企業に最適なプランを提供しています。クラウドPBXについて詳しく知りたい方は「ひかりクラウドPBX」の資料をぜひご覧ください。

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クラウドPBXのメリット・デメリット

クラウドPBXは、初期費用の削減や働き方の自由度を高めるなど多くのメリットがあります。しかし、いくつかデメリットもあげられるため、導入を検討する際は両方を理解したうえで判断しましょう。この章では、クラウドPBXのメリットとデメリットについて解説します。

メリット

クラウドPBXのメリットは以下のようなものがあります。

クラウドPBXではスマートフォンやパソコンがあればサービスを利用できるため、専用機器の購入や設置工事が必要ないため初期費用を大幅に削減できます。主装置の設置工事も不要ですぐ利用でき、回線数の増減も簡単なため事業規模や業務形態の変化に対応しやすいのもメリットです。

また、インターネット環境下であればオフィス外でも使用可能なため、テレワークや多拠点オフィスなど働き方の自由度を高めてくれます。さらに、CTIと連携させることで着信時に顧客情報を画面で確認できるため、スムーズな電話対応を可能にします。顧客満足度の向上や、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。

デメリット

多くのメリットを持つクラウドPBXですが、導入する際は問題点も理解したうえで検討しましょう。クラウドPBXのデメリットには、以下のようなものがあります。

クラウドPBXではインターネットを利用して通信を行うため、回線状況によって音質が不安定になる場合があります。特にオフィス外で使用する際は、利用場所の環境に大きく影響されるため注意が必要です。また、IP電話を利用するクラウドPBXでは119や110など「1から始まる番号」への発信ができません。

ひかり電話であれば問題ありませんが、IP電話を利用する場合は非常時に備えた対策が必要です。さらに、クラウドPBXはサービスを利用する形となるため月額料金がかかります。このようなデメリットを理解したうえで、ほかのビジネスフォンと比較し最適な電話環境を構築することが大切です。

コードレス電話機を活用して快適なビジネス環境を構築しましょう

ビジネスフォンをコードレス化することで、快適で自由なオフィス環境を作ることが可能です。多彩な機能と連携させることができるタイプであれば、業務効率化を実現し生産性の向上にも繋がります。しかし、ビジネスフォンをコードレス化するためには、デジタルコードレス電話機など専用の機器を購入する必要があり、ネックに感じる方もいるでしょう。

そんなときは、手持ちの端末で導入可能な「クラウドPBX」を検討してみてはいかがでしょうか。機器の購入や工事不要ですぐ使えるため、初期費用を大幅に抑えられます。NTT東日本では、企業の電話設備の困りごとを解決できるプランやサービスを提供しています。電話機の選び方や導入方法でお悩みの方は「NTT東日本」の電話総合ポータルをご覧ください。

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