電話機のナンバー・ディスプレイ機能のメリット4選！オフィスシーンに便利な3つのオプションも紹介

電話機のナンバー・ディスプレイ機能について解説

電話機のナンバー・ディスプレイ機能とは、固定電話機ディスプレイに着信番号を表示する機能です。NTTは、1997年に横浜・福岡・名古屋の3都市で「発信電話番号表示サービス」を開始しました。

このサービスは「ナンバー・ディスプレイ」と改名され「営業電話・いたずら電話がすぐ判別できる」というメリットから、急速に普及しました。

現在はスマートフォンが主流となり、電話番号は標準機能で表示されます。しかし固定電話が使われているオフィスでは「通話相手の電話番号を表示したい」「メモの手間を減らしたい」などの目的で、ナンバー・ディスプレイが導入されています。

電話機のナンバー・ディスプレイ機能のメリット4選

電話機のナンバー・ディスプレイ機能には、以下のようなメリットがあります。

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  お申し込みいただくことで、全ての機能をご利用いただけるわけではございません。
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  ナンバー・ディスプレイのご利用には各種機能に対応した電話機が必要です。

中でも、着信履歴の確認は、聞き忘れを防げるため、電話対応に慣れていなくても安心できます。また、電話をとる前に番号を確認できれば、不必要な対応時間を減らし、業務効率化につながるでしょう。

電話に出る前に相手の番号が分かる

電話機のナンバー・ディスプレイ機能を利用すると、会社での取次対応を円滑にできます。受信時に着信番号が表示されるため、受話器をとる前に担当営業へ知らせられるからです。よく電話をする相手であれば番号を見ただけで分かるので、心の準備ができた状態で電話を取れます。

また、ナンバー・ディスプレイに表示された着信番号をメモでき、相手に電話番号を聞く必要がありません。電話対応前に相手の電話番号が分かると、余計な手間が省けて仕事の効率化につながります。

着信履歴が確認できる

電話機のナンバー・ディスプレイ機能を導入していると、機種の差はあるものの過去数十件の履歴を残せます。

オフィス電話機の着信履歴で番号の確認ができるため、メモの取り忘れの心配がありません。また、留守が多い店舗では受信履歴を確認して「必要な相手にだけ折り返す」という使い方もできます。

発着信履歴を上手に利用すれば、電話番号を聞く必要がないため、自分にも相手にも余計な手間がかかりません。

電話番号に応じて着信させる電話機を分けられる

知らない番号からであれば、電話をとる前に着信相手の検討をつけられます。市外局番か「フリーダイヤル・非通知着信であるか」などが分かるからです。

設定により特定の電話番号を特定のオフィス電話機に着信させるなど、柔軟な電話対応環境が構築できます。受信側は取次の手間が省け、顧客側は待たされる時間がなくなります。

電話機の指定だけでなく、番号ごとに受信音の変更もできるため「業務効率化」「機会損失の防止」につながるでしょう。

迷惑な営業電話をシャットアウトできる

ナンバー・ディスプレイを利用すれば、決まった電話番号からの営業電話に出る手間が省けます。ディスプレイで番号を確認できるだけでなく、営業電話先を着信拒否設定できるからです。

着信拒否設定をしておけば、呼び出し音を鳴らさずに、登録しておいた相手へ専用のメッセージを流せます。業務・会議中に必要のない電話に出なくて済むだけでなく、迷惑な営業電話に自動で対応してくれます。会社では多くの営業電話がかかってくるため、多くの無駄な時間を減らせるでしょう。

電話機のナンバー・ディスプレイ機能を契約する際の注意点

電話機のナンバー・ディスプレイ機能には、以下のような注意点があります。

電話機のナンバー・ディスプレイ機能の利用には、契約や機器の導入が必要です。この章で、自社の状況と照らし合わせて、必要な準備を行いましょう。

別途契約が必要

電話機がナンバー・ディスプレイ対応でも、事前に契約してなければサービスが使えません。ほとんどの場合、基本プランには電話機ナンバー・ディスプレイが実装されていないからです。

契約してない場合はディスプレイに着信が入ったことしか表示されないため、相手がわかりません。後からでも契約可能なため、電話機のナンバー・ディスプレイ機能が必要と感じたら、NTT東日本・NTT西日本に問い合わせてみましょう。

ナンバー・ディスプレイ対応電話機が必要

電話機ナンバー・ディスプレイを契約しても受信番号が表示されない場合、使用している電話機が対応機種か確認しましょう。ディスプレイがあっても、サービスが使えない機種もあります。

最新機種のビジネスフォンの多くは、電話機のナンバー・ディスプレイ機能に対応しています。中古ビジネスフォンを購入する場合は、対応している機種を提案してもらうと良いでしょう。

電話機にナンバー・ディスプレイが表示されない場合の対処法

「電話機のナンバー・ディスプレイ機能を契約し、手続きも完了したのに表示されない」といったトラブルが発生することがあります。その場合は、以下の2点を確認すると良いでしょう。

電話機のナンバー・ディスプレイ機能が利用できないときは、設定や機器の原因がほとんどです。この章で対処法を確認し、実践してみてください。

設定の再確認

電話機本体の設定を「ナンバー・ディスプレイ機能オフ」にしている可能性があります。設定を確認し、オフの場合はオンに変えましょう。

また、電話機のナンバー・ディスプレイ機能自体が利用できない電話機もあります。その場合は、電話機を買い換える必要があります。

判断が難しい場合は、通信事業者に今使っている電話機の機種を伝え、ナンバー・ディスプレイに対応しているか確認をすると良いでしょう。

必要なオプションユニット装着の確認

ビジネスフォンで　「アナログ回線を利用している」「ひかり電話から回線を変換している」場合、オプションユニットの装着が必要です。

オプションユニットは、メーカーごとに組み込むユニットが違うため、電話機背面にある型番シールからシリーズを確かめましょう。取り付けには専門知識が必要のため、通信事業者に工事を依頼すると安心です。オフィス電話機によっては標準で装着されている場合もあるので、一度確認してみてください。

オフィスシーンで便利な電話機のオプションサービス3選

電話機のナンバー・ディスプレイ機能以外にも便利なものとして、以下のオプションサービスがあります。

ビジネス向けのプランによっては、これらの機能が標準装備の場合もあります。標準装備でない場合は、数百円〜数千円で各オプションを追加すると良いでしょう。この章で便利なオプションサービスを確認し、プラン選択に活かしてください。

ボイスワープ

ボイスワープ（転送電話）はかかってきた電話を、事前に指定した電話番号へ転送するオプションサービスです。ボイスワープを契約することで、大切なビジネスチャンスを逃さずに済みます。

外出や出張先でも、留守中にかかってきた電話を受けられるからです。月額利用料金の他にも転送通話料がかかりますが、出張が多い仕事の場合や留守が多いオフィスでは導入をおすすめします。

ナンバー・リクエスト

ナンバー・リクエストは、受信番号が非通知の場合に自動音声で通知を促すオプションサービスです。ナンバー・リクエストは、主にいたずら・迷惑電話や営業電話への対応に役立ちます。しつこい営業電話などは、故意に非通知でかけてくることが多いからです。

ナンバー・リクエストの利用のためにはナンバー・ディスプレイの契約の必要があるため注意しましょう。

迷惑電話おことわりサービス

迷惑電話おことわりサービスは、登録操作を行うことで同じ電話番号からの着信に自動音声で応答するよう設定できるオプションサービスです。

迷惑電話・営業電話が何度断ってもかかってくる場合でも、サービスを導入することで対応する必要がなくなります。ひかり電話の場合は最大30番号まで登録できるため、迷惑電話に困っている場合は導入を検討してみてください。

電話機のナンバー・ディスプレイ機能を検討している方はNTT東日本へご相談ください

NTT東日本の「ひかり電話オフィスタイプ」は、事業所向けIP電話サービスです。フレッツ 光クロスまたはフレッツ 光ネクストを契約することで申し込みできます。

ひかり電話オフィスタイプの基本契約は、フレッツ光の月額利用料に加えて、3チャネル・1番号で1,430円（税込）で、通話料金も全国一律3分8.8円（税込）です。

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  携帯への通話料金は異なります。

また、ひかり電話オフィスA（エース）であれば、ナンバー・ディスプレイを始め6つのオフィスシーンに便利なオプションが標準仕様で使用可能です。ナンバー・ディスプレイの契約を検討している方は、NTT東日本へお気軽にご相談ください。

「ひかり電話オフィスタイプ」の詳細はこちら｜中小事業者さまにもおすすめ

まとめ

ナンバー・ディスプレイは、目立たないものの、会社の固定電話運営に重要な存在です。導入することで、以下のメリットが見込めます。

ナンバー・ディスプレイ以外にも「ボイスワープ」や「ナンバー・リクエスト」、「迷惑電話おことわりサービス」など、オフィスシーンに便利なオプションがあります。自社の課題を解決するサービスの導入を、ぜひ検討してみてください。