スマートフォンへの転送設定を整えて、外回りやリモートワークなど、従業員の多様な働き方に対応したい企業は多いのではないでしょうか。オフィスへの電話をスマートフォンへ転送できることで、内線取り次ぎや外線受電などさまざまなシーンで便利になります。スマートフォンへの転送設定ができていないと、電話の取り次ぎにもたついたり伝達ミスをしたりするリスクがあるため注意が必要です。

そこで今回の記事では、スマートフォンに転送するケースや企業が転送機能を導入する目的について解説します。スマートフォンへの転送をリーズナブルかつ簡単に取り入れる方法についても紹介するので、電話に関する業務改善を検討している企業担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。

オフィスへの電話をスマートフォンに転送する2つのケース

オフィスにかかってきた電話をスマートフォンに転送するケースは、主に2つあります。それぞれのケースでスマートフォンに転送するメリットがあるので、詳しく見ていきましょう。

内線を取り次ぐ

オフィスで内線を取り次ぐ際、スマートフォンへの転送ができると非常に便利です。フロアにスマートフォンへの転送が未設定の電話しかなく担当者の近くにビジネスフォン電話機がない場合、受電者が担当者のところまで移動して、口頭で伝えなければなりません。

電話機と担当者の位置が離れているほど取り次ぎの時間がかかり、相手を待たせることになります。特に担当者が離席していて別のフロアにいる場合は、取り次ぎまでの時間や手間が増えてしまうでしょう。スマートフォンへの内線設備が整っていれば、受電者はデスクを離れることなく担当者に取り次ぎができます。

外線を受ける

オフィスにかかってきた電話を外出中やリモートワーク中の従業員につなぐ場合、スマートフォンの外線転送機能があると大変便利です。スマートフォンへの外線転送設定を行うことで、担当者のスマートフォンにオフィスにかかってきた電話の着信を転送でき、オフィスにいなくても直接対応することが可能になります。

また、担当者個人の連絡先を先方に伝える必要がないので、個人情報の観点からもスマートフォンへの転送にはメリットがあります。さらに、企業にとっても社内電話の受付担当者が不要となり、人件費や労力の低減につながります。

オフィスへの電話をスマートフォンに転送する3つの方法

ここでは、オフィスにかかってきた電話をスマートフォンに転送する方法について解説します。

• 電話転送サービスを利用する
• クラウドPBXを利用する
• ビジネスフォンを導入する

それぞれの方法によって、コストや導入の手間は異なります。自社の規模や電話のオペレーションに応じて、ニーズに合った方法を見つけましょう。

電話転送サービスを利用する

電話転送サービスを利用することで、オフィスにかかってきた電話をスマートフォンに転送することが可能です。例えばNTT東日本には、かかってきた電話をあらかじめ指定した電話番号に転送する「ボイスワープ」というサービスがあります。

「ボイスワープ」では、以下の3つの方法でオフィスにかかってきた電話を転送できます。

• オフィスの電話機を鳴らすことなくスマートフォンに自動転送する
• オフィスの電話機を鳴らして応答がなかった場合にスマートフォンに自動転送する
• オフィスの電話機を鳴らして話中の場合にスマートフォンに転送する（加入電話「ボイスワープ」は非対応）

このように電話転送サービスには、会社ごとのニーズに対応できる機能があります。

クラウドPBXを利用する

オフィス内に設置している電話交換機（PBX）の代わりにインターネット上に設置した「クラウドPBX」を導入すると、簡単にスマートフォンの転送ができます。サービスによっては各端末にアプリをインストールするだけで利用できるので、即日スマートフォンの転送が必要な場合にも便利です。

クラウドPBXは、サービスによっては社員同士の通話が内線扱いで通信料がかかりません。スマートフォンを用いて社員同士が通話する機会が多い企業は、クラウドPBXを導入した方が通信料を抑えられる可能性があります。

ただし、クラウドPBXは回線環境によって音質が左右される可能性もあります。スマートフォン本体のデータ通信が制限されていたり、一度に同じルーターを使ったりした場合、回線環境に不備が生じるリスクがあります。

ビジネスフォンを導入する

主装置と複数の電話機をつなぐ「ビジネスフォン」を導入すると、スムーズにスマートフォンへの転送機能を利用することもできます。

スマートフォンへの転送導入に時間や手間をかけたくない場合、ビジネスフォンを利用するのがおすすめです。

そして、ビジネスフォンの種類によっては、迷惑電話をブロックするための着信拒否や録音などの機能も付いています。迷惑電話による業務妨害を防ぎたい場合や、取引先との会話をもう一度確認したい場合など、業務効率化を推進するオプションのついたビジネスフォンを検討しましょう。

スマートフォンに転送した場合の通信料は会社負担

オフィスにかかってくる電話をNTT東日本の転送サービス「ボイスワープ」を利用してスマートフォンへ転送した場合、転送にかかる通信料は転送元（会社）の負担となります。つまり、会社が従業員の個人のスマートフォンに転送する場合は会社負担となり、従業員が通信料を負担する心配はありません。

また発信者にとっても、オフィスへの通話料を負担するのは一般的な通話と変わりませんが、スマートフォンへの転送料を追加で負担することはありません。

ビジネスフォン『SmartNetcommunity αZXⅡ』ならスマートフォンへの転送対応が可能

オフィスでスマートフォンの転送対応を検討するならば、ビジネスフォンの導入がおすすめです。収容回線数に応じて同時に複数の相手先に電話をかけられるなどの特徴があるので、従業員数が多くスマートフォン使用率が高い企業はビジネスフォンのメリットを感じやすいでしょう。

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、スマートフォンへの転送対応可能で、会社にかかってきた電話がそのまま個人のスマートフォンに転送される際に相手の電話番号が表示されるため、プライベートの着信と区別しやすいです（オプション機器「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニットが必要になります）。個人のスマートフォンから発信した場合でも相手には会社の電話番号が表示されるため、個人情報が漏れる心配がありません。

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オフィスにスマートフォンへの転送を導入し、スムーズな業務をめざそう

オフィスにかかってきた電話を直接スマートフォンへ転送することで、便利になるシーンがたくさんあります。電話の取り次ぎがなく直接担当者とやりとりができ、個人のスマートフォンの電話番号を取引先に教える必要がなくなるといったメリットがあります。

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、スマートフォンへの転送をはじめとしたさまざまな利点があるビジネスフォンです。ぜひ「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の導入をご検討ください。自社に適したビジネスフォンの選び方のポイントがわかる資料をご用意していますのでぜひご活用ください。

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• スマートフォンへの着信・発信/転送電話機能をご希望の場合は、オプション機器「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニットが必要になります。

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