オンライン会議を快適に！ミュートの使い方と最適な会議ツールの導入

ミュートはどう使いこなす？オンライン会議でのミュートの重要性

昨今、オンラインで会議をする機会が増えた方も多いのではないでしょうか。オンライン会議でのミュート機能の使い方をご紹介します。

ミュートの基本的な使い方

オンライン会議で、各参加者は発言の必要がない時に、背景音を排除するためにミュートを適用します。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexなどのオンライン会議ができるツールでは、ミュートボタンがインターフェースのわかりやすい場所にあり、ワンクリックで音声をオフにできます。

この機能を使うことで、会議中の不要な雑音が消え、その他の参加者の邪魔をしないようにして、全員が話し手の話をクリアに聞くことができます。発言する場合にのみ、ミュートを解除して発言し、終了したら再度ミュートにするとスムーズです。

ミュートを使う主な状況

ミュート機能は、主に以下の場合において有効に働きます。

参加者が話していないとき、または他人が話しているときに背景の雑音を防ぐために使用すると効果的です。また、大規模な会議やセミナーでは、主催者がミュートを管理することで全体の秩序を保ち、効率的な流れを実現します。

ミュートを使ってオンライン会議を効率化する方法

実際、どのようにミュート機能を活用するとよいのでしょうか。効果的なミュートの活用方法と、効率化された事例を紹介します。

効果的なミュートの活用法

ミュートを効率的に活用するためには、会議の司会進行役が参加者の音声管理を積極的に行うことが重要です。使用するツールによっては、参加者が多いと、主催者以外が自動的にミュートで入室する設定になるものもあります。そうでない場合、会議冒頭で参加者へミュートの声かけをしてもよいでしょう。

参加者としてミュートを活用するポイントは、発言する際にのみミュートを解除し、発言が終わったら即座にミュートに戻すことです。それにより、不要な背景音を遮断し会議への集中力が高まります。他の参加者も発言を聞き取りやすくなるので、聞こえにくいことへのストレス軽減にもつながります。

さらに、ミュート時にもチャット機能を活用して、発言者以外の参加者が意見を書き込むことができます。スタンプでリアクションできる場合もあるので、それらを利用して全員が積極的に会議に参加できる環境を作りましょう。

ミュートによる会議の改善事例

よくある、ミュートによる会議の改善事例を紹介します。導入の参考にしましょう。

事例1

IT企業にて、全員参加の経営戦略オンライン会議でのミュート管理を徹底しました。参加者が話していないときはミュートをすることで、会議中の無関係な背景音を排除しました。この結果、クリアなコミュニケーションが可能になり、会議の進行もスムーズで、今年度の経営方針が全社員に周知されるようになりました。また、基本的にミュート参加であったため、オフィス以外にいる従業員の会議への出席率も上がりました。

事例2

製薬会社が営業戦略会議をオンラインで行い、ミュート機能を活用しました。発言者以外はミュートを設定し、発言時のみ解除するルールを設けました。この変更により、雑音がなくなり、必要な意見が聞き取りやすくなったため、長い会議での参加者の疲労感が軽減しました。議論の質も向上し、意思決定が迅速化しました。

また、ミュートしないことで得られるメリットもあります。フランクに意見を述べることができ、議論が活性化する場合もあるでしょう。会議の目的や参加者などに応じて、ミュートの有無を選択しましょう。

オンライン会議ツールはどのように選ぶ？

現在、たくさんのオンライン会議ができるツールがあります。これらの中から、自分の組織に合うツールはどのように選ぶとよいのでしょうか。

主なオンライン会議ツールの比較

Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexは、オンライン会議の主要ツールとして知られています。これらのツールはユーザーフレンドリーなミュート機能を提供し、簡単に会話を制御できます。以下、簡単に各ツールの特長を紹介します。詳細な機能については、各サービスの公式サイトを参照ください。

Zoom

複数人で同時に利用できるビデオ会議ツールで、個人だけでなく企業利用も多い。

Google Meet

Google Workspaceと統合され、Googleカレンダーを通じて簡単にアクセスできる会議体験を提供。

Microsoft Teams

Microsoft Officeツールとの統合性が良く、文書共有が可能なチャットベースのワークスペースを提供。

Webex

多言語対応で高いセキュリティを重視したビデオ会議を提供し、大規模会議にも対応。

ツールを選ぶ5つのポイント

オンライン会議ツールを選定する際の、5つのポイントを以下に挙げます。組織にとってより適切なツールを選定しましょう。

使いやすさとインターフェースの直感性

シンプルで直感的なユーザーインターフェースを持つツールは、誰でも操作が容易です。特にミュートなど、頻繁に使用する機能がすぐにアクセス可能であることが大切です。

セキュリティとプライバシー保護

会議の安全性を保証するため、第三者がアクセスできないよう暗号化するなど、高いセキュリティが整備されているツールもあります。

機能の充実度と拡張性

ビデオとオーディオの品質、画面共有や録画などの追加機能が会議のニーズに合致するかも検討します。また、チャットやドキュメント管理など他のビジネスツールとの連携能力も重要です。

コストとライセンスの柔軟性

組織で使いたい機能をピックアップし、予算内で最適なサービスを選びましょう。事業拡大など今後カスタマイズする可能性があれば、拡張性も確認します。

カスタマーサポートとサポートリソース

導入やトラブル発生時、迅速に充実したサポートが受けられるかもポイントです。24時間体制のサポート、詳細なヘルプドキュメント、ユーザー向けのトレーニングが利用可能かも確認しましょう。従業員のITリテラシーのレベルによってもサポート内容を考慮すると良いでしょう。

ひかりクラウド電話の特徴と導入のメリット

NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話」は、高品質な通話サービスと、チャットやオンライン会議などの機能が統合されたクラウドサービスを提供します。

このサービスの最大の利点は、場所を選ばずに通話環境が利用できることです。つまり、オンライン会議機能のみではなく、オンライン会議機能と電話環境を統合し、便利で効率のいよいコミュニケーション環境を構築できます。電話利用の場合、スマートフォンやパソコンなどの端末にアプリケーションをインストールして設定することで、オフィス以外の場所から、固定電話番号の受発信や内線利用などが可能になります。

ユーザーインターフェースは直感的で操作もしやすく、ITスキルの低いスタッフでも容易に利用することができます。これにより、組織のコミュニケーションツールが統一でき、業務に必要なツール運用が効率化されます。

目的に合わせて選べるNTT東日本の「ひかりクラウド電話」

NTT東日本の「ひかりクラウド電話」では、以下のサービスでオンライン会議でのミュート機能が利用できます。クラウド電話サービスと合わせてご検討ください。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーション「Webex」を利用して設定した固定電話番号の発着信が可能なサービスです。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」では、高いセキュリティと安定した音声品質を提供します。また、WebexCalling対応の専用電話機もありますので柔軟な端末選択が可能です。また、オンライン会議機能があるため、社内外含めたウェビナーの開催や大規模会議での活用も可能です。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の詳細はこちら

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」を利用して会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsのアプリケーションをインストールしたパソコンやスマートフォンで、設定した固定電話への受電、またその番号からの架電が可能です。外出先や自宅でのテレワーク中でも、オフィスと同じ通話環境の構築が可能です。

チャットやドキュメント管理など、組織の社内コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを活用している場合は、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」の詳細はこちら

まとめ

オンライン会議ツールの選定は、ミュート機能の使い勝手や拡張性の高さ、そしてカスタマーサポートなどのポイントを考慮して行いましょう。組織に適したツールを選ぶことで、会議の効率化と参加者の満足度向上が期待できます。

オンライン会議ツールやチャットツール、ドキュメント管理などとオフィスの固定電話を統合できるのが、ひかりクラウド電話の特長です。

「ひかりクラウド電話」の詳細はこちら

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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
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  「Zoom」は、Zoom Video Communications,Inc.の商標です。
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  「Google Meet」、「Google Workspace」、「Googleカレンダー」は、Google LLCの商標です。