編集 NTT東日本編集部

近年、多くの企業がクラウド電話へのシフトチェンジを進めているのは、従来のビジネスフォンにはないメリットを得られるためです。クラウド電話にはさまざまなメリットがあり、テレワークやフリーアドレスの推進にも有効です。本記事では、クラウド電話の概要や導入によって得られるメリット、活用シーン、サービスを選ぶ際にチェックすべきポイントなどについて解説します。現在、導入を検討している企業経営者や担当者はぜひ参考にしてみてください。

そもそもクラウド電話とは？

クラウド電話とは、クラウド上に存在するPBX（Private Branch Exchange：電話交換機）を用いて通話を行う電話サービスです。従来のビジネスフォンと異なり、インターネット回線を経由して利用します。

オフィスにビジネスフォンを導入する場合、大掛かりな配線工事が求められますが、クラウド電話はインターネット回線を経由して、スマートフォンやノートパソコンを活用できるので配線工事を施す必要がありません。各種設定はオンラインでできるので、運用や管理を行いやすい点も便利です。

クラウド電話を導入するメリット

クラウド電話の導入を検討するにあたり、具体的にどのようなメリットを得られるのかを把握しておきましょう。主なメリットとして、「オフィス以外で電話を受けられる」「電話の取り次ぎが楽になる」「従業員のプライベート端末を会社の電話として利用できる」の3点が挙げられます。

どこにいても電話を受け取れる

クラウド電話であれば、オフィス以外の場所でも電話を受けられます。従来の方式では、内外線はオフィス内のビジネスフォンを利用しなければなりませんでした。一方、クラウド電話は場所にかかわらず受電できるため、外出中やテレワーク環境下などでも、会社にかかってきた電話への対応が可能です。これにより、「担当者がたまたま外出していて対応できなかった」「そもそも電話を受けられる人がいなかった」といった状況を回避し、コミュニケーションロスや機会損失を防げます。

従業員が保有するパソコンやスマートフォンを電話機として使える

従来のビジネスフォンを導入する場合、内外線を制御する装置をオフィスに設置し、電話機も購入しなければなりませんでした。部署や従業員の数が多い大規模な企業の場合、導入が必要な電話機の数も多くなり、費用がかさみます。

一方のクラウド電話は、パソコン・スマートフォン・タブレット端末など、さまざまな端末で通話が可能です。各従業員が使用している端末をオフィス用の電話機として利用できるので、必ずしもオフィスに固定電話を設置しなくてもよくなります。さらに、従業員が所有しているプライベート端末を業務にも使用できるようになり、社内でのBYOD（Bring Your Own Device）の導入を推進できます。この点から、初期費用に大きな予算を充てられない場合でも気軽に導入できる電話サービスとして、多くの企業が導入を進めています。

電話の取り次ぎが楽になる

電話の取り次ぎ業務が楽になることも、クラウド電話の大きな魅力です。特にオフィスワークとテレワークを併用している企業の場合、負担軽減や業務効率化の効果が高くなります。

例えば、オフィスの固定電話にテレワーク従事者への電話がかかってきたとしましょう。この場合、通常はオフィスにいる従業員が受電し、一度やり取りを済ませて電話を切った上で、該当の従業員に着電があった旨を報告しなければなりません。

こうした無駄な流れが発生しないところが、クラウド電話の大きなメリットです。クラウド電話は従業員が使用している端末を内線としても利用できるため、オフィスからテレワーク従事者へ内線で電話を引き継ぐことができます。それ以前に、テレワーク従事者が自分宛の電話を直接取ることも可能なため、オフィスにいる従業員が電話の取り次ぎをする機会も減り、自身の業務に集中できるというメリットもあります。

クラウド電話の活用シーン

クラウド電話は、テレワークを推進したい企業に特におすすめです。従業員は自宅などで業務を進めながら、会社の固定電話の番号を使って発着信することが可能です。在席中の従業員に「テレワークで不在のため、あとで折り返させます」と取り次いでもらう必要もなく、直接、顧客や取引先からの電話を受けられます。会社の固定電話番号にかければ、必ず担当者と通話できるようになるため、顧客満足度も高まると期待できます。さらに、社内のどこにいても顧客などからの電話を受けられるため、フリーアドレス化にも有効です。

社内の従業員同士での通話も、クラウド電話なら気軽にできます。従来のビジネスフォンはひとつのオフィス内における通話こそ内線を用いて無料で行えますが、別のオフィスとのコミュニケーションを取る際には通話料が発生するケースが多かったのではないでしょうか？クラウド電話では、オフィスや外出先、自宅などの異なる拠点間の通話でも料金がかかりません。

社内でWebexやMicrosoft Teamsといったオンラインコミュニケーションツールを利用している場合には、電話を含めた社内外とのコミュニケーション手段を一本化することも可能です。例えば、企業向けとして提供されているWebexスイートであれば、Web会議やメッセージ（チャット）、投票、イベントといった機能に加え、クラウド電話機能も利用できます。上述したクラウド電話の利便性を享受できるだけでなく、業務で必要なコミュニケーションがWebex内で完結するため、業務の効率化に大いに寄与します。

WebexやMicrosoft Teamsのように、さまざまなコミュニケーション手段がされたツール/サービスはUC（Unified Communication：統合されたコミュニケーション）と呼ばれます。「現時点ではクラウド電話は未導入だけど、導入を検討している」という企業であれば、クラウド電話だけでなく、各社から提供されているUCツール/サービスを導入する手もあります。

クラウド電話の注意点

クラウド電話は多くのメリットが得られるものの、いくつか覚えておくべき注意点もあります。

まず、選ぶサービスによっては、現在利用している電話番号をそのまま引き継げない場合があることに要注意です。電話番号が引き継げないと、取引先や顧客へ電話番号の変更を周知する手間や、以前の電話番号につながらなくなったことによる機会損失のリスクが発生します。

次に、通話品質が低下するおそれがあることも併せて覚えておきましょう。クラウド電話はインターネット回線を用いるため、インターネットの接続環境によって通話品質が左右されることがあります。接続環境がよくないと、「通話中に耳障りなノイズが入る」「相手の言葉が途切れる」「途中で電話が切れる」といった事態が起こりえます。

さらにクラウド電話は月額制や従量課金制であることがほとんどなので、毎月ランニングコストが発生します。そしてこれは、導入する回線数が増えるほどに高くなります。

クラウド電話を選ぶ時のポイント

行き当たりばったりでクラウド電話を選ぶと、クラウド電話のメリットを活かせないばかりか、逆に損をしてしまうおそれがあります。クライド電話を選ぶ際には、以下のポイントを押さえておきましょう。

機能について

クラウド電話の機能は、サービス提供会社によって大きく異なります。音声自動応答や保留、ワンクリック発信、外部サービスとの連携などを搭載したサービスも少なくありません。実装している機能によってできることが変わってくるため、機能の確認は必須です。

例えば、チャットツールやCRMなどと連携させて業務効率化を図りたい場合、外部サービスとの連携機能を備えたサービスを選ぶなど、自社が求める機能が搭載されていることをチェックしましょう。

「費用に見合うだけの機能が搭載されているか」「導入によって自社が抱えている課題を解決できる見込みはあるか」などの視点で、複数のサービスを比較検討することをおすすめします。

費用について

導入時の初期費用を大幅に抑えられる点が、クラウド電話の大きなメリットです。ただ、大掛かりな配線工事や装置の設置工事などは不要であるものの、導入にあたってさまざまな設定作業が発生します。クラウド電話の初期費用には、初期設定などの作業代が含まれることもしばしばです。

それでも工事ほどの多額な費用はかかりませんが、初期費用もサービス提供会社によって異なるため、事前に確認しておきましょう。併せて、月額利用料の内訳などにも目を通しておくと、なお安心です。

また、オフィスの立ち上げや移転など、状況によってはインターネット回線の新設や切り替えも必要になるケースもあります。その場合は、インターネット回線に対する費用も発生することを留意しておきましょう。可能な限り費用を安く抑えたいところですが、インターネット回線の品質はクラウド電話の品質にも影響を与えるため、通信の安定性や速度などと費用のバランスを見極めることが大切です。

使いやすさについて

どんなに素晴らしいクラウド電話サービスを導入しても、従業員が使いこなせなければ、せっかくのメリットを活かせません。システムが操作しづらくて業務が滞るなど、かえって非効率になってしまうおそれもあります。従業員のITリテラシーや知識なども踏まえ、誰でも扱えるサービスを選定しましょう。特別な知識や経験がなくとも、直感的な操作が可能なシステムのクラウド電話なら、比較的誰でも問題なく利用できると考えられます。

とはいえ、使いやすさに関しては、実際に操作してみないことには判断が難しいことも多いです。導入前にトライアル試用ができる、もしくは電話やメールで疑問点などを相談できるサービスを選ぶと、不安を解消した上で導入を検討できます。

電話番号について

取引先や顧客からの電話がかかってくる頻度が多い場合は、電話番号を引き継げるサービスを選んだ方がよいでしょう。電話番号が変わってしまうと、取引先や顧客に大なり小なり手間をかけてしまうため、可能な限り電話番号が引き継ぎ可能なサービスをおすすめします。

クラウド電話には大きく分けて「0ABJ番号」と「050番号」があります。既存の会社の電話番号を引き継ぎたい場合にはNTT東日本のひかりクラウド電話がおすすめです。電話番号が引き継ぎできるのかは、導入前によく確認することが大切です。

音質について

クラウド電話利用時の音質は、インターネット接続の環境とサービスによって異なります。いくら接続環境が良好であっても、サービスの品質に問題があれば、快適な通信ができないおそれがあります。反対に、いくらサービスが素晴らしくても、接続環境に問題がある場合も同様です。

サービスを比較する際には、トライアルやインターネット上の口コミなどから音質を確認した上で、快適な通話ができるものを選びましょう。

クラウド電話を導入するなら、ひかりクラウド電話 for Webex Calling

まとめ

インターネット回線を用いるクラウド電話のメリットとして、主に「会社にかかってきた電話をオフィス以外の場所で受電できる」「従業員のプライベート端末を活用できる」「取り次ぎ業務が楽になる」ことが挙げられます。これらの理由から、テレワークやフリーアドレスを推進したい企業では、クラウド電話の活用が特におすすめです。サービスを選ぶ際には、搭載されている機能や費用、使いやすさなどをチェックした上で、比較検討を進めましょう。

• Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
• 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
• 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
• Microsoft Teamsに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
• 利用には、マイクロソフト社がMicrosoft Teams向けに提供している「Teams電話スタンダード(Phone Standard)」と、それらが付与可能な「Office365またはMicrosoft365」のご契約が必要です。｢Offce365｣｢Microsoft365｣｢Teams電話スタンダード(Phone Standard)｣はお客さまご自身でご準備いただくことも可能です。
• 「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。

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