【法人向け】すべての連絡先をクラウドで一括管理！情報漏えい・引継ぎミスを防ぐ「クラウド電話帳」

クラウド電話帳とはどのようなツール？

クラウドを活用した連絡先情報の管理機能やセキュリティ面における有効性について紹介していきます。

クラウド上で連絡先の管理ができる

クラウド電話帳は社員やクライアントの連絡先に関するさまざまな情報をクラウド上で登録・管理することができます。最新の連絡先情報をクラウド電話帳で共有することにより、社員間の意思疎通やクライアント対応をスムーズにすることが可能となります。

情報の登録・管理はWebブラウザ上で行う仕様となっており、スマートフォンやパソコンなどの各種端末で利用可能です。

登録できる情報は、電話番号、氏名、メールアドレス、役職などのほか、コメントや備考なども書き込めます。また、スマートフォンのカメラを使って名刺の情報を読み取り、自動的にクラウド電話帳に記録する「名刺のスキャン・登録機能」も搭載。クライアントの情報を手早く登録できます。

顧客や取引先の連絡先を一括管理できる

スマートフォンなどの端末に着信があった際、発信元の名前が画面に表示されるのは、端末に該当情報が登録されている場合に限られます。この場合、端末ごとに電話番号等の情報を記録しておく手間がかかります。

しかし、クラウド電話帳を利用すれば、着信時にクラウド上に登録された情報を参照して、端末の画面に発信元の名前を表示させることができます。つまり、各従業員が所有する端末ごとに情報登録する必要がなくなり、クライアント情報の一括管理ができるようになります。

情報共有によってクライアントとの交渉もスムーズになり、顧客満足度の向上にもつなげることが可能です。情報の更新があった際も即座に反映・共有されるという点もクラウドならではのポイントです。

コミュニケーション機能を搭載しているアプリケーション

Microsoft TeamsやWebexのアプリケーションはチャットでメッセージを伝えたり 、ビデオ通話でWeb会議を行ったり、会議中にアンケートを取るなどの「コミュニケーション機能」をもっています。

各プランごとに使える機能は変わってきますので 、お客さまの業務に一番ふさわしいものを選ぶのがおすすめです。

なおWebex Callingはクラウド電話帳の機能を標準搭載しているので、コストパフォーマンスよく、多種多様なニーズにお応えすることができます。

情報漏えいのリスクを軽減できる

電話番号などのクライアントに関する個人情報は適切な管理が求められます。例えば、携帯電話等の端末を紛失してしまった場合、端末に保存していた情報が流出してしまうことも考えられます。このような情報漏えいのリスク軽減にもクラウド電話帳は役立てることができます。

クラウド電話帳はクライアントの情報をクラウド上で管理するため、端末に情報登録する必要がありません。そしてクラウド電話帳へのアクセスはログインIDやパスワードの入力が必要なため、第三者が情報を取得するのは難しくなっています。

もちろん、パスワード管理などのセキュリティ管理は必須ですが、適切に運用すれば安全に情報を管理することが可能です。

個人端末に電話帳データを残すリスク

個人所有の携帯端末に電話番号が保存されている状態は、情報漏えいの観点から見るとリスクがあります。例えば、重要なプロジェクトを担当している社員の携帯に秘密の電話番号が保存されていた場合、悪意のある第三者が電話番号を取得するのは比較的簡単といえます。

また直接携帯端末を盗んだりするほか、担当社員が目を離したすきに携帯端末を操作して電話帳から電話番号を取得することもできるでしょう。

電話番号をクラウド上で管理する場合は、クラウドにアクセスするためにパスコード入力が必要になるなど、手順が増えて情報取得は難しくなります。さらにWeb電話帳へのアクセスログも残りますので、不審なアクセスを察知することが可能です。

スマートフォン用アプリの機能

スマートフォン用の「Web 電話帳アプリ」（iPhoneとAndroidに対応） は、クラウド電話帳を便利に使うための機能が搭載されています。連絡先情報の共有機能はもちろん、スマートフォンの所有者が個人的に管理するための「個人電話帳」機能もあります。

この機能を使えば、スマートフォン本体内の電話帳を「個人電話帳」にアップロードすることができます。この情報はスマートフォンの所有者だけが閲覧・検索可能で、他のユーザーと共有されないのが特徴です。

これにより、情報共有を控えたほうがよさそうな連絡先情報も同じアプリ内で扱うことができます。これは機密プロジェクトなどの秘匿性の高い案件に便利です。

端末のデータを消去して機密性を高める

アプリの「個人電話帳」にデータをアップロードすると、電話帳の情報はクラウド上に保存された状態となります。インターネットに接続できる環境であれば、クラウド電話帳の機能が利用できますので、端末内の電話帳データは基本的には不用となります。

特に業務専用の端末であれば、セキュリティ対策としてクライアントの情報はクラウド上のみにある状態にしておくのが望ましいでしょう。「個人電話帳」内の情報を社内で共有する必要が出てきた場合は「共有電話帳」に対象となる情報を登録する形で対応可能です。

大切な情報を個別の端末だけで管理するのは、端末の紛失や盗難などのトラブルに対して無防備ともいえるだけに留意したいところです。

Webex Callingの電話帳の挙動

ここではスマートフォンのアプリでWebex Callingの電話帳を使う場合の手順や挙動について説明します。

電話帳の検索方法（基本）

アプリのメニュー上部にある検索バーをタップすると文字入力ができるようになりますので、名前またはキーワードを入力します。そして入力欄にある虫眼鏡ボタンを押すと検索が実行され、該当情報が表示されます。

このとき検索する電話帳は「社内電話帳」「共有電話帳」「個人電話帳」の3種類。データが端末本体にある「ローカル電話帳」は、メニュー内の「ローカル」のアイコンをタップすることで検索が可能となります。

電話帳を選択してから検索する方法

スマートフォンアプリのメニューには「社内電話帳」「共有電話帳」「個人電話帳」「ローカル電話帳」という4つの電話帳があります。この中から使用したい電話帳のアイコンをタップします。

そのあと、メニュー上部の検索バーをタップして、入力欄に名前またはキーワードを入力。そして入力欄の左端にある虫眼鏡ボタンを押すと該当情報がリスト表示されます。その中から目的の電話番号を選ぶという手順になります。

「部署」の絞り込み検索

スマートフォンアプリには「社内電話帳」に登録されている「部署」情報を利用して連絡先を絞り込む機能も搭載されています。

最初にメニューにある「部署」アイコンをタップ すると、部署選択画面が表示されます。その中から該当する部署を選び、前述の手順と同様にメニュー上部の検索バーでキーワードを入力し、虫眼鏡ボタンで検索を実行します。この機能は部署単位で電話番号の検索ができますので、時短の効果が期待できます。

目的に合わせて選べるNTT東日本の「クラウド電話帳」

電話業務を重視したりテレワークを重視するなど、多様なニーズに応じられるプランをご用意しています。

連絡を一括管理化できるクラウド電話「Webex Calling」

「Webex Calling」と連携するサービス「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」では、クラウド電話の機能を活用するためのプランを複数用意しております。

チャット機能やWeb会議機能が使えるか、IP電話機の利用が可能か、１ライセンスあたりで利用可能な端末の種類など、内容はさまざま。電話端末の種類によって月額料金（レンタル）やお買い上げ料金も変化しますので、業務内容に応じたプランをご検討ください。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の詳細はこちら

まとめ

クラウド電話帳は、現在注目されている「電話のクラウド化」の代表的な機能といえます。クライアント情報の共有や情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策、業務の効率化など、期待できる効果は多岐にわたります。

活用方法もアイデア次第で広げることも可能ですので、未来を見据えた戦略の一環として、クラウド電話帳の導入をご検討いただければ幸いです。弊社がもつ通信事業のノウハウを活かしたサービスをぜひご体験ください。

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  「iPhone」は、米国およびその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。
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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
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