社内の情報管理や連携におすすめなツールがkintoneです。kintoneを使えば、バラバラだった情報を一元的に管理できて業務の効率化が可能です。一方で、機能を拡張するにはコストがかかるなどの注意点もあります。

そこで今回の記事では、kintoneの概要とメリット・デメリットについて解説します。kitoneの概要と導入に役立つポイントなどが把握できるため、ぜひ最後までご覧ください。

１．kintone(キントーン)の概要を解説

kintoneは、会社の業務に必要なアプリを作成できるクラウド型のサービスです。kintoneでは、プログラミングの知識がない方でも手軽にアプリが作成できます。会社では部署によってさまざまな情報を管理しています。事務や経理が扱う金銭的な内容から、顧客管理や営業の状況など、部署によってさまざまです。

そのような状況でもkintoneを利用することで、業種や部署を問わず会社運営に必要なあらゆるアプリを手軽に作成可能です。また、kintoneは、情報共有や他社製のアプリとの連携を得意としています。kintoneを導入することで社内の情報共有がスムーズになり、社内全体の連携強化につながります。社内での情報整理に課題がある企業にとって、kintoneは非常に有用なサービスです。

２．kintone(キントーン)を導入する7つのメリット

kintoneを導入すると、以下の7つのメリットがあります。

• 社内で必要なアプリを作れる
• 最新情報を共有できる
• 生産性が向上する
• 利用場所を選ばない
• 情報共有が容易になる
• 情報漏洩のリスクが低い
• 短期間での導入が可能

これから解説するそれぞれのメリットの内容を、自社で運用する際の参考にしてください。

2-1.社内で必要なアプリを作れる

kintoneは自社でアプリを作れる点が大きな魅力です。業務用アプリの作成や開発は、専門の会社に依頼するのが一般的で、新たなアプリの開発を依頼すると高額な費用が必要となるとともに、依頼からアプリの完成までに打ち合わせなどの手間と時間がかかります。

しかし、kintoneは社内でアプリを作成できるため、開発費や手間、長い期間が不要です。欲しいと思ったそのときに、業務に合ったアプリを誰でも開発できます。

2-2.最新情報を共有できる

kintoneを利用すれば、常に最新の情報を社内で共有することができます。kintoneはクラウド型サービスのため、情報をアップロードすれば、すぐにデータに反映されます。緊急性の高い案件の最新情報を社内で共有できるので、すぐに対応の検討が可能です。

kintoneはコミュニケーションツールとしても有効に活用でき、更新した最新情報を元に意見交換も行えます。こうした機能により、社内での連携がスムーズになります。

2-3.生産性が向上する

kintoneの導入により、生産性の向上が見込めます。なぜなら、これまで使っていた表計算ソフトなどではできないことが、kintoneでは容易にできるようになるからです。見積書から自動的に請求書の作成など、専用のソフトやシステムでなければ難しい作業もkintoneなら簡単にできます。

また情報を更新すれば、アプリが仕訳を行い閲覧したい形式で表示可能です。人力管理からシステム管理になれば情報の整理が容易になるため、効率的な業務遂行が可能です。

2-4.利用場所を選ばない

kintoneのメリットとして、利用場所を選ばない点も挙げられます。kintoneはクラウド型サービスなので通信環境さえあれば、社外からでもスマホやタブレットなどから利用可能です。社外から取引先に関する最新情報を確認し、打ち合わせに臨むこともできます。

社外で利用できるため、テレワークで働く社員とも連携が可能です。柔軟な働き方に対応できるため、効率的な事業運営につながります。

2-5.情報共有が容易になる

情報共有が容易になる点もkintoneのメリットです。クラウド型サービスのkintoneは、業務上必要な情報を一元管理できます。そのためアクセス権を設定すれば、誰でも必要な情報を閲覧・編集できます。

情報を一元管理し共有することで、担当者以外でも取引先の案件に対応が可能です。kintoneの導入により「担当者でなければ分からない」という属人化を回避できます。そのため、取引先からの問い合わせや見積り依頼といったビジネスチャンスを取りこぼすこともありません。

2-6.情報漏洩のリスクが低い

kintoneは情報漏洩のリスクが低い点もメリットです。kintoneは「認証アプリによる2要素認証や端末による制限」「IPアドレスによる制限」など、さまざまな方法でアクセス管理が可能です。そのため、悪意ある第三者からの不正アクセスなどを防げます。

kintoneは、情報セキュリティマネジメントに関する国際標準規格を保有しています。kintoneは、情報セキュリティ及びクラウドサービスセキュリティのISOを取得しており、日本政府が定めたセキュリティレベル（ISMAP）を満たしているレベルの高いクラウドサービスです。

2-7.短期間での導入が可能

kintoneは、短期間で導入できる点もメリットです。一般的な業務アプリの導入には打ち合わせから設計、環境構築などさまざまな手順を踏まなけばいけません。新たにアプリを開発する場合は、数ヶ月かかることも珍しくありません。

しかし、kintoneは利用に必要な機能は全てクラウド上に用意されています。そのため、通信環境さえ用意できれば、すぐに利用を開始できます。利用開始までに時間がかからない点から、情報の管理と業務の効率化が喫緊の課題となっている企業に適したサービスです。

３．kintone(キントーン)を導入する3つのデメリット

kintoneには多くのメリットがありますが、導入に際して注意すべき点もあります。ここでは、kintoneの導入で生じる可能性のあるデメリットを解説します。

• 拡張機能を増やすとコストがかかる
• システム連携の負担が重くなる
• 大量のデータ管理ができない

それぞれのデメリットについて把握し、kintoneを導入する際の検討材料にしてください。

3-1.拡張機能を増やすとコストがかかる

kintoneを運用して、拡張機能を増やしていくとコストがかかる点に注意が必要です。kintoneには、他社製のアプリと連携できる拡張機能があります。しかし、拡張機能を使うためには、kintoneの料金とは別に費用が必要です。

拡張機能を使うぶん費用負担が大きくなるため、kintoneに移行する業務と移行しない業務を線引きし、導入により効率化できる業務を洗い出してしておきましょう。

3-2.システム連携の負担が重くなる

kintoneは、使い方を誤るとシステム連携の負担が重くなる点もデメリットとして挙げられます。kintoneでは自由にアプリを作成可能です。誰でも気軽にアプリを作れる分、システム管理者はアプリが増える度に内容を確認しなければいけません。

アプリが増えすぎることでkintoneを使う社員が混乱してしまい、使い勝手の悪いツールになってしまう恐れがあります。こうした事態を防ぐために、導入前にシステム全体の設計が重要になります。

3-3.大量のデータ管理ができない

kintoneは、大容量のデータを管理できない点にも注意が必要です。kintoneでユーザーが使用できるストレージの容量は5GBまでです。文字だけのデータであれば、5GBでも足りますが、写真や画像を使う資料などの保管には不十分です。

またkintoneはクラウド型サービスのため、大量のデータの処理や計算が不得意です。こうしたことから大容量データの管理には、外部のサービスとの連携をおすすめします。

４．kintone(キントーン)の導入を成功させる3つのポイント

kintoneには生産性の向上や情報共有の効率化といったメリットがあります。しかし、使い過ぎることでコストがかかり、大容量のデータ管理が難しいというデメリットもあります。そのため、kintoneに移行する業務を慎重に検討しなければいけません。ここからは、導入を成功させるために以下のポイントについて解説します。

• 導入目的を明確にする
• システム管理者を配置する
• 使いながら完成を目指す

それぞれのポイントを把握し、kintoneの導入を検討する際の参考にしてください。

4-1.導入目的を明確にする

kintoneを導入する際は、目的を明確にしましょう。kintoneはあらゆる業務に対応可能です。しかし、導入してすぐに使えるほど万能なサービスではありません。例えば、特定の業務に特化したサービスではないため、専門システムで対応するような業務には不向きです。

kintoneを便利なサービスとして利用するためには、利用することで解決できる業務課題を明確にすることが重要です。そして、kintoneを活用することで実際にその問題が解決できるか検証して、導入の可否をを判断しましょう。

4-2.システム管理者を配置する

kintoneを導入する際は、システム管理者を配置しましょう。kintoneは誰でも手軽にアプリを作れるサービスです。しかし管理者がいなければアプリが乱立し、アプリ間の連携がとれなくなる場合があります。また、アプリが乱立することで画面が見づらくなるでしょう。

使いやすいデザインに変更したい場合は、プログラミングの知識や経験が必要となるケースがあります。社内にシステム管理者を配置するか、難しければ外部に委託するかを含めて、導入前に検討しましょう。

4-3.使いながら完成を目指す

kintoneは、いきなり完成した状態を求めるのではなく、使いながら完成を目指しましょう。アプリを自由に作成できるkintoneは、利用開始から100%完成したサービスではありません。また、社内が新しいサービスに慣れるためには、ある程度の時間がかかります。

そこで、最初は1つや2つ程度のアプリの利用から開始し、kintoneの利用になれてきたら徐々に利用の幅を広げていきましょう。一つひとつの機能を使いこなし、必要に応じて修正して最終的な完成を目指すのがおすすめです。

５．スムーズな導入を目指すなら「kintone(キントーン) for おまかせ はたラクサポート」が
　おすすめ

kintoneには多くのメリットがあり、ポイントを抑えて使うことで生産性の向上や適切な情報共有が可能です。しかし、解説した通りコストや大容量データの運用といったデメリットもあります。そのため、使い方を事前に検討する必要があります。

NTT東日本が提供する「kintone for おまかせ はたラクサポート」は、すぐに業務に利用できる標準パッケージを用意しています。そのため、導入後すぐに業務利用が可能です。何か不便な点があっても、お客さまに合わせてアプリの操作や設定を手厚くサポートします。kintoneのスムーズな導入を目指す方は「kintone for おまかせ はたラクサポート」をぜひご利用ください。

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６．まとめ

便利なアプリを手軽に作成できるkintoneは、適切に運用すれば生産性の向上が見込めます。ただし、生産性を向上させるためには、入念な導入計画が必要不可欠です。

導入計画を立てる際は、ボトルネックとなっている業務課題を明確にしなければいけません。その上で、やりたいことを明確にし、システム設計を作り込む必要があります。NTT東日本が提供する「kintone for おまかせ はたラクサポート」は、データの移行支援や操作・活用のヘルプデスクを提供し、導入から運用までお客さまに寄り添います。kintoneの導入は、NTT東日本におまかせください。

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