「APIを利用すると何ができるの？」「実際にAPI連携を始める方法が知りたい」といったお悩みを持つ方が、いらっしゃるのではないでしょうか。現在はさまざまな業務管理ソフトやサービスが提供されており、複数のアプリケーションを導入している企業が多数です。

しかし複数のアプリケーションがあることで、データ入出力などの業務が発生し、かえって作業効率が悪くなってしまうケースがあるので要注意です。そこで今回の記事では、API連携の仕組みや5つの具体例、導入のメリットについて解説します。

自社で利用しているアプリケーションに、API連携が必要かどうかが分かる内容になっているので、ぜひ参考にしてください。

1.APIとは？API連携についても解説

業務でプログラミングに携わっていない方にとって「API」や「API連携」は、聞きなれない言葉かもしれません。しかし日常生活の中にはAPI連携によるサービスが溢れているため、知らないうちに多くの人が利用しています。ここではAPIがどのようなツールなのか、見ていきましょう。

1-1.APIとは

APIの正式名称は、Application Programming Interface(アプリケーション プログラミング インターフェイス)です。日本語では「アプリケーション同士をプログラミングでつなぐもの」と訳します。

APIが組み込まれたアプリケーション同士を連携すれば、開発工数やコストをかけずに双方を便利に利用できる点が特徴です。

1-2.API連携の仕組み

APIが組み込まれたアプリケーション同士を連動させて、双方の機能をより便利に使えるようにするのが「API連携」です。

一方のアプリケーションが欲しいデータを要求(リクエスト)し、もう一方が該当のデータを返して応答(レスポンス)する流れがAPI連携の仕組みです。例えば受発注業務用のアプリケーションと会計用のソフトウェアがAPI連携している場合、それぞれが以下のようにリクエストとレスポンスを実施します。

• リクエスト：会計用のソフトウェアが請求データを要求
• レスポンス：受発注業務用のアプリケーションが該当のデータを表示

複数のアプリケーションをAPI連携すると、これまで人が手動で対応していた作業を自動化できます。作業工数軽減のほか「対応漏れなど」のヒューマンエラー防止にもつながり、業務改善を実現できるでしょう。

2.API連携の具体例5選

業務管理ソフトの導入が、実務担当者の負担を増やしている事例は少なくありません。2つの業務管理ソフト間でのデータ入出力など、工数が二重になっている作業をAPI連携の利用で軽減できます。 ここではAPI連携の具体例と、実際に削減できる作業工数を紹介しますので、自社にはどのように取り入れられるか、検討する際の参考にしてください。

2-1.勤怠と人事労務ソフトのAPI連携で給与計算を自動化

勤怠管理と人事労務ソフトをAPI連携させる場合、以下の4つの作業工数を軽減できます。

• 勤怠管理ソフトから勤怠データ抽出
• 人事労務管理ソフトに勤怠データ登録
• 登録内容の正誤チェック
• 給与計算

勤怠データをAPI連携で人事労務ソフトに登録することで、給与計算までの作業の自動化が可能です。従来は手作業で行っていた業務の自動化により、ミスの防止と担当者の負担軽減につながります。

2-2.電子契約と会計ソフトのAPI連携で書類送信作業を軽減

契約書や発注書は決裁者の承認印取得後にデータをメール送信して、原本を郵送するといったフローが一般的です。しかし承認申請やデータの授受は、意外に工数がかかります。電子契約と会計ソフトをAPI連携すれば、契約書は発注書に関する以下の作業を軽減できます。

• 承認申請
• データのメール送信と郵送

承認申請やデータの授受を簡略化することで、内容合意までの時間を短縮でき、スピード感を持って業務を進めることが可能です。

2-3.人事労務ソフトのAPI連携で従業員情報管理を効率化

企業によっては、利用目的が異なる人事労務ソフトを複数導入している事例があります。人事労務ソフトには従業員情報の登録が必須のため、どちらか一方の人事労務ソフトから他方への転記が必要です。

人事労務ソフト同士をAPI連携していれば、従業員情報の転記や変更反映作業が自動化されます。双方の人事労務ソフトに登録している従業員情報が連動していれば、どちらが正しい内容かの確認が不要になるため、管理業務を効率化できます。

2-4.請求書受取りと会計ソフトのAPI連携で支払まで効率化

請求書の受取りから経理担当者での支払い処理と帳簿記帳までの業務は、工数が多く締め日直後は担当者が通常業務に対応できないことがあります。請求書受取りと会計ソフトをAPI連携することで、軽減できる業務は以下の3つです。

• 請求書の授受
• 請求内容確認後の支払い処理
• 帳簿への記帳

請求書の授受だけでなく、会計ソフトとAPI連携することで支払い処理や帳簿への記帳も自動化できるため、経理関連の業務を効率化できるでしょう。

2-5.SSO機能とのAPI連携でアカウント管理工数軽減

SSOとはシングルサインオンの略で、連携している複数のアプリケーションを1つのアカウントで利用できる機能になります。

複数の業務管理ソフトを使用する際、管理が必要なアカウント数は「アプリケーション数×従業員数」です。全てのアプリケーションをSSO機能とAPI連携すれば、管理するアカウント数が減るため担当者の管理工数を軽減できます。

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3.API連携を利用する3つのメリット

業務に使用しているアプリケーション同士をAPI連携するメリットは、以下の3つです。

• システム開発工数と費用がかからない
• 作業効率が上がる
• 常に最新の情報を取得できる

自社の課題を解決できるか、イメージしながら見ていきましょう。

3-1.システム開発工数と費用がかからない

今現在開発されていないシステムをゼロから構築する場合、実際に業務で利用できるまでに以下4つの工程を経由します。

1. 要件定義
2. システムの設計
3. 開発
4. テスト

必要な機能にもよりますが、1つのシステムを開発するのに最低でも数ヶ月かかるのが一般的です。API連携なら既に実装されている機能同士を組み合わせる作業のみのため、開発費用も工数もかかりません。

3-2.作業効率が上がる

業務の作業効率を上げられる点が、API連携を利用するメリットです。従来は手入力していた勤怠データなどをAPI連携することで、入力作業を自動化できるためヒューマンエラーがなくなります。担当者の業務負荷が減る上に入力ミスの修正が不要になり、作業効率が向上します。

3-3.常に最新の情報を取得できる

タイムラグが発生せず、最新のデータを得られるのがAPI連携のメリットです。CSV連携の場合、最新のファイルを取り込むまで古い情報しか表示されません。API連携なら、今必要な情報の最新データをリアルタイムで取得できます。常に最新データの共有が必要な業務では、API連携の利用が有効です。

4.API連携を利用する際の2つの注意点

API連携の利用では、以下のような追加費用やトラブルの発生に注意が必要です。

• API連携に追加費用発生の可能性がある
• 通信障害などで連携できないことがある

自社にAPI連携を導入する際の注意するべき点が何か、確認しましょう。

4-1.API連携に追加費用発生の可能性がある

既に使用しているアプリケーションをAPI連携する場合でも、追加費用が発生する可能性があります。アプリケーションによっては、API連携できるプランが限定されていることがあるためです。

プラン変更でランニングコスト増加になる場合、API連携で軽減できる工数との収支バランスを見て、連携要否の検討が必要になります。

4-2.通信障害などで連携できないことがある

通信障害やサーバーの不具合などで、API連携できない可能性がある点に注意が必要です。通信障害でインターネットサービスに影響が出るとサーバーへのアクセスが不可になり、サーバーに障害が起きると欲しいデータが取得できません。

インターネットへの接続不可、サーバーで障害発生などの状況では、API連携ができなくなります。API連携できない場合の対応方法を事前に取り決めておくと、いざというとき慌てずに対処できるでしょう。

5.API連携の利用を開始するまでの流れ

実際にAPI連携したアプリケーションを利用できるまでに必要な対応は、以下の2つです。

• 工数軽減したい作業を明確にする
• 手順に沿ってアプリケーションをAPI連携させる

API連携するまでに必要なことが何か、自社に置き換えながら見ていきましょう。

5-1.工数軽減したい作業を明確にする

API連携するアプリケーションを決める際、最初に負荷が大きい業務の把握が必要です。軽減が必要な業務と現状の工数が明確になっていなければ、連携させるアプリケーションを選べません。

追加になるコストと軽減できる工数でAPI連携による費用対効果を検証した上で、連携するアプリケーションを適切に選択することが業務効率化のために重要です。

5-2.手順に沿ってアプリケーションをAPI連携させる

連携させるアプリケーションが確定した後は、手順に従って設定を進めていくのみです。API連携の手順が、利用するアプリケーションごとに異なる点に注意しましょう。主なAPI連携の手順は、以下の2つです。

1. 一方のアプリケーションにログイン後、API連携用のボタンから初期設定
2. どちらかからAPI連携したいアプリケーションをインストール

API連携できるように設計されたアプリケーション同士を連携させる作業は、簡単な操作で実施できるケースがほとんどです。初心者でも難なく連携し、アプリケーションを便利に利用できるのがAPI連携の優れたポイントと言えます。

6.まとめ

APIとはアプリケーション同士を連携して、便利に利用できるようにするツールです。現在複数の管理システムを利用して業務が煩雑になっている場合、API連携によってデータ入出力の工数軽減や、ヒューマンエラーを防止し業務を効率化できる可能性があります。

既にAPI連携できるようにプログラミングされていて、互換性があるアプリケーション同士なら、簡単に連携できるため初心者でも導入のハードルが低くなっています。「kintone for おまかせ はたラクサポート」は、業務効率化を実現するサービスです。情報の一元管理で業務効率化を実現できるアプリケーションの「kintone」を採用しており、スピーディーかつ低コストに業務改善を実行できます。

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