「経費精算のソフトを導入したい」と検討されていても、どのソフトが良いのか迷っている経理担当者はいらっしゃるのではないでしょうか。

経費精算ソフトを導入することで、煩雑な経費精算業務をスマートに効率化できます。

そこで本記事では「経費精算におすすめのソフト」について解説します。

経費精算の業務を効率的にできるノウハウを紹介していくので、経費精算に関わる経理担当者の方は是非参考にしてください。

1. 経費精算はなぜ必要？経費精算の業務フローを紹介

経費精算とは何のために行われるのでしょうか？経費精算は会社の経費を適切に精算して経費を管理するために必要です。しかし、経費精算の手続きは煩雑で億劫に思われる経理担当者も多いです。

ここでは、経費精算をする目的や一般的な経費精算の業務フローについて紹介します。

1-1. 経費精算とは？何のために行われる？

経費精算とは従業員が使用した経費を精算する一連の業務です。

経費は会社が事業のために支出した費用のことです。経費精算で使われる経費の例には「旅費交通費」や「交際費」などがあります。

• ＜経費の例＞
  旅費交通費：業務に使った交通費（電車賃・タクシー代など）
  交際費：得意先の接待に使った費用
  消耗品費：業務に使用する備品を購入した費用
  通信費：電話代やインターネット料金、通信ソフトにかかった費用
  雑費：その他事業にかかった一連の費用

会社にとって、経費精算は経費を正しく会計帳簿に起票するために行われます。従業員にとっては会社のために立て替えた経費を正しく精算してもらうために必要なことです。

1-2. 経費精算の業務フロー

経費精算は以下の業務フローで進めます。

「従業員（担当者）の申請」→「上司（承認者）の承認」→「経理担当者の精算」

例えば、従業員が移動の際にタクシーを使った場合に立て替えたタクシー代を会社に申請します。経理は申請された経費を精算して会計帳簿に起票し、精算した経費を従業員に支払います。

経費精算を行う際、経理担当者は金額が合っているかどうか、領収書が添付されているかどうか等をチェックします。一連の手続きに不備があった場合、経理担当者は申請者に差し戻しを行わなければなりません。

規模の大きい会社ですと、1ヵ月に膨大な経費精算処理をしなければなりません。そのため、経理担当者にとって経費精算は負担の大きい業務になるのです。

1-3. 経費精算には領収書が必要

経費精算をする際には領収書の添付が必要です。領収書がなければ本当に経費に使った費用であるのかということを証明できません。申請者は必ず領収書を発行してもらうように心がけて、経理担当者は領収書が添付されているかどうかをチェックしましょう。

ちなみに、税法の観点では「発行元、日付、金額、支払内容」が書かれていれば領収書としての効力が発揮します。社内のルールにもよりますが、レシートにこれらの情報が記載していれば経費精算した際の領収書として証明できます。

経費精算の申請に添付された領収書はファイルして保存するほか、電子データで保存しましょう。

2. 経費精算の現場が抱える課題

営業現場にとっては経費精算は面倒な事務作業と思われがちで、経理担当者にとっては膨大な経費精算データを処理するのは大きな負担となってしまいます。

ここでは、営業現場と経理担当者が抱えている経費精算にまつわる課題を見ていきましょう。

2-1. 営業現場が経費精算で苦労すること

営業現場にとって経費精算は手間に感じるものです。日々の業務に忙殺されて経費精算をはじめとする事務処理はつい後回しになってしまう人も多いでしょう。

経理に詳しくない人である場合、経費精算に不備があって差し戻しになってしまうケースも多いです。社内の事務処理を面倒に思って放置してしまうという方も少なくありません。

企業会計においては業務に使った経費はただちに精算しなければなりません。営業現場が経費精算を後回しにしてしまうと経理担当者や企業会計にも影響が出てしまいます。

2-2. 経理担当者が経費精算で苦労すること

経理担当者にとって、膨大な経費精算を処理することには苦労がつきまといます。特に、月末になると経費精算の申請が集中するため、かなりの負担になってしまうケースも多いです。

膨大な量の経費精算データを1つ1つ手動で確認するのはとても骨が折れることです。経費精算ソフトを活用して経費精算の確認業務を自動化することが求められます。

3. 経費精算ソフトの機能一覧

経費精算を効率的に運用するためには経費精算ソフトの使用がおすすめです。

経費精算ソフトには以下の機能が備わっています。

• 旅費・交通費精算
• 領収書の情報を自動入力
• 会計システムと連携
• ワークフロー機能
• 支払依頼機能

経費精算ソフトでどんなことができるのか、具体的な機能を確認していきましょう。

3-1. 旅費・交通費の自動精算

経費精算ソフトでは旅費や交通費を自動で精算できます。

例えば、交通系ICカードと経費精算ソフトを連携することで交通費の情報を自動で経費精算ソフトに入力できます。経費の申請者は交通費の情報をわざわざ調べなくても経費精算の情報を自動的に入力できるのです。

3-2. AI-OCRで領収書の情報を自動入力

経費精算ソフトではAI-OCRという機能を使って領収書の情報を自動入力してきます。

OCRとは光学文字認識という技術で、画像データで読み取った領収書の情報を文字列に変換する機能です。AI-OCRはAI（人工知能）を搭載したOCRのことです。AIによって文字情報の読み取り精度を上げるほか、自動的に取引情報を判別して勘定科目を判定してくれます。

AI-OCRの機能によって、これまで手動で入力していた経費精算の情報を自動で入力できるようになります。経費精算にかかっていた工数を大幅に削減できるほか、人為的なミスを削減できるでしょう。

3-3. 会計システムと連携

経費精算ソフトは会計システムと連携できます。経費精算の会計データをそのまま会計データとして帳簿に起こせるので、経理担当者にとっては負担が軽減されます。

会計システムと連携することで、管理会計の分析にも役立てることが可能です。経費精算データを会計データに起こすことで、どの部門が経費を多く使っているか、前年比で経費の増減が激しくないかをチェックできます。

3-4. 支払依頼機能

経費精算ソフトには支払依頼 機能が備わっているため、精算した経費のデータを速やかに支払が可能です。

人事労務と連携すれば給与振込と連携して従業員に経費精算の支払ができます。

3-5. ワークフロー機能

経費精算ではワークフロー機能によって経費精算の申請手続きをスムーズに進められます。

各種申請機能が充実しているため、経費精算に関する手続きを一元的に管理できます。例えば、人事労務システムと連携して組織マスタと紐づけて権限の情報をチェック可能です。

従来のワークフローでは経費精算をする際に経費精算書の印刷や仕訳帳の入力など複雑な手間が必要でした。経費精算ソフトを導入すれば、「申請」「承認」「振込」と簡易的なワークフローで経費精算にかかる工数が劇的に改善されます。

4. 経費精算ソフトなら「おまかせ はたラクサポート」がおすすめ！

経費精算ソフトを選ぶなら「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

おまかせ はたラクサポートは経費精算をはじめ経理や総務・人事などのバックオフィス業務の効率化をサポートするツールです。

各種クラウドサービスと連携することでバックオフィス業務を一元的に管理できます。

4-1. 経費精算の課題を解決！

「おまかせ はたラクサポート」は先に挙げた経費精算の課題を解決するツールです。経費の自動入力や領収書の自動読み取りなど、便利な機能で経費精算にかかっていた工数を削減できます。

スマートフォンやパソコンから簡単操作で経費精算の手続きができるため、スムーズな経費精算を実現します。承認作業も簡略化するため、スマートフォン1つで簡単に経費精算の「承認」や「差し戻し」が可能です。

出先など、会社の外に居ても隙間時間に経費精算ができるため事務作業にかけていた時間を有効活用できます。

4-2. クラウドサービスでスムーズな導入

クラウドサービスの経費精算ソフトは少ないコストでシステム導入を実現し、スムーズに導入ができるというメリットがあります。インターネット環境が整っていれば簡単に導入ができるので、大がかりな設備を用意する手間もありません。

「おまかせ はたラクサポート」では経費精算以外のクラウドサービスと連携できるというメリットもあります。以下のサービスを他システムと連携してバックオフィス業務を一元的に管理することが可能です。

• 経費精算
• 会計管理
• 給与計算
• 勤怠管理
• 電子契約

例えば、経費精算ソフトを会計管理ソフトと連携することで帳簿の保存を効率化できます。経費精算の会計データをスムーズにエクスポートできるため、管理会計の分析にも役立ちます。

5. 経費精算ソフトの比較

経費精算ソフトを導入する際、多くのソフトがあるので「どれを選べばいいのか分からない」と困ってしまう方は多いのではないでしょうか。

ここでは、先に紹介した「おまかせ はたラクサポート」の機能や料金面について、各社のサービスと比較してみましょう。

料金はユーザー数あたりの従量課金制となっており、1IDあたり500円前後というものが料金相場となっています。

5-1. リーズナブルな導入費用

「おまかせ はたラクサポート」はリーズナブルな導入費用で経費精算ソフトを導入できます。

経費精算に必要な機能が揃っているほか、会計や人事などバックオフィス業務をサポートするソフトと一元管理できることも強みです。

安心のサポートサービス

おまかせ はたラクサポートでは安心のサポートサービスでシステム導入についての不安点を解消します。

「初期設定方法が分からない」「システムの操作方法が分からない」など、身近な問題についてもサポート。新しいシステムを導入する際に不安を抱えるユーザーに寄り添います。

6. まとめ

経費精算は会社の経費を管理するために必要ですが、経理精算の業務は営業現場にとっても経理担当者にとっても大きな負担となる業務です。

経費精算のソフトを導入すれば、これまで手動で地道に行っていた作業を自動で行えます。経費精算の業務にかけていた工数を削減できるため、経営コストの削減にも繋がるでしょう。

「おまかせ はたラクサポート」ではリーズナブルな導入コストで経費精算に関する課題を解決できます。クラウドサービスで会計管理ソフトや給与計算ソフトと連携することで、経理や人事などのバックオフィス業務全般を一元管理することも可能です。

便利な経費精算ソフトを導入して、経理の業務を効率化してください。

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