kintoneは、専門知識やスキルがなくても業務アプリを簡単に作成できるクラウド型のサービスです。欲しい機能を自由に組み合わせられるので、さまざまな業務に対応できるカスタマイズ性の高さが魅力です。実際に、kintoneをどのように活用しているのかを知りたい方は多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、kintoneの活用事例を部門別・用途別に紹介します。また、kintoneの導入で押さえておきたいポイントも解説しますので、kintoneの導入を検討中の方はぜひ最後までお読みください。

１．【部門別】kintoneの活用事例5選

kintoneの活用事例を部門別に5つ紹介します。

• 営業部門
• 人事部門
• 企画・マーケティング部門
• 法務部門
• 情報システム部門

本章の事例を参考に、kintoneを導入したら「自社ではどのように利用できるのか」をイメージしてみてください。

1-1.営業部門

kintoneを営業部門で活用することで、営業力や生産性の向上が期待できます。営業力を高める活用方法の例は、以下のとおりです。

• 外出先でもスマートフォンから顧客情報を確認し、迅速に対応する
• 案件や顧客対応履歴を一元管理し、チームで相談しながら営業活動を行う
• 売り上げデータや案件をグラフにして可視化して、素早い指示や行動を起こし、営業機会を損失しないようにする
• 提案書や製品資料など重要なドキュメントを共有し、欲しいときにすぐに検索できる環境を作る

どこからでも最新の営業情報を確認できるため、素早い顧客対応が可能となり営業力を高めます。また、日々の作業の簡易化も実現可能です。見積もりはボタンを押すだけで作成できるため、Excelの転記作業などの事務作業時間を軽減できます。

kintoneで顧客情報や案件のデータベース管理やリマインダー機能を活用をすれば、営業活動をより効率よく行えるようになります。さらにワークスペース機能によって、チームメンバーの情報共有やコミュニケーションも可能です。kintoneを活用することにより、営業活動を生産的に行える環境を構築できます。

1-2.総務・人事部門

総務や人事部門ではバックオフィスの生産性を高め、業務の効率化を図れます。バックオフィス業務を効率化する活用方法の例は、以下のとおりです。

• 人事で管理するさまざまな情報をkintoneで一元管理し、紙媒体の管理から脱却する
• 部門をまたいだ申請や書類作成依頼などタスクを可視化して、各種進捗状況を⼀覧で確認できるようにする
• 社内でよくある質問をFAQ形式で蓄積・公開し、質問者と回答者それぞれの手間を省き、双方の時間短縮をはかる
• 応募者の採用状況を見える化し、複雑な入社手続きをスムーズに実施できるようにする

別々のExcelファイルで管理してきた名簿や資産台帳は、kintoneに集約可能です。さらに人事情報や各種申請書類を紐付ければ、場所を問わず社員が各種申請を行えるようになります。異なるフォーマットの情報をkintoneで一括管理すれば、煩雑な事務作業から解放され業務の効率化を推進できます。

1-3.企画・マーケティング部門

企画・マーケティング部門では、外部システムとの連携により効果的なマーケティングを実現できるようになります。企画・マーケティング部門における効果的な活用方法の例は、以下のとおりです。

• 操作が簡単なkintoneで売上や施策のデータ集計・分析を行い、迅速にPDCAを回す
• 広告代理店など社内外のやり取りを一元管理し、プロジェクトの進捗把握や情報共有をスムーズに行う
• 独自のCRMシステムをkintoneとMAツールで構築し、顧客データを活用したマーケティングを行う

kintoneはコミュニケーション機能も充実しているため、企画のアイディア出しで活発な意見交換を行う場も作成できます。アイディアが浮かんだときに場所を選ばず投稿でき、後で忘れてしまうこともありません。

1-4.法務部門

kintoneを活用すれば法務部門のテレワーク対応も実現可能です。法務部門における活用方法の例は以下のとおりです。

• 紙の契約書を電子化させて契約書作成の際のやり取りから保管までをkintoneで完結させた
• 他部門からの法務関連の問合せや契約書作成依頼の対応状況をチーム内で共有し、スムーズに対応できるようになった
• 申請業務のステータスと契約更新日をリマインダーで連絡し、対応の抜け漏れを防止する

押印のために出社が必要だった法務業務も、kintoneを活用すればオフィス外での作業も行えます。契約書作成の依頼を受けてから送付するまでの一連業務も、kintoneのアプリで作成すれば作業効率が向上します。

1-5.情報システム部門

情報システム部門では、さまざまな業務を視覚化して作業工数の削減を行えます。情報システム部門における活用方法の例は、以下のとおりです。

• IT資産情報を記録して、社内のIT関連機器や情報を正確に管理する
• ヘルプデスクに寄せられる相談を一元管理してステータスを見える化し、対応漏れや重複対応を防止する
• 障害時の対応状況を社内に共有し、障害の対応進捗状況を全社で把握できるようにする

時間のかかるメールやExcelファイルでのやり取りを削減し、無駄に時間のかかっていた業務の簡略化も可能です。kintoneでシステムの運用や保守に関する業務時間を削減すれば、現場や他部門のシステム改善などの業務に注力できるようになるでしょう

２．【用途別】kintoneの活用事例5選

kintoneは、「もっとこの業務を素早く・簡単に行いたい」といった悩みを解決できるシステムです。この章では、用途別の活用事例を5つ紹介します。

• Excel作業からの脱却
• リモートワーク
• 日報・報告書作成
• プロジェクト管理
• 売上管理

kintoneを利用すると、日常のさまざまな業務を効率化できます。活用事例を参考に、kintone導入のメリットや可能性を確認してみましょう。

2-1.Excel作業からの脱却

Excelは利用者が多い一方、以下のようなデメリットがあります。

• 動作が重い
• 複雑な関数などを使用して属人化すると使える人が限られる
• 集計に時間がかかる
• 複数のファイルに分かれて管理しにくい

Excelで行っていた業務をkintoneに移行して一元管理すれば、業務効率化が図れます。移行作業はkintoneでExcelファイルを読み込むだけなので簡単です。移行後はkintone内で、編集や共有を行えます。

集約したExcelファイルをまとめなおす必要がなく、どのデバイスからも登録や編集が可能です。また過去のExcelを探す場合も、データ検索ですぐに見つかるため、時間をかけずにいつでも欲しい情報を得られます。

2-2.リモートワーク

kintoneはスマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、自宅や外出先でもオフィスと同様に仕事を行えます。紙媒体の資料や社内サーバに保管されているため「出社しないと業務ができない」といった制限から解放されます。場所の制約をうけずに働ける環境を用意できるため、遠方の居住者への仕事の発注も可能です。

また、社員間のコミュニケーションもオフィスと変わらずに行えるため、メンバーの仕事状況が見えずに困ることはありません。

2-3.日報・報告書作成

kintoneは日報・報告書といったレポート業務を効率よく作成し、作業時間を短縮できます。個々で自由に作成していた報告書や日報をkintoneでフォーマットを統一して一元管理すれば、集計や確認作業の負担が軽減できます。

また、業務内容に合わせて報告フォーマットを自由に設計できるため、さまざまな報告業務に柔軟に対応可能です。報告書作成時間の短縮によってできた時間を別の業務に回すことで、部門全体の生産性向上につながります。

2-4.プロジェクト管理

各自で管理していたプロジェクトのタスクをkintoneに集約すれば、担当者や全体の進捗状況を可視化できます。各工程の進捗状況を確認できるようになるため、適切に判断できるようになり、プロジェクト管理の効率が大幅に向上します。

また、社内だけでなく社外の担当者とのやり取りもkintoneにまとめれば、プロジェクトの情報共有の効率化も可能です。複数タスクを抱えている場合でも、リマインド通知機能を利用して抜け漏れが防止できます。

2-5.売上管理

kintoneは売上の進捗状況を以下のようなデータに紐付けて、リアルタイムに管理できます。

• 案件情報
• 顧客情報
• 売上データ

蓄積したデータは簡単にグラフ化でき、予測用の計算式を設定すれば売上傾向の予測も可能です。営業担当者が各自で管理していた顧客情報をkintoneに集約し、営業活動の見える化・効率化を進めた結果、新規顧客の開拓が増加して売上向上につながった事例も報告されています。

３．kintoneの導入で押さえておきたいポイント

kintoneは専門知識に依存しない使い勝手のよいシステムです。しかし、マニュアルなどの導入資料や動画はあるものの、担当者が直接使い方を教えてくれるサポートはありません。kintoneの導入などの相談は、オンライン相談を申し込めます。kintoneのデモ画面も見られるので、実際の活用イメージを確認したい場合はぜひご利用ください。

また、さらに詳しい内容を知りたい、アプリの開発まで頼みたい場合は、別途kintoneパートナーを探して依頼する必要があります。いずれもkintoneの導入相談を行う際には、本当にkintonが必要かどうか「改善課題がある業務は何か」「kintoneで何をしたいか」を現場と上層部でよく打ち合わせておきましょう。

４．kintone導入をさらに手厚く「kintone for おまかせ はたラクサポート」

kintoneは直感的な操作ができるところが特長ですが、マニュアルやオンライン相談だけで導入するのは不安が残る場合もあります。また、kintoneパートナーは数が多すぎて何を基準に選んだらよいか迷っている方もいるのではないでしょうか。

NTT東日本が提供する「kintone for おまかせ はたラクサポート」は、kintoneの導入から業務に活用できるまで手厚いサポートを実施しています。導入後もすべての従業員向けのヘルプデスクも提供しているので、操作に困ったときでも安心です。さまざまな業務の効率化に対応するための、外部サービスとの連携もサポートします。

「kintone for おまかせ はたラクサポート」は、30日間の無料トライアルを行っております。kintoneの導入をお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。

詳しくはこちら＞＞＞kintone for おまかせ はたラクサポート

５．まとめ

kintoneは、部門や用途に合ったアプリを柔軟に作成できるのが魅力です。kintoneを活用すれば、業務プロセスや煩雑な情報管理を簡素化して業務の効率や生産性を向上できます。ただし、kintoneのカスタマイズ性の高さや豊富な外部連携を最大限に活用するには、計画的なアプリの設計が大切です。

kintoneの導入やアプリの作成を直接相談したい場合は、kintoneパートナーなどの専門家に依頼する必要があります。NTT東日本ではkintoneの導入から運用までをトータルでサポートする「kintone for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。疑問点なども経験豊富な専任スタッフがご案内いたしますので、お気軽にご相談ください。

詳しくはこちら＞＞＞kintone for おまかせ はたラクサポート

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