社内の業務効率化を図るために、給与計算ソフトの導入を検討する企業は、多いのではないでしょうか。

給与計算ソフトは、クラウド型・インストール型・オンプレミス型と3つの提供形態に分けられます。形態によってメリット・デメリットが異なるため、自社に合ったタイプを選ぶことが大切です。自社の企業規模、業務フローに合ったソフトかどうかを確認しましょう。

今回の記事では給与計算ソフトの提供形態、導入時のメリット・デメリットなどについて解説します。給与計算ソフトの選び方も解説しているので、ぜひ最後までお読みください。

1 ．給与計算ソフトとは給与計算・管理業務を自動化するソフトウェア

給与計算ソフトとは、給与計算・管理業務を自動化するソフトウェアです。給与計算ソフトを利用することで、給与計算に関わる業務を簡略化し、コスト低減につなげられます。給与計算ソフトの主な機能は、以下のとおりです。

• 自動計算機能：従業員の基本給や手当、勤務時間、残業時間などのデータを元に給与を自動的に計算する機能
• 給与明細の電子化機能：従業員が個別のアカウントでログインして、給与明細を確認できる機能
• 年末調整：年末調整のためのデータ作成や申告書作成をサポートする機能

搭載されている機能は、ソフトによっても異なるため、自社の業務に必要な機能が搭載されたソフトを選ぶことをおすすめします。また、ソフトによっては、経費や勤怠などを管理する他のサービスと連携できる場合もあります。

２．給与計算ソフトの3つの提供形態

給与計算ソフトは、主に3つの提供形態に分けられます。

• クラウド型
• インストール型
• オンプレミス型

この章では、それぞれの提供形態の特徴について解説します。自社の状況や目的に合った提供形態を確認しましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上で遠隔のサーバーにインストールされているソフトウェア利用するタイプの給与計算ソフトです。初期費用を抑えられるのが特徴で、小規模から大企業向けの提供形態です。またクラウド型は、自社でサーバーを準備する必要がなく、手軽に利用できます。パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末さえあれば時間や場所を問わず利用できるため、リモートワークや外出の際にも便利です。

システムのアップデートも頻繁に行われるため、常に最新版を利用できる点も、メリットといえます。給与に関わる税率は、変更となる可能性があるため、最新の状態で利用できると安心です。

一方で、クラウド型は、利用する際にインターネット接続環境が必要になります。そのため、インターネット接続環境を準備できない場所で利用する場合には向いていないでしょう。

インストール型

インストール型は、ソフトウェアを購入し、パソコンにインストールして利用する、中小企業向けの給与計算ソフトです。初期の導入コストはかかるものの、維持費用がかからない点がメリットです。一度の購入で長期に渡って利用できるため、長期的な経費の低減ができるでしょう。

また、利用する際にインターネットに接続する必要がないので、セキュリティ上のリスクがありません。オフラインで利用できる反面、バージョンアップの際に再インストールの作業が必要な点がデメリットといえます。

新しいバージョンを利用するためには、古いバージョンをアンインストールし、新しいバージョンを再びインストールする必要があります。この手続きには手間がかかる上、作業中に一時的に給与計算が停止する可能性もあるため、事前に時間を確保しておきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバー環境にソフトウェアをインストールして、利用するタイプの給与計算ソフトです。セキュリティの高さや低価格での運用に対応できる点が、オンプレミス型のメリットです。

また、他のシステムとの連携がしやすいため、カスタマイズ性が高いといった特徴もあります。ただし、カスタマイズを行うためには、費用がかかるため、予算に余裕がない場合は向いていないでしょう。クラウド型やインストール型よりも導入コストや開発コストがかかる点が、オンプレミス型のデメリットです。

３．給与計算ソフトを導入するメリット・デメリット

給与計算ソフトを導入する際には、メリット・デメリットの両方を把握し、導入するか否かを決めましょう。この章では、給与計算ソフトを導入する際のメリット・デメリットを解説します。

メリット

給与計算ソフトを導入する時のメリットは、主に3つあります。

• 業務効率化が図れる
• 人件費を低減できる
• 法律改正にも自動で対応できる

給与計算ソフトを用いることで、手動で繰り返し行っていた煩雑な計算作業を自動化できます。自動化することにより、業務時間と人件費を低減し、他の業務に時間を充てられます。また、計算の正確性も向上するため、誤った給与支払いや計算ミスによる問題も減らせるでしょう。

デメリット

給与計算ソフトの導入時に注意すべきデメリットは、主に3つあります。

• 初期費用やランニングコストなどの費用がかかる
• インターネット接続環境やバックアップが必要
• ソフトに慣れるまでに時間を要する

給与計算ソフトを導入する際には、初期費用やランニングコストなどの費用がかかる場合がほとんどです。ただし、インストール型の場合、初期費用さえ支払えば、ランニングコストがかかることはありません。

クラウド型の場合はインターネット接続環境、インストール型やオンプレミス型の場合はバックアップが必要です。また、給与計算ソフトを導入する際には、システムやインターフェースに慣れるまでにある程度時間がかかります。導入後に、従業員に対して教育やトレーニングを実施し、スムーズに移行できるようにサポートしましょう。

４．給与計算ソフトの4つの選び方

給与計算ソフトを選ぶ際に確認すべきポイントは、大きく分けて4つあります。

• 企業規模に合わせて選ぶ
• 業務フローに応じて選ぶ
• サポート体制・セキュリティの万全性で選ぶ
• 複数のソフトを比較検討して選ぶ

この章では、上記4つの選び方について解説します。自社に導入する給与計算ソフトを選ぶ際に参考にしてください。

企業規模に合わせて選ぶ

給与計算ソフトは、企業規模に合わせて選ぶことが大切です。給与計算の業務の煩雑さは、企業規模に比例するためです。

大企業の場合は、多くの従業員の勤怠・会計データを処理する必要があります。そのため、大企業で使用するソフトを選ぶ際には、複雑な業務を処理するための高度な機能を備えているかを確認しましょう。一方で、小規模・中小企業の場合は、必要な業務が大企業よりも少なくなるため、機能性より使いやすさを重視した方が良いでしょう。

業務フローに応じて選ぶ

給与計算ソフトは、実現したい社内の体制や業務フローに合わせて選びましょう。ソフトによって、搭載されている機能が異なるためです。

例えば、「給与計算だけではなく、年末調整の業務も行いたい」「給与明細をWebで発行できるようにしたい」といった要望がある場合は、該当する機能があるかどうかを確認しましょう。

サポート体制・セキュリティの万全性で選ぶ

給与計算ソフトは、サポート体制・セキュリティの万全性で選ぶことが大切です。サポート体制・セキュリティの万全性は、給与計算ソフトによって異なるため、自社の求めるサポートやセキュリティ体制があるのかを確認しましょう。

例えば、サポート体制が充実したソフトを求める場合、相談窓口を設けているメーカーを探すことをおすすめします。また、セキュリティについては、ソフトウェアの更新や情報セキュリティ対策の実施などに力を入れているソフトを選ぶことが大切です。

複数のソフトを比較検討して選ぶ

給与計算ソフトは、複数のソフトを比較検討して選びましょう。比較せずに1社のみに問い合わせて導入してしまうと、自社に浸透しなかったり、費用対効果が見込めない可能性もあります。。また、給与計算ソフトにはさまざまな種類があり、それぞれの特徴や使い勝手も異なります。

そのため、可能であれば、2〜3社に問い合わせて、複数のソフトを比較しましょう。また、複数のソフトを比較する際は、一括資料請求を利用することで、効率的に比較検討ができます。

５．給与計算ソフトを利用するなら「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」

給与計算ソフトを利用することを検討している方には、「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」の導入がおすすめです。NTT東日本が提供する「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」は、クラウド型の給与計算・労務管理サービスです。搭載されている機能は、以下のとおりです。

• 給与計算
• 給与明細
• 年末調整
• 従業員管理
• 毎年の給与ジム
• 法定三帳簿
• マイナンバー管理
• 入退社管理

上記の機能を利用して、給与計算業務を自動化することにより、ヒューマンエラーによるミスや作業時間を低減できます。人事労務関連の業務を効率化したいと考えている方は、ぜひ検討してください。

クラウド型サービス – freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート

６．まとめ

給与計算ソフトは、給与計算や管理業務を自動化するソフトウェアです。給与計算ソフトを導入すれば、業務効率化が図れたり、人件費を低減できたりします。クラウド型・インストール型・オンプレミス型など、提供形態によってそれぞれメリット・デメリットは異なるため、自社に合ったタイプを選びましょう。

また、社内の給与計算の業務を効率化するためには、NTT東日本が提供する「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」を導入することをおすすめします。「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」は、人事情報管理、勤怠管理システムなどの他の各種クラウドサービスとの連携も可能です。社内の給与計算の業務効率化を図りたいと思っている方は、ぜひご利用ください。

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