kintoneとは、プログラミングスキルがなくても業務アプリを作成できるツールです。kintone内で全てのアプリを管理するため、数が増えても扱いやすさは変わりません。また、自社の業務に合わせてカスタマイズできるため、kintoneを導入する会社が増えています。

しかし、kintoneで調べると「使いにくい」という声を聞くこともあります。そこで今回の記事では、kintoneが使いにくいと言われる理由を5つ解説します。上手く活用する方法や導入時のポイントも紹介しますので、kintoneが気になる方はぜひ参考にしてください。

１．kintoneが使いにくいと言われる5つの理由

この章では、kintoneが使いにくいと言われる5つの理由を以下で解説します。

• アプリを見つけづらい
• 外部サービスとの連携が難しい
• ストレージが不足するケースがある
• 対応していない関数・数式がある
• サポートを受けられる時間が限られている
  
  

kintoneは最新ツールなので、使いこなせていない方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、どのような部分が使いにくいと言われているのか詳しく見ていきましょう。

1-1.アプリを見つけづらい

kintoneのホーム画面は1つで、大幅なレイアウト変更は難しいです。そのため、複数のアプリを管理すると、見つけづらいと感じる方がいます。そのような場合、アプリ名やアイコンを工夫することで見つけやすくなります。

「誰が」「何の目的」で使うアプリなのかを一目で分かるような名前やアイコンにすることが大切です。また利用者の意見を取り入れて、アプリへの動線も整備しましょう。

1-2.外部サービスと連携が難しい

kintoneは電子契約やファイル管理など、さまざまな外部サービスと連携することができます。外部サービスとの連携が難しいと言われていますが、プラグインを利用すれば簡単です。kintoneはノーコードツールであるため、プログラミングスキルがなくても対応できます。

1-3.ストレージが不足するケースがある

kintoneのストレージは、プランに関わらず1ユーザーあたり5GBです。営業活動に必要なカタログや資料を保管する場合、容量が足りなくなってしまう可能性があります。ストレージの上限が近づいてきたら、以下の方法を試しましょう。

• 不要なアプリを削除する
• 添付ファイルを含むアプリの履歴を取得しない
• 監査ログの保管期間を短くする
• 添付ファイル保存のプラグインを利用する
  
  

解決策としてディスク増設オプションを購入すれば、ストレージを増やすことも可能です。

1-4.対応していない関数・数式がある

kintoneには計算ツールがあるものの、対応していない関数や数式も存在します。複数の計算式や関数で動くデータを利用している場合は、使いにくいと感じるかもしれません。ただし、アップデートによって使える関数・数式が増えていく可能性が高いです。以前のアップデートでは、IF関数やAND/OR/NOT関数などに対応できるようになりました。

今すぐ関数・数式を使いたい場合は、プラグインの利用がおすすめです。プラグインを活用することで、エクセルの計算式を組み込めるようになります。

1-5.サポートを受けられる時間が限られている

kintoneのサポート窓口は、以下の問い合わせ方法に対応しています。

• 電話
• メール
• チャット
  
  

いずれも受付時間が平日の10:00-12:00、13:00-17:30と短いです。祝日や年末年始は対応していないため、困ったことがあってもすぐに解決できない可能性があります。問題を素早く解決したい場合は、外部のサポートサービスを利用するのがおすすめです。

NTT東日本の「kintone for おまかせ はたラクサポート」では、管理者だけでなく全ての従業員を対象としたヘルプデスクを提供しています。また、kintoneの導入をサポートしているため、初めて使う方でも安心です。

クラウド業務改善プラットフォーム kintone for おまかせ はたラクサポート

２．kintoneに関する良い口コミ・評判

kintoneに関する良い口コミ・評判は以下のとおりです。

• アプリ作成のハードルが低く、誰でも業務に携われる
• アプリのテンプレートを活用すれば、さらに短時間で作成できる
• 各部門に応じて必要なアプリを作成できるため、業務効率化につながる
• kintone内で複数のアプリを管理するため、使うときに立ち上げやすい
• 複数のアプリ間でデータを共有できる
  
  

kintoneは、非IT分野の方でもアプリを作成できるのが最大のメリットです。部門ごとに必要なアプリを作成することで、業務効率化にもつながります。アプリはkintone内で管理するため、使いたいときに立ち上げやすいです。

業務ごとに使用するツールが分かれていると、閉じたり開いたりする手間がかかります。また、複数のアプリ間でデータ共有が可能なこともメリットの1つです。kintoneでルックアップを設定すると、他のアプリから必要なデータをコピーできます。データの二重入力がなくなり、入力ミスも少なくなるでしょう。

３．kintoneに関する悪い口コミ・評判

kintoneに関する悪い口コミ・評判は以下のとおりです。

• kintone自体の料金はお手頃価格だが、プラグインを多用するとコストが高くなる
• 予算を考えてプラグインを選択する必要がある
  
  

プラグインを活用することで、自社に合ったカスタマイズが可能となります。しかし、追加ごとに料金が発生するため、コストが高くなるという口コミも見られます。コストを抑えたいときは、導入する前に利用するプラグインを厳選しておくと良いでしょう。ただし、プラグインを利用する場合でも、ツールを別々に契約するよりコストを抑えられるケースが多いです。

４．kintoneの使いにくさを解決する3つの方法

この章では、kintoneの使いにくさを解決する以下の3つの方法を解説します。

• 利用者の意見を取り入れる
• kintoneの使い方を周知させる
• kintoneのサポートサービスを利用する
  
  

kintoneを使いにくいと感じる原因は、運用の工夫やサポートの活用で解消できる可能性が高いです。ここでは、使いこなすための方法を詳しく見ていきましょう。

4-1.利用者の意見を取り入れる

kintoneは管理者目線でアプリを作成すると、使いにくくなる可能性が高いです。使いにくさを解決するためには、アプリを利用する従業員の意見も積極的に取り入れましょう。

現場の意見を取り入れることで、管理者では思い浮かばない案が出てくることもあります。アプリを改善した後は、使い勝手を確認してもらうことも大切です。改善を繰り返すことで、従業員が使いやすいアプリとなります。

4-2.kintoneの使い方を周知させる

kintoneが使いにくいと感じるのは、使い方の説明が不足しているケースも考えられます。kintoneを導入する際は、従業員に使い方をレクチャーする時間も設けるようにしましょう。使い方を学ぶことで、kintoneを使いこなせるようになります。

4-3.kintoneのサポートサービスを利用する

kintoneの使いこなすためには、サポートサービスの利用も手段の1つです。専門知識を持ったプロに依頼することで、運用における課題を明確にしたうえで解決できます。kintoneをすぐ業務で使えるようにしたい場合は「kintone for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

標準パッケージを利用することで、システムを一から作成することなく顧客・販売管理の効率化や脱エクセルが可能となります。また、kintoneの知識がなくても標準テンプレートのカスタマイズができるので、業務の対応範囲がさらに広がるでしょう。

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５．kintoneの導入時に押さえておくべき2つのポイント

この章では、kintoneの導入時に押さえておくべき2つのポイントを以下で解説します。

• kintoneに向いている作業を把握する
• kintoneを導入する目的を明確にする
  
  

何も準備せずにkintoneを導入すると、上手く使いこなせない可能性があります。ここではkintoneを最大限活用するために、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

5-1.kintoneに向いている作業を把握する

kintoneは直感的な操作性に優れており、誰でもアプリを作成できるツールです。ただし、作業内容によっては上手く活用できない場合があります。kintoneの向き・不向きな作業の一例は以下のとおりです。

kintoneで本格的な会計作業を行うこともできますが、有料のプラグインが必要になります。そのため、会計システムの値段と比較したうえで、どちらを使うか検討することが大切です。

5-2.kintoneを導入する目的を明確にする

導入前に業務フローを改善することで、どの部分でkintoneを活用するのかも考えられるようになります。また、kintoneの導入目的を明確にした後は、早く効果を出すためにも従業員へ共有しましょう。

kintoneを導入すれば、必ず業務改善されるとは限りません。まずは業務課題を明確にする必要があります。課題に対する解決策として、kintoneを導入するのが正しい順序です。

６．kintoneの使いにくさを解決して上手く活用しよう

kintoneは、非IT管理者でも業務に役立つアプリを作成できるツールです。アプリを作成することで、業務のシステム化や効率化につながります。kintoneを使いこなすためには、利用者の意見を取り入れて改善したり、使い方を周知したりすることが大切です。

社内にノウハウやリソースが足りない場合は、NTT東日本の「kintone for おまかせ はたラクサポート」の利用がおすすめです。kintoneを初めて利用する方でも、簡単かつスムーズに導入できるようにサポートしています。使いこなすための説明会も実施しており、非IT管理者でもさまざまな業務に役立てることが可能です。

また、導入後すぐに業務でkintoneを使えるように標準パッケージも用意しています。一からアプリを作成せずに、業務効率化や脱エクセルが可能となります。kintoneは使い慣れると非常に便利なツールなので、ぜひこの機会に「kintone for おまかせ はたラクサポート」の利用をご検討ください。

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